Paragraaf 5. Bedrijfsvoering Organisatie Er wordt in Twente volop gewerkt aan de vorming van de Omgevingsdienst Twente (ODT). Dit gaat met name de medewerkers van het team VTH van de afdeling Leefomgeving aan. Welke consequenties dit precies heeft voor onze organisatie zal gedurende het proces duidelijk worden. Een belangrijk item binnen een organisatie is cultuur. In het kader van het organisatieontwikkelingstraject is begin 2017 een start gemaakt met een eerste verdieping van de LEV-waarden (leiderschap, eigenaarschap en vertrouwen). Bovendien hebben een aantal teams (de proefgroepen) deelgenomen aan de zogenaamde kuiertochten om inhoud te geven de organisatieontwikkeling. Uitgangspunt van de kuiertochten is dat ieder team én individuele medewerker bedenkt hoe men een bijdrage levert aan het realiseren van de organisatiedoelen, de veranderingen in de samenleving en de veranderde arbeidsverhoudingen. Na een evaluatie van deze eerste proefgroepen, wordt gekeken hoe we een 118 vervolg kunnen geven aan het organisatieontwikkelingstraject. Strategisch HRD-beleid Ons huidige strategisch HRD-beleid richt zich op de ontwikkeling van medewerkers in onze organisatie. Hierbij staan onze kernwaarden leiderschap, eigenaarschap en vertrouwen centraal. Aan de hand van een aantal thema s, zoals duurzame inzetbaarheid, resultaatgericht werken, zelforganiserende teams, flexibilisering van rechtspositie, worden de kernwaarden verder uitgewerkt. Ieder thema kent een aantal acties waarmee ook in 2018 aan de slag wordt gegaan. Informatieveiligheid Als gemeente werken we veel met waardevolle en privacygevoelige informatie, die veelal tijd- en plaatsonafhankelijk beschikbaar moet zijn. Informatiebeveiliging en dus ook het nemen van allerlei beheersmaatregelen om de risico s te beperken, wordt daarom steeds belangrijker. De komende jaren werken we aan de geleidelijke uitvoering van de zogeheten Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Die bestaat uit diverse informatiebeveiligingscontroles en
maatregelen. Zo wordt de beveiliging van informatie op orde gebracht. Ook (nieuwe) wetgeving legt eisen op aan de informatiebeveiliging. Denk bijvoorbeeld aan de meldplicht datalekken. Een slechte beveiliging van informatie veroorzaakt niet alleen imagoschade, maar kan ook ingrijpende gevolgen hebben voor zowel de burgers als onze eigen bedrijfsvoering. Zo zou bijvoorbeeld een afsluiting van Suwinet grote consequenties hebben voor de uitvoering van de Participatiewet. In 2018 zullen onze acties op het gebied van informatiebeveiliging zich met name richten op: Bewustwording: de mens is en blijft de meest cruciale schakel in de informatiebeveiliging. Daarom zal regelmatig aandacht worden geschonken aan het vergroten van het risicobewustzijn van de medewerkers. Verantwoording: Implementeren van Ensia (een optimaal proces voor de horizontale verantwoording richting de gemeenteraad en verticale vertegenwoordiging richting het ministerie). Ontwikkeling: Er worden maatregelen genomen ter bevordering van o.a. de fysieke-/ toegangsbeveiliging, personele beveiliging, beheer van bedrijfsmiddelen en incidentenbeheer. Integriteit Wij hechten aan integer en transparant handelen, zowel van bestuurders als ambtenaren. Het gemeentelijke integriteitsbeleid is vastgelegd in de Nota Integriteit. Hieruit komen de gedragscodes voor ambtelijke integriteit en bestuurlijke integriteit voort. Bij de vaststelling van het Organisatiebesluit 2015 zijn deze gedragscodes opnieuw vastgelegd. We zijn er echter niet met richtlijnen alleen. Naast de klokkenluidersregeling kennen we vertrouwenspersonen (2 interne, 1 externe) waar misstanden gemeld kunnen worden en nieuwe medewerkers leggen allemaal de ambtseed of belofte af. Ook wordt er standaard bij een nieuwe medewerker een verklaring omtrent gedrag (VOG) gevraagd. Het allerbelangrijkste is echter het gesprek over integriteitsvraagstukken en het zorgen voor een cultuur waarin integriteit bespreekbaar is. Belangrijk is dan ook dat het onderwerp integriteit regelmatig in diverse (werk)overleggen als agendapunt wordt opgevoerd en besproken. 119
Inkoop- en aanbesteding Via een in 2017 ontwikkeld digitaal contractenbeheersysteem wordt nog beter toezicht gehouden op de afgesloten contracten. Als gemeente kopen wij immers vele soorten roerende zaken (leveringen), werken en diensten in. Een goed werkend digitaal contractenbeheerssysteem zorgt voor betere (management)informatie, kosten/tijdbesparing en minder risico s voor wat betreft de rechtmatigheid van de handelingen. De eerste vier groslijsten in de groslijstensystematiek (= digitale lijsten waarop per vakgebied aannemers, leveranciers en dienstverleners staan) zijn inmiddels in gebruik genomen. Het systeem functioneert goed. In 2018 zullen meer lijsten worden opengesteld zodat er een breder aanbod is van leveranciers. Op basis van deze lijsten worden leveranciers uitgenodigd voor meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Verder zal in 2018 de ondersteuning op het gebied van aanbesteden en contracteren vanuit de gemeente aan de SWB/Gildebor worden voortgezet. Op deze manier wordt het inkoop/aanbestedingsbeleid ook bij SWB/Gildebor geprofessionaliseerd. 120 Huisvesting Sinds 1 juli 2013 is de derde verdieping in de vleugel boven de bibliotheek verhuurd aan het RIEC (Regionaal Informatie- en Expertise Centrum). Arcadis huurt de tweede verdieping van deze vleugel met ingang van 1 januari 2016. Het huurcontract met het RIEC loopt tot en met 2023. Arcadis heeft een huurcontract voor 2,5 jaar, welke eindigt op 1 juli 2018. Hiermee zijn alle beschikbare ruimten op dit moment verhuurd. Het voorgaande betekent dat we begin 2018 nader bezien hoe deze ruimte verhuurd kan worden. Informatiemanagement De raad heeft extra budget beschikbaar gesteld. De komende periode ligt de focus van informatiemanagement op vier gebieden. 1. De uitbesteding van het systeembeheer. Het doel hiervan is om de kwaliteit van het systeembeheer beter te borgen en kwetsbaarheden verder terug te brengen. 2. De transformatie naar een digitale organisatie versnellen. Onder andere door het meer en beter digitaliseren van interne processen en uitbreiding/verbetering van de digitale dienstverlening.
121 3. Investeren in de technische inrichting van systemen en applicaties in het belang van informatieveiligheid. 4. Verder ontwikkelen en professionaliseren van de aansturing en uitvoering van informatiemanagement conform de vastgestelde ICT-visie. Hierbij valt te denken aan het effectiever en efficiënter maken van processen. Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie streeft ook weer voor 2018 naar twee onderzoeken en twee brieven per jaar. De organisatie en de werkwijze van de Rekenkamercommissie gaat aandacht vragen nu de drie externe leden gefaseerd terugtreden als lid van de Rekenkamercommissie en er moet worden gekomen tot het invullen van vacatures. Het presidium zal zich buigen over de vraag of de vacatures worden vervuld of dat wordt gewacht tot een nieuwe gemeenteraad zich heeft uitgesproken over de plaats en de organisatie van de Rekenkamercommissie. Het takenpakket van de gemeente breidt uit. Dat stelt extra eisen aan de kennis en kunde van de leden van de Rekenkamercommissie. Samenwerking met andere Rekenkamercommissies kan effectief zijn. Doelmatigheidsonderzoek Conform de in 2016 vastgestelde onderzoeksverordening wordt door ons jaarlijks een doeltreffendheids- en doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd. Voor het onderwerp van het onderzoek sluiten wij aan bij de beleidsagenda 2018 die uit de programmabegroting 2018 voortkomt. Het voornemen is om hierbij een verbinding te maken met de evaluatie van het accomodatiebeleid, die in programma 5 is aangekondigd. Rechtmatigheid De komende jaren zal er veel aandacht zijn voor de controle in het sociale domein. Over het jaar 2016 is een goedkeurende verklaring ontvangen, maar de accountant heeft enkele onzekerheden in het sociale domein benoemd in het accountantsverslag 2016. Voor het jaarverslag 2017 zal opnieuw gekeken worden hoe door middel van aanpassingen in het controleproces en samenwerking met aanbieders en accountant deze onzekerheden weggenomen kunnen worden.
Beleidsindicatoren paragraaf bedrijfsvoering 11 Nr. Indicator eenheid periode Hof van Nederland periode Hof van Neder- Twente Twente land 1 Formatie Fte per 1.000 inwoners 2017 7,37-2018 6,72-2 Bezetting Fte per 1.000 inwoners 2017 7,63-2018 6,98-3 Apparaatskosten Kosten per inwoner 2017 576,63-2018 507,57-4 Externe inhuur Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen 2017 9,6% - 2018 8,8% - 11 Voor deze beleidsindicatoren is er sprake van een (absolute) afname. Dit heeft te maken met het vertrek van de buitendienst naar Gildebor. 122