Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9 1000 Brussel Contactpersoon: Hilde Van dyck E-mail: subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be LEIDRAAD VOORT- GANGSRAPPORTAGE 2016 VERENIGINGEN INFORMATIE EN PARTICIPATIE 03.01.2017 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// www.cjsm.vlaanderen.be
INHOUD 1 Waarvoor dient deze leidraad?... 3 2 Identificatieformulier... 3 3 Aantonen van de gerealiseerde modules... 3 3.1 Module 1: Informeren van de jeugd in de vrije tijd 4 3.2 Module 2: Informeren van de jeugd buiten de vrije tijd of informeren over de jeugd of informeren over de rechten van het kind 5 3.3 Module 3: Aanmaken van informatieproducten voor of over de jeugd of over de rechten van het kind 7 3.4 Module 4: Vorming van jeugdwerkers of jeugdredacties 8 3.5 Module 5: Begeleiden van beleidsparticipatieprocessen 9 3.6 Module 6: Mediaproductie in de vrije tijd door en over de jeugd 10 3.7 Module 7: Beantwoorden van vragen van of over de jeugd of over de rechten van het kind 11 4 Werkingsverslag: aantonen vd voorwaarden uit de subsidieovereenkomst 2014-2017... 11 4.1 Nieuw sjabloon 11 4.2 Waarover rapporteren? 12 4.3 Hoe is de sjabloon opgebouwd? 12 4.3.1 Kolom A : nummering van strategische doelen, operationele doelen en indicatoren. 12 4.3.2 Kolom B : beschrijving van de strategische en operationele doelen en vooral van de indicatoren die in de subsidieovereenkomst zijn opgenomen 13 4.3.3 Kolom C : beschrijving van het eigenlijke resultaat dat je hebt geboekt in het jaar waarover je rapporteert13 4.3.4 Kolom D : het jaar waarin de indicator is behaald 14 4.3.5 Kolom E : de mate waarin de indicator is gerealiseerd 14 4.3.6 Kolom F : de reden voor het eventuele verschil tussen kolommen B en C 14 5 Financiële verslaggeving... 15 6 Nog vragen?... 15 www.cjsm.vlaanderen.be
1 WAARVOOR DIENT DEZE LEIDRAAD? Deze leidraad bevat richtlijnen over de opmaak en indiening van de voortgangsrapportage over 2016. De voortgangrapportage bestaat uit vier documenten: - een identificatieformulier - een verslag waarin de modules voor erkenning worden aangetoond - een werkingsverslag over de realisatie van de subsidieovereenkomst - een financieel verslag. Voor het verslag over de modules, het werkingsverslag en het financieel verslag stellen we een sjabloon in Excel ter beschikking. We lichten hieronder toe hoe u elk sjabloon moet gebruiken. Je vindt alle sjablonen op onze website: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_indiendata.aspx 2 IDENTIFICATIEFORMULIER In het identificatieformulier vult u algemene gegevens over uw vereniging en over het personeel van uw vereniging in. Het formulier moet worden ondertekend door minstens één lid van de raad van bestuur die daartoe gemachtigd is. 3 AANTONEN VAN DE GEREALISEERDE MODULES In dit onderdeel toont de organisatie aan dat ze voldoet aan de minimale subsidiërings- of erkenningsvoorwaarden die bepaald zijn in artikel 10 van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. Om als vereniging informatie en participatie te worden erkend, moet de vereniging zes modules realiseren. Als de vereniging kiest voor subsidiering, moet ze drie modules te realiseren. Die modules zijn: - Informeren van de jeugd in de vrije tijd - Informeren van de jeugd buiten de vrije tijd of informeren over de jeugd of informeren over de rechten van het kind - Aanmaken van informatieproducten voor of over de jeugd of over de rechten van het kind - Vorming van jeugdwerkers of jeugdredacties - Begeleiding van beleidsparticipatieprocessen - Mediaproductie in de vrije tijd door en over de jeugd - Beantwoorden van vragen van of over de jeugd of over de rechten van het kind. De vereniging kan jaarlijks kiezen welke modules worden ingebracht. Hieronder vindt u een overzicht met het maximale aantal in te brengen modules per soort. 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 3 van 15
1. Voor een erkenning (minstens 6 modules) maximumaantal verplicht te combineren met module 1 6 module 2 3 module 3 3 module 4 3 module 5 3 module 6 5 minstens 1 maal module 4 module 7 3 2. Voor een subsidiëring (minstens 3 modules) maximumaantal verplicht te combineren met module 1 3 module 2 2 module 3 2 module 4 2 module 5 2 module 6 2 minstens 1 maal module 4 module 7 2 3.1 MODULE 1: INFORMEREN VAN DE JEUGD IN DE VRIJE TIJD De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef schematisch per module de ingebrachte initiatieven weer aan de hand van tabellen volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in de Excelsjabloon ter beschikking stelt. Indien u deze module meerdere keren realiseert, dient u het schema te kopiëren en afzonderlijk per module in te vullen. Het decreet schrijft niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen. U kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimumnormen. pagina 4 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
Let op: wanneer u één keer deze module wil inbrengen, moet u bewijzen dat u deze hebt gerealiseerd door middel van minstens 10 initiatieven. Indien de module meerdere malen wordt gerealiseerd, dan wordt het aantal deelnemersuren in evenredige mate vermeerderd. Het minimumaantal initiatieven verhoogt niet. De spreiding over 10 gemeenten moet per keer dat u de module inbrengt, worden aangetoond. 3. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. Beschrijf de inhoud, het doel en het verloop (programma) van het initiatief (met duidelijke vermelding van begin- en einduur per dag); b. Indien er sprake is van een samenwerking tussen verenigingen die op basis van dit decreet werkingssubsidies ontvangen, bezorgt u de datum waarop de e-mail aan de afdeling Jeugd betreffende deze samenwerkingsovereenkomst werd verzonden. Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor de inhoud, het doel en het verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen. 3.2 MODULE 2: INFORMEREN VAN DE JEUGD BUITEN DE VRIJE TIJD OF INFORMEREN OVER DE JEUGD OF INFORMEREN OVER DE RECHTEN VAN HET KIND De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 5 van 15
2. Geef schematisch per module de ingebrachte initiatieven weer aan de hand van tabellen volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in de Excelsjabloon ter beschikking stelt. Indien u deze module meerdere keren realiseert, dient u het schema te kopiëren en afzonderlijk per module in te vullen. Het decreet schrijft niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen. U kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimumnormen. Let op: wanneer u één keer deze module wil inbrengen, moet u bewijzen dat u deze hebt gerealiseerd door middel van minstens 10 initiatieven. Indien de module meerdere malen wordt gerealiseerd, dan wordt het aantal deelnemersuren in evenredige mate vermeerderd. Het minimumaantal initiatieven verhoogt niet. De spreiding over 10 gemeenten moet per keer dat u de module inbrengt, worden aangetoond. 3. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. Beschrijf de inhoud, het doel en het verloop (programma) van het initiatief (met duidelijke vermelding van begin- en einduur per dag); b. Indien er sprake is van een samenwerking tussen verenigingen die op basis van dit decreet werkingssubsidies ontvangen, bezorgt u de datum waarop de e-mail aan de afdeling Jeugd betreffende deze samenwerkingsovereenkomst werd verzonden. Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor de inhoud, het doel en het verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen. pagina 6 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
3.3 MODULE 3: AANMAKEN VAN INFORMATIEPRODUCTEN VOOR OF OVER DE JEUGD OF OVER DE RECHTEN VAN HET KIND De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. bij up-to-date informatieproducten geeft u bij elk informatieproduct de volgende informatie door: titel; verantwoordelijke uitgever verschijningsdatum verschijningsvorm (publicatie, digitaal ) oplage verspreidingswijze (verkocht, op individuele aanvraag bezorgd, laten downloaden aantal verspreide exemplaren op bovenvermelde wijze. b. bij de nieuwe informatieproducten geeft u bij elk informatieproduct de volgende informatie door: titel verantwoordelijke uitgever verschijningsdatum verschijningsvorm (publicatie, digitaal ) oplage verspreidingswijze (verkocht, op individuele aanvraag bezorgd, laten downloaden) aantal verspreide exemplaren op bovenvermelde wijze Beschrijf het participatieproces bij de totstandkoming van het informatieproduct. Geef aan op welke wijze de doelgroep werd geconsulteerd, de data dat ze werden geconsulteerd, het aantal deelnemers en de beschrijving van de aangebrachte wijziging na hun inbreng. c. bij de gespecialiseerde databank of website: aantal paginaweergaves op jaarbasis; data waarop de databank of website is geactualiseerd en welke update de databank of website onderging; Bij de website geeft u aan waar het interactief gedeelte zit. Let op: een vereniging die deze module meerdere keren wil inbrengen, realiseert per keer dat ze de module inbrengt het aantal ter beschikking gestelde en nieuw gemaakte producten, het participatieproces, de productafnames en/of de paginaweergaves. 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 7 van 15
3.4 MODULE 4: VORMING VAN JEUGDWERKERS OF JEUGDREDACTIES De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef schematisch per module de ingebrachte initiatieven weer aan de hand van tabellen volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in de Excelsjabloon ter beschikking stelt. Indien u deze module meerdere keren realiseert, dient u het schema te kopiëren en afzonderlijk per module in te vullen. Het decreet schrijft niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen. U kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimumnormen. Let op: wanneer een vereniging deze module meerdere keren wil inbrengen, dan realiseert ze per keer dat ze de module inbrengt 75 vormingsuren met deelnemers uit tenminste 4 provincies. Het minimumaantal initiatieven vermeerdert niet a rato van het aantal gerealiseerde modules, maar blijft 10. 3. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. Beschrijf de inhoud, het doel en het verloop (programma) van het initiatief (met duidelijke vermelding van begin- en einduur per dag). pagina 8 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
b. Indien er sprake is van een samenwerking tussen vereniging die op basis van dit decreet werkingssubsidies ontvangen, bezorgt u de datum waarop de e-mail aan de afdeling Jeugd betreffende deze samenwerkingsovereenkomst werd verzonden. Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor de inhoud, het doel en het verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen. 3.5 MODULE 5: BEGELEIDEN VAN BELEIDSPARTICIPATIEPROCESSEN De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef schematisch per module de ingebrachte initiatieven weer aan de hand van tabellen volgens het model dat de afdeling Jeugd hiervoor in de Excelsjabloon ter beschikking stelt. Indien u deze module meerdere keren realiseert, dient u het schema te kopiëren en afzonderlijk per module in te vullen. Het decreet schrijft niet voor hoe u de initiatieven over de modules dient te verdelen. U kan dit bijgevolg vrij kiezen, op voorwaarde dat elke module voldoet aan de vereiste minimumnormen. Let op: als deze module verschillende keren wordt gerealiseerd, wordt het aantal initiatieven in evenredige mate vermeerderd. De provinciale spreiding wordt aangetoond per keer dat de module wordt gerealiseerd. 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 9 van 15
3. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. Beschrijf de inhoud, het doel en het verloop (programma) van het beleidsparticipatieproces (met duidelijke vermelding van begin- en einduur per dag). b. Indien er sprake is van een samenwerking tussen verenigingen die op basis van dit decreet werkingssubsidies ontvangen, bezorgt de datum waarop de e-mail aan de afdeling Jeugd betreffende deze samenwerkingsovereenkomst werd verzonden. Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor de inhoud en het doel naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen. 3.6 MODULE 6: MEDIAPRODUCTIE IN DE VRIJE TIJD DOOR EN OVER DE JEUGD De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef bijkomend uitleg per initiatief: a. Beschrijf welk onderdeel je vereniging heeft uitgevoerd (50 geschreven persteksten, 30 radioreportages of 15 audiovisuele reportages). b. Geef een lijst met de titels van de gerealiseerde persteksten of reportages c. Geef per perstekst of reportage: naam van de reporters gehanteerde verspreidingskanaal en bereik d. Geef een lijst van de jeugdredacties met telkens per samenkomst: plaats, datum, inhoud, aantal deelnemers en hun leeftijd, aantal begeleiders, duur van de activiteit. Bij gelijkaardige initiatieven mag u voor de inhoud, het doel en het verloop naar de omschrijving bij het eerste initiatief verwijzen. Let op: wanneer een vereniging deze module meerdere keren wil inbrengen, realiseert ze per keer het aantal vereiste mediaproducten. pagina 10 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
3.7 MODULE 7: BEANTWOORDEN VAN VRAGEN VAN OF OVER DE JEUGD OF OVER DE RECHTEN VAN HET KIND De voorwaarden waaraan deze module moet voldoen vindt u in de Leidraad voor het aantonen van de modules als vereniging informatie en participatie : http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indiendata.aspx 1. Geef aan hoeveel keer u deze module wenst in te brengen. 2. Geef bijkomende uitleg per initiatief: a. Geef aan hoeveel beantwoorde vragen u registreerde. b. Beschrijf de interne strategie voor kwaliteitsbewaking die je hanteert m.b.t. het beantwoorden van vragen. c. Beschrijf de methode die je in 2013 hebt gebruikt om de bekendmaking van jouw aanbod als adviesverlener aan jongeren en het ruimte publiek uit te voeren. Let op: wanneer een vereniging deze module meerdere keren wil inbrengen, realiseert ze per keer dat ze de module inbrengt 1.250 beantwoorde vragen van of over de jeugd of over de rechten van het kind. 4 WERKINGSVERSLAG: AANTONEN VAN DE VOOR- WAARDEN UIT DE SUBSIDIEOVEREENKOMST 2014-2017 4.1 NIEUW SJABLOON Vanaf de voortgangsrapportage over 2016 stellen we aan alle verenigingen eenzelfde sjabloon ter beschikking voor de opmaak van het werkingsverslag, met name een sjabloon in Excel. We lichten hieronder toe hoe je die sjabloon moet gebruiken. Tot nu toe gebruiken de verenigingen hun eigen sjabloon. Gevolg is dat de vorm, omvang en diepgang van de verslagen verschillen. Het nieuwe sjabloon van de afdeling Jeugd is gebaseerd op een good practice van een van de verenigingen. Met eenzelfde sjabloon voor de verslaggeving over de realisatie van de subsidieovereenkomst willen we de aanlevering en verwerking van de informatie efficiënter maken, wat in het belang is van zowel de verenigingen als de afdeling Jeugd. Voor sommige verenigingen verandert er wellicht weinig. Voor andere betekent deze nieuwe werkwijze mogelijk heel wat tijdswinst. Mag je met je eigen Excel- of Worddocument werken? Dat mag, maar we raden het niet aan. Als je het toch doet, moet jouw document op dezelfde manier opgebouwd zijn en dezelfde kolommen en antwoordkeuzes bevatten als ons sjabloon 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 11 van 15
4.2 WAAROVER RAPPORTEREN? De vereniging rapporteert in het werkingsverslag over de realisatie van haar strategische en operationele doelen en acties die in de subsidieovereenkomst met de Vlaamse overheid zijn opgenomen. De resultaten worden gemeten aan de hand van indicatoren, die eveneens in de subsidieovereenkomst zijn vastgelegd. In de sjabloon moet de vereniging dus informatie geven over de indicatoren. 4.3 HOE IS DE SJABLOON OPGEBOUWD? De sjabloon is een Excelbestand met verschillende tabbladen. We voorzien per strategische doel een apart tabblad, dit om het aantal rijen met informatie te beperken en het overzicht te behouden. Om het doelstellingenkader overzichtelijk te houden, gebruiken we per tabblad verschillende kleuren voor de strategische doelen, de operationele doelen en de acties. De rijen voor strategische doelen hebben een oranje achtergrondkleur, de rijen voor operationele doelen een blauwe. De rijen voor de indicatoren hebben geen achtergrondkleur. Per tabblad voorzien we zes kolommen, die we hieronder toelichten. Bepaalde cellen van het tabblad kun je vrij invullen. Bij andere cellen kies je een antwoord uit een vastgelegd lijstje. 4.3.1 Kolom A : nummering van strategische doelen, operationele doelen en indicatoren. Als je op een cel in kolom A klikt, verschijnt er aan de rechterkant van de kolom een pijltje. Als je vervolgens op dat pijltje klikt, ontvouwt zich een lijst met keuzes. Je kiest het relevante nummer uit de lijst. In de oranje rijen vul je de nummers van strategische doelen in. In de blauwe rijen vul je de nummers van operationele doelen in. In de rijen zonder achtergrondkleur vul je de nummers van indicatoren in. De sjabloon beperkt je keuzemogelijkheden tot acht strategische doelen, per strategisch doel tot tien operationele doelen en honderd indicatoren. Voor de meeste verenigingen volstaat dit. Heb je meer strategische doelen, operationele doelen en indicatoren dan het aantal rijen en nummers die in het tabblad zijn voorzien? Geen nood. Je kunt een tabblad of een rij invoegen: - Heb je bij een operationeel doel meer dan vijf indicatoren? Selecteer een volledige rij en klik met je rechtermuisknop. Halverwege het keuzemenu dat verschijnt, vind je de mogelijkheid invoegen. Als je op dat commando klikt, dan zal er boven de geselecteerde rij een rij worden ingevoegd, met inbegrip van de lijstjes. - Heb je bij een strategisch doel meer dan tien operationele doelen? Selecteer een blauwe rij en de nietopgevulde rijen eronder. Klik met je rechtermuisknop. In het keuzemenu dat verschijnt, vind je de commando s kopiëren en plakken, die je kent van de meeste Windowstoepassingen. Je kunt de hele selectie kopiëren en vervolgens plakken in een lege rij onderaan in de tabel. - Heb je meer dan acht strategische doelen? Plaats de cursor boven het label van het tabblad SD 8. Klik met je rechtermuisknop. Kies verplaatsen of kopiëren. Er verschijnt een menu. Bij de titel voor pagina 12 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
blad duid je het werkblad bijkomende informatie aan. Vink ook het vakje kopie maken aan. Klik op de knop OK. Er zal een kopie van het werkblad SD 8 worden ingevoegd met de naam SD 8 (2). Vul dit tabblad in voor het negende of volgende strategisch doel. De nummering van SD 8 wordt overgenomen en kun je niet wijzigen: dat is geen probleem. Voeg pas tabbladen of rijen in wanneer het nodig is. Meer informatie over deze commando s en over het invoegen van een tabblad vind je onder meer op de site van Microsoft Office: https://support.office.com/ Je kunt de cellen met vastgelegde lijstjes niet overschrijven. Als je bij een strategisch doel meer dan acht operationele doelen hebt, of bij een operationeel doel meer dan tien indicatoren, dan laat je de cel in kwestie in kolom A best leeg, om verwarring te vermijden. De andere kolommen vul je uiteraard wel in. 4.3.2 Kolom B : beschrijving van de strategische en operationele doelen en vooral van de indicatoren die in de subsidieovereenkomst zijn opgenomen Deze kolom gaat dus over de norm die we samen hebben bepaald. Neem de tekstfragmenten over uit de subsidieovereenkomst: knip de zinnen uit het Word-document en plak ze in de cel in het Excel-document. In de oranje rijen plak je strategische doelen, in de blauwe rijen plak je operationele doelen. In de nietopgevulde rijen plak je de indicatoren. Voorbeelden van indicatoren: - Jaarlijks 10 000 deelnemersuren vorming met vrijwilligers van de vereniging. - In 2016 een studiemoment met minstens 150 deelnemers over de toekomst van het jeugdbeleid. - De vereniging is jaarlijks vertegenwoordigd op 75 procent van de bijeenkomsten van de Vlaamse jeugdraad. Wegens de verschillende lay-out van de cellen moet je gebruik maken van de verschillende plakopties van Microsoft: - Bij strategische en operationele doelen: wijs de formulebalk aan met de cursor en klik met je rechtermuisknop. Kies bij plakopties in het menu voor plakken. - Bij indicatoren: wijs de cel aan met de cursor en klik met je rechtermuisknop. Kies bij plakopties in het menu voor aanpassen aan doelopmaak. Heb je geen Word-versie meer van de subsidieovereenkomst? Geef ons een seintje en we bezorgen je een kopie van het document. 4.3.3 Kolom C : beschrijving van het eigenlijke resultaat dat je hebt geboekt in het jaar waarover je rapporteert Wat vond er plaats of wat is er gerealiseerd in 2016 om de indicator te halen? Beperk je in deze kolom tot een feitelijke beschrijving. Beschrijf kort wat er wel is gerealiseerd, wat er (eventueel) niet is gerealiseerd en/of waar het verschil zit met de afgesproken norm. Houd er rekening mee dat deze kolom samenhangt met kolom E over de status van de indicator, en met kolom F over de motivatie. Zie punten 4.3.5 en 4.3.6. Mogelijke voorbeelden: 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 13 van 15
- Er werden 9 000 deelnemersuren vorming met vrijwilligers van de vereniging gerealiseerd. Het overzicht van de cursussen: zie bijlage. Dit is 1 000 deelnemersuren minder dan voorzien. - Op 1 februari vond van 10u tot 15u een studiemoment plaats in de Markten in Brussel met 200 deelnemers. De keynote speaker was de minister van Jeugd. Vervolgens vonden er 10 workshops plaats over de toekomst van het jeugdbeleid. Het programma: zie webpagina. In sommige gevallen biedt de indicator te weinig informatie om het feitelijke resultaat te verifiëren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een indicator slaat op meerdere, samenhangende activiteiten, zoals in het eerste voorbeeld hierboven. Of bij overzichten van downloads of publicaties. Dan kun je bijkomende informatie meegeven: - In het laatste tabblad van de sjabloon met als titel bijkomende informatie. - Of in een ander document als bijlage bij de sjabloon, bijvoorbeeld een overzicht van cursussen of kampen, downloads of publicaties. Je kunt sjablonen gebruiken waarmee je gewoonlijk werkt, op voorwaarde dat ze de informatie duidelijk weergeven. Of je kunt je laten inspireren door de gekende sjablonen voor het aantonen van de modules voor erkenning. Vermeld in elk geval telkens duidelijk op welke indicator de informatie slaat: gebruik de nummering. We vragen om deze inschatting te maken bij de verschillende indicatoren. Zo vermijd je dat we bijkomende vragen moeten stellen. Als dat toch moet gebeuren, dan is dat geen probleem, maar we proberen om de communicatie efficiënt te organiseren. 4.3.4 Kolom D : het jaar waarin de indicator is behaald Hier kan het gaan om hetzelfde jaar als het jaar dat wordt vermeld bij de beschrijving van de indicator in de subsidieovereenkomst. Of het kan gaan om een ander jaar, als de indicator eerder of later wordt behaald. Opnieuw is de keuze beperkt, zoals bij de kolommen A en E. 4.3.5 Kolom E : de mate waarin de indicator is gerealiseerd De keuze is beperkt, zoals bij kolommen A en D. We voorzien de volgende keuzemogelijkheden: - Gebruik de antwoordkeuze gerealiseerd wanneer alle elementen van de indicator zijn gerealiseerd, zoals in de subsidieovereenkomst is voorzien. Dat moet ook blijken uit de beschrijving van het resultaat in kolom C. Als het resultaat behaald is, dan moet je voor de indicator in kwestie kolom F normaal gezien niet invullen. - Gebruik gedeeltelijk gerealiseerd wanneer niet alle elementen van de indicator zijn gerealiseerd. - Gebruik niet gerealiseerd wanneer je geen resultaat hebt behaald. In kolom F duid je de reden. 4.3.6 Kolom F : de reden voor het eventuele verschil tussen kolommen B en C Waarom werd het vooropgestelde resultaat niet gerealiseerd? Duid in deze kolom waarom de nagestreefde indicator slechts gedeeltelijk of niet is behaald. Beperk je in de sjabloon bij voorkeur tot vijftien regels. pagina 14 van 15 www.jeugdbeleid.be 03.01.2017
Voorbeeld van motivatie: het aantal vrijwilligers nam af, waardoor er in 2016 minder kandidaten waren voor de cursussen. Heb je uitzonderlijk meer plaats nodig? Geen nood. Beperk je hier tot de essentie en schrijf eventueel een uitvoerigere motivatie in het laatste tabblad van de sjabloon met als titel bijkomende informatie. Vermeld duidelijk op welke indicator de informatie slaat: gebruik de nummering. 5 FINANCIËLE VERSLAGGEVING De vereniging dient ook een financieel verslag over het werkingsjaar 2016 in. Dat moet volgende elementen bevatten: 1. Het financieel verslag van het werkingsjaar 2016. Hiervoor gebruikt u het Excelbestand Sjabloon financieel verslag 2016. 2. Het verslag van een extern accountant of bedrijfsrevisor. Extern wil zeggen dat deze accountant of bedrijfsrevisor niet betrokken is bij de werking van de vereniging. Het bevat een verslag van de werkzaamheden en besluiten van de bedrijfsrevisor of extern accountant en een verwijzing naar het decreet op basis waarvan uw vereniging subsidies ontvangt en de brief die u van de afdeling Jeugd hebt gekregen met het voorziene subsidiebedrag 2015. 6 NOG VRAGEN? Heb je nog vragen over de voortgangsrapportage 2016 of meer specifiek over het gebruik van de sjablonen? Neem dan contact op met het team Verenigingen van de afdeling Jeugd. Je vindt de teamleden en hun contactgegevens op: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_contact.aspx 03.01.2017 Leidraad voortgangsrapportage 2016 Verenigingen informatie en participatie pagina 15 van 15