V1.8 - Instructies voor een goede opstart na restore Voor wie zijn deze instructies? Op afgelopen zaterdag 25 feb is de dienst weer hervat na de storing in het datacenter van de KPN. Er wordt met een back-up van uw data van woensdagochtend 22 februari verder gewerkt. Als u die woensdag 22 februari niet ingelogd bent geweest, dan kunt u gewoon verder werken zonder deze instructies in acht te nemen. Bent u die dag wel ingelogd geweest dan moeten mutaties van die dag opnieuw uitgevoerd worden. Gelieve in dat geval deze instructies aandachtig door te lezen. Voor eventuele vragen kunt u bij de HelpDesk terecht. Updates van deze instructies Terwijl u verder kunt werken blijven Asperion engineers en support medewerkers voorlopig gewoon doortesten om de restore van de KPN te controleren. Nieuwe testresultaten kunnen een update van deze instructies tot gevolg hebben. Deze instructies kunnen dus uitgebreid worden. Voor een laatste versie (zie versienummer boven aan de pagina) klik dan opnieuw op deze link : https://www.asperion.nl/downloads/bijlagen/opstart_instructies.pdf Elke keer dat u hier op klikt ontvangt u de laatste versie. Het kan zijn dat de vorige versie nog in het cache geheugen van de browser zit. Gebruik dan even een andere browser of ledig het cache geheugen van uw browser. Voordat u verder werkt Voordat u verder werkt hebben we onderstaand extra en belangrijke instructies en aandachtspunten samengebracht in dit instructiedocument. Wij adviseren u om deze aandachtig door te lezen. HelpDesk De HelpDesk was het weekend telefonisch bereikbaar voor eventuele vragen en is nu open zoals gebruikelijk. Gelieve verzoeken aan de HelpDesk kort te houden en te beperken tot deze restore. Dan hebben de HelpDesk medewerkers maximaal de tijd om een ieder eerst weer online te krijgen. Verzoeken en/of opmerkingen etc. die niet direct bijdragen tot de restore worden pas later in behandeling genomen.
Timing van de restore De backup van alle data heeft een timestamp van : woensdag 22 feb 02:38 uur. Dat betekent dat alle mutaties die gedaan zijn vanaf dat moment t/m de storing die begon om c.a. middernacht (dus mutaties van de hele woensdag) opnieuw moeten gebeuren. Als u die woensdag niet hebt ingelogd dan kunt u nu gewoon verder werken. Als u die woensdag wel bent ingelogd maar geen mutaties hebt gemaakt (bijvoorbeeld alleen rapporten of downloads heeft gemaakt), dan kunt u gewoon verder werken. Heeft u die dag wèl nieuwe mutaties aangemaakt, dan kunt u in principe ook nog gewoon verder werken en nieuwe mutaties aanmaken. Maar voor een correcte aansluiting is het belangrijk om, voordat u verder werkt, eerst vast te stellen welke deze nieuwe mutaties zijn geweest door na uw eerste inlog de beginsituatie te vergelijken met uw eigen informatie over wat u die dag aan nieuwe mutaties heeft ingevoerd. Stap 1: Boekstuknummers Het laatst ingevoerde boekstuknummer zoeken en noteren Menu Algemeen> Setup Wizard > Dagboeken > Verkoopboek: >> het laatst gebruikte factuurnummer wordt hier getoond (ook wanneer de verkoopfactuur nog bij te journaliseren. staat. Menu Algemeen> Setup Wizard > Dagboeken > Inkoopboek: >> het laatst gebruikte boekstuknummer wordt hier getoond (ook wanneer de inkoopfactuur nog bij te journaliseren. staat. Menu Algemeen> Setup Wizard > Dagboeken > Bankboek: >> het laatst gebruikte boekstuknummer wordt hier getoond (controleer ook de pagina s inlezen en afletteren) en te boeken journaalposten Menu Algemeen> Setup Wizard > Dagboeken > Kas: >> het laatst gebruikte boekstuknummer wordt hier getoond (controleer ook de pagina te boeken journaalposten Menu Algemeen> Setup Wizard > Dagboeken > Memoriaal: >> het laatst gebruikte boekstuknummer wordt hier getoond (controleer ook de pagina te boeken journaalposten Stap 2 : Mutaties van woensdag 22 feb. Opnieuw aanmaken van documenten van woensdag 22-2-2017 die zijn aangemaakt en verzonden
Module Financieel/ Facturatie: Proforma facturen verkoopfacturen aanmaningen Module Intrade / Productie: Inkooporders Productie/ orders en bonnen offertes verkooporders pakbonnen vrachtbrieven Wanneer er van deze documenten, verzonden vanuit Asperion een BCC is verzonden naar uw emailadres kunt u op basis van de bijlage(-n) het document reproduceren of uw eigen geprinte kopie raadplegen. Stap 3 : Bankbestanden De bankbestanden vanaf 22-2-2017 van de ABN-AMRO, Rabobank, ING en KNAB, die automatisch binnenkomen zijn door Asperion alsnog in de administraties ingelezen. Het kan zijn dat er geen match kan worden gemaakt omdat de verkoop- inkoopfacturen nog niet ( niet meer) in de administratie staan zie stap 2 of dat een betaal- of incassobatch niet kan worden gevonden: zie stap 7 Gelieve de door u handmatig geuploade bankbestanden opnieuw in te lezen. Stap 4 : Pinbetalingen en bonnetjes De verzonden bonnetjes / scans die op 22-2 zijn verzonden via de Mobile App zijn niet bewaard gebleven. De pinbetalingen, waarvan u misschien de bonnetjes reeds heeft verwijderd, zult u dus in dit geval direct op de grootboekrekening moeten boeken bij het afletteren van de bank. Wanneer u woensdag de Mobile App voor het eerst heeft opgestart, graag ook controleren of deze nog actief is.
Stap 5 : Overige importbestanden Voor importbestanden geldt hetzelfde als voor handmatig ingelezen bankbestanden die zijn geïmporteerd op 22-2-2017 te denken aan: Webshoporders, loonjournaalposten, FMUTA en overige bestanden. Stap 6 : Overige mutaties Alle handmatig ingevoerde mutaties van woensdag moeten nogmaals ingevoerd worden: Kasmutaties Memoriaalboekingen Goederen registratie ( InTrade gebruikers) Stap 7 : Betaalbestanden / incassobestanden Betaalbestanden en incassobestanden die 22-2 zijn aangemaakt en bij de bank zijn aangeboden staan niet meer in de administratie. Wanneer de batch groot is en nog achteraf kan worden gereproduceerd, zal Asperion deze niet zonder meer kunnen inlezen, omdat de datum van de batch in de toekomst ligt. In dit geval het nummer doorgeven aan Asperion en verzoeken de aanmaakdatum aan te passen. Uiteraard moet deze batch niet meer worden aangeleverd bij de bank, maar dient deze batch voor het afletteren van de mutaties. Stap 8 : Omzet belasting aangifte en ICP opgave Wanneer de aanmaak en indienen 22-02 van aangifte / opgave op woensdag 22-02 heeft plaatsgevonden, ligt deze dus wel bij de belastingdienst. Wanneer de aangifte / opgave is uitgeprint kan deze alsnog genereerd worden, echter hoeft dus niet meer verzonden te worden: de status indienen alsof het handmatig is gedaan volstaat dan. Stap 9 : Email2Admin - Versturen van inkoopfacturen direct aan de administratie De inkoopfacturen die door de leveranciers op woensdag 22 feb. rechtstreeks aan de administratie zijn toegezonden zijn er niet meer. Er bestaat een mogelijkheid dat deze nog kunnen worden teruggehaald via de ontvangen scans (zie stap: 10). Wanneer de inkoopfactuur door u zélf is doorgestuurd kunt u deze ook nogmaals zelf doorsturen.
Wanneer de leverancier deze inkoopfacturen direct heeft verzonden aan de administratie, dan kan de inkoopfactuur nogmaals worden opgevraagd. Stap 10 : Geüploade Inkoop- verkoopfacturen en ontvangen e-mails (email2admin) De ontvangen e-mails op het administratie emailadres en geüploade inkoop- en verkoopfacturen van wo 22-02 kunnen in bepaalde gevallen worden hersteld via de opgeslagen fysieke bestanden. Dit zal per administratie bekeken moeten worden. Indien nodig kunt u zich hiervoor melden per email aan helpdesk@asperion.nl met als onderwerp: terughalen scans 22-02 Stap 11 : Overig Zijn er gebruikers aangemaakt, layouts ingericht of instellingen veranderd, dan moet dat opnieuw. Nog vragen? Deze instructies worden voortdurend aangepast als dit nodig mocht blijken. De HelpDesk is telefonisch en per email (helpdesk@asperion.nl) beschikbaar om u daarbij terzijde te staan! Asperion Customer Support