REKENKAMERCOMMISSIE Elk oordeel heeft zijn voordeel Nota van Werkwijze Vastgesteld door de rekenkamercommissie Op 2 april 2007
WIE OF WAT IS DE REKENKAMERCOMMISSIE? De gemeenteraad van Katwijk heeft een rekenkamercommissie ingesteld, die tot doel heeft om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken. Hoewel de eerste vermeldingen van rekenkamers in Nederland dateren uit de 14 e en 15 e eeuw, is het fenomeen rekenkamer bij gemeenten nieuw te noemen. De eerste gemeentelijke rekenkamer is pas in 1996 ingesteld. Vanaf 1 januari 2006 is het instellen van een rekenkamer door gemeenten verplicht gesteld. Aanleiding hiervoor is de invoering van het dualisme geweest in het lokaal bestuur in 2002. De dualisering van het gemeentebestuur heeft tot doel om de taken van de gemeenteraad en het college te ontvlechten, zodat de onderlinge taakverdeling duidelijker wordt. De gemeenteraad stelt de kaders voor vaststelling van het beleid. Binnen die kaders is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Uiteindelijk zal de gemeenteraad de uitvoering door het college toetsen aan de gestelde kaders. De rekenkamer fungeert daarbij als middel om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Hoewel het woord rekenkamer vanwege zijn naam doet vermoeden dat de rekenkamercommissie een club van boekhouders is die de financiën van de gemeente Katwijk controleert, dekt dit niet de lading. De rekenkamercommissie heeft als opdracht om de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken. Deze ruime begripsbepaling betekent dat alle beleidsvelden waarop de gemeente taken verricht onderwerp kunnen zijn van onderzoek door de rekenkamer. De raad heeft de commissie voorgeschreven om de werkzaamheden en vergaderingen vast te leggen in een Reglement van Orde. De rekenkamercommissie van de gemeente Katwijk heeft ervoor gekozen om dit te splitsen in twee afzonderlijke documenten. Het Reglement van Orde bevat allerlei voorschriften om de vergaderingen goed te laten verlopen. De werkzaamheden van de commissie, en dan vooral in relatie tot de uit te voeren onderzoeken, zijn opgenomen in deze Nota van Werkwijze. Hierin wordt op de volgende aspecten van het rekenkamerwerk ingegaan: De doelstelling van de rekenkamercommissie Het onderzoeksprogramma De criteria om te komen tot een selectie van onderzoeksonderwerpen Een beschrijving van het onderzoek van begin tot eind. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 2
Het is heel goed denkbaar dat het inzicht in wat een goede en praktische manier van onderzoeken is door opgedane ervaring en kennis wijzigt. Als het nodig is zal de Nota van Werkwijze worden aangepast. * * DOELSTELLING VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE Het motto dat de rekenkamercommissie heeft gekozen is: Elk oordeel heeft zijn voordeel. De rekenkamercommissie wil namelijk de opdracht die het gekregen heeft van de gemeenteraad om onderzoeken uit te voeren niet alleen serieus oppakken, maar vindt het vooral van belang dat de onderzoeken een meerwaarde hebben voor de controlerende rol van de raad. De commissie streeft ernaar dat met de onderzoeksresultaten meer inzicht wordt verkregen in het besturen van de gemeente, en dat van daaruit leerprocessen worden opgestart die leiden tot verbeteringen. Uiteindelijk is dat het doel waarvoor de rekenkamercommissie zich wil inspannen: een verbetering van het gemeentebestuur. Aan het motto Elk oordeel heeft zijn voordeel kan een zeker bestaansrecht worden ontleend. De achterliggende gedachte is namelijk dat elk onderzoek nieuwe inzichten oplevert, waarmee het gemeentebestuur vervolgens zijn voordeel kan doen. In de huidige duale verhoudingen is de gemeenteraad het orgaan dat de kaders voor het beleid stelt. Vervolgens is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de uitvoering van het vastgestelde beleid, waarover uiteindelijk verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. Het onderzoek door de rekenkamercommissie is bedoeld om deze laatste controlerende rol van de raad te versterken. Wat dat betreft sluit het werk van de rekenkamer heel goed aan bij de taken van de raad. Vanuit de controlerende rol van de raad wordt informatie verkregen die vervolgens gebruikt kan worden bij de kaderstelling door de gemeenteraad. De onderzoeken door de rekenkamercommissie richten zich op 3 belangrijke aspecten van het handelen van de gemeente, namelijk de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Doeltreffendheid Het begrip doeltreffendheid geeft de relatie weer tussen wat de gemeente doet en wat daar uiteindelijk het effect van is. Zowel de gemeenteraad als het college stellen in ettelijke beleidsplannen de doelstellingen vast voor een scala aan beleidsterreinen, zoals Wonen, Veiligheid, Milieu, Zorg, Welzijn, Groen, Toerisme en Economie. Voor al deze beleidsterreinen heeft de gemeenteraad aangegeven wat de Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 3
gewenste maatschappelijke effecten van het beleid zijn, door een uitspraak te doen over wat het voor de gemeente en zijn inwoners wenst te bereiken. In onderzoeken door de rekenkamercommissie naar de doeltreffendheid van beleid wordt gekeken in hoeverre het beleid geslaagd is in die opzet. Doelmatigheid De middelen die de gemeenteraad tot haar beschikking heeft om de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken zijn natuurlijk niet onbeperkt. Jaarlijks betalen burgers en bedrijven hun aanslagen van de gemeentebelastingen. Het is dan ook niet meer dan logisch om als gemeente zo efficiënt mogelijk met dat belastinggeld om te gaan. Het begrip doelmatigheid wordt gebruikt om de relatie aan te geven tussen hetgeen de gemeente doet en wat dat aan middelen kost. Doelmatigheid is iets anders dan zuinigheid. Het gaat er niet om als gemeente zo weinig mogelijk uit te geven. Het gaat erom het goede voor de samenleving te doen tegen zo laag mogelijke kosten. Onderzoeken van de rekenkamer zijn bedoeld om zichtbaar te maken of dat ook werkelijk gebeurt. Rechtmatigheid Tot slot doet de rekenkamer ook onderzoeken naar de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen. Daarbij gaat het erom dat de besluitvorming van de gemeente volgens de regels plaatsvindt. Dat kan zowel gaan om landelijke wetgeving maar ook om de eigen verordeningen en beleidsregels. Een onderzoek door de rekenkamercommissie mag geen controle van de jaarrekening bevatten, zoals de accountant deze uitvoert. Jaarlijks onderzoekt de accountant de rechtmatigheid en getrouwheid van het financieel beheer. Het is heel goed mogelijk dat de rekenkamercommissie meerdere aspecten van het gemeentebestuur onderzoekt. Het is heel goed om te weten of een bepaald beleid doelmatig wordt uitgevoerd, maar zonder de wetenschap of dat beleid ook de gewenste maatschappelijke effecten oplevert zegt dat niet zoveel. Vaak geeft een onderzoek naar zowel de doelmatigheid als doeltreffendheid van het gevoerde bestuur veel meer bruikbare informatie. Het is niet alleen dat de gemeenteraad vanuit de wettelijke taak die het heeft graag wil weten hoe doelmatig, doeltreffend en rechtmatig de gemeente opereert. Het handelen naar deze maatstaven bepaalt ook in belangrijke mate het vertrouwen dat de burger in de overheid heeft. De rekenkamercommissie vindt daarom ook de communicatie naar de inwoners van Katwijk heel belangrijk, zodat ook zij kennis kunnen nemen van het onderzoek naar het bestuur van hun gemeente. * * Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 4
HET ONDERZOEKSPROGRAMMA De rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie die onderzoeken uitvoert ten behoeve van de gemeenteraad. Die onafhankelijkheid uit zich onder meer doordat de leden van de rekenkamercommissie geen raadslid of inwoner van de gemeente Katwijk zijn. De onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie betekent concreet dat zij zelf kan bepalen welke onderwerpen onderzocht gaan worden. Jaarlijks stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksprogramma vast waarin zij bekend maakt op welke onderwerpen het komende jaar een rekenkameronderzoek zal worden uitgevoerd. Het onderzoeksprogramma komt tot stand op basis van impulsen vanuit de samenleving, de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de directie en de ondernemingsraad van de gemeente en vanuit de accountant, die de controle van de jaarrekening uitvoert. Daarnaast levert de rekenkamercommissie ook zelf onderwerpen aan. Juist door de veelheid aan ingangen is het goed denkbaar dat het overzicht van mogelijke onderzoeksonderwerpen in het onderzoeksprogramma veel meer onderwerpen zal bevatten dan de rekenkamercommissie qua begeleiding en budget aan kan. De aangeleverde onderzoeksonderwerpen zullen daarom door de rekenkamercommissie worden getoetst aan een aantal selectiecriteria, om te bepalen of zij voor onderzoek in aanmerking komen. De rekenkamercommissie zal uit de onderwerpen die geschikt zijn voor een rekenkameronderzoek een keuze maken. Daarbij is de intentie om jaarlijks 2 of 3 onderzoeken uit te voeren. In verband met de activiteiten om de rekenkamercommissie op te starten is de verwachting dat die intentie het eerste jaar niet waargemaakt kan worden. Ook het gegeven dat het ene onderzoek omvangrijker is dan het andere, kan het aantal onderzoeken per jaar beïnvloeden. Er wordt naar gestreefd om jaarlijks in oktober, voorafgaand aan de behandeling van de begroting door de gemeenteraad, het onderzoeksprogramma vast te stellen voor het komende kalenderjaar. Het onderzoeksprogramma wordt vervolgens ter kennis aangeboden aan de gemeenteraad en het college. * * Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 5
DE SELECTIECRITERIA Om een keuze te kunnen maken uit alle aanwezige onderzoeksonderwerpen is een lijst met selectiecriteria opgesteld. Op basis van deze criteria komt een lijst van geschikte onderzoeksonderwerpen tot stand. De criteria maken het soms nodig om onderwerpen wat concreter te benoemen. Het moet wel mogelijk blijven om binnen een bepaalde tijd, met een bepaald budget een onderzoek te kunnen doen. Het zal niet altijd mogelijk zijn voor een onderzoeksonderwerp om op elk criterium te scoren. Het formuleren van selectiecriteria maakt het de rekenkamercommissie wel mogelijk om een zorgvuldige afweging te maken bij de keuze van een onderzoeksonderwerp. 1 Maatschappelijk belang Het onderzoeksonderwerp kan betrekking hebben op een zaak die de samenleving als geheel sterk raakt of belangen raakt van omvangrijke of bepaalde doelgroepen. De rekenkamercommissie richt zich op drie aspecten waar de gemeente zich in het gevoerde bestuur door laat leiden, de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Afhankelijk van het onderwerp kan een onderzoek ook een combinatie van deze drie aspecten bevatten. 2 Bruikbaarheid aanbevelingen / resultaten Het uiteindelijke onderzoeksrapport heeft een toegevoegde waarde. Dat betekent dat het onderzoek toegankelijke, bondige en actuele informatie oplevert waarover de gemeente in die vorm nog niet beschikt. De aanbevelingen kunnen tot verbeteringen leiden in het handelen van de gemeente. Aangezien de rekenkamercommissie rapporteert aan de gemeenteraad, zijn de aanbevelingen gericht op de bevoegdheden en de mogelijkheden die de raad heeft. Dat houdt in dat de aanbevelingen aansluiten bij de kaderstellende en controlerende rol die de raad in het duale stelsel heeft. Daarbij wordt duidelijk gemaakt op welke punten en van wie actie wordt verwacht. 3 Toekomstgericht De rekenkamercommissie wil met haar onderzoeken de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur zichtbaar maken. Samen met de praktische aanbevelingen zal de informatie die uit het onderzoek naar voren komt leiden tot leerprocessen en vervolgens tot verbeterprocessen. De doelstellingen van deze verbeteringen zijn erop gericht de gemeente Katwijk te laten functioneren in overeenstemming met wat de burgers van hun gemeente mogen verwachten, namelijk een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig opererende overheid. Onderzoeken die geen Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 6
meerwaarde hebben voor de toekomst maar waarbij alleen achterom wordt gekeken, maken weinig kans door de rekenkamercommissie te zullen worden uitgevoerd. 4 Financieel substantieel belang Een onderzoek van de rekenkamercommissie kan een onderwerp betreffen waar behoorlijke bedragen mee gemoeid zijn. Dat kan zijn omdat de gemeente veel geld uitgeeft om een bepaalde problematiek aan te pakken, maar het kan ook te maken hebben met grote financiële risico s die de gemeente loopt bij bepaalde projecten. 5 Spreiding over de organisatie Er wordt gestreefd naar variatie in de onderwerpen van opeenvolgende onderzoeken. Door de aandacht van de rekenkamercommissie te spreiden over beleidsterreinen wordt voorkomen dat bepaalde afdelingen teveel belast worden door het controlerende werk van de rekenkamercommissie. 6 Geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid De gemeente legt in beleidsplannen de doelstellingen voor het betreffende beleidsterrein vast. Bepaald wordt wat de maatschappelijk beoogde effecten zijn en wat het de gemeente mag kosten om dat voor elkaar te krijgen. De wijze waarop de uitvoering plaatsvindt, die moet leiden tot de beoogde effecten, kan heel verschillend zijn. Lang niet altijd is de gemeente de enige partij die met de uitvoering van het beleid gemoeid is. Het is zelfs mogelijk dat de uitvoering volledig bij andere partijen ligt. Het risico daarvan is dat er door andere organen beslissingen worden genomen die ingaan tegen het beleid dat de gemeenteraad heeft vastgesteld. Het onderzoek kan betrekking hebben op beleidsonderwerpen waar de beinvloedingsmogelijkheden voor de gemeente beperkt zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer er een zekere afstand tot de besluitvorming bestaat, zoals bij gemeenschappelijke regelingen of bij het onderbrengen van de uitvoering van beleid bij andere partijen. Niet alleen speelt afstand mee als beperkende factor. Ook het feit dat de gemeente het niet altijd als enige voor het zeggen heeft, beperkt de gemeente in de mogelijkheden om het beleid te sturen in de gewenste richting. Ook buiten de gemeenschappelijke regelingen komt het voor dat de beleidsvorming gezamenlijk met andere partijen plaatsvindt. Dit kenmerkt zich vaak door de noodzaak tot het vastleggen van afspraken in overeenkomsten en convenanten. De directe beïnvloeding door de gemeente op het beleidsterrein is door bovenstaande aspecten van het gemeentebestuur kleiner dan in het geval de gemeente zelfstandig het beleid vormgeeft en uitvoert. De gemeenteraad zal de grip echter op alle besluitvorming willen vasthouden. De rekenkamercommissie onderzoekt of de raad daar voldoende mogelijkheden voor heeft. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 7
7 Relatie met andere onderzoeken Niet alleen de rekenkamercommissie voert onderzoeken uit naar het functioneren van de gemeente. Het college is op grond van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Katwijk, die is vastgesteld op grond van artikel 213a van de Gemeentewet, gebonden aan het jaarlijks uitvoeren van onderzoeken. De accountant controleert de jaarrekening van de gemeente op het aspect rechtmatigheid. Daarnaast heeft de enige afnemer van onderzoeken van de rekenkamercommissie, de gemeenteraad, ook zelf de nodige wettelijke onderzoeksmogelijkheden tot zijn beschikking, zolas het raadsonderzoek en de raadsenquête. Onderwerpen die recentelijk al door gemeenteraad, college of accountant zijn onderzocht, of waarvan bekend is dat die onderzocht gaan worden, zullen in beginsel niet betrokken worden in een onderzoek door de rekenkamercommissie. 8 Relatie tussen inspanning en resultaat Het is van belang dat de resultaten van het onderzoek in verhouding staan tot de inspanning die met een onderzoek geleverd wordt, zowel financieel als qua tijdsbeslag. Het is er de rekenkamercommissie veel aan gelegen dat de resultaten van het onderzoek tot concrete en praktische aanbevelingen leiden die een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van het gemeentelijk functioneren. Wanneer er geen praktische aanbevelingen gedaan kunnen worden is het zonde van de inzet van mensen en middelen om een groot en diepgaand onderzoek uit te voeren als er geen praktische aanbevelingen gedaan kunnen worden. * * HET ONDERZOEK Nadat de commissie aan de hand van de selectiecriteria heeft bepaald welke onderwerpen in onderzoek worden genomen, kan met de voorbereiding van de onderzoeken worden begonnen. Het is belangrijk dat de gevolgde werkwijze van de rekenkamercommissie aan een aantal kwaliteitseisen voldoet. Uiteindelijk zal het rapport van de rekenkamercommissie namelijk een punt van discussie zijn tussen gemeenteraad en college en dan is het niet de bedoeling dat twijfels over de kwaliteit van de bevindingen de discussie bepalen. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 8
De volgende kwaliteitseisen worden apart benoemd: De feiten moeten zorgvuldig worden verzameld en worden weergegeven De feiten moeten objectief en gedegen worden geanalyseerd De feiten moeten beoordeeld worden aan de hand van een expliciet normenkader. Zorgvuldigheid, objectiviteit, en een transparante oordeelsvorming staan bij het uitvoeren van het onderzoek voorop. Juist vanwege deze eisen aan de kwaliteit is het zaak dat de rekenkamercommissie over de relevante informatie beschikt voor het voeren van een onderzoek. De medewerking van de ambtelijke organisatie is daarbij noodzakelijk. In de verordening heeft de gemeenteraad daarom geregeld dat de commissie bevoegd is om alle documenten die het gemeentebestuur in bezit heeft te onderzoeken. Daarnaast verplicht de verordening om alle leden van het gemeentebestuur, dus zowel de gemeenteraad als het college, en de ambtenaren om gevraagde inlichtingen aan de rekenkamercommissie te verstrekken. Voor alle informatie, en dus ook de vertrouwelijke, geldt dat de rekenkamercommissie daar heel zorgvuldig mee omgaat. Zeker bij zeer complexe onderwerpen zal de rekenkamercommissie ervoor kiezen om de hulp in te roepen van een sleutelfiguur uit de ambtelijke organisatie die de rekenkamercommissie bij de inventarisatie van alle aanwezige informatie kan bijstaan. Hoewel de gemeenteraad het verstrekken van informatie uit oogpunt van zekerheid heeft vastgelegd in de verordening, benadrukt de rekenkamercommissie dat juist de coöperatieve insteek van rekenkamercommissie en ambtelijke organisatie bijdraagt tot goede onderzoeksresultaten. En die zijn in ieders belang. Hieronder staat de werkwijze beschreven die de rekenkamercommissie bij het uitvoeren van de onderzoeken wenst te volgen. Op die manier wordt bijgedragen aan het waarborgen van de kwaliteitseisen. 1 Onderzoeksopzet Doelstelling van het onderzoek. Als eerste stap wordt door de rekenkamercommissie de doelstelling van het onderzoek geformuleerd. De doelstelling van het onderzoek dient aan te sluiten bij de taken die de verordening voor de rekenkamercommissie heeft benoemd, namelijk het onderzoeken van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. In de doelstelling van het onderzoek moet daarom heel duidelijk aangegeven worden welke van deze drie aspecten onderzocht wordt. Afhankelijk van de beschikbare tijd, complexiteit van het onderwerp en gewenste uitkomsten kan ook een combinatie van deze aspecten worden onderzocht. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 9
Daarnaast dient de doelstelling van het onderzoek aan te geven wat de rekenkamercommissie met het onderzoek wenst te bereiken. Dit kan variëren van het zichtbaar maken van bepaalde processen tot het doen van praktische aanbevelingen om verbeteringen te stimuleren. Hoe diep een onderzoek ook ingaat op het onderwerp, het onderzoeksrapport zal in ieder geval een oordeel van de rekenkamercommissie bevatten over het gevoerde bestuur. Inventariseren van informatie De commissie vraagt bij de gemeentelijke organisatie eerst alle dossiers en relevante informatie op die er over het onderzoeksonderwerp aanwezig zijn. Eerst moet die grote hoeveelheid aan informatie geïnventariseerd worden, zodat daaruit de voor het onderzoek relevante informatie gedestilleerd kan worden. Normenkader Het is van belang om alle regels die van toepassing zijn op het onderzochte beleidsterrein te inventariseren. Deze regels stellen namelijk in belangrijke mate voorwaarden aan het functioneren van de gemeente. Zeker wanneer de rekenkamercommissie een oordeel gaat vellen over het gevoerde bestuur, is het zaak goed kennis te hebben van die voorwaarden. Het kan daarbij gaan om wet- en regelgeving, vastgesteld door andere overheden, zoals het rijk en de provincie. Het betreft ook regels en afspraken die door de gemeente zelf zijn opgesteld, zoals in beleidsplannen, begrotingen, raads- en collegebesluiten en werkprocesbeschrijvingen. Onderzoeksvraag en deelvragen Aan de hand van de doelstelling van het onderzoek wordt een onderzoeksvraag geformuleerd. Dit moet ervoor zorgen dat het onderwerp van het onderzoek verder wordt afgebakend. Duidelijk moet worden welke zaken wel en welke zaken niet onderzocht worden, hoe diep het onderzoek gaat en binnen welke termijn het onderzoek moet zijn afgerond. Het antwoord dat uiteindelijk op de onderzoeksvraag gegeven wordt, moet het mogelijk maken te voldoen aan de doelstelling van het onderzoek, die de rekenkamercommissie geformuleerd heeft. Nadat de rekenkamercommissie een onderzoeksopzet heeft vastgesteld wordt deze aan de gemeenteraad gestuurd, zodat deze hiervan kennis kan nemen. 2 Plan van Aanpak Aan de hand van de onderzoeksopzet worden in een plan van aanpak afspraken vastgelegd over de planning voor het onderzoek, over de onderlinge taakverdeling binnen de commissie, over de wijze waarop de opdracht aan onderzoeksbureaus wordt aanbesteed, het inbouwen van toetsmomenten voor Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 10
de commissie en de rapportering van het onderzoeksbureau. Tot slot wordt in het plan van aanpak ook vastgelegd hoe de communicatie richting gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en pers eruit moet gaan zien. Naar aanleiding van de planning kan het nodig zijn om extra vergaderdata vast te leggen voor bijvoorbeeld het bespreken van tussenrapportages. De noodzaak hiertoe is afhankelijk van de reikwijdte en complexiteit van het onderzoek. 3 Selectie Onderzoeksbureau Het onderzoek wordt in beginsel uitbesteed aan een onderzoeksbureau. Het selecteren van een bureau vindt plaats volgens het aanbestedingsbeleid van de gemeente Katwijk. Dat houdt in dat er meerdere bureaus geselecteerd worden om een offerte uit te brengen. De uitgangspunten voor de offertes zijn de onderzoeksopzet en het plan van aanpak die de rekenkamercommissie heeft vastgesteld. De rekenkamercommissie houdt echter ook de mogelijkheid open om een aparte offerte aan te vragen voor het opstellen van de onderzoeksopzet en het plan van aanpak. Zeker bij complexe vraagstukken is ondersteuning bij het afbakenen van het onderzoeksgebied en het exact formuleren van de onderzoeksvraag en deelvragen gewenst. Aan de hand van de offertes maakt de commissie een keuze uit de bureaus en worden gesprekken belegd. Het onderzoek zal worden uitgevoerd door het bureau dat, binnen de financiële randvoorwaarden, de opdracht volgens de rekenkamercommissie het best kan uitvoeren. 4 Interne communicatie Wanneer duidelijk is welk onderwerp op welke wijze onderzocht gaat worden, is het van belang om het college en de ambtelijke organisatie te informeren. Omdat voor alle partijen duidelijk moet zijn hoe het onderzoek uitgevoerd gaat worden, zal de rekenkamercommissie haar aanpak en werkwijze eerst schriftelijk bevestigen aan het bestuur. De rekenkamercommissie kan er vervolgens voor kiezen om in een gesprek met college en vertegenwoordigers van de organisatie een nadere toelichting te geven over de keuze van het onderwerp en de verwachte werkwijze en planning van het onderzoek. Deze informatie kan de ambtelijke organisatie gebruiken bij het bepalen van het tijdsbeslag dat daardoor wordt gelegd op dat deel van de organisatie dat betrokken zal worden bij het onderzoek. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 11
5 Externe communicatie Tijdens het onderzoek wordt in beginsel uitsluitend binnen de rekenkamercommissie gecommuniceerd en gerapporteerd. Wanneer het onderzoek een heel lange doorlooptijd heeft, kan het verstandig zijn om al tijdens het onderzoek over de voortgang te rapporteren aan de gemeenteraad. Door de rekenkamercommissie wordt bij het opstellen van het plan van aanpak zo goed mogelijk vastgelegd op welke momenten wordt gerapporteerd en wat de betreffende rapportage zal inhouden. Op die manier zullen de verwachtingen niet uiteen gaan lopen. 6 Hoor en wederhoor Het is zeer belangrijk om in een zorgvuldig proces te komen tot de onderzoekresultaten. Wat is de waarde van de resultaten en de aanbevelingen als de gepresenteerde feiten niet blijken te kloppen? Het is daarom goed dat de bij het onderzoek betrokken partijen in de gelegenheid worden gesteld om op het concept onderzoeksrapport te reageren. Het gaat daarbij om degenen wiens taak voorwerp van onderzoek is geweest. Het is de bedoeling dat het rapport wordt gecontroleerd op volledigheid en feitelijke onjuistheden, zodat relevante zaken kunnen worden aangevuld en fouten gecorrigeerd. De betrokkenen krijgen twee weken de tijd hun zienswijze op (relevante onderdelen van) het conceptrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Op grond hiervan zal de rekenkamercommissie de gepresenteerde feiten controleren en deze waar nodig aanpassen. Hierdoor wordt voorkomen dat tijdens de behandeling van het onderzoeksrapport discussie kan ontstaan over de juistheid van de feiten. Nu de rekenkamercommissie zich door het ambtelijk wederhoor bevestigd ziet wat de feiten zijn, kan zij de conclusies van het onderzoek en de daaruit volgende aanbevelingen gaan formuleren. Het hierop volgende bestuurlijk wederhoor is bedoeld om het college de gelegenheid te geven te reageren op de bevindingen, conclusies en aanbevelingen van het onderzoeksrapport. Ook het college krijgt twee weken de tijd om de reactie ter kennis van de rekenkamercommissie te brengen. De reactie van het college wordt als aparte bijlage opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport dat uiteindelijk zal worden aangeboden aan de gemeenteraad. Op deze manier is het voor de gemeenteraad direct duidelijk hoe de bestuurlijk verantwoordelijke(n) aankijken tegen de gepresenteerde conclusies en aanbevelingen. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 12
7 Vaststelling van het rapport door de rekenkamercommissie Nadat de betrokkenen de gelegenheid hebben gehad om feitelijke onjuistheden te corrigeren of aanvullingen te geven, zal de rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen toevoegen aan het onderzoeksrapport en deze in zijn geheel definitief vaststellen. Daarmee is het onderzoek afgerond. Na vaststelling wordt het definitieve rapport zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden. Tegelijkertijd wordt een afschrift gestuurd aan het college en aan de betrokkenen. 8 Presentatie definitief rapport Op het moment dat het rapport aan de raad wordt aangeboden is het openbaar. Afhankelijk van het moment waarop het rapport vrij kan worden gegeven en de inhoud van het rapport zal de rekenkamercommissie een keuze maken over de wijze waarop het rapport kenbaar maakt aan het publiek. Daar worden tijdig duidelijke afspraken over gemaakt. De rekenkamercommissie kan kiezen voor het versturen van een persbericht, het informeren via de gemeentelijke op de website, het houden van een persconferentie of het houden van interviews voor kranten of de lokale televisie. Achterliggende gedachte hiervan is dat vragen die leven naar aanleiding van het uitgebrachte rapport toegelicht kunnen worden. 9 Behandeling door de gemeenteraad Nadat de commissie het rapport aan de gemeenteraad heeft aangeboden zal dit in de meeste gevallen leiden tot een bespreking in een vergadering van de raadscommissie die het betreffende onderwerp tot haar werkterrein heeft. In een dergelijke bespreking zal de raadscommissie overleg voeren met de verantwoordelijke wethouder of het voltallige college. Uiteraard zijn de voorzitter en leden van de commissie bereid om tijdens de behandeling van het onderzoeksrapport aanwezig te zijn om de onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen nader toe te lichten. Het vooraf vaststellen van een werkwijze, zoals deze hierboven geformuleerd staat, moet er voor zorgen dat de discussies tussen raad en college uitsluitend gaan over de bevindingen, conclusies en aanbevelingen van het door de rekenkamercommissie gevoerde onderzoek. De rekenkamercommissie meent dat de meerwaarde voor haar onderzoeken alleen kan ontstaan wanneer de discussie tussen raad en college zich toespitst op de conclusies en aanbevelingen en niet over de gevolgde procedure gaan. Nota van Werkwijze rekenkamercommissie Katwijk 13