Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Zeeland 2 februari 2016 Hanneke van Aalst Arjan Kloosterboer Karin Heirman Leo Hollestelle / Hans Quist Antal Posthumus
Agenda Welkom Toelichting TMLO en de toepassing daarvan TMLO in de praktijk Vingeroefening metadateren (incl. pauze) En nu aan de slag Vragen en afsluiting
De 7 W s Wat (is metadatering)? Waarom (metadateren)? Welke (wijze metadateren we)? Wie (metadateert)? Wanneer (metadateren we)? Waar (metadateren we)? Waarmee (metadateren we)?
Metadateren Voorzien van metagegevens Metagegevens: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (Bron: NEN-ISO 15489-1)
Waarom metadateren Art. 19 AR Standaard Richtlijn metagegevens TMLO, TP Rijk Eigen profielen
Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie.
Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; Interpreteerbaar o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; Vindbaar obetrouwbaar mogelijk maken van gegevensuitwisseling Informatie is tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); duurzaam o transparant en openbaar toegankelijk maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar Zolang het als moet; nodig o beheren en weer representeren van (digitale) Uitwisselbaar overheidsinformatie. Beheersbaar
Metagegevens: waarvan? VERGUNNING BELEIDSPLAN UITKERING- BRIEFJE BEZWAAR- SCHRIFT INFORMATIESET (record) ZAAK KAART.........
Metagegevens: welke?
Relaties Identificaties Duiding Tijd en plaats Gebruik Bestandskenmerken Wie Proces Ontstaan Beheer Metagegevens: waarvan? ARCHIEF SERIE DOSSIER ARCHIEFSTUK bestand
class TpLO Record Eventgeschiedenis (12) «Element» + Datum/periode (12.1) + Type (12.2) + Beschrijving (12.3) [0..1] + Verantwoordelijke functionaris (12.4) Gebruiksrechten (16) «Subelement» + Omschrijving voorwaarden (16.1) [0..1] + Datum/periode (16.2) [0..1] Openbaarheid (18) 1..* 0..* «Subelement» + Omschrijving beperkingen (18.1) [0..*] + Datum/periode (18.2) [0..1] Dekking (9) «Subelement» + In tijd (9.1) [0..1] + Geografisch gebied (9.2) [0..*] Relatie (15) «Element» + Relatie-ID (15.1) + Type relatie (15.2) 0..* 0..* Vorm (19) «Subelement» + Redactie/genre (19.1) + Verschjningsvorm (19.2) [0..*] + Structuur (19.3) [0..1] 1 0..* RECORD «Element» + Identificatiekenmerk (2) + Aggeggratieniveau (3) + Naam (4) [1..N] + Classificatie (5) :Groep [1..*] + Omschrijving (6) [0..*] + Plaats (7) + Dekking (9) :Groep [0..*] + Externe identificatiekenmerken (10) :Groep [0..*] + Taal (11) [0..*] + Eventgeschiedenis (12) :Groep [1..*] + Eventplan (13) :Groep [1..*] + Relatie (15) :Groep [0..*] + Ontstaanscontext (15C) :Groep [0..1] + Gebruiksrechten (16) :Groep [0..*] + Vertrouwelijkheid (17) :Groep [0..*] + Openbaarheid (18) :Groep [0..*] + Vorm (19) :Groep + Integriteit (20) [0..1] + Formaat (21) :Groep [0..*] 0..* Formaat (21) «Subelement» + Identificatiekenmerk (21.1) + Bestandsaam (21.2) :Groep + Type (21.3) [0..1] + Omvang (21.4) + Bestandsformaat (21.5) + Creatieapplicatie (21.6) :Groep [0..1] + Fysieke integriteit (21.7) :Groep [0..1] + Datum aanmaak (21.8) + Event plan formaat (21.9) :Groep [0..*] + Relatie (21.10) [0..*] 1..* 1..* 0..1 0..* Classificatie (5) «Subelement» + Code (5.1) + Omschrijving (5.2) + Bron (5.3) + Datum (5.4) Eventplan (13) «Element» + Datum/periode (13.1) + Type (13.2) + Beschrijving (13.3) [0..1] + Aanleiding (13.4) [0..1] Ontstaanscontext (15C) «Subelement» + Actor (15C.1) :Groep [0..*] + Activiteit (15C.2) :Groep [0..*] Vertrouwelijkheid (17) «Subelement» + Classificatie/niveau (17.1) + Datum/periode (17.2) 0..* Externe identificatiekenmerken (10) «Element» + Kenmerk systeem (10.1) [0..1] + Nummer binnen systeem (10.2) [0..1] 0..* 0..* Actor (15C.1) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.1.2) + Aggregatieniveau (15C.1.3) [0..1] + Geautoriseerde naam (15C.1.4.2) + Plaats (15C.1.7) [0..*] + Jurisdictie (15C.1.8) [0..1] Activiteit (15C.2) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.2.2) [0..1] + Aggregatieniveau (15C.2.3) [0..1] + Naam (15C.2.4) 1 0..1 0..* 0..1 Bestandsnaam (21.2) Creatieapplicatie (21.6) Eventplan formaat (21.9) Fysieke integriteit (21.7) «Subelement» + Naam (21.2.1) + Extensie (21.2.2) [0..1] «Subelement» + Naam (21.6.1) + Versie (21.6.2) + Datum aanmaak (21.6.3) «Subelement» + Datum (21.9.1) [0..1] + Type (21.9.2) [0..1] + Beschrijving (21.9.3) [0..1] + Aanleiding (21.9.4) [0..1] «Subelement» + Algoritme (type) (21.7.1) + Waarde (21.7.2) + Datum (21.7.3)
REGIE VANUIT PROCES Metadatering: wanneer en wie? - huidige situatie - DYNAMISCHE FASE AFGERONDE FASE STATISCHE FASE REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING Levensduur dossier en document
REGIE VANUIT PROCES Metadatering: wanneer en wie? - beoogde situatie - DYNAMISCHE FASE AFGERONDE FASE STATISCHE FASE REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING Levensduur dossier en document
Metadatering: waarmee en waar ZAKEN- BEHEER DOCUMENTEN- BEHEER ARCHIEF- BEHEER e-depot PROJECTEN- BEHEER
Vragen?
TMLO IN DE PRAKTIJK
TMLO in de praktijk Karin Heirman, Terneuzen: TMLO als afspraak Hans Quist / Leo Hollestelle (Prov. Zeeland / Zeeuws archief): TMLO, metadata en het e-depot
VINGEROEFENING METADATEREN
Case: metadateren vergunning Vergunning-document Vergunningtekst (.pdf) Situatietekening (.jpg) Bepaal de waarde van enkele metadata-elementen
EN NU AAN DE SLAG
Toepassingsgebied ALLE applicaties die duurzaam toegankelijk te houden informatie bevatten 3D-applicatie(s) CAD en GIS DMS Zaaksysteem Website...
Aan de slag DAAROM! - Maak duidelijk: waarom? DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem
Metadata mappen Leg het toepassingsprofiel naast het datamodel van een applicatie (indien beschikbaar) Map elementen uit het datamodel naar elementen uit het toepassingsprofiel = Fit/Gap analyse
Mapping (voorbeeld) Gap: prioriteit ligt bij verplichte elementen Hoe meer velden gevuld, hoe meer het bijdraagt aan het doel van metadatering
Aan de slag DAAROM! - Maak duidelijk: waarom? DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN AFSPRAKEN BEHEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem - Maak afspraken over toepassing TMLO - Koppel aan het proces - Richt beheerorganisatie in - I.h.b. relatie proces / documentair informatiebeheer
VRAGEN EN AFSLUITING
Meer informatie Google op TMLO voor versie 1.1! https://www.archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden BREED Netwerk voor vragen en discussie http://www.breednetwerk.nl/group/archief2020 Pleio voor best practices en instrumenten https://informatie2020.pleio.nl/ KING voor relatie tot RGBZ en ImZTC http://www.gemmaonline.nl/index.php/metadateren_van_zaakdossiers_conform_het_tmlo Adviseurs digitale informatie RHC s in de regio Websites koepelorganisaties (KING, UvW, IPO e.d.) Bijvoorbeeld: www.gemmaonline.nl/index.php/zaakgericht_werken_in_de_praktijk info@archief2020.nl en @Archief2020
Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) TMLO Roadshow 2015-2016