- - ----------: Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Projectbureau Interim Functievervulling Besluit Interim Functievervulling A 714
J
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Projectbureau Interim Functievervulling Besluit Interim Functievervulling 1
Inhoud Besluit.................................................. 5 Artikel 1 Begripsomschrijvingen 5 Artikel 2 Voorwaarden Interim Functievervulling 6 Artikel 3 Procedure 6 Artikel 4 Garanties... 7 Artikel 5 Financiële consequenties van het IF-contract 7 Artikel 6 Emolumenten 7 Artikel 7 Reorganisatie van de uitlenende eenheid................ 8 Artikel 8 Reorganisatie van de ontvangende eenheid " 8 Artikel 9 Interim Functievervulling en overtolligheid 8 Artikel 10 Onvoorziene gevallen.............................. 8 Artikel 11 Inwerkingtreding 8 Toelichting............................................... 9 3
De Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat Overwegende dat het wenselijk is de rechtspositie van medewerkers van het Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat in het kader van Interim Functievervulling nader vast te stellen; Gelet op het Algemeen Rijksambtenarenreglement (Stb. 1931, 248) en het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 (Stb. 1983, 571); De Directoraat Dienst Commissie gehoord; BESLUIT: Artikel 1 Begripsomschrijvingen a. Medewerker: RWS-medewerker/-ster, in vaste dienst, die zich heeft ingeschreven bij het projectbureau Interim Functievervulling. b. Interim Functievervulling: Een mobiliteitsbevorderend instrument dat een medewerker in staat stelt om gedurende een periode van 6 tot 24 maanden elders in de RWSorganisatie te werken. c. IF-er: De medewerker die werkzaam is in het kader van Interim Functievervulling. d. Interim Functie: Het samenstel van werkzaamheden waarmee de IF-er wordt belast. e. Projectbureau IF: Het bureau dat binnen RWS belast is met de coördinatie van Interim Functievervulling. f. Uitlenende eenheid: Het organisatieonderdeej waar de medewerker zijn reguliere functie vervult. 5
g. Uitlenende manager: De chef van de IF-er in de uitlenende eenheid, danwel degene die ingevolge de daar geldende doormandatering over Interim Functievervulling beslissingen mag nemen en bekrachtigen. h. Ontvangende eenheid: Het organisatie-onderdeel waar de IF-er zijn Interim Functie verricht. i. Ontvangende manager: De chef van de IF-er in de ontvangende eenheid, danwel degene die ingevolge de daar geldende doormandatering over Interim Functievervulling beslissingen mag nemen en bekrachtigen. j. Coördinator IF: De functionaris die bij het Projectbureau IF belast is met de coördinatie van Interim Functievervulling. k. IF-team: De medewerkers van het Projectbureau IF die belast zijn met de uitvoering van Interim Functievervulling. I. IF-periode: De periode dat de IF-er in de ontvangende eenheid werkzaamheden verricht. Artikel 2 Voorwaarden Interim Functievervulling 1. Interim Functievervulling geschiedt op basis van vrijwilligheid. 2. Voordat de medewerker de Interim Functie gaat vervullen wordt tussen de medewerker, de uitlenende manager, de ontvangende manager en de IF-coördinator een bindend contract opgesteld zoals opgenomen in de bijlage bij dit besluit. 3. Na afloop van de Interim Functievervulling vindt een evaluatie plaats door de medewerker, de ontvangende manager en de uitlenende manager. 4. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 heeft de medewerker gedurende de IF periode geen recht op tussentijdse terugkeer in zijn reguliere functie. Artikel 3 Procedure 1. De medewerker kan zich met toestemming van de uitlenende manager voor deelname aan IF inschrijven bij het Projectbureau IF. 2. De medewerker blijft vanaf de datum van inschrijving tot het tijdstip waarop hijlzij de Interim Functie gaat vervullen zijn reguliere functie uitoefenen. 6
- ------ 3. Zodra een medewerker 6 maanden staat ingeschreven bij het Projectbureau IF, wordt geëvalueerd waarom er nog geen Interim Functie voor hem is gevonden. Het advies kan volgen zich voorlopig uit te schrijven voor een bepaalde periode, waarbij de 6 maanden termijn ook wordt gehanteerd. Hierna kan opnieuw inschrijving volgen. 4. Managers kunnen vacatures (samenstel van werkzaamheden) voor Interim Functievervulling aanmelden bij het Projectbureau IF. 5. De IF-coördinator onderzoekt of voor een ingeschreven medewerker een geschikte Interim Functie beschikbaar is. 6. Indien een Interim Functie voor de medewerker beschikbaar is, vindt een gesprek plaats tussen de ontvangende manager en de medewerker. 7. Bij een positieve uitkomst van het gesprek als bedoeld in het zesde lid wordt, als bedoeld in artikel 2 lid 2, de Interim Functievervulling contractueel vastgelegd. 8. Zodra één van de partijen daarom vraagt wordt een formele beoordeling van de Interim Functievervulling opgemaakt. Artikel 4 Garanties Voor de IF-er is de terugkeer naar zijn reguliere functie na afloop van de contractperiode gegarandeerd. Artikel 5 Financiële consequenties van het rf-contract 1. Indien de Interim Functie gewaardeerd is op een lagere of dezelfde formatieve schaal als de reguliere functie van de IF-er wijzigt de bezoldiging niet. 2. Indien de IF-er in het kader van Interim Functievervulling wordt belast met een functie die is gewaardeerd op een hogere formatieve schaal en die hoger gewaardeerde functie geheel of gedeeltelijk vervult, ontvangt de IF-er een waarnemingstoelage naar rato van die mate van vervulling als bedoeld in artikel 14 BBRA 1984. 3. Salarisbetaling blijft tijdens de Interim Functievervulling door de uitlenende manager plaatsvinden. De kosten hiervoor worden vergoed door de ontvangende manager. Verrekening vindt plaats via de zogenaamde verrekenregeling. Artikel 6 Emolumenten 1. Deelname aan Interim Functievervulling laat de afspraken in de uitlenende eenheid in het kader van vorming en opleidingen onverlet. 2. De ontvangende eenheid is verplicht om vóór het eind van elk kalenderjaar de uitlenende eenheid te informeren omtrent het functioneren van de IF-er in verband met eventuele beslissingen in het kader van de regeling bewust belonen. 7
3. De financiële verplichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid komen niet ten laste van de ontvangende eenheid. 4. Onverminderd het bepaalde in het eerste en tweede lid kan de ontvangende manager aan de IF-er emolumenten toekennen, die ten laste van de ontvangen de eenheid komen. Artikel 7 Reorganisatie van de uitjenende eenheid 1. Indien tijdens de IF-periode in de uitlenende eenheid een reorganisatie plaatsvindt wordt de IF-er voor wat zijn rechtspositie betreft geacht werkzaam te zijn in de uitlenende eenheid. 2. De reorganisatie in de uitlenende eenheid laat onverlet de Interim Functie vervulling in de ontvangende eenheid. Artikel 8 Reorganisatie van de ontvangende eenheid 1. Indien tijdens de IF-periode in de ontvangende eenheid een reorganisatie plaatsvindt kan het takenpakket door de ontvangende manager van de IFer in overleg worden aangepast. 2. Toepassing van het eerste lid laat de rechtspositionele aanspraken van de IF-er onverlet. Artikel 9 Interim Functievervulling en overtolligheid 1. Herplaatsingskandidaten kunnen zich inschrijven voor Interim Functievervulling. 2. In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt de IF-periode beëindigd als er een reguliere functie voor de medewerker beschikbaar is. 3. Na afloop van de IF-periode keert de herplaatsingskandidaat, indien hij/zij niet in de ontvangende eenheid kan blijven, terug naar zijn eenheid. 4. Het bepaalde in de artikelen 5 en 6 is onverkort van toepassing. Artikel 10 Onvoorziene gevallen In die gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist de Coördinator Interim Functievervulling. Artikel 11 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 december 1993 en kan worden aangehaald als Besluit IF. De Directeur-Generaal van de Riikswaterstaat ir. G. Blom. 8
Toelichting Algemeen Het instrument "Interim Functievervulling" heeft de intentie om de mobiliteit van het personeel van RWS te verhogen. De doelstellingen van IF zijn: 1. vergroting van de effectiviteit en flexibiliteit van de organisatie door mobiliteitsbevordering van het zittende personeel; 2. het verhogen van de arbeidssatisfactie van medewerkers door hen zelf, direct en doelgericht invloed te laten uitoefenen op de eigen loopbaan. IF kent twee hoofddimensies. a. IF t.b.v. de persoonlijke ontwikkelingen (Human Resources Development). Dit is gericht op horizonverbreding van medewerkers, specialisten en managers. De horizonverbreding kan tot stand worden gebracht door medewerkers in een andere diensteenheid of organisatie tijdelijk werkzaamheden te laten verrichten. Het beoogt medewerkers zaken te laten benaderen vanuit een andere cultuur, positie en perspectief. Het hoeft in principe niet tot disciplineverdieping te leiden., Tevens zou via deze dimensie van IF een bijdrage geleverd kunnen worden aan de oplossing van vastlopende carrièreperspectieven: de desbetreffende medewerker en de organisatie zijn het erover eens dat een bepaald ontwikkelingstraject doorlopen moet worden om tot een overeengekomen doel te komen maar zien daartoe op korte termijn geen ruimte in de eigen organisatie en kiezen daarom voor een tijdelijke oplossing buiten de eigen organisatie. b. IF t.b. v. capaciteitsproblemen. Dit is gericht op het flexibel inspelen op fluctuaties in de belasting van het zittende potentieel die zijn ontstaan n.a.v. piekbelasting, onderbelasting, langdurige ziekte, etc. Dit betekent dat personeel wordt ingehuurd of uitgeleend tussen en/of binnen de bestaande eenheden. Daarbij leidt onderbezetting tot het zich begeven aan de vraagzijde en overbezetting tot het zich begeven aan de aanbodzijde. 9
Essentieel bij beide dimensies is dat het vigerende dienstverband (en de daarbij behorende rechtspositie) tussen medewerker en uitlenende eenheid blijft bestaan. Dit betekent dat in principe de medewerker terugkeert op zijn "oude" functie. Per Artikel Artikel 1 d. De IF-werkzaamheden kunnen bestaan uit projectmatige werkzaamheden maar ook uit reguliere werkzaamheden, bijvoorbeeld door een tijdelijke invulling van een structurele vacature. / g. Onder de uitlenende manager wordt in eerste instantie de directe chef van de IF-er in zijn "oude" eenheid verstaan. Deze heeft het meeste inzicht in het functioneren van de IF-er. Daarnaast is uiteraard de leiding van de Dienst, zowel vanuit management als vanuit financieel oogpunt bij IF betrokken. De betrokkenheid van deze hiërarchische lagen komt tot uitdrukking in het formulier waarmee de medewerker zich inschrijft voor Interim Functievervulling. i. Onder de ontvangende manager wordt in eerste instantie de directe chef van de IF-er in zijn "nieuwe" eenheid verstaan. Deze heeft het meeste inzicht in de taken die de IF-er gaat uitvoeren. Daarnaast is de leiding van de ontvangende Dienst, vanuit management en financieel oogpunt betrokken bij IF. Artikel 2 1. Aanmelding door de medewerker geschiedt op vrijwillige basis. Mobiliteit mag daarbij geen doel op zich zijn. Langdurig verblijf in een en dezelfde functie zou bijvoorbeeld best kunnen worden gecontinueerd. Dat zou dan wel een bewust genomen beslissing moeten zijn en met duidelijke redenen zijn omkleed. Het achterliggend doel van IF is door middel van o.a. mobiliteit het bereiken van een flexibeler medewerker (en daarmee een flexibeler organisatie) en/of een mobieler medewerker die minder bang is om later ander werk en/of opnieuw elders werk te accepteren. Verplichte mobiliteit levert daarbij over het algemeen weinig gemotiveerde medewerkers op. 2. Het contract is bindend. In het contract wordt de bepaling opgenomen dat het de medewerker vrij staat om tijdens een Interim Functievervulling 10
mee te dingen naar eventuele andere functies volgens de daarvoor bestaande sollicitatieprocedure en termijnen. Deze bepaling is logisch omdat wanneer de medewerker verplicht zou worden om eerst het contract af te maken er een mobiliteitsbeperkende bepaling ingebouwd wordt in een systeem dat juist mobiliteitsbevorderend dient te werken. Daarnaast is de inhoud van het contract individueel bepaald. Het wordt niet afhankelijk gesteld van andere contracten omdat dan een dominoconstructie zou kunnen worden ingebouwd waarbij iedere Interim Functievervulling afhankelijk wordt gesteld van alle voorgaande. Zodra één IF-er vroegtijdig terug zou willen, valt de hele rij om. De werkelijkheid zou echter wel zo kunnen zijn. 3. Na afloop van elke Interim Functievervulling wordt geëvalueerd. De uitkomsten worden, zonder dat de geleverde informatie te herleiden is tot individuen, zo veel mogelijk naar buiten gebracht om de openheid van het systeem en de werking ervan zo duidelijk mogelijk te maken. Zodra één van de partijen dat wenst wordt bovendien een formele beoordeling opgemaakt over de periode waarin de betrokken medewerker als IFer werkzaam is geweest. 4. Wanneer een IF-er zijn contract tussentijds wil beëindigen doet zich een probleem voor indien de uitlenende eenheid in de opengevallen ruimte voorzien heeft. Uiteraard zal in zo'n geval getracht worden zo spoedig mogelijk een voor alle partijen aanvaardbare oplossing te vinden. Daarvoor is een aantal varianten beschikbaar, afhankelijk van de situatie., In de eerste plaats kan worden gekeken naar de mogelijkheid tot een wijziging van taken in de ontvangende eenheid; de ontvangende manager is gedurende de contractperiode immers de eerstverantwoordelijke manager. In de tweede plaats kan tussen de betrokken managers worden overlegd over een vervroegde terugkeer. Bovendien behoort een Interim Functie in een andere eenheid soms tot de oplossingsmogelijkheden. Wanneer vooraf niet zeker is dat een (langdurige) IF-plaatsing goed uitwerkt zou een oplossing kunnen zijn, maar ook hierover dient overeenstemming te bestaan tussen de contractpartijen, dat een proefperiode afgesproken wordt, waarbij de "oude"plaats van de IF-er tijdens die proefperiode niet structureel wordt bezet. Een proefperiode is in het algemeen aanvaard bij contracten voor een langere periode. 11
Artikel 3 De procedure is in hieronderstaand stroomschema gezet. Stroomschema IF uitlenende eenheid ontvangende eenheid 1. aanmelding I 12. aanmelding medewerker Interim Functie 3. koppeling door Projectbureau IF 4. gesprek ontvangende manager met medewerker & opstelling en ondertekening contract 5. Interim Functievervulling in ontvangende eenheid (minimaal 6 maanden; maximaal 24 maanden) medewerker terug naar eigen eenheid medewerker blijft in ontvangende eenheid 1. Inschrijving vindt plaats met toestemming van de uitlenende manager omdat hij zeggenschap moet hebben over de hem beschikbare kwantitatieve en kwalitatieve "middelen" waarmee de hem opgedragen taken moeten worden uitgevoerd. 12
Blijft de zieke IF-er langer ziek dan de in het IF-conlract opgenomen termijn van tewerkstelling dan valt ook hier formeel alles weer terug in de normale situatie. De werkelijke te verrekenen salariskosten zijn te berekenen met het Ont w sluitingssysteem Individuele Salarisgegevens (015). Zij zijn eventueel ook te herleiden uit het Salarisoverzichl. Artikel 6 De ontvangende manager kan beslissen om de IF-er bepaalde emolumenten toe te kennen. Te denken valt aan gratificaties. Deze emolumenten komen uiteraard voor rekening van de ontvangende eenheid en beïnvloeden de toegekende emolumenten uit de uitlenende eenheid geenszins. I Artikel 7 Wanneer de uitlenende eenheid wordt gereorganiseerd doet de IF-er daar aan mee als ware hij gewoon werkzaam op zijn reguliere arbeidsplaats. Het Sociaal Statuut is dan ook op de IFer gewoon van toepassing. De IF-er mag uit zijn IF-eontract ingeval van reorganisatie in zijn uitlenende eenheid geen voordelen of nadelen m.b.1. zijn rechtspositie ondervinden. Dit is een verplichting die geldt voor alle contractpartners: de medewerker zelf, de uitlenende manager en de ontvangende manager. Ondanks reorganisatie moet de IF-er zijn contract normaal kunnen uitdienen. Indien de reorganisatie van de uitlenende eenheid tot overtolligheid van betrokkene leidt, dient hij het IF-contract uit, tenzij hij elders (als herplaatsingskandidaat) een reguliere functie aangeboden krijgt. Een en ander heeft geen invloed op de herplaatsingslermijn. Bij alle gesprekken over de reorganisatie van de uitjenende eenheid tussen management en medewerkers wordt de IF-er betrokken. Dit alles betekent dat bij reorganisatie van de uitlenende eenheid de IF-er de garantie heeft dat hij behandeld wordt als ware het dat er geen IF heeft plaatsgevonden. Artikel B In beginsel ligt de rechtspositie van de IF-er bij diens eenheid. Een reorganisatie bij de ontvangende eenheid heeft derhalve geen invloed op zijn rechtspositie. Indien de reorganisatie bij de ontvangende eenheid geen invloed heeft op het in het IF-contract overeengekomen takenpakket verandert er niets aan het contract met deze IF-er. 14
- - ----------- Indien een reorganisatie bij de ontvangende eenheid wel invloed op het takenpakket heeft, dient voor de duur van het contract binnen deze eenheid een oplossing gevonden te worden. De ontvangende manager heeft immers de medewerker een contract aangeboden waarin een vaste termijn staat opgenomen. Als dat toch niets oplevert, kan getracht worden een oplossing te vinden in overleg met de uitlenende manager. Deze kan echter na vertrek van de betrokken medewerker zelf een IF-er aangetrokken hebben. Het lot van de laatste IF-er kan uiteraard niet afhankelijk worden gesteld van de eerste omdat dan de individuele strekking van het contract geweld wordt aangedaan. Artikel 9 De IF-systematiek is mede ingevoerd om de mobiliteit en flexibiliteit van RWS-medewerkers te bevorderen teneinde verkokering tegen te gaan en de arbeidssatisfactie te verhogen. Dit probeert de IF-systematiek te doen door middel van tijdelijke verplaatsingen van medewerkers die zich daarvoor vrijwillig en met toestemming van hun manager inschrijven. Het Sociaal Flankerend Beleid V & W 91-94 (SFB-V&W 91-94) heeft tot doelstelling het beperken van uitstroom in de wachtgeldregeling bij reorganisatie. De Minister dient daarbij een maximale inspanning te verrichten om aan herplaatsingskandidaten tenminste één passende functie aan te bieden. Daarvoor kent het SFB-V&W 91-94 een aantal instrumenten. Een van die instrumenten ter bevordering van de mogelijkheden om tot (her)plaatsing te komen is via de plaatsingsbemiddelingsorganisatie (PBO). De IF-systematiek kan een bijdrage leveren aan het Sociaal Flankerend Beleid 1991-1994. Herplaatsingskandidaten kunnen zich voor IF inschrijven, net als alle andere V & W-medewerkers. (Gedurende de opstartperiode van het IF-projectbureau zal de aandacht gericht zijn op een beperkt aantal RWS-directies.) Mocht een herplaatsingskandidaat via Interim Functievervulling aan tijdelijk werk geholpen worden dan zal er gedurende de IF-periode normaal doorgezocht worden naar een structurele baan voor betrokkene door de uitlenende eenheid. 15
Blijft de zieke IF-er langer ziek dan de in het IF-contract opgenomen termijn van tewerkstelling dan valt ook hier formeel alles weer terug in de normale situatie. De werkelijke te verrekenen salariskosten zijn te berekenen met het Ontsluitingssysteem Individuele Salarisgegevens (OIS). Zij zijn eventueel ook te herleiden uit het Salarisoverzicht. Artikel 6 De ontvangende manager kan beslissen om de IF-er bepaalde emolumenten toe te kennen. Te denken valt aan gratificaties. Deze emolumenten komen uiteraard voor rekening van de ontvangende eenheid en beïnvloeden de toegekende emolumenten uit de uitlenende eenheid geenszins. / Artikel 7 Wanneer de uitlenende eenheid wordt gereorganiseerd doet de IF-er daar aan mee als ware hij gewoon werkzaam op zijn reguliere arbeidsplaats. Het Sociaal Statuut is dan ook op de IFer gewoon van toepassing. De IF-er mag uit zijn IF-contract ingeval van reorganisatie in zijn uitlenende eenheid geen voordelen of nadelen m.b.t. zijn rechtspositie ondervinden. Dit is een verplichting die geldt voor alle contractpartners: de medewerker zelf, de uitlenende manager en de ontvangende manager. Ondanks reorganisatie moet de IF-er zijn contract normaal kunnen uitdienen. Indien de reorganisatie van de uitlenende eenheid tot overtolligheid van betrokkene leidt, dient hij het IF-contract uit, tenzij hij elders (als herplaatsingskandidaat) een reguliere functie aangeboden krijgt. Een en ander heeft geen invloed op de herplaatsingstermijn. Bij alle gesprekken over de reorganisatie van de uitlenende eenheid tussen management en medewerkers wordt de IF-er betrokken. Dit alles betekent dat bij reorganisatie van de uitlenende eenheid de IF-er de garantie heeft dat hij behandeld wordt als ware het dat er geen IF heeft plaatsgevonden. Artikel 8 In beginsel ligt de rechtspositie van de IF-er bij diens eenheid. Een reorganisatie bij de ontvangende eenheid heeft derhalve geen invloed op zijn rechtspositie. Indien de reorganisatie bij de ontvangende eenheid geen invloed heeft op het in het IF-contract overeengekomen takenpakket verandert er niets aan het contract met deze IF-er. 14