Verslag cq besluitenlijst ledenvergadering 1 nov 2016 1. Opening Voorzitter Harm Jan Danker opent om 20.00 uur de algemene leden vergadering van de vv Peize en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Aanwezig zijn 32 leden. Na afloop van de training van de selectie volgen nog eens 13 leden de vergadering waardoor het totaal op 45 aanwezigen komt. De bestuursleden Jan Willem Faber en Martijn Speelman zijn ivm familieomstandigheden en ziekte afwezig. 2. Binnengekomen stukken Afzeggingen ontvangen van Eric Berghuis, Marco Wekema, Henk Kosters. 3. Notulen vorige ledenvergaderingen 20 oktober 2015 De aanwezige leden hebben geen op- en aanmerkingen op de notulen van de vorige jaarvergadering. Het verslag is daarmee goedgekeurd. 4. Rapportages bestuurskolommen Middels een PowerPoint presentatie belicht de voorzitter enkele hoogte-en dieptepunten van het afgelopen seizoen en worden de doelen voor het komend seizoen kenbaar gemaakt. Naast het overlijden van onze clubiconen Geert Timmer en Anne Wilkens kende het seizoen 2015-2016 met name positieve punten. Zo werden E4,ME1 en Zat 1 kampioen en speelden Zon 2 en A1, zonder verder resultaat, na-competitie. We werden FAIR-PLAY kampioen van de afdeling Groningen en kwamen in de regio op stek 5 terecht. Voor het bestuur een prestatie om trots op te zijn. We namen afscheid van hoofdtrainer Frank Konnenman en sloten een nieuw contract met Willem Lanjouw. We mochten maar liefst 12 nieuwe jeugdscheidsrechters verwelkomen en staken onze vaste scheidsrechters in een nieuw tenue. Onze kantine werd door vrijwilligers uitgebreid met een mooie luifel die ons allen weer meer mogelijkheden bied. De vereniging ontving van de supportersvereniging een mooie lounge set voor onder de luifel ter gelegenheid van het 85 jarig jubileum. Onze database ( leden bestand / financien) is totaal overgegaan naar Sportlink van de KNVB Met de gemeente Noordenveld werden de eerste orienterende gesprekken gevoerd over het sluiten van een nieuwe erfpacht contract van de gebouwen. Pagina 1 van 7
Ook dit seizoen kende weer een groot aantal gezelligheidsinspanningen. Veelal in samenwerking met de supportersvereniging werden diverse activiteiten georganiseerd voor jong en oud met de familiedag als hoogtepunt. De doelen voor het bestuur voor het komende seizoen zijn; Zorg blijven dragen voor een gezellige sfeer Uitdragen van respect en fair play zowel intern als extern Financieel gezond blijven binnen de randvoorwaarden van betaalbaarheid en ambitie Op zoek naar uitbreiding van sponsorinkomsten Het geven van een kwaliteitsimpuls aan trainingen jeugd en selektie Invulling geven aan nieuwe ontwikkelingen op gebied van de voetbalsport (ontwikkelingen E-D jeugd) en communicatie (Sportlink) en deze implementeren binnen de club Werkgroep formeren die aan de slag gaat om groep vrijwilligers uit te breiden. Extra activiteiten organiseren omtrent 85 jarig jubileum Veld accommodatie op niveau houden Gebouw accommodatie op niveau krijgen Komen tot een nieuw gebruikerscontract met de gemeente Noordenveld. Pagina 2 van 7
Verder maakt de voorzitter van de gelegenheid gebruik de leden te wijzen op een aantal cruciale plaatsen binnen de club waar we een aantal nieuwe vrijwilligers nodig zijn. Dit zijn; Jeugdtrainers Assistent regelateur jaarlijkse jeugdtoernooi vv Peize Wekelijkse schoonmaakdienst Barman / Barvrouw Coordinator jeugd Sponsorcommissielid Leden in werkgroep werving vrijwilligers. Voorzitter Christiaan Arbeider geeft namens de supportersvereniging (SV) een uiteenzetting van het afgelopen seizoen. Richard Suurd werd verwelkomt als nieuw bestuurslid waardoor het bestuur weer voltallig is. Het afgelopen jaar werden weer verschillende activiteiten gehouden zoals dart en kaart avonden, sinterklaasmiddag, live muziek tijdens enkele thuiswedstrijden van het eerste, attenties tijdens kampioenfeestjes, het aanbieden van een loungeset als cadeau voor club in het kader van het 85 jarig jubileum, het uitreiken van een cheque van 100 euro aan teams voor een teamactiviteit, organisatie van de familiedag. De SV kent inmiddels 177 leden hetgeen een kleine daling is tov het vorig seizoen. Financieel kromp de SV enig sinds in door de vele activiteiten. Voor het komende seizoen wordt getracht de begroting vlak te houden en is er nog ruim 3500 in kas. Een aantal activiteiten staan reeds weer gepland. Voorzitter Danker dankt het bestuur van de SV voor de inzet en geeft vanuit het bestuur de waardering aan voor de gehouden activiteiten. 5. Financieel jaarverslag penningmeester Penningmeester Niek van Leijsen loodst de leden door de financiële stukken. Hier en daar wordt een mondelinge toelichting gegeven op de geproduceerde stukken. Het seizoen is afgesloten met een plus van een kleine 9 K in plaats van de begrote 2K. Dit is mede gerealiseerd door een verhoging van de inkomsten door contributies, sponsoring, entree derby Roden en Actief. Verder zijn we mede door de inzet van vrijwilligers zuiniger geweest op de accomodatiekosten. Ook speelt hierin mee dat we geen investeringen in het gebouw hebben gedaan hangende de discussie met de gemeente over het nieuwe contract. Wel hebben we meer geld uitgegeven aan peroneelskosten en vrijwilligersvergoedingen en kenden we een mindere opbrengst in de kantine door prijsstijgingen in de inkoop. De gerealiseerde plus zorgt voor een extra reservering voor de toekomstplannen van een mogelijke verbouw / nieuwbouw. OPM: Maarten van Leijen vraagt waarom er extra is afgeschreven op de kleding? Antw; Dit is gebeurd ivm een grote investering van kleding eerste selectie en extra investering. OPM: Ton vd Meijs vraagt naar de uitgaven van energievraag. Antw: Met het plaatsen van een nieuwe meter en iets minder verbruik zijn we afgelopen seizoen wat goedkoper uit geweest. Pagina 3 van 7
OPM; Wim Stroetinga vraagt of het bestuur een goede onderbouwing heeft van het eigen verbruik binnen de vereniging. Dit om bij eventuele controle van de belastingdienst beslagen ten ijs te komen. Antw: Dit hebben we. 6. Verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit Joop van Leeuwen, Gert Ebels en Bertus Postmus, geeft bij monde van Bertus aan de boeken te hebben gecontroleerd ( Joop kon tijdens deze controle niet aanwezig zijn). Bertus geeft aan dat de penningmeester de stukken goed op orde heeft en goed antwoord heeft kunnen geven op gestelde vragen. Bertus stelt dan ook voor de penningmeester namens de commissie decharge te verlenen wat door de leden wordt overgenomen. 7. Vaststelling contributies seizoen 2016-2017 en verkoopprijzen kantine De vergadering gaat akkoord met het voorstel van het bestuur de contributies niet te verhogen. Gezien enkele prijsstijgingen sinds 2014 stelt het bestuur voor enkele verkoopprijzen in de kantine in overleg met de KC aan te passen. De leden gaan hiermee akkoord. Wel wordt het bestuur gevraagd oog te houden voor de prijs kwaliteit verhouding. Aldus afgesproken. 8. Begroting 2016/2017 De vergadering gaat akkoord met het voorstel voor de nieuwe begroting van ca 141K. De begroting geeft een klein negatief saldo van een kleine 1K. Dit is inclusief een extra reservering voor de toekomstige verbouw / nieuwbouw.. 9. Bestuursverkiezing Herman van Gelder en Ernst Uninge zijn herkiesbaar. Leden gaan hiermee akkoord. Planning van aftreden danwel herverkiezing is daarmee; Martijn Speelman 2018 Jannes Suurd 2017 Niek van Leijsen 2018 Ernst Uninge 2019 Jan Willem Faber 2018 Gerard Mensinga 2018 Herman van Gelder 2019 Harm Jan Danker 2017 Pagina 4 van 7
10. Verkiezing kascommissie Herkiesbaar is Bertus Postmus. Hij kan hiermee nog 1 periode van 3 jaren in de kascommissie zitten. Leden gaan akkoord. Volgend jaar zal Gert Ebels aftredend zijn en niet herkiesbaar. 11. Afloop erfpachtconstructie gemeente Noordenveld Voorzitter Danker geeft de leden een stand van zaken mbt het overleg met de gemeente. De vv Peize heeft formeel het contract miv 1 januari 2017 opgezegd en de gemeente aangegeven gezamenlijk naar een voor beide partijen goede oplossing streeft. Deze week hebben we na een aantal gesprekken en tussenkomst van Egbert Prins, wederom een gesprek met wethouder Alsema en zijn ambtenaar. Egbert Prins is door de gemeente voorgedragen ons te helpen met het proces en hier hebben we in de afgelopen maanden enkele keren mee gespard. Onderwerp van het gesprek van volgende week is de afhandeling van het oude contract en de consequenties en verplichtingen van zowel de vv Peize als de gemeente miv 1 januari 2017. Tot dusver hadden we hierop vanaf de gemeente nog geen antwoord ontvangen. De vv Peize heeft hierom middels een formele brief gevraagd. Ook hopen we hiermee een goed startdocument te verkrijgen voor een vervolg. Verder hebben we in de afgelopen periode met andere verenigingen gesproken over mogelijke samenwerking en gebruik van sportpark en sporthal. Uit deze gesprekken bleek dat er binnen de andere verenigingen (nog) geen noodzaak is voor een samenwerking op het gebied van het gebruik van ons sportpark en sporthal. Verenigingen zijn tevreden. Op een aantal fronten werken we al samen met bv DSTV en NOAD en ook hier heerst tevredenheid. In de gesprekken is ook geconstateerd dat verenigingen het druk zat hebben de interne organisatie in de been te houden en dat men niet echt bezig met het vormen van visie over het complex. In de gesprekken met de gemeente is deze visie ook niet aanwezig gebleken. Ook de wethouder gaf aan tevreden te zijn over het huidige gebruik. Over een uit te voeren plan van ver- danwel nieuwbouw staan voor het bestuur nog alle opties open en zijn afhankelijk van de (financiele) opstelling van de gemeente. Grote investeringen aan of in het pand zullen vervolgens nog niet worden gedaan. Vanuit de vergadering stelt Wim Stroetinga voor in stemming te brengen het nieuw of verbouwen van ons pand. Dit gebeurd en na stemming geeft een meerderheid van de aanwezige leden aan het bestuur aan in de onderhandelingen alleen voor 100% Nieuwbouw te gaan. Pagina 5 van 7
12. Overige mededelingen en Rondvraag Rondvraag; Arjan Scholten: ziet mogelijkheden in uitbreiding sponsorinkomsten en heeft belangstelling in huidige sponsorcommissie. Antw; Vervolgafspraak met Niek van Leijsen wordt gepland. Bertus Postmus: geeft aan tegen te hebben gestemd inzake de onderhandelingspositie van het bestuur naar de gemeente en waarschuwt voor de mogelijkheid dat de gemeente dan ook wel eens voor een harde opstelling zou kunnen kiezen. Gert Bos vraagt of de wedstrijdsponsoren wel een uitnodiging hebben ontvangen om tijdens de wedstrijd aanwezig te kunnen zijn? Verder geeft hij aan dat het van belang blijft aandacht te hebben voor de sponsoren. Antw: Niek geeft aan dat de wedstrijdsponsoren een uitnodiging hebben ontvangen. Gert wordt bij twijfel zijn mailbox nogmaals te controleren. Ook Niek zal dit doen. Maarten van Leijen vraagt blijvende aandacht vanuit het bestuur voor de trainingsuitvoeringen volgens de VTON methode. Hij ziet met afgrijzen nog trainingen gegeven die hier zeker niet aan voldoen. Daarnaast is Maarten zeer positief over de onlangs gehouden bijeenkomst voor trainers waar ook Mathijs en hoofdtrainer Willem Lanjouw uitleg hebben gegeven over het verzorgen van trainingen. Antw; Met het aanstellen van Mathijs Ronde als trainerscoordinator hopen we meer begeleiding te kunnen geven aan onze trainers. Bert Darwinkel oppert het idee bij de aankleding van de kantine rekenschap te houden met onze ereleden. Antw; dit nemen we mee in het overleg met de KC. Theo Vos vraagt of de bestuurskamer op zaterdagmiddag ook met een vrijwilliger bezet kan worden zoals ook op de zaterdagmorgen gebeurd. Hij mist een stuk begeleiding. Antw: Gezien het aantal vrijwilligers zal het bestuur dit niet kunnen invullen. Evenals vorig seizoen ligt de taak van het ontvangen van de tegenstander en scheidsrechter bij de leiders van de teams. Wij zullen dit wederom bij de leiders en de coordinatoren onder de aandacht brengen. Erik Huberts vraagt of de keepertrainers ook aandacht kunnen geven aan de meisjeskeepers. Antw: Dit wordt met de trainers opgenomen. Erik Huberts geeft aan dat het goed zou zijn dat naast de gebruikelijke bijeenkomsten voor het jeugdkader, de jeugd coordinatoren tevens een soort intakegesprek gaan houden met nieuwe leiders. Vaak weten zij niet welke wegen zij moeten behandelen. Antw: dit nemen we op met de jeudcoordinatoren. Klaas Stoffers geeft aan dat de cv installatie van de kleedkamers dient te worden nagekeken. Nu vaak koude kleedkamers. Antw: Dit wordt bekeken. Christaan Arbeider vraagt of het kledingpakket voor de overige senioren ook kan voorzien in trainingspakken en tassen. Nu ziet hij een verschil in beleid tussen selectiespelers en niet selectiespelers. Christiaan vraagt aandacht om het verschil niet e groot te laten worden. Antw: Wij zullen kijken naar de mogelijke gevolgen. Pagina 6 van 7
Alex Springer vraagt evenals vorige ALV nogmaals aandacht voor een herziene indeling van de trainingsvelden. Door het verplaatsen van velden en lichtmasten ontstaat volgens Alex een betere trainingsaccomodatie en wordt een oplossing geboden voor de huidige piekbelastingen. Antw: Volgens het bestuur hebben wij vorig seizoen reeds aangegeven dat met deze wijzigingen hoge kosten zijn gemoeid en dit voor het bestuur geen prioriteit heeft. Afgesproken wordt dat het bestuur nogmaals zal kijken en de leden meer detaillistisch op de hoogte zal brengen van mogelijke kosten. Paul Splinter vraagt aandacht voor de kwaliteit van de ballenvangers. Antw: Dit zal worden opgenomen met de onderhoudsploeg. 14. Sluiting Voorzitter Harm Jan Danker sluit de vergadering en dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng tijdens deze jaarvergadering. Pagina 7 van 7