gemeente DEN HAAG Dienst Stedelijke Ontwikkeling 20-12-2011 Procesbeschrijving procedure geluid vanaf 1 januari 2012 Vanwege het feit dat een bijdrage voor geluidsanering niet meer in de vorm van subsidie mag worden verstrekt maakt dat er het een en ander verandert in de procedure die werd gehanteerd voor geluidsprojecten. Op basis van de nieuwe werkwijze voor geluidsanering wordt hieronder het nieuwe proces beschreven. Dit proces wordt tevens schematisch weergegeven in het navolgende stroomschema. Voor de werkwijze wordt voor zowel de projectmatige aanpak (initiatief vanuit de gemeente) als voor de individuele eigenaar (initiatief bij de eigenaar) in principe bijna de zelfde procedure toegepast. Beschrijving bij stroomschema s: De onderstaande beschrijving is geënt op de projectmatige aanpak met het initiatief bij de gemeente. Omvang project vaststellen: Allereerst wordt, door de gemeente, de omvang van het project vastgesteld, wat inhoudt dat er jaarlijks 100 woningen gesaneerd kunnen worden. Op basis van de gevelbelasting (hoogste het eerst) en het aansluitend kunnen saneren van gevelwanden wordt de prioriteit van een project vastgesteld. Aan de hand van de A-lijst worden de woningen geselecteerd en ter plaatse gecontroleerd. Aansluitend wordt een adressenbestand opgemaakt dat voor de verzending van brieven gebruikt wordt. Vaststellen geluidbelasting: Omdat de gegevens van de geluidbelasting dateren uit 1986 (vaststelling van de A-lijst) wordt voor de betreffende adressen de nieuwe geluidbelasting opgevraagd bij DSB/Ingenieursbureau. De geluidbelasting wordt vastgesteld als de toekomstwaarde over 10 jaar. A-lijst updaten: Met deze nieuwe waarden wordt een update gemaakt van de A-lijst. De lijst wordt op internet geplaatst om te kunnen gebruiken voor het vaststellen van de geluidwerende voorzieningen. Informatie over sanering aan eigenaren en huurders (brief 1 en 2): Een eerste informatiebrief over de sanering wordt verstuurd aan eigenaren en huurders (zie bijlage brief 1 en 2). Als bijlage is bij de brief voor de eigenaren een verklaring toegevoegd. De bijlage bij de huurdersbrief is om na te gaan of aan de juiste persoon de eigenarenbrief is verzonden. Mocht dit niet kloppen dan kan de huurder dit kenbaar maken.
Dossiervorming: Er wordt een dossier aangemaakt waarin de uitgaande brieven en de reacties van eigenaren worden geregistreerd. Ook worden deze gegevens opgenomen in een Excel-bestand waarin de voortgang wordt bewaakt. Daarnaast wordt er gekeken of de gegevens van eigenaren en huurders juist zijn. Verklaring eigenaar bijlage bij brief 1: In de verklaring kan de eigenaar aangeven of hij/zij geïnteresseerd is in geluidwerende voorzieningen. Deze kan wel of niet door de eigenaar worden ondertekend. Hiermee geeft deze aan wel of niet mee te willen werken aan de sanering van de woning. Deze verklaring vormt een onderdeel van het dossier. Verklaring ontvangen/reactie negatief/reactie positief: De eigenaar geeft in de verklaring aan wel of niet geïnteresseerd te zijn en wel of niet mee te willen werken aan de geluidsanering. De verklaring wordt onderdeel van het dossier. Verklaring niet ontvangen (brief 3): De eigenaar ondertekent de verklaring niet binnen de gestelde termijn. Er volgt een tweede brief waarin over de mogelijkheid tot sanering van de woning nogmaals wordt geïnformeerd. Verklaring niet ontvangen/ AWB brief geen info meer (brief 4): Indien naar aanleiding van brief 2 de eigenaar nog niet zijn interesse heeft getoond, zal er van de gemeente een brief (4) uitgaan waarin is vermeld dat de eigenaar geen interesse heeft getoond. In het vervolg zal er geen verdere informatie meer worden verstrekt en de woning komt niet meer in aanmerking voor maatregelen. Verklaring ontvangen/ reactie negatief/awb brief geen info meer (brief 5): De eigenaar heeft de verklaring, bijlage bij l e brief, retour gezonden en aangegeven niet geïnteresseerd te zijn in de ingreep of naar aanleiding van brief 2 alsnog aangegeven niet geïnteresseerd te zijn (reactie negatief), zal er van de gemeente een brief (5) uitgaan waarin is vermeld dat de eigenaar aangeeft geen interesse te hebben. In het vervolg zal er geen verdere informatie meer worden verstrekt en de woning komt niet meer in aanmerking voor maatregelen. De onderstaande beschrijving is op de individuele aanpak van toepassing. Eigenaar heeft interesse in gevelsanering Als een eigenaar zelf het initiatief wil nemen om zijn woning te voorzien van geluidwerende voorzieningen dan kan hij/zij op internet op de site www.denhaag.nl nagaan of de woning in aanmerking komt. Als in het verleden een aanbieding is geweigerd wordt dit aangegeven en komt de woning niet meer in aanmerking voor maatregelen. Verzoek aan gemeente Als blijkt dat de woning op de A-lijst voorkomt en er nog geen voorzieningen zijn aangebracht dan kan de eigenaar een verzoek indienen om in aanmerking te komen voor geluidwerende voorzieningen. Voor het verzoek is op internet een formulier beschikbaar.
Planning gemeente De gemeente beoordeelt of de woning kan worden opgenomen in de planning voor opname en uitvoering. Als maatstaf geldt de budgetruimte van het betreffende jaar. Budgetruimte Als er voldoende budget aanwezig is, wordt de woning in de planning opgenomen. Is er geen budgetruimte dan zal de woning moeten doorschuiven naar het volgende jaar. Informeren eigenaar De eigenaar wordt op de hoogte gesteld van het besluit van de gemeente. De onderstaande beschrijving is zowel voor de projectmatige- als individuele aanpak van toepassing. Reactie positief/ project opnemen en uitwerken door architect: Woningen van eigenaren die de verklaring positief hebben ondertekend worden in het project opgenomen. De architect werkt het project verder uit en verricht per type woning steekproefsgewijs opnames van de woningen om de geluidsbelasting in de woningen vast te stellen. De gegevens van de woning worden ingevoerd in de Matrix om het pakket van maatregelen vast te kunnen stellen dat nodig is om de binnenwaarde in de woning tot onder 38 db te laten zakken. Woning voldoet 43 db/awb brief naar eigenaar (brief 6): Als uit de opname en de berekeningen blijkt dat de binnenwaarde in de woning < 43 db is dan hoeven er geen geluidwerende maatregelen getroffen te worden; de binnenwaarde is goed. De eigenaar wordt hierover schriftelijk geïnformeerd. Woning voldoet niet: Als uit de opname en berekeningen blijkt dat de binnenwaarde in de woning > 43 db dan zullen er geluidwerende maatregelen getroffen moeten worden. Plan van aanpak opstellen door de architect: Met gebruikmaking van het standaardbestek en de tekeningen wordt gericht op het werk, door de architect, een plan ontwikkeld. Prijsvorming architect/aannemer: Op basis van de werkzaamheden die in het project worden uitgevoerd, wordt door tussenkomst van I&A (inkoop en aanbestedingen) van DSB (Dienst Stadsbeheer) een aanbesteding uitgeschreven tussen vooraf geselecteerde aannemers. De laagste inschrijver zal, als hij heeft voldaan aan de voorwaarden van de aanbesteding, opdracht krijgen voor het uitvoeren van het project. Ook kunnen de individuele woningen op basis van de aanbestedingsnormen aan de betreffende aannemer worden gegund. Als een vervolgproject wordt gerealiseerd die qua grootte binnen de aanbestedingsrichlijnen valt, kan aan de laagste inschrijver, op basis van de aanbestedingsnormen, om een prijs worden verzocht. Als dit niet aan de orde is volgt een aanbesteding via I&A.
Overeenkomst met eigenaar afsluiten (brief 7): Wanneer het maatregelenpakket bekend is en de prijsvorming is afgesloten, wordt er op basis hiervan een overeenkomst met de eigenaar afgesloten over de uit te voeren werkzaamheden. Wanneer blijkt dat er, in het project, geen achterstallig onderhoud aanwezig is dan kan het afsluiten van de overeenkomst ook plaatsvinden voor de prijsvorming. Opdragen door gemeente aan aannemer/uitvoeren: Na de aanbesteding en onderhandeling zal, door de gemeente, aan de aannemer het werk worden gegund. Het werk wordt vervolgens uitgevoerd waarbij de architect namens de gemeente de directie voert. De betalingen zullen in vastgestelde termijnen en na goedkeuring van de architect door DSO aan de aannemer worden uitbetaald. Opleveren DSO/architect Als het werk is uitgevoerd zal de architect uit naam van DSO het werk opleveren en controleren of de maatregelen zijn uitgevoerd conform bestek en tekeningen. Als er voor een woning geen meting wordt voorgesteld wordt de woning overdragen aan de eigenaren. Bij de overdracht zullen ook alle relevante stukken (garantieverklaringen en -bewijzen en gebruikers instructies) aan de eigenaar worden overhandigd. DSO zal steekproefsgewijs aanwezig zijn bij de opleveringen. Controle metingen: In een aantal woningen zal door de afdeling Bouwfysica van DSO controlemetingen worden verricht. Positief/negatief/herstel: Wanneer de metingen positief zijn wordt het project afgerond. Bij negatieve uitkomst zullen er herstelwerkzaamheden moeten worden verricht; beschadigingen of gebreken worden hersteld. Controle DSO/architect: Als uit de meting een negatief advies volgt, zal na herstel van de gebreken een tweede oplevering volgen. Deze wordt door de architect, namens DSO, uitgevoerd. Afronden (brief 8): Na oplevering met goed gevolg krijgen de eigenaren een brief waarin wordt vermeld dat de werkzaamheden afgerond zijn. De woning is gesaneerd. De aannemer kan zijn laatste termijn indienen en deze zal betaalbaar gesteld worden door DSO.
Begripsomschrijvingen: A-lijst: Een door VROM, in 2001, vastgestelde lijst met +/- 6000 woningen die voor sanering in aanmerking komen. Norm: Een in de wet vastgestelde norm waaraan het binnenniveau van een woning moet voldoen. db: Een meeteenheid waarin geluid wordt weergegeven. Om voor sanering in aanmerking te komen moet het binnenniveau > 43 db bedragen, na sanering moet het niveau zijn teruggebracht tot < 38 db. Matrix: Een rekenmodule die is in te vullen en die, als de woning niet voldoet aan de norm van 43 db, het aan te brengen maatregelenpakket berekent. Bijlagen: stroomschema 28-11-2011 brief 1: informatie aan eigenaren over de sanering met een verklaring brief 2: informatie aan huurders over de sanering brief 3: verzoek aan eigenaar om alsnog de verklaring op te sturen brief 4: AWB-brief geen info meer, woning gesaneerd brief 5: geen interesse, AWB-brief geen info meer, woning gesaneerd brief 6: woning voldoet aan de 43 db toets brief 7: overeenkomst met eigenaar over maatregelen brief 8: afronding, project afgesloten.