TWEEDE NOTA VAN INLICHTINGEN EUROPESE AANBESTEDING MEDIAPLANNING EN -INKOOP, COMMUNICATIESTRATEGIE EN VORMGEVING TEN BEHOEVE VAN ONDERWIJSGROEP NOORD AANBESTEDINGSNUMMER: 2012/S 205-337609 Aanbestedende diensten, afdeling Inkoop Groningen, 5 december 2012
1. Inleiding Deze tweede Nota van Inlichtingen geeft antwoord op de vragen die gesteld zijn op de informatiebijeenkomsten op 19 oktober 2012, 7 november 2012 en naar aanleiding van de eerste nota van inlichtingen, in het kader van de Europese aanbesteding mediaplanning en - inkoop, communicatiestrategie en vormgeving ten behoeve van Onderwijsgroep Noord, publicatienummer 2012/S 205-337609. Alle vragen zijn per e-mail gesteld. Deze twee Nota van Inlichtingen maakt samen met de eerste nota van Inlichtingen deel uit van de aanbestedingsdocumenten in het kader van deze aanbesteding.
2. De vragen en antwoorden Onderstaand treft u de geanonimiseerd vragen en de daarbij horende antwoorden aan. Vraag 1 Antwoord 1 Procedure: documenten - aantallen In 3.5 staat omschreven in welk aantal bescheiden moeten worden ingediend. In Bijlage C Checklist is opgenomen dat alle stukken in tweevoud ingeleverd moeten worden. Dit roept vragen op. Kunt u daarom aangeven welke bijlagen in welke envelop ingesloten moeten worden, in welk aantal, welke digitaal en welke geanonimiseerd moeten zijn? Envelop Digitaal Anoniem Bijlage 1 of 2 Aantal ja/nee ja/nee C 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee D 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee E 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee F 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Ja G 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Ja H 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee I 1 1 origineel en 2 kopieën Ja Ja J 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee K 2 1 origineel en 2 kopieën Ja Ja Prijsmodel 1 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee Prijsstelling 1 1 origineel en 2 kopieën Ja Nee Vraag 2 Antwoord 2 Vraag 3 Antwoord 3 Vraag 4 Begrijpen wij het goed dat van de gevraagde documenten in bijlage C Checklist alleen Bijlage i in envelop 1 moet worden gevoegd? Dat betekent dat alle andere bijlagen in envelop 2 moeten worden gevoegd? Dienen wij in envelop 2 tabblad 7 toe te voegen en te verwijzen naar envelop 1. Uw constatering is juist. U kunt in envelop 1 tabblad 7 en bijlage i toevoegen. Een verwijzing is niet noodzakelijk. Moet in envelop 1 alleen de offerte zitten? De documentatie is tegenstrijdig op dit vlak. Zie ook het antwoord op vraag 1. Het is de bedoeling dat u in envelop 1 tabblad 7 en bijlage i toevoegt. 3.4.2 Bij de inschrijving te verstrekken prijsdocumenten en Bijlage C Checklist. In 3.4.2 is aangegeven dat de prijsdocumenten apart in envelop 1 dienen te komen. Volgens Bijlage C Checklist dienen deze echter achter Tab 7 te vervallen. Komt dit laatste hiermee te vervallen? Antwoord 4 Zie het antwoord op vraag 1, 2 en 3. 3
Vraag 5 Antwoord 5 Vraag 6 Moet envelop 1 ook worden voorzien van een aanbiedingsbrief? Envelop 1 hoeft niet te worden voorzien van een aanbiedingsbrief. In bijlage C vermeldt u dat alle stukken in tweevoud moeten worden ingeleverd. Op pagina 13 spreekt u echter over 1 origineel en 2 kopieën. Klopt het dat van alle stukken (van beide enveloppen) twee extra kopieën moeten worden toegevoegd? Antwoord 6 Graag ontvangen wij 1 origineel en 2 kopieën. Zie ook vraag 1. Vraag 7 Welke stukken moeten in welke aantallen aangeleverd worden? (Graag een lijst.) De documentatie is tegenstrijdig op dit vlak. Antwoord 7 Zie ook het antwoord op vraag 1. Vraag 8 Antwoord 8 Vraag 9 Antwoord 9 Wat wordt door aanbesteder verstaan onder kritieke pad in de transitiefase zoals vermeld in 3.4.3.3 Met het kritieke pad wordt bedoeld de planning van de activiteiten in de transitiefase die een verschuiving van de einddatum tot gevolg hebben. Medewerkers dienen bijvoorbeeld eerst geinformeerd te worden over de contractafspraken alvorens wordt gestart met de dienstverlening. Procedure - anonimiteit Welke stukken moeten anoniem aangeleverd worden en welke niet? (Graag een lijst) De documentatie is tegenstrijdig op dit vlak. De volgende documenten dienen geanonimiseerd aangeleverd te worden: Bijlage F Scope (project capability), maximaal 1 pagina A4 Tab 4 Bijlage G Risico- en kansendossier, maximaal 6 pagina s A4 Tab 5 Bijlage I Inschrijfsom Tab 7 Bijlage K Standaardverklaring AIV Tab 8 Planning Tab 9 Vraag 10 Antwoord 10 Vraag 11 Zie ook vraag 1. Een aantal bijlages moeten geanonimiseerd zijn, terwijl in het sjabloon opgenomen is een ondertekening met naam inschrijver, naam ondergetekende etc. Hoe moet inschrijver hier handelen om aan de eis anonimiteit te voldoen? De inkoopbegeleider zal het onderste gedeelte van het sjabloon voor de leden van de beoordelingscommissie anonimiseren. Het gaat erom dat uit de beschrijvende teksten in Scope (project capability), Risico- en kansen dossier, Inschrijfsom en Planning, vanuit het oogpunt van objectiviteit, niet valt te herleiden wie de Inschrijver is. 3.4.3 Bij de inschrijving te verstrekken kwaliteitsdocumenten, 5. U stelt dat zowel het scope-document als het risico- en kansendossier geanonimiseerd moeten worden ingediend. Echter zal uit de daarbij gevraagde ondertekening blijken van welke Inschrijver het afkomstig is. Hoe dient Inschrijver hiermee om te gaan? 4
Antwoord 11 Zie ook het antwoord op vraag 1 en 10. Vraag 12 Eigen onderneming Op de vragen die ik aan u gesteld heb met betrekking tot uw eis: Is met eigen vervoer dan wel openbaar vervoer binnen een uur bereikbaar vanaf het bestuursbureau in Groningen. Door middel van de postcode (...) van uw standplaats ( ), heeft u antwoord gegeven in de eerste nota van Inlichtingen. Uw antwoorden vangen aan met volgens ons en ons inziens. Ik wijs u er op dat uw ideeen niet stroken met het geldende aanbestedingsrecht, met alle juridische consequenties van dien. Het lijkt me verstandig om de eis met betrekking tot de reisafstand te laten vervallen, juist omdat volgens de jurisprudentie bij deze vorm van dienstverlening de reisafstand niet relevant is. Graag uw reactie. Antwoord 12 Vraag 13 Antwoord 13 Vraag 14 Antwoord 14 Vraag 15 Antwoord 15 Vraag 16 Antwoord 16 Naar aanleiding van uw vraag het volgende antwoord: De eis staat in redelijke verhouding tot aard en omvang van het werk. Het aantal bedrijven dat in concurrentie kan treden binnen een straal van één uur reisafstand van Onderwijsgroep Noord is aanzienlijk. Daarom mogen wij in redelijkheid genoemde eis stellen. Overigens dient te worden vermeld dat het niet zo is dat als wij om 13.00 uur bellen en wij verwachten dat Inschrijver om 14.00 uur aanwezig is. Deze eis zou inderdaad disproportioneel zijn. De kern is dat wij de dienstverlening in de nabijheid van één uur willen hebben. Zie het antwoord op vraag 1 in de eerste nota van Inlichtingen Criteria van de dienstverlener 2.2.1: Is lidmaatschap cq deelname door één der combinanten aan een landelijke brancheorganisatie verplicht? Tijdens de laatste briefing is aangegeven dat het ontbreken van een lidmaatschap van een landelijke branche organisatie geen uitsluitingscriterium is. Vraag 18 van de eerste nota van toelichting geeft hierover geen uitsluitsel. Lidmaatschap van een landelijke brancheorganisatie is een wens en geen eis en daarom geen uitsluitingsgrond. Op pagina 27, Bijlage E: Wat verstaat u onder een adequate wettelijke aansprakelijkheidsverzekering? Hiermee doelt aanbestedende dienst op een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Onder Continuïteit op pagina 5 schrijft u: "Is voldoende groot om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen". Laat u open wat u onder "voldoende groot" verstaat of liggen hier specificaties aan ten grondslag? Zo ja, welke zijn dit? Als vuistregel hanteert aanbestedende dienst een omzet van Inschrijver die drie maal de plafondprijs bedraagt. Als u uw opdracht moet gunnen aan een netwerkorganisatie of een full service bureau, welke kiest u en waarom? Op deze vraag kunnen wij niet op voorhand een antwoord geven. De organisatievorm speelt als het goed is geen rol in de kwaliteit van de dienstverlening. Het gaat om het samenspel van mensen die de kwaliteit bepalen. 5
Vraag 17 Antwoord 17 Vraag 18 Antwoord 18 Vraag 19 Antwoord 19 Vraag 20 Antwoord 20 Vraag 21 Antwoord 21 Vraag 22 Antwoord 22 Vraag 23 Antwoord 23 Vraag 24 Bijlage D Gegevens met betrekking tot de eigen onderneming, 2b. Wat bedoelt u met een verklaring verantwoordelijkheid? Indien Inschrijver diensten uitbesteed aan bijvoorbeeld combinanten, wil aanbestedende dienst een verklaring ontvangen over de wijze waarop de serviceorganisatie deze diensten levert en hoe de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheden ten opzichte van elkaar zijn georganiseerd. Bijlage D Gegevens met betrekking tot de eigen onderneming, Bijlage voor combinanten. Kan Inschrijver hier ook de onderaannemer(s) vermelden? Inschrijver dient hier de onderaannemer(s) te vermelden. Samenwerking Wordt een door de combinanten in te schakelen extern mediabureau ook gezien als een combinant? Wanneer u van mediabureau kunt wijzigen gedurende het contract en hiermee voor de duur van het contract geen vaste afspraken maakt, beschouwen wij dat niet als een combinant. Maakt u afspraken voor de looptijd van het contract dan beschouwen wij dit als een combinant. Aan welke voorwaarden is de gegunde partij gekoppeld bij het inkopen van (media)diensten? Aanbestedende dienst legt geen voorwaarden op omdat zij graag van Inschrijver een voorstel ziet onder welke voorwaarden geleverd kan worden. Is de gegunde partij tekeningsbevoegd bij het inkopen van (media) diensten? Afhankelijk van de constructie die door Inschrijver wordt voorgesteld is de gegunde partij tekeningsbevoegd. Onder 2.1. op pagina 5 geeft u aan dat u verwacht dat de opdrachtgever kan samenwerken met uw huidige vormgevers. Kunt u aangeven welk designwerk in hun portfolio valt? Het werk dat ondergebracht is bij onze huidige vormgevers is het grafisch werk van alle middelen die de aanbieder inzet binnen de communicatie; van brochures tot personeelsadvertenties. Als aanvulling op de vorige vraag: kunt u aangeven in hoeverre inkoop bij de huidige vormgevers bindend is? Vooralsnog willen we gebruik maken van de huidige vormgevers. Het is aan de inschrijver om hierin met een creatieve oplossing te komen. Prijs / inkoop Kunt u de prijsuiteenzetting op pagina 22 en 23 specificeren (een urenindicatie zou gewaardeerd worden). 6
Antwoord 24 Vraag 25 Antwoord 25 Vraag 26 Antwoord 26 Vraag 27 Antwoord 27 Vraag 28 Antwoord 28 Vraag 29 Wij zien de toegevoegde waarde niet van het nader specificeren van de uren. Het is juist aan inschrijver hoe hij denkt invulling te geven aan het beschikbaar gestelde budget. U vraagt inschrijvende dienstverleners "een document te verstrekken met daarin de prijsstelling van communicatiestrategie, vormgeving en mediaplanning en -inkoop" (pagina 11, paragraaf 3.4.2.). U heeft het daarnaast over verschillende (cross)mediaprojecten. Nu is het voor ons gemakkelijk om met uurtarieven te komen, echter dit vinden wij weinig zeggend (een uurtarief kan bijvoorbeeld zeer laag zijn, terwijl het aantal arbeidsuren hoog ligt). Volstaat het om uurtarieven, arbeidsuren en taken met (project)voorbeelden toe te lichten of heeft u andere ideeën bij dit document? De door u gestelde vraag is juist de vraag waarop u een antwoord zou kunnen geven in uw aanbieding. Dit zou onderdeel kunnen zijn van het orgineel prijsmodel. Is een omschrijving/uitleg van het beoogd prijsmodel voldoende of wordt een kwantificeerbare doorrekening met kengetallen gevraagd? Inschrijver is hierin vrij. Het is van belang om beneden de plafondprijs te blijven. Hebben genoemde mediakosten in bijlage A van het aanbestedingsdocument ten aanzien van mediaplanning en -inkoop alleen betrekking op buitenreclame en print? Indien nee, welke media(vormen) moeten hier dan nog aan worden toegevoegd. Nee, dit is het bedrag dat wij voor voor mediaplanning en inkoop begroot hebben. Wij hebben naast buitenreclame en print wisselende campagne-onderdelen, bijvoorbeeld online en/of RTV. Is het de bedoeling het media-inkoop prijsdeel te baseren op de getallen 2013 in bijlage B (pagina 23)? Als de prijsstelling wordt gebaseerd op een eventueel nieuwe of gewijzigde (media) strategie is het voor de aanbestedende lastig te vergelijken. Hoe wordt de prijstelling beoordeeld? In principe wel, in verband met de vergelijkbaarheid. Advies ten aanzien van inzet van andere middelen kan Inschrijver aangeven in het risico- en kansendossier of binnen de aanbodscope. Begroting vormgeving. Welke werkzaamheden en geproduceerde middelen worden verstaan onder deze post? a. Is drukwerk t.b.v. de buitenreclame daarbij inbegrepen? b. Is bij benadering te zeggen welk percentage van de post vormgeving een direct verband heeft met de media-uitingen? En welk percentage overig? Antwoord 29 c. Welk percentage van genoemd bedrag aan vormgeving wordt bij benadering besteed bij de bestaande vormgevers waar mee inschrijvers samen moeten werken. a. Het drukwerk van de buitenreclame is begroot binnen de media-inkoop. b. Ongeveer 15% van de post vormgeving wordt besteed aan de uitingen, die verband houden met de media-inkoop. 7
c. Op dit moment 100%, maar we zijn hieraan niet contractueel gebonden. Vraag 30 Antwoord 30 Vraag 31 Innovatie Als u aan innovatieve marketing denkt, welke ideeën komen dan bij u naar boven? Uw vraag raakt de essentie van de wijze waarop wij de aanbesteding in de markt hebben gezet. Met de methodiek van BVP kunt u uw expertise op het gebied van innovatief marketingdenken aantonen. Het gaat juist om de ideeën die Inschrijver heeft en niet zo zeer om de ideeen die aanbestedende dienst heeft. Kunt u een voorbeeld van innovatieve marketing (het liefste van uw eigen organisatie) geven? Benoem een aantal positieve en negatieve factoren bij uw keuze? Antwoord 31 Zie het antwoord op vraag 30. 8