gemeente Eindhoven Commissie Financien en Bestuur Personeel 8c Organisatie, Staf Van W. Ploeg Kamer S.28 Telefoon (o4o) 238 28 48 22 oktober 2oro Memo Reactie op rekenkamerrapport "Grip op apparaat" Inleidincn In de vergadering van de commissie Financien en Bestuur van 14 september 2010 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Eindhoven haar rapport "Grip op het apparaat" aan wethouder Depla aangeboden. Het betreft een onderzoek naar de kosten van personeel, inhuur en bestuur in de gemeente Eindhoven. In het rapport wordt een aantal aanbevelingen gedaan, zowel aan de Raad als aan het College. Deze memo bevat de reactie vanuit het College op deze aanbevelingen. Decearnte 1i n Het College herkent het beeld dat op hoofdlijnen wordt neergezet: "Het is lastig goed inzicht te krijgen en de sturin schiet tekort." Tegelijk wil het College aandacht vragen voor de verbeteringen die de afgelopen ruim anderhalf jaar in gang zijn gezet. Het rapport onderkent dat: "Er zijn veel stappen gezet richting een paraplu voor het grotere geheel, maar de paraplu is nog niet af.n Met als overall conclusie: "De gemeente kan op een aantal punten, die te maken hebben met bedrijfsvoering, de sturing en beheersing verder verbeteren." Verbetering is een begrip, dat niet nu pas ÃćâĆňâĂİ met het verschijnen van dit rekenkamerrapport ÃćâĆňâĂİ in de organisatie wordt geintroduceerd. Op veel gebieden vinden momenteel al verbeterslagen plaats. Vandaar dat u in de reactie van het College op de separate aanbevelingen de volgende gelaagdheid kunt herkennen: punten die nog niet zijn opgepakt en die zowel belangrijk zijn als een hoge urgentie kennen; deze vragen om onmiddellijke actie; punten die nog niet zijn opgepakt en die wel belangrijk zijn, maar een lagere urgentie hebben; deze moeten op een wat langere termijn in een gestructureerd ontwikkeltraject worden weggezet; punten waar al verbeteracties op zijn gezet. Deze zullen worden afgezet tegen de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek, zowel qua inhoud als qua urgentie.
Samenvattin van de aanbevelin en Raad ÃćâĆňâĂİ College ÃćâĆňâĂİ Directieraad ÃćâĆňâĂİ integraal managers. In het rekenkamerrapport zijn de aanbevelingen als volgt samengevat: A. Opstellen "Nota Bedrijfsvoering": hierin dient de centrale aanpak met prioriteit te worden vastgelegd, met daarin de belangrijkste centrale kaders ten aanzien van bedrijfsvoering. Aansluiting bij de strategische visie ten aanzien van HRM die wordt ontwikkeld, is gewenst. B. Verbetering sturingsinstrumentarium: door uniformering van sectorplannen en managementcontracten en door deze te laten voorzien van ten minste de prestaties, begroting en formatie vast en inhuur C. Maatregelen op het gebied van inhuur: deze zijn met spoed nodig D. Actieve periodieke benchmarking E. Concreter maken / verder uitwerken van de besturingsfilosofie: zo zal de rol van de Raad expliciet gemaakt moeten worden, evenals de rolverdeling Reactie o de aanbevelin en Ad A: Nota Bedri fsvoerin Het College heeft nadrukkelijk oog voor noodzakelijke verbetering. Zo is in het coalitieakkoord opgenomen dat de begroting en de begrotingssystematiek moet verbeteren. Er worden/zijn inmiddels ook eerste stappen gezet, zoals het opstellen van begrotingsspelregels (centrale, eenduidige sturing), het oplossen van knelpunten in de begroting waardoor hij realistischer wordt, het opstellen van strategische personeelsplannen en het uitlijnen opdrachtgever/ opdrachtnemerschap. Ook vindt er momenteel een update plaats van de centrale Kaders@ Richtlijnen: het College onderkent het belang van bundelen en completeren hiervan. Verder staat op de rol: tijdschrijven (daar waar functioneel) en een stappen plan "verbeteren kwaliteit begroting". Voor een belangrijk deel zijn bovengenoemde aspecten ook onderdeel van het programma van het Ontwikkelteam binnen de sector Control. Dat programma zal op de inzichten van het rekenkamerrapport gescreend moet worden. Met al deze bouwstenen is het zeer wel mogelijk om: te bezien of (een aantal van) de genoemde elementen ondergebracht kunnen worden in een Nota bedrijfsvoering; een verbeterplan op te stellen, waarin de gehele verbeteragenda is ondergebracht en waarin ook de te zetten stappen in de tijd zijn uitgezet. Het College zegt toe de aanbeveling op deze wijze over te nemen en uit te voeren.
Ad B. Verbeterin instrumentarium Hier wordt vooral gesproken over uniformering van sectorplannen en managementcontracten, maar ook over betere definiering. Een eerste aanzet hiertoe is/wordt al gemaakt: aan alle sectoren is opgedragen een strategisch personeelsplan op te stellen. In dit plan moet duidelijk worden: hoe de personeelsontwikkeling (kwalitatief en kwantitatief ÃćâĆňâĂİ per sector er uit ziet wat de visie op sectorniveau is op flexibiliteit van arbeid welke stappen er de komende tijd gezet moeten worden om deformatie, bezetting en inhuur binnen de kaders te brengen, gezien in het licht van de personeelsontwikkeling. Het is wel van belang te onderkennen, dat het strategisch personeelsplan nu wordt opgesteld voordat de kerntakendiscussie is gevoerd. Het rapport merkt terecht op: "Als de raad zich zou willen toeleggen op het bezien van de loonkosten, moet er gekeken worden naar totale loonkosten, dus inclusief kosten inhuur derden, in relatie tot de doelstellingen en/of taken." Dat laatste, het vaststellen van de doelstellingen en/of uit te voeren taken, is aan de raad. Om die reden worden in elk strategisch personeelsplan wel de taken op medewerkerniveau benoemd, maar wordt er nog geen voorschot genomen op de uitkomst van die takendiscussie. Het College stelt voor om voor het komende jaar eerst deze exercitie (strategisch personeelsplan) verder af te maken en het vastgestelde plan te koppelen aan het managementcontract voor 2011, om vervolgens in de cyclus voor het jaar 2012 dit verder te integreren en te borgen in een Sectorplan. We zijn ook voornemens om in het kader van verbetering instrumentarium ook het model kostentoerekening wat nu uitgewerkt is, nog eens opnieuw tegen het licht te laten houden. Naar verachting kan en moet het wellicht eenvoudiger. Het moet in ieder geval getoetst worden aan dit rapport. Ad C. Maatre elen o het ebied van inhuur Dat maatregelen op het gebied van inhuur derden belangrijk en urgent zijn, onderschrijft het College. Er zijn ÃćâĆňâĂİ in 2009 en de eerste helft van 2010 ÃćâĆňâĂİ al de nodige stappen gezet. Het centraal registreren van inhuur gebeurt pas sinds mei 2009. In november 2009 is er een nieuwe aanbesteding rondom inhuur derden afgerond, met daarbij een nieuwe set aan inhuurspelregels. In deze zelfde periode is ook een eerste normenkader door de Raad behandeld en in begin 2010 vastgesteld. Dat heeft wel geleid tot meer overzicht, maar nog niet tot voldoende inzicht. Er dient nog veel uitgezuiverd te worden (definities, rubricering van inhuurkosten etc.) om zinvolle stuurinformatie te hebben. In juni van dit jaar is een Taskforce Inhuur Derden in het leven geroepen. Deze taskforce heeft als opdracht om vanuit een diepgaande analyse te komen tot verbetervoorstellen, zowel op de korte termijn (quick wins) als op de langere termijn. Een van de deelopdrachten voor de korte termijn is om voor 2011 te komen tot een realistischer begroting op
de post inhuur derden, gekoppeld aan een veranderde begrotingssystematiek voor deze post. In de tussentijd zijn er voor de totale post Personeelskosten de volgende maatregelen afgekondigd: een vacaturestop, waarbij in principe alleen interne werving mogelijk is voor niet-beleidsfuncties. Uitzonderingen lopen alleen via de Directieraad een stop op inhuur derden voor sectoren die conform de voorlopige cijfers van de 2 TURAP een overschrijding hebben op of personeelskosten of op het totale sectorbudget. Ook hier vindt toezicht en handhaving plaats door de Directieraad. Parallel kunnen de aanbevelingen van de Taskforce Inhuur Derden worden gebruikt voor maatregelen die vanaf 2011 inwerking treden. Het hierbovenstaande geeft aan dat de weg van centrale sturing en regie al is ingeslagen. Tegelijk moet helder zijn dat dit een proces is, waarbij we al vanaf 2011 met een aantal korte-termijn-maatregelen bewerkstelligen dat zaken inzichtelijker worden zodat een betere beheersing mogelijk is, maar dat van daadwerkelijke implementatie en borging pas sprake kan zijn vanaf het boekjaar 2012, waarvoor het startsein dit voorjaar gegeven wordt bij de eerstvolgende Kadernota. In welke vorm een zogenaamde inhuurtoets deel uitmaakt van de maatregelen, wordt dus op korte termijn duidelijk. Ad D. Actieve eriodieke benchmarkin Het College staat positief tegenover deze aanbeveling. Wel is het voor het College een aandachtspunt, dat de besturingsfilosofie en de organisatiestructuur in Eindhoven zich niet zonder meer laat vergelijken met andere organisaties. Een van de onderzoeksconclusies op dit gebied, namelijk "Vergeleken met andere steden zijn er geen cijfers die zeer opvallen", laat zich in de ogen van het College wel wat lastig rijmen met de stevige aanbevelingen op het gebied van het niet-in-control zijn. Ad E. Aan assin van de besturin sfilosofie Het College herkent en erkent deze aanbeveling. Ook binnen de gemeentelijke organisatie wordt na de reorganisatie nog gezocht naar de precieze rol-, taak- en verantwoordelijkheidsverdeling. Er zal in geinvesteerd moeten worden om deze explicieter en helderder te krijgen. Het is een goede suggestie om daar de rol, taak en verantwoordelijkheid van de Raad bij mee te nemen. Tegelijk is het College van mening, dat behalve de maatregelen die het gevolg zijn van de aanbevelingen uit het rapport, er ook geinvesteerd moet worden in houding en gedrag binnen de organisatie als het gaat om bedrijfsvoeringsaspecten. Er zal dan ook nadrukkelijk ingezet worden op deze organisatiecultuurcomponent.
Producten o korte termi n en bi behorende ti dli n Zoals aangegeven lopen er al diverse initiatieven genomen en zijn er ook al maatregelen getroffen. Zonder daarin uitputtend te zijn, vat ik voor u samen: Begrotingsspelregels: nieuwe set spelregels is inmiddels in de organisatie met onmiddellijke ingang ingevoerd; Draaiboek begroting 2012: beschrijft het begrotingsproces vanaf de eerstkomende Kadernota. Draaiboek voor 1 december a.s. klaar; Taskforce Inhuur Derden, m.n. deelopdracht aanpassing van de begroting 2011 met realistische raming : realisatie daarvan via eerste begrotingswijziging in 2012 (conform nieuwe begrotingsspelregels); Strategisch HRM-beleid: nog dit jaar komt er in de commissie een hoofdlijnennotitie; Om u een volledig en actueel overzicht te geven en om de samenhang ÃćâĆňâĂİ zowel inhoudelijk als qua timing ÃćâĆňâĂİ tussen alle maatregelen en initiatieven aan te geven, zal het College opdracht geven om een Verbeterplan op te stellen. Daarmee volgt het College ook een van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Dit overall verbeterplan zal voor het einde van dit kalenderjaar klaar zijn. Met vriendelijke groet, Staf Depla, Wethouder Financien, Personeel & Organisatie en Dienstverlening. w p I/EM1 004905 7