GMR-SO dinsdag 24 juni 2014 Locatie: Lageweg Mededelingen 1. De sollicitatiecommissie voor een nieuw lid van de Raad van Toezicht, met daarin een ouderlid van beide GMR en, heeft woensdag 11 juni een aantal kandidaten gesproken en heeft een nieuw lid gekozen. De oudergeleding draagt de door de commissie gekozen kandidaat voor als nieuw lid voor de RvT. 2. De secretaris van de GMR neemt met ingang van 24 juni deel aan de Projectgroep Communicatie. Zij krijgt als taak communicatie met ouders/leerlingen. 3. Ook Match en Blinct zullen tijdens de diploma-uitreiking het alcoholprotocol van de OA volgen. 4. Uit een van de deelraden komt de vraag of het zinvol zou zijn om een SO- of OAbreed rook- en kledingprotocol in te gaan voeren. 5. Uit enkele deelraden komen vragen over de vrijwillige ouderbijdrage: hoe kunnen ouders gestimuleerd worden die te betalen? Moet er misschien een ander systeem worden ingevoerd? Hoe kan de verantwoording van de vrijwillige ouderbijdrage het beste/duidelijkst worden vormgegeven? Het formulier daarvoor dat ons is aangedragen door het VO wordt in het MT besproken en gaat misschien ook in het SO worden gebruikt. Ingekomen stukken 1. Landkaart SWV (22 mei) 2. Notulen GMR-VO 02-04-2014 (25 mei) 3. Vacature Wiskunde/NASK Rietschans (25 mei) 4. Specia(a)l 6 (2 juni) 5. Notulen DR 24-04-2014 (2 juni) 6. Notulen Lageweg 02-06-2014 (2 juni) 7. Notulen MT 03-04-2014 (3 juni) 8. Notulen MT 10-04-2014 (3 juni) 9. Vacature Stageklas Huizen (5 juni) 10. Vacature Biologie/Maatschappijleer Huizen (5 juni) 11. Vastgestelde/definitieve alcoholbeleid (5 juni) 12. Verslag auditcommissie (13 juni) 13. OA-blad (20 juni, per post/op scholen verspreid) Voorbespreking zonder bevoegd gezag Agendapunten 7-12 worden besproken en onze vragen worden straks gesteld. secretariaat.gmr.so@gmail.com 1
Overleg met bevoegd gezag 3. Notulen 20 mei (ter vaststelling) Inhoudelijke vragen Op pagina 2 wordt gevraagd of er wegens de formatietekorten boventalligheid ontstaat. Klopt het inderdaad dat die er niet is? Reactie: Er is niemand boventallig verklaard. Pagina 4: Is er al duidelijkheid over Omgangskunde? Reactie: Nee, op dit moment nog niet. Pagina 4: Hoe staat het ervoor met de klankbordgroepen? Reactie: Er zijn er twee, die deze en volgende week hun eerste bijeenkomst hebben. De ene groep bestaat uit de betrokken directeuren arbeidstoeleiding en bekijkt specifiek de plannen van de werkgroep Arbeid, de andere is een algemene klankbordgroep die bestaat uit mensen die daarvoor gevraagd zijn of zich hebben aangemeld. Er wordt een wijziging doorgevoerd en de notulen zijn vastgesteld. 4. Mededelingen GMR Zie boven. 5. Mededelingen bevoegd gezag Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het Bestuursformatieplan. Het deel voor het SO is al klaar, dat voor het VO nog niet. Gisteren is in het VO afgesproken dat het volgende week vrijdag wordt rondgestuurd. In het SO staat het 7 juli op de agenda. 6. Stand van zaken: Plan van Aanpak (ter informatie) De tussenrapportage is onderweg (agenda 7 juli) en er is uitvoerig gesproken met de programmamanager en de verschillende werkgroepen. De werkgroepen zijn allemaal in de afrondende fase wat betreft het formuleren van adviezen, wat de reden is dat de klankbordgroepen zijn uitgenodigd om ernaar te kijken. Direct na de vakantie zullen de voorstellen/adviezen van de werkgroepen Communicatie, Zorg en Arbeid op papier staan, wanneer ze eerst naar het MT gaan. In het MT zullen ze in twee rondes worden behandeld: eerst worden ze informatief besproken, en daarna komt er besluitvorming, hoewel het MT geen formele besluiten neemt over de voorstellen, dat doet het CvB. Half september hopen we dan dat de voorstellen naar CvB, RvT en GMR kunnen. PGMR: Hoe worden de financiën van de werkgroepen geregeld? Reactie: De werkgroepen worden gefinancierd uit de reserve. PGMR: Gebeurt dat volgens een bepaalde verdeelsleutel? Reactie: Dat gaat via de normatieve lumpsum. De financiële afrekening komt terug naar de GMR. 7. Klussendienst ATC (ter instemming PGMR) Toelichting: Iemand die een leerling meeneemt om een klus te doen, hoeft geen leerkracht te zijn. Normaal gesproken heeft het stageverlenende bedrijf een aansprakelijkheidsverzekering, maar veel bedrijven willen dat niet. In dat geval wordt in de stageovereenkomst geregeld dat de school/het bestuur de aansprakelijkheid op zich neemt. De OA is daarvoor verzekerd; we hebben een aansprakelijkheidsverzekering, waaronder ook stagiaires vallen. Als een leerling meegaat met de Klussendienst is dat geen stage, maar onderdeel van zijn arrangement, en gaat hij bijvoorbeeld mee met de Klussendienst in plaats van in de werkplaats te werken. De dienst is op dit moment nog niet geformaliseerd omdat er nog geen instemming van de GMR is. Zodra die er is, wordt in het MT meegedeeld dat alle locaties er gebruik van moeten maken, tenzij er zwaarwegende redenen zijn omdat niet te doen, bijvoorbeeld als er een noodgeval opgelost moet worden en de Klussendienst op dat moment geen tijd heeft om te komen. secretariaat.gmr.so@gmail.com 2
8. Overplaatsingsbeleid (ter instemming PGMR) PGMR: Is dit een beleid met een geldigheidsduur van één jaar? Reactie: Nee, maar het wordt wel elk jaar geëvalueerd. PGMR: En wat is de impact van die evaluatie? Reactie: Zo nodig wordt het beleid aangepast, of het wordt verlengd. PGMR: Kun je ook worden overgeplaatst naar een locatie die heel ver van je woonplaats ligt? Reactie: Tenzij het CvB het een zwaarwegende reden vindt om het niet te doen, maar op zich kan het. Zo n omstandigheid komt echter zelden voor en is altijd maatwerk. PGMR: Waarom wordt er 3 jaar voor het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd niet meer overgeplaatst, waarom geen 5? Reactie: Het was 2, dat is versoepeld naar 3. Ieder jarenaantal is discutabel, maar je moet als bestuur wel de mogelijkheid hebben om oudere mensen over te plaatsen. Ook hier geldt weer de billijkheidsclausule, en in geval van overplaatsing is er altijd een gesprek met de betrokkene, waaruit kan blijken dat overplaatsing onbillijk is. Als je een beslissing onbillijk vindt, kun je daartegen bezwaar maken/in beroep gaan. Tekstueel: De voetnoot op pagina 3 kan verkeerd worden gelezen. De GMR adviseert ervan te maken: Trivium College, BMO, en de combinatie Mulock Houwer/De Sprong. 9. Beloningssystematiek (ter instemming PGMR) PGMR: Als een LB-docent een negatieve beoordeling krijgt, kan hij dan naar een positie worden gedegradeerd waarin hij geen les meer geeft? Reactie: Het gaat hier met name om mensen in LC of LD. Als die ongeschikt blijken, volgt normaal gesproken ontslag. De OA heeft echter het aanvullende beleid dat iemand in plaats van ontslagen te worden, gedegradeerd kan worden naar een lagere functie. PGMR: Kan iemand met LB dan bijvoorbeeld worden gedegradeerd tot conciërge? Reactie: Nee, wat dat is geen passende functie. Als hij dat echter zelf wil, mag hij die functie wel accepteren. PGMR: Op bladzijde 3 wordt gesproken over scholing en ontwikkeling. Voor de Prestatiebox geldt instemmingsrecht in de GMR, kan daar iets over op tafel komen? Reactie: Dat is een terechte opmerking. We gaan ermee aan de slag. PGMR: Op pagina 6 staat dat de direct leidinggevende het ontwikkelgesprek voert, maar die term wordt niet gebruikt in het bekwaamheidsdossier, dus wat is dat? Reactie: In de DR is ervoor gekozen om het functioneringsgesprek in het vervolg ontwikkelgesprek te noemen. PGMR: En die direct leidinggevende? Op sommige locaties kunnen dat de gedragswetenschapper, de docent zorgcoördinator of de directeur zijn. Wordt dat gesprek dan geleid door degene die dat als taak in zijn functiebeschrijving heeft staan? Reactie: Dat klopt. PGMR: Er wordt in dit stuk nog gesproken over het REC en het hoofd van de Dienst AB, die straks niet meer bestaan. De GMR adviseert deze uit de tekst te halen. PGMR: Bij promotie van iemand in LB/LC/LD op pagina 7 wordt vermeld dat promotie alleen plaatsvindt als daarvoor formatieruimte is, maar dat staat niet bij promotie van OOP. Is die niet onderhavig aan formatieruimte? Reactie: Jawel, dat zullen we wijzigen. PGMR: In het functiebouwwerk staan functies, zoals Verzuimcoördinator, waarbij twee schalen mogelijk zijn. Er is dan sprake van twee functies met dezelfde naam. De GMR adviseert om daar twee verschillende functienamen van te maken, bijvoorbeeld verzuimcoördinator en senior verzuimcoördinator. 10. Aangepaste Meerjarenbegroting 2014-2017 (ter advies) De GMR zou de stukken graag gelijk met de auditcommissie ontvangen. Op die manier is er meer tijd voor de voorbereiding. Reactie: Dat gaan we doen.auditcommissie: Hartelijk dank voor de toelichting op onze vragen. Er staan nog enkele vragen open, waaronder die over het ziekteverzuim. Reactie: Hier wordt in een later stadium op teruggekomen. secretariaat.gmr.so@gmail.com 3
PGMR: Hebben we de beschikkingen gekregen die achter de beslissingen liggen die ervoor gezorgd hebben dat de inkomstenkant van de MJB is aangepast? Reactie: Kopieën van de beschikkingen worden naar de auditcommissie gestuurd. De secretaris stuurt ze door naar de leden van de GMR die daar ook in zijn geïnteresseerd. 11. Financieel kader (ter advies) PGMR: Dit zijn nieuwe kaderafspraken. Wat is het verschil met de oude, wat is er veranderd? De GMR adviseert om bij een volgend document de wijzigingen zichtbaar te maken. Reactie: Dat is een goed idee. Voor nu kunnen we de oude kaderafspraken toesturen, die dan naast de nieuwe gelegd kunnen worden. In de oude afspraken staat veel over de begroting, daar is niets aan gewijzigd. In de nieuwe afspraken staan andere dingen over de allocatie van middelen, en bijvoorbeeld dat de locaties van het Vallei College nu beschouwd worden als een zelfstandig brinnummer met eigen bekostiging. Verder zijn er nieuwe afspraken gemaakt over bovenschoolse fondsen zoals ouderschapsverlof, over de reserves, en over kengetallen zoals solvabiliteit en liquiditeit. PGMR: In het stukje over het treasurybeleid op pagina 7 staat: De OA belegt niet in risicodragende beleggingen. Het beleid is erop gericht om een zo hoog mogelijk rendement te combineren met een zo laag mogelijk risico. Deze afweging wordt meegenomen in de productkeuze naar aard, looptijd en beschikbaarheid van middelen. Is duurzaamheid ook een element om naar te kijken? Reactie: Ongetwijfeld, maar wat hier staat is de wettelijke afspraak, je mag niet risicodragend investeren, en je moet in je keuze rekening houden met aard, looptijd en beschikbaarheid van middelen. We vinden het echter een goede suggestie om ook duurzaamheid bij de keuze te betrekken. 12. Jaarstukken 2013 (ter informatie) PGMR: Hoe zit het met de gelden van de n-factor? Die zouden inzichtelijk worden gemaakt, maar dat is nog niet gebeurd. Reactie: Dat klopt, dat gaan we nog doen. PGMR: De reserves zijn ten opzichte van 2012 met een ton toegenomen, hoe komt dat? Reactie: Dat is het resultaat van De Sprong. De rente-inkomsten gaan op bestuursniveau. 13. Wat verder ter tafel komt/rondvraag/sluiting gezamenlijke gedeelte PGMR: In het overzicht van de swv en wordt gesproken over Aloysius, hoe zit dat? Reactie: Aloysius is een stichting die is gespecialiseerd in het geven van onderwijs in instellingen. De maker van de landkaart heeft voorgesteld om hier eens naar te kijken, maar die optie is inmiddels door de realiteit achterhaald. Intermetzo heeft een eigen onderwijspoot en het contract loopt tot 2016. In juli gaan we weer praten over de plannen met De Lindenhorst. De landkaart is een document dat voortdurend wordt aangepast. Het wordt bijgehouden door de secretaresse van de algemeen directeur en staat op de harde schijf voor de directie. PGMR: De GMR stelt voor het document algemeen benaderbaar te maken, bijvoorbeeld in een cloud voor Mulock Houwer en De Sprong. Reactie: Daar gaan we naar kijken. OGMR: Er is onduidelijkheid over het betalen van werkboeken. In de notulen van het MT van 13-03 staat hierover iets anders dan in die van de GMR van 08-04. We merken dat de afspraken op de verschillende locaties anders worden begrepen. Hoe zit het nu precies? Wanneer mag je ouders wel/geen geld vragen voor werkboeken? Reactie: Hier komen we op terug. secretariaat.gmr.so@gmail.com 4
Nabespreking/Besluitvorming zonder bevoegd gezag Er zijn verder geen vragen/opmerkingen. Besluiten GMR-SO 24 juni 2014 Vastgesteld: Notulen 20 mei 2014 Instemming PGMR: Klussendienst ATC: 3 voor, 1 onthouding Beloningssystematiek - Er wordt in dit stuk nog gesproken over het REC en het hoofd van de Dienst AB, die straks niet meer bestaan. Verwijderen. - Bij promotie van iemand in LB/LC/LD op pagina 7 wordt vermeld dat promotie alleen plaatsvindt als daarvoor formatieruimte is, maar dat staat niet bij promotie van OOP. Toevoegen. - In het functiebouwwerk staan functies, zoals Verzuimcoördinator, waarbij twee schalen mogelijk zijn. Er is dan sprake van twee functies met dezelfde naam. Verschillende functienamen van maken. Positief advies: Aangepaste Meerjarenbegroting 2014-2017 Financieel kader Aanhouden: Overplaatsingsbeleid - De voetnoot op pagina 3 kan verkeerd worden gelezen. De GMR adviseert ervan te maken: Trivium College, BMO, en de combinatie Mulock Houwer/De Sprong. Bindende voordracht OGMR: Nieuw lid RvT Planning: Woensdag 2 juli: vooroverleg (DB) Maandag 7 juli: GMR Voorlopige agenda 7 juli 1. Tussenrapportage Projectgroepen 2. Vergaderrooster 2014-2015 (ter vaststelling) 3. Bestuursformatieplan 4. Notitie Re-integratie 5. Overplaatsingsbeleid Agenda 2014-2015 1. Onderwerpen Plan van Aanpak/Projectgroepen secretariaat.gmr.so@gmail.com 5
Afspraken/Actiepunten afspraak/actie door datum 1. OOP: terminologie in verschillende documenten bestuurssecretaris 3-12 gelijktrekken; nieuw functiebouwwerk 2. Prestatiebox bestuur 24-06 3. Ziekteverzuim SO bestuur 24-06 4. Gelden N-factor inzichtelijk maken bestuur 24-06 5. Landkaart swv en algemeen benaderbaar maken algemeen directeur 24-06 (cloud MH/DS) 6. Werkboeken: situatie verduidelijken algemeen directeur 24-06 7. SO-breed formulier voor vrijwillige algemeen directeur 24-06 ouderbijdrage 8. Omgangskunde bestuursbureau 24-06 9. Financiële afrekening werkgroepen naar GMR bestuursbureau 24-06 t.z.t. 10. In volgend financieel kader wijzigingen bestuurssecretaris 24-06 t.z.t. zichtbaar maken 11. Duurzaamheid als overweging meenemen in bestuur 24-06 t.z.t. investeringen 12. Financiële stukken en beschikkingen in het vervolg direct naar hele GMR bestuurssecretaris/ secretaris GMR 24-06 wanneer van toepassing Stukken toesturen aan GMR stuk door datum 1. Oude kaderafspraken bestuurssecretaris 24-06 25-06 2. Beloningssystematiek (wijzigingen doorvoeren) bestuurssecretaris 24-06 Stukken aanpassen/opnieuw aanbieden aan GMR stuk door datum 1. Notitie Re-integratie bestuurssecretaris 20-05 04-07 2. Overplaatsingsbeleid bestuurssecretaris 24-06 04-07 secretariaat.gmr.so@gmail.com 6