Nr: 2012-05-06 Schipluiden: 07 juni 2012 Onderwerp: Uitgangspunten renovatie sportvelden Aan de Raad Tijdens de raadscommissie Samenleving van 15 mei 2012 is een voorstel over de toekomstige renovatie van voetbalvelden besproken. Tijdens de discussie in de raadscommissie zijn diverse uitgangspunten en varianten op het voorstel naar voren gebracht. Op basis hiervan is onderstaand voorstel geformuleerd. Wat willen we bereiken? Hoofddoelstelling van dit voorstel is om de verantwoordelijkheid voor beheer, onderhoud en renovatie van de voetbalvelden in één hand te brengen. Tegelijkertijd is het de bedoeling om door deze overdracht een financiële besparing te realiseren. De gemeente komt hiermee op afstand te staan en neemt haar verantwoordelijkheid door velden en budget beschikbaar te stellen. Wat gaan we daarvoor doen? De verschillende onderdelen en vraagpunten die uit de doelstelling voortvloeien zijn hier nader uitgewerkt. Op dit beleidsterrein heeft de gemeente een grote mate van beleidsvrijheid. Het is aan de gemeenteraad te bepalen hoe de keuzes exact worden ingevuld. Vera ntwoordelijkheid en startsubsidie sportstichting In de 3 dorpen zijn sportstichtingen opgericht voor de exploitatie van de sportparken. De gemeente verhuurt de sportparken aan deze stichtingen. De stichting biedt gelegenheid tot het geven van sport en vraagt een gebruiksvergoeding van de verenigingen. De besturen van de sportstichtingen en verenigingen bestaan geheel uit vrijwilligers. Aan het oprichten van een dergelijke stichting zijn kosten verbonden. Aan de stichting in Den Hoorn is destijds een startsubsidie verstrekt. Hiermee heeft de stichting de oprichtingskosten betaald. In Den Hoorn is dit budget ook benut om de bouwkundige zaken na oplevering van het sportpark af te ronden. In Schipluiden en Maasland spelen geen problemen rondom de bouwkundige oplevering. Vanuit de gemeente is de noodzaak tot het oprichten van een sportstichting aangegeven. Het ligt dan ook in de rede de kosten hiervan te vergoeden. Wij willen dan ook aan de stichtingen een subsidie verlenen in de oprichtingskosten. Het gaat dan om nu nog resterende eenmalige kosten tot een maximum van 2.000,- die verbonden zijn aan het oprichten van een stichting. Uitgangspunten aanleg kunstgrasvelden Bij de aanleg van de kunstgrasvelden bij de 3 voetbalverenigingen zijn de verplichtingen opgelegd om in te stemmen met hogere huurlasten, de overdracht en vergoeding van onderhoud en de oprichting van sportstichtingen. Hierbij zijn de huurbedragen geharmoniseerd met als uitgangspunt een huurvergoeding van 20% van de totale jaarlijkse kosten. De oprichting van sportstichtingen biedt diverse voordelen. Doordat de stichting gelegenheid biedt tot sport, ontstaat een belastingvoordeel. Deze stichtingen kunnen ook andere voordelen bieden. Hierbij kan gedacht worden aan een verruiming van exploitatiemogelijkheden van de sportparken, door uitbreiding van sportgerelateerde ontwikkelingen. Het overdragen van de onderhouds- en renovatietaken past binnen dit kader. Door zorgvuldig onderhoud kan een vereniging renovatie uit stellen en op die manier een financieel voordeel behalen. Naast de opgelegde verplichtingen is door de gemeenteraad nadrukkelijk de opdracht gegeven onderzoek te doen naar de mogelijkheid ook de kosten voor renovatie over te dragen. Deze overdracht moet voor de gemeente een financieel voordeel opleveren. Door verantwoord gebruik te maken van vrijwilligers, bedrijfsleven en een zorgvuldig beheer en gebruik van het sportpark hoeft dit voor de sportstichtingen en verenigingen niet te leiden tot hogere uitgaven of achterstallig onderhoud.
Groot onderhoud en renovatie Tussen het dagelijks en groot onderhoud is niet altijd een duidelijke scheidslijn aan te brengen. Dit maakt het dan ook wenselijk om de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van beide vormen van onderhoud in één hand onder te brengen. Doordat de gemeente in het verleden deze taken uitvoerde was geen objectief beeld van de staat van onderhoud beschikbaar. Door een externe deskundige is een kwaliteitsopnam e sportaccommodaties uitgevoerd. Deze rapportage van 26 juli 2010, 2010-127-R, ligt in de raadsportefeuille ter inzage. Deze rapportage is de basis voor renovatie van velden in de periode tot en met 2020. Door de toevoeging van het groot onderhoud en renovatie aan het dagelijks onderhoud, zijn de sportstichtingen volledig verantwoordelijk voor het in stand houden van de sportvelden en het tegelijkertijd de verenigingen in staat stellen tot het beoefenen van hun sport. In dit voorstel is geen rekening gehouden met een eventuele uitbreiding of krim p van velden als gevolg van fluctuaties in het ledenbestand van een vereniging. Uitgangspunt bij groei en daaraan gekoppelde velduitbreiding is dat maximaal een vergoeding verstrekt wordt volgens het principe van de verhouding 80-20. Bij daling van het ledenbestand en het opzeggen van de huur van een sportveld, is het uitgangspunt dat de al verstrekte subsidie voor renovatie van dat veld wordt terugbetaald. Financieel en technisch beheer sportstichtingen Uitgangspunt van dit voorstel is dat de sportstichtingen volledig verantwoordelijk worden voor beheer, onderhoud en renovatie van sportvelden. Consequentie hiervan is dat de stichtingen en verenigingen gezamenlijk moeten zorgen voor het tijdig en deskundig (laten) uitvoeren van de noodzakelijke werkzaamheden. Dit geeft zowel inhoudelijk, als financieel een grote mate van verantwoordelijkheid voor de besturen. Wij willen dit in principe vastleggen in een m eerjarige overeenkomsten en subsidiebeschikkingen Naar onze mening zijn de besturen van verenigingen en stichtingen in staat die verantwoordelijkheid te dragen. De overdracht houdt ook in dat de besturen de vrijheid en het vertrouwen moeten krijgen om die verantwoordelijkheid te nemen. Zij hebben ook uitgesproken met het principe van de overdracht in te stemmen. In onze gemeente is sprake van gedreven vrijwilligers en een grote mate van betrokkenheid bij de verenigingen. De kans op verkeerd gebruik van middelen of het maken van verkeerde keuzes is dan ook naar onze mening beperkt. Aan de overdracht naar de stichtingen willen wij beperkte controlerende randvoorwaarden verbinden. Wel wordt nadrukkelijk vastgelegd dat de sportstichtingen er zorg voor moeten dragen dat de sportvelden structureel op een dusdanige wijze worden onderhouden, waardoor zij voldoen aan de door de landelijke sportbonden gestelde eisen. Verantwoording door de stichting kan volstaan met het verstrekken van een financieel jaarverslag, waarbij men moet aantonen dat aan de verplichtingen voor renovatie op langere termijn kan worden voldaan. Dit zijn voorwaarden die zowel in het belang zijn van de gemeente om de sportbeoefening mogelijk te houden, als voor de verenigingen om de leden hun hobby te kunnen laten beoefenen. Standpunt sportstichtingen Door de besturen van de sportstichtingen is, in samenspraak met de verenigingen, aangegeven positief te staan tegenover de overdracht van bevoegdheden en daarbij behorende financiële middelen. Probleem dat zij hierbij aangeven is dat sprake is van een terugloop van vrijwilligers, bijdrage van sponsoren en stijgende kosten, o.a. ook veroorzaakt door gemeentelijke lasten. Een korting op de budgetten van groot onderhoud en renovatie wordt door hen niet wenselijk geacht. Deze argumenten zijn voor ons herkenbaar en begrijpelijk. Ook indien geen overdracht zou plaatsvinden, had de gemeente budgetten moeten aanpassen. Door de overdracht worden de stichtingen en verenigingen in staat gesteld eigen keuzes te maken en heeft men, meer dan de gemeente, de mogelijkheid kosten te besparen. Hierdoor blijft een acceptabel niveau van onderhoud m ogelijk. Percentage vergoeding Het vaststellen van een percentage van het begrote bedrag dat als voldoende wordt aangemerkt, is in alle situaties discutabel. Ons voorstel is om aan te sluiten bij het percentage dat als huur wordt gerekend. Dit houdt in dat als uitgangspunt wordt vastgesteld om 80% van het begrote bedrag over te dragen aan de stichtingen. Opdracht aan de stichtingen is dan om zorg te dragen voor eigen
werkzaamheid en soms besparingen op materiaal, waardoor het percentage van 80% voldoende moet zijn. Met de stichtingen is in een eerder stadium gesproken over een mogelijke verdeling van 90-10% voor kunstgrasvelden. Een percentage van 80-20% schept naar onze mening in alle situaties volstrekte helderheid. Met name bij kunstgrasvelden is met een goed onderhoud en toezicht en het zorgvuldig verwijderen van afval mogelijk de technische levensduur te verlengen. Hierdoor is de sportstichting eerder in staat extra te sparen voor renovaties. Periode overdracht en evaluatie Voorgesteld wordt om op basis van de hiervoor omschreven uitgangspunten de overdracht te regelen. Volgens het renovatieschema wordt in 2014 in Maasland de eerste renovatie uitgevoerd, in 2017 in Den Hoorn en in 2018 in Schipluiden. Door een intensief onderhoud bestaat de mogelijkheid dat de geplande renovaties later worden uitgevoerd. In die situatie is het niet logisch om na een periode van 5 jaar, zijnde 2017, een evaluatie uit te voeren. Immers niet in ieder dorp is dan al een renovatie aan de orde geweest. In dit voorstel is sprake van een overdracht van verantwoordelijkheid. Daar sprake is van een gezamenlijk belang en vertrouwen in bestuurlijke deskundigheid, is een tussentijdse controle van kwaliteit van velden naar onze m ening niet strikt noodzakelijk. Wel m oet naar een volgende periode van 10 jaar helderheid zijn over toekomstige renovaties. Voorgesteld wordt om in 2019 een kwaliteitscontrole uit te voeren en op basis daarvan de benodigde financiën voor een periode van 10 jaar vast te stellen. Hierbij worden dan ook de velden betrokken die in de periode tot aan 2020 niet gerenoveerd zijn. De rapportage van 2019 kan gebruikt worden voor een evaluatie van de systematiek. Op voorhand achten wij het van belang om vast te leggen dat indien sprake is van extra financiële lasten als gevolg van onvoldoende onderhoud, deze kosten niet via een nieuwe renovatieperiode van 10 jaar ten laste van de gemeente mogen komen. De stichtingen en verenigingen dienen dan zelfstandig zorg te dragen voor het oplossen van de gevolgen van onvoldoende onderhoud. Voorgesteld wordt om in 2016 eenmalig een globale ambtelijke schouw van de onderhoudssituatie van de sportvelden uit te voeren. Hiermee wordt voorkomen dat bij onvoldoende onderhoud in 2020 een situatie wordt vastgesteld, welke door de stichtingen en verenigingen niet meer zelfstandig opgelost kunnen worden. Uitbetaling renovatiekosten en indexering Voor de periode 2012-2021 is door verschillende fracties uitgesproken dat zij een voorkeur hebben voor een jaarlijkse uitbetaling aan de stichtingen. Door jaarlijks een bijdrage beschikbaar te stellen, kunnen de stichtingen middelen reserveren. Wij stellen dan ook voor om de jaarlijkse bedragen niet te indexeren. Voor een renovatie wordt een periode aangehouden zoals opgenomen in de eerder in dit voorstel genoemde kwaliteitsopname sportaccommodaties Van die periode is al een aantal jaren verstreken. Voorgesteld wordt om in 2012 een percentage van het berekende bedrag beschikbaar te stellen, dat gelijk is aan het aantal verstreken jaren. Een voorbeeld is de renovatie veld 1 van MVV 27. Deze is voorzien voor 2014. De kosten bedragen 57.714,=. Hiervan is 80% 46.171,=; dit bedrag wordt aan de sportstichting uitbetaald. Bij uitbetaling in 2012 zijn al 18 jaren verstreken, waardoor in 2012 een bedrag van 41.562,-- wordt uitbetaald. De resterende 2 jaarbedragen van 2.309,-- worden dan in 2013 en 2014 uitbetaald. Vervolgens start in 2015 de opbouw met eenzelfde jaarbedrag voor de nieuwe renovatie. Ambtelijke inzet Op basis van dit voorstel is sprake van een vermindering van de am btelijke inzet. Buiten de structurele contacten die met de sportstichtingen en vereniging worden onderhouden, resteren de volgende concrete acties: 2012; overdracht aan sportstichtingen 2016; ambtelijke schouw onderhoudstoestand sportvelden 2019; begeleiding onderzoek renovatie en onderhoud na 2020 Door deze wijziging van de werkwijze worden op jaarbasis na 2012 gemiddeld 100 ambtelijke uren bespaard. Dit zijn voornamelijk uren voor sportoverleg en advisering over onderhoud en renovatie van voetbalvelden.
Wat mag het kosten? Ter inzage liggen 2 tabellen. De eerste tabel bevat een berekening op basis van het rapport kwaliteitsopname sportvelden. Deze tabel bevat een overzicht van de sportvelden die in de periode tot en met 2021 voor renovatie in aanmerking komen. Op de bedragen uit die tabel zijn berekeningen gemaakt voor de jaarlijkse subsidie voor de genoemde sportvelden. In 2012 is sprake van een hogere subsidie, door de eenmalige verrekening van al verstreken jaren. In totaal is een budget van 592.750,- benodigd, als volgt gespecificeerd: Subsidie 2012 renovatiekosten 306.438,-- Subsidie 2013-2020 (8 jaar * 28.029,--) 224.232,-- + Sub totaal renovatie en groot onderhoud 530.670,--,- Oprichtingskosten sportstichtingen 4.000,- Onderzoeksrapportage 2019 17.000,- + Sub totaal overige kosten 21.000,- Totaal benodigd budget 551.670,-- Wij stellen u voor het bedrag van 551.670,-- ten laste te brengen van de investeringsreserve en dit bedrag te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve renovatie sportvelden. Resumerend stellen wij u voor door middel van bijgevoegd ontwerp raadsvoorstel de overdracht van renovatie en groot onderhoud aan de sportstichtingen te regelen. ADVIES van de raadscommissie Samenleving 19 juni 2012 De commissie heeft uitvoerig gesproken over het voorstel. Fractie Mijn Partij is tegen het voorstel vanwege de financiële onduidelijkheid. Fracties VVD en PvdA stemmen in met het voorstel. Fractie s CDA en OGP hebben nog geen advies geformuleerd. Nog openstaande vragen zijn: Bedragen van indexering zijn van 2009/2010 Hoe verhoudt zich dat met huidige prijzen? Indexering is onduidelijk Situatie na het jaar 2020 Waar is de keuze van de velden op gebaseerd Technische vraag CDA REACTIE van het college. In de vergadering van de commissie Samenleving van 19 juni 2012 zijn vragen gesteld over het raadsvoorstel Uitgangspunten renovatie sportvelden. Naar aanleiding hiervan delen wij u het volgende mede. In he t voorstel worden de bedragen die nodig zijn voor de renovaties niet geïndexeerd. Voorgesteld wordt het benodigde bedrag in het verwachte jaar van renovatie m iddels jaarlijkse bijdragen aan de betreffende stichtingen uit te betalen. De stichtingen kunnen deze jaarlijkse bedragen zodanig inzetten dat toekomstige kostenstijgingen hiermee betaald kunnen worden. De bedragen die in het voorstel zijn opgenomen voor de toekomstige renovaties zijn normbedragen. Deze zijn door een extern bureau bepaald op basis van ervaringscijfers en informatie van andere gemeenten. Deze bedragen kunnen afwijken van de werkelijke bedragen die nodig zijn als een veld moet worden gerenoveerd. Zaken als een al dan niet gunstig aanbestedingklim aat en m ogelijk gewijzigde kwaliteitseisen zijn aspecten die een rol spelen bij de bepaling van de werkelijk benodigde bedragen. Tevens is in het voorstel opgenomen om in 2019 een kwaliteitscontrole uit te voeren en op basis daarvan de benodigde financiën voor een periode van 10 jaar vast te stellen. Hierbij worden dan ook de velden betrokken die in de periode tot aan 2020 niet gerenoveerd zijn. Op basis hiervan wordt een nieuw schema de nieuwe jaarbedragen opgesteld voor de renovatie van de velden vanaf het jaar 2021.
De keuze van de velden die betrokken zijn bij de geobjectiveerde kwaliteitstoets van het externe bureau is gebaseerd op welke velden in de periode waar tot 2020 groot onderhoud noodzakelijk is. Bij de VV Schipluiden is veld 1 niet betrokken, daar dat in 2010 is aangelegd. Bij MVV 27 zijn de velden 3 en 5 niet betrokken, daar deze respectievelijk in 2010 en 2012 zijn aangelegd. Bij SV Den Hoorn zijn de velden 2 en 6 niet betrokken, daar die in 2010 zijn aangelegd. Bij de SV Den Hoorn zijn de kunstgrasvelden 4 en 5 niet betrokken, daar die bij de opening zijn aangelegd en de afschrijvingsperiode is gelegen na 2020. De overige voetbalvelden zijn in het kwalitatieve onderzoek betrokken. De nog openstaande technische vraag van het CDA wordt via de gebruikelijke procedure separaat per mail beantwoord. Burgemeester en wethouders van Midden-Delfland, de secretaris, de burgemeester, P.T. Veenman A.J. Rodenburg