Notulen Algemene Ledenvergadering VGW d.d. 1 oktober 2006 Er waren 30 leden aanwezig, zie presentielijst. Er waren 4 afmeldingen. 1. Opening Algemene Leden Vergadering Voorzitter Jeep ter Heide heet alle aanwezigen welkom en opent de vergadering om 12:07. De agenda wordt conform het bij de stukken gevoegde voorstel vastgesteld. 2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering dd. 02-10-2005 Na de concept-notulen van vorig jaar blad voor blad te hebben doorgenomen, worden deze zonder verdere op- of aanmerkingen vastgesteld. Roel van Dooremaal zegt het bestuur dank voor de kwaliteit van de notulen. 3. Mededelingen en correspondentie m.b.t. deze vergadering Secretaris Anneke van den Berg meldt dat er terzake geen stukken zijn ontvangen. 4. Financiën en algemeen jaarverslag Hans Dessauvagie (penningmeester) geeft allereerst een algemene terugblik op het verenigingsjaar 2005/06. Hij verwijst daarbij naar het bij de stukken gevoegde algemene jaarverslag. De rode draad die door dit verslag loopt, is groei. Groei manifesteert zich op allerlei manieren binnen de vereniging, en velen zijn daar druk mee. Groei is goed en groei is leuk, maar groei betekent ook dat de VGW zich weer voor nieuwe uitdagingen geplaatst ziet. Meer leden betekent meer activiteiten met meer mensen. Dit vergt meer docenten, begeleiders en andere vrijwilligers en meer materiaal. Wellicht meer reizen, waardoor we misschien gedwongen worden om uit te wijken naar meer locaties. Er gebeurt binnen de VGW veel op het gebied van regels en procedures dat is helaas onvermijdelijk bij groei maar de hamvraag is natuurlijk hoe we de groei organisatorisch gaan opvangen en waar we met de VGW heen gaan. Het bestuur wil binnenkort met de leden in gesprek over de (groei)koers die de VGW de komende jaren gaat volgen. Hiertoe zal een mini-heidag worden georganiseerd. Tenslotte refereert Hans aan een in ieder geval heel prettige kant van het bruisende bestaan: het jubileum komt eraan. Op 22 april 2007 zal een groot feest worden georganiseerd. a. financieel jaarverslag verenigingsjaar 2005-2006 Hans geeft een korte toelichting op de cijfers zoals deze bij de stukken waren gesloten. Alhoewel niet zo overduidelijk als vorig jaar, bleek het saldo van baten en lasten opnieuw gunstiger te zijn uitgevallen dan vorig jaar. Wel was er een significant verschil: ditmaal bleken de directe verenigingsuitgaven (vergaderruimtes, porto, printwerk, algemene uitgaven, uitgaven van commissies) per saldo hoger uit te vallen dan begroot; dit heeft alles te maken met de groei van de vereniging. Hiertegenover stonden gelukkig hoger dan begrote inkomsten uit contributies. De uiteindelijke motor achter het meevallende resultaat van de VGW bleken opnieuw de reizen en de activiteiten: Skiën Nederland (Huizen) en de staande reis naar Fugen boekten elk een positief resultaat. De zittende reis naar Maria Alm boekte dankzij kostenbesparingen, die als gevolg van directe sponsoring konden worden gerealiseerd, opnieuw een veel beter resultaat dan begroot (een nulresultaat in plaats een verlies van 3.000). Aan het einde van het boekjaar heeft het bestuurconform de vorig jaar ingezette gedragslijn, een gedeelte van de financiële tegenwaarde van de genoten directe sponsoring, overgeboekt naar de SGW. 1
Roel stelt deze gedragslijn, onder meer aan de hand van een voorbeeld, ter discussie. Hierop ontstaat een gedachtewisseling, welke wordt afgesloten met de mededeling van Hans dat VGW, in haar gesprekken met SGW, de situatie ieder jaar naar redelijkheid en billijkheid zal blijven benaderen en naar bevind van zaken zal handelen. b. Verslag kascontrole commissie 2005-2006 Bij de stukken van de agenda is een kopie gevoegd van de verklaring van de kascommissie, bestaande uit Roel en Fred van Huis. Roel leest de verklaring tijdens de vergadering nog eens voor. c. Jaarrekening 2005-2006, ter vaststelling De jaarrekening wordt vastgesteld en de penningmeester wordt gedechargeerd. d. Nieuwe kascommissie Roel blijft nog een jaar in de kascommissie; Fred treedt terug. René Runhaar stelt zich beschikbaar en wordt aangenomen. e. Begroting 2006-2007, ter vaststelling Hans licht de bij de stukken gevoegde concept-begroting kort toe. De begroting wordt conform voorstel vastgesteld. f. Afsluiting verenigingsjaar 2005-2006 Jeep staat tenslotte stil bij het vertrek van Dimitri Gazan als coördinator van de redactiecommissie. Dimitri heeft zijn werkzaamheden wegens zijn verslechterende gezondheid moeten neerleggen en dat is vreselijk jammer. Inmiddels wordt ons steeds duidelijker wat voor belangrijke bijdrage Dimitri in de afgelopen jaren heeft geleverd. Dimitri is niet op de vergadering aanwezig, maar Jeep zegt toe dat het bestuur hem t.z.t. nog passend zal bedanken. Roel heeft inmiddels via een mooi artikel in de Snowexpress al stilgestaan bij het vertrek van Dimitri. Vervolgens memoreert Anneke het vertrek van Tina Kos als reisleidster van de kinderreis. Ook Tina is niet aanwezig op de vergadering. Anneke betitelt de kinderreis als zeer succesvol en vraagt aan Marian Kos om de dank van de VGW aan Tina over te brengen. Een en ander wordt bekrachtigd via de overhandiging van een cadeau, dat Marian aan Tina zal geven. Tenslotte wenst Anneke succes toe aan Ferna van der Schaaf, als opvolgster van Tina. 5. Huishoudelijk Reglement (HHR) Jeep schetst de ontwikkelingen die vorig jaar hebben geleid tot de aanpassing van de verenigingsstatuten. Na aanpassing hiervan, groeide het besef dat de VGW ook behoefte heeft aan een reglement waarin zaken nader geregeld zouden worden. Jeep leest kort voor wat er betreft de instelling van reglementen is opgenomen in de nieuwe statuten en geeft het woord aan mede-bestuurslid Ard Mouwen. Ard geeft terugblik op de totstandkoming van het nu voorliggende concept: er is eerst in een klein groepje, met Roel en Erica Reezigt, gekeken naar de mogelijke inhoud van een HHR. Vervolgens is dit tijdens de heidag verder uitgewerkt. De laatste stap is nu om e.e.a. aan de ALV voor te leggen en om akkoord te vragen. Ard vraagt vervolgens de ALV om te reageren op het voorliggende stuk. Roel vraagt zich af waarom er niets over veiligheid is opgenomen, terwijl dit volgens hem was afgesproken. Ard geeft aan dat het HHR onder het beleidsplan hangt en dat hierin al veel is opgenomen. Hierop ontstaat een discussie over de formele status van statuten, reglementen 2
en het beleidsplan en hun onderlinge relatie. Sylvia Nieuwenhuis wijst hierbij ook nog op de individuele regels die soms binnen commissies zijn opgesteld. Sommigen ervaren het concept-hhr als betuttelend en moraliserend; het lijkt daardoor veeleer op een gedragscode en zou dan ook zo moeten heten. Tevens wordt de status van de heidag die voor het bestuur geldt als een belangrijke denktank, maar waar geen besluiten genomen kunnen worden ter discussie gesteld. Geconcludeerd wordt dat de onderlinge samenhang van zaken, mede vanuit formeel oogpunt, niet duidelijk is en dat daarmee de status van het vast te stellen HHR ongewis is. Afgesproken wordt dat het bestuur het voorstel terugneemt om hier volgend jaar op terug te komen, waarbij de formele status van zaken tevens aandacht krijgt. Aanvullend komen terzake nog een aantal onderwerpen aan de orde, die in het nieuwe concept verwerkt zullen worden, of waar anderszins actie op zal worden ondernomen: regels m.b.t.materiaalverhuur behoren niet in het HHR; dit is een zaak van de materiaal-cie; reizen vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de reisleiders. Ze vallen formeel onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur en dit blijft ook zo. Reisleiders hebben wel een gedelegeerde bevoegdheid en verantwoordelijkheid om de reizen te organiseren; Geheimhoudingsplicht is niet voorbehouden aan bestuursleden, maar geldt bijvoorbeeld ook voor reisleiders en commissieleden; De jassen ( herkenbaarheid ) worden niet gebruikt in Huizen, daar ze te warm zijn voor die activiteit. Het bestuur zal aan de SGW vragen om hesjes met VGW-logo te financieren; Na de heidag ontvangen de deelnemers geen enkele feedback over de voortgang daarna. Hier zal door het bestuur aandacht aan worden besteed; 6. Bestuursverkiezing Jeep geeft aan dat er geen aftredende bestuursleden zijn en dat het bestuur Luc Flamand heeft benaderd om de openstaande vacature te bemannen. Luc heeft zich hiertoe bereid verklaard. Jeep vraagt de vergadering of er bezwaren zijn tegen de voorgenomen bestuursbenoeming of dat zich ter vergadering tegenkandidaten willen melden. Dit niet het geval zijnde, treedt Luc toe tot het bestuur. Roel vraagt om het rooster van aftreden binnen het bestuur. Jeep zegt toe dit binnenkort te (laten) publiceren in de SnowExpress. Voorts vraagt Roel het bestuur aandacht te hebben voor de representatie van verschillende geledingen binnen de VGW in het bestuur. Zo valt het hem op dat er geen mensen in het bestuur zitten die iets van doen hebben met de kinderreis. Tenslotte vraagt John Steijn naar de taken van het nieuwe bestuurslid. Jeep geeft aan dat het bestuur aan de kleine kant was en dat de aantreding van het nieuwe bestuurslid ruimte geeft om een aantal taken te herverdelen. Hier zal binnenkort nader naar gekeken worden. Na afsluiting van dit agendapunt en voor aanvang van de pauze, vraagt Jeep de vergadering om een moment van stilte, om de dit jaar overleden Peter van Donselaar en Hans Kuhn te herdenken. 3
7. Bestuur SGW Bij afwezigheid van Tom Pellegrom (voorzitter SGW) voert penningmeester Paul van der Werff het woord namens de SGW. Ook de SGW heeft te maken met groei. Dit heeft vergaande consequenties voor veel zaken binnen de SGW. Paul memoreert het volgende: nu de formele splitsing tussen VGW en SGW is voltooid, wil SGW zich inspannen om het keurmerk CBF te verkrijgen. Dit keurmerk is een soort kwaliteitsstempel richting potentiële sponsoren. Eén van de voorwaarden voor dit keurmerk is een uitgebreid jaarverslag. Paul geeft aan dat hij ter inzage in de vergaderruimte een aantal jaarverslagen heeft neergelegd. Hij wil deze aan het einde van de middag wel terug ontvangen. Belangstellenden die een eigen exemplaar willen hebben, kunnen zich melden. Tom heeft afgelopen jaar veel tijd gestoken in het op poten zetten van de materiaalcommissie, die door verschillende oorzaken nogal wat wisselingen heeft gehad. Er zijn gesprekken met VGW gaande over nadere operationele afstemming. De gesprekken lopen goed en constructief. Ander punt is financiële kant van materiaal. Er wordt afgeschreven en onderhoud gepleegd. Als we in de toekomst willen blijven skiën, moet er ook vervanging plaatshebben en moeten er dus middelen binnenvloeien. Paul meldt dat Walter MacLennan erbij is gekomen om het sponsorbeleid van de SGW ter hand te nemen. Roel vraagt naar de financiële gezondheid van de SGW. Paul verwijst hierbij naar het jaarverslag en merkt op dat de verkrijging van voldoende sponsorgelden om het materiaal upto-date te houden en te vervangen wel een problematisch punt is. De suggestie van Roel, dat we langer vooruit kunnen nu er minder verlies wordt gemaakt binnen de VGW, wijst hij als een te simpele en gevaarlijke suggestie van de hand. Ter illustratie geeft Paul aan dat we bij een huidige balanswaarde van circa 150.000,= aan materiaal, circa 20.000,= aan nieuwe gelden per jaar nodig hebben om niet achteruit te boeren. Tenslotte wordt het eerder genoemde nieuwe bestuurslid Walter MacLennan de gelegenheid geboden zich aan de vergadering voor te stellen. Walter vertelt dat hij via Jack Koster bij het gehandicapten skiën betrokken is geraakt. Hij is in Nederland geboren, zijn grootvader was Schot. Walter is gehuwd en heeft drie kinderen. Heeft gestudeerd aan de VU en werkt op directieniveau op het ministerie van Volksgezondheid. Heeft zich in het verleden onder meer bezig gehouden met patiëntenbeleid. Naar zijn zeggen behoort het luisteren naar patiënten en gehandicapten centraal te staan en is de uitdaging erin gelegen om goed luisteren om te zetten in goed beleid. Walter merkt tenslotte op zelf een actieve sporter (skiër) te zijn. 8. VGW Kinderen+ John Steijn geeft als projectleider, mede namens Nynke Tilstra (de andere projectleider) een presentatie met betrekking tot het VGW Kinderen+ project. Het project kent drie kapstokken : materiaal, PR en opleidingen en heeft op alle drie terreinen beleid uitgezet. Het project is gestart in maart 2005 en loopt drie jaar. We zijn dus ongeveer op de helft. Er wordt voorzichtig nagedacht over een mogelijk vervolgproject. Ook in deze presentatie komt het woord groei steeds weer terug: de belangstelling voor de VGW is overweldigend: op beurzen komen veel mensen die gericht op zoek gaan naar 4
wintersportactiviteiten. We werken in de PR nu met informatiepakketten met uitnodiging voor proeflessen. Vorig jaar hielden we 5 open dagen en wisten we steeds niet wie er zou komen. Nu, met aanmelden voor proeflessen vooraf, zijn er alweer aanmeldingen voor de open dag op 10 december. Het loopt bijzonder hard. De Commissie docenten/opleidingen bestond al binnen de VGW, maar is in het kader van het project binnen de organisatie van VGW Kinderen+ gebracht. Er is een opleidingplan geschreven. De eerste aanzet wordt op de begeleiderdag in november gegeven. Er komt een dik handboek. Het aantal leraren dient uitgebreid te worden. Vandaag, voorafgaand aan de ALV is een eerste opzet gestart met 10 potentiële nieuwe docenten (10) die een opleiding gaan volgen. Ze gaan een stage volgen en wellicht mee naar de reizen. Mede door vragen uit de zaal, komen nog een aantal punten aan de orde: aanmeldingen voor kinderreis gaan heel hard; vorig jaar rond deze tijd pas 5 aanmeldingen, nu al 17; Jeep voegt hieraan toe dat ook het skiën in Huizen bomvol zit: voor de tweede sessie hebben zich 31 mensen aangemeld (vorig jaar 25) en er kan niemand meer bij; De liftsituatie in Huizen wordt ook nader bekeken. Hier kan mogelijk nog enige vergroting van de baancapaciteit meer worden gerealiseerd. Wellicht wil de Johan Cruyff Foundation hier ook over meedenken. 9. 25-jarig bestaan Jeep geeft aan wie in de feestcommissie zitting hebben: naast hemzelf ook Dick Edelenbos, Ineke Pellegrom en Annelien Dessauvagie. Volgend jaar op 22 april zal het jubileumfeest plaatshebben in het Elektrum in Arnhem. Volgens Jeep wordt het een leuk feest; we gaan die dag ook gebruiken om een aantal mensen die zeer verdienstelijk zijn geweest, als erelid te benoemen. In de SnowExpress van december wordt uitgelegd wat de voorwaarden voor het erelidmaatschap zijn. Iedereen kan dan mensen voordragen. Voorafgaand aan het feest komt er een bijzondere ALV om deze mensen te benoemen. Tina Kos gaat iets leuks maken voor de ereleden. Met betrekking tot de financiële kant, meldt Jeep dat de SGW zich gecommitteerd heeft om de exploitatie van het feest aan te zuiveren tot een maximum van 3.500,=. De volgende zaken komen aanvullend aan de orde: Als er mensen zijn die willen helpen met het jubileum, worden zij hierbij uitgenodigd zich aan te melden. We gaan in december uitnodigen voor het feest; aan iedereen het verzoek om ons op (vergeten) mensen te wijzen en eventuele verouderde adressen te corrigeren. Met name Dick Edelenbos is actief bij het opsporen van oud-leden, maar het zou vervelend zijn als we mensen vergeten. Ineke Pellegrom doet het voorstel om de reunies van de verschillende reizen tijdens het lustrumfeest te organiseren. Er zijn verschillende ruimtes beschikbaar. Dit voorstel wordt met instemming begroet door de reisleiders. 10. Rondvraag Voorafgaand aan de rondvraag vraagt Jeep om applaus voor de webmaster (Roel) die zich het afgelopen jaar wederom voortreffelijk heeft ingezet voor de website. 5
Eef Mokkink Ik hoor heel veel over nieuwe leden. Ik zie dat niet zo bij de staanders. Zijn ze daar en mag ik inzicht? En ik heb dan ook mensen nodig op het gebied van begeleiden. Anneke: veel nieuwe mensen zijn kinderen. De verdere aanwas is met name zittend. Paul Kan er iets gedaan worden aan de storende hoeveelheid spam die via de distributielijsten van de VGW op mijn emailadres komen? Roel geeft aan geen spamfilter te kunnen installeren en hier al over met het hostingbedrijf te hebben overlegd. Paul betwijfelt dit, maarwil van de distributielijst af als het niet geregeld kan worden. Roelf Bekenkamp Er is veel vraag naar lessen in Huizen en er wordt veel nee verkocht. Is er mogelijkheid om dit seizoen toch nog mensen toe te voegen. Of weer een voorjaarsessie toe te voegen. Of de lessen bijvoorbeeld anders in te delen door gevorderden bij elkaar te zetten? Anneke geeft aan dat vroeger voor de voorjaarssessies nauwelijks mensen te krijgen waren. Geen deelnemers, maar ook geen begeleiders. In de huidige situatie zou het wellicht weer mogelijk zijn om de voorjaarssessie vol te krijgen met deelnemers, maar m.b.t. vrijwilligers (en ook materiaal!) is het nog een probleem. Het is ook te kort dag om dat voor dit jaar ad hoc nog op te gaan zetten. Op de mini-heidag zal aan de orde komen hoe we de groei gaan faciliteren en daarbij zal zeker ook Huizen aan bod komen. Inzet is om tot een structurele verbetering te omen, ingaande vanaf het volgende seizoen. Vervolgens ontstaat een discussie over de beschikbaarheid van begeleiders. Er zijn structureel te weinig begeleiders voor Huizen, maar er dreigt opnieuw een overschot voor de reizen. Wat zijn eigenlijk de taken, bevoegdheden en vrijheden van de Commissie Begeleiders in deze? Sylvia vraagt het bestuur dit op de agenda te zetten; uiteindelijk wordt afgesproken dat de Commissie hierover eerst zelf een voorstel formuleert. Peter Voorhaar Peter informeert de vergadering dat hij in de toekomst wellicht een beroep zal doen op een aantal mensen om in het kader van het project Zorg en Welzijn op de school waar hij les geeft, een keer een voordracht te geven. Roel Vraagt het bestuur of er nagedacht is over mogelijke consequenties die verbonden zijn aan de naderende beëindiging van de activiteiten door PolyActief. Jeep geeft aan dat e.e.a. met JCF is besproken; wij attenderen de omgeving op mogelijkheden. PolyActief lijkt echter niet geïnteresseerd in samenwerking. Wij doen er verder niets mee. Roel Vraagt naar de visie van het bestuur inzake de tendens dat steeds meer mensen gaan biuniquen en steeds minder gaan zitskiën. Jeep geeft aan dat binnen VGW bewust is gekozen voor het feit dat nieuwe mensen altijd starten in een bi-unique en pas daarna, indien gewenst en geschikt, overgaan op de mono s. Roel s observatie is dus een logisch uitvloeisel van dit beleid. 6
Roel Veel gevorderden in Huizen komen vooral hun skigevoel ophalen. Kun je niet excursies organiseren naar andere banen om dat te doen? Dan ontlast je Huizen? Jeep antwoordt dat deze optie op de eerder aangekondigde mini-heidag zal worden besproken. 11. Sluiting vergadering Jeep sluit de vergadering om 14:25 uur. In de bar zal een afsluitende borrel worden georganiseerd. 7