Nota bedrijfsvoering

A gemeente Eindhoven Nota edrijfsvoering Van specifiek (Control- FA) naar integraal! (PIOFA+). Feruari 2012

Feruari 2012 Vereterplan edrijfsvoering Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Datum Feruari 2012 gemeente Eindhoven

Inhoudsopgave 1. INLEIDING 4 2. BEDRIJFSVOERINGSPROJECTEN 2011 6 3. STRATEGISCHE PLANNING PROJECTEN CONTROL VANAF 2012 14 3.1 SWOT-ANALYSE (OMGEVINGSANALYSE - INTERNE ORGANISATIE) 14 3.2 CONTROL-SCOPE EN BESLISMODEL 19 3.3 PRIORITERING VAN PROJECTEN CONTROL 21 3.4. BEVINDINGEN 29 4. AANBEVELINGEN 33 BIJLAGE 1: DOEL, RESULTAAT EN STATUS VAN PROJECTEN 2011 34 BIJLAGE 2: SWOT-ANALYSE (OMGEVINGSANALYSE - INTERNE ORGANISATIE) 50 BIJLAGE 3: ONTWIKKELMODEL CONTROL 58 gemeente Eindhoven 3

1. Inleiding Bedrijfsvoering: sturing en eheersing van de ondersteunende activiteiten ten ehoeve van de realisatie van de eleidsdoelstellingen (primaire processen). Dit etekent concreet dat de edrijfsvoering: zich richt op de inzet van middelen (PIOFA+ : P= personeel, I = informatie, O = organisatie, F = financiën, A = automatisering, + = overig, w.o. ijv. huisvesting, inkoop en aanesteding, juridische zaken etc.); geen doel op zich is, maar voorwaardenscheppend is t..v. de gemeentelijke inhoudelijke taken. Het helder en op orde heen van de edrijfsvoering is een vereiste voor elke organisatie. De meest recente ontwikkelingen, met name de huidige en de aangekondigde extra (rijks)ezuinigingen in cominatie met de financiële positie van de gemeente Eindhoven, de risico s aangaande het Grondedrijf ed., nopen hiertoe (en m.n. de financiën) meer dan ooit. Maar ook interne organisatieveranderingen (inrichting en esturing) geven aanleiding voor aanvullende eheersingsmaatregelen, om zaken opnieuw goed in control te krijgen. Verder estaat er sowieso ook een interne amitie te zorgen voor een zo optimaal mogelijke eheersing van de edrijfsvoering. Dit vereist ook het eschikaar heen van tijdige, juiste en volledige (stuur)informatie. Anders is een adequate sturing op de edrijfsvoering niet mogelijk. Een nota Bedrijfsvoering, waarin op strategisch niveau stuur- (en verantwoordings)informatie met etrekking tot de edrijfsvoering wordt aangereikt, is hiervoor een passend instrument. Het elang hiervan is ook in het rekenkameronderzoek Grip op het apparaat opgemerkt. Het college heeft in reactie op dit onderzoeksrapport de raad toegezegd hieraan invulling te geven. Een eerste aanzet tot het ontwikkelen van een nota edrijfsvoering dateert uit januari 2011 met het zogenaamde Vereterplan edrijfsvoering (een onderdeel hiervan etrof Startnota edrijfsvoering ). Deze nota heeft zich vooral gericht op het vermelden van lopende gemeenterede veretertrajecten en de gemeenterede edrijfsvoeringkaders. Met onderliggende nota vindt een eerste verdere doorontwikkeling van het Vereterplan en de Startnota plaats. In deze nota is duidelijk meer accent komen te liggen op het ieden van een inhoudelijk concept om de nota als strategisch en cyclisch sturingsinstrument te kunnen geruiken ij het ontwikkelen en vereteren van de edrijfsvoering. Naast dat hiermee ook inzicht wordt geoden in de veretertrajecten (projecten) die reeds heen plaatsgevonden, dan wel verder gepland staan. 4 gemeente Eindhoven

Centraal in het inhoudelijk concept van deze nota staat het zogenaamde SWOTmodel. Aan de hand hiervan, in cominatie met een eslismodel, moet het mogelijk worden de ontwikkel- en vereterpunten adequaat in eeld te rengen. Daarnaast moet het hiermee ook mogelijk worden de vereiste aanpak (projecten) te definiëren en vooral te prioriteren. Ondanks dat de nota een meerjarig uitgaande van 4 jaar ontwikkel en vereterkader moet ieden, estaat de intentie de nota jaarlijks te actualiseren (e.e.a. voorafgaand aan de vaststelling van de sector- en afdelingsplannen). Om de toegevoegde waarde van het inhoudelijk concept in deze nota op praktische wijze te kunnen toetsen is er voor gekozen, althans voor de lopende en nieuwe projecten, hier sec uit te gaan van de scope van Control. De edoeling is dat, zodra de meerwaarde van deze aanpak is geleken, de nota edrijfsvoering integraal (gemeentereed) wordt opgepakt en gerealiseerd. De resultaten van de uitwerking van deze nota iedt tevens de mogelijkheid de eerdere esluitvorming rondom de control-projecten (opnieuw) te eoordelen. Op asis van onder andere de verschillende rekenkamerrapporten ( Grip op het apparaat, Sturen op de achterank en Regeren is vooruitzien ), zijn het afgelopen jaar door de portefeuillehouder financiën, de DR, MT Control en P&O al verschillende edrijfsvoeringsknelpunten gesignaleerd. Hiervoor zijn meerdere veretertrajecten / projecten opgestart in 2011. In deze nota zal verslag worden gedaan van deze nog lopende dan wel afgeronde veretertrajecten / projecten 2011. Daaronder vallen niet alleen de projecten van Control, maar ook die van P&O. Op deze wijze wordt duidelijk welke vereterstappen met etrekking tot de edrijfsvoering ingezet zijn en welke nog gedaan dienen te worden. De voorliggende nota edrijfsvoering estaat uit de volgende hoofdstukken: - Hoofdstuk 2 Bedrijfsvoeringsprojecten 2011 - Hoofdstuk 3 - Strategische planning projecten vanaf 2012 Hoofdstuk 3.1 SWOT-analyse Hoofdstuk 3.2 Control-scope en eslismodel Hoofdstuk 3.3 Prioritering van projecten van Control Hoofdstuk 3.4 Bevindingen - Hoofdstuk 4 Aanevelingen gemeente Eindhoven 5

2. Bedrijfsvoeringsprojecten 2011 Hieronder wordt een overzicht geoden van de edrijfsvoeringprojecten die in 2011 in gang gezet zijn vanuit het Vereterplan Bedrijfsvoering. Hiermee konden een aantal edrijfsvoeringkwesties aangepakt worden, welke voornamelijk genoemd worden in het rekenkamerrapport Grip op het Apparaat. Daaruiten zijn op asis van anderszins nog aanwezige edrijfsvoeringkwesties aanvullend nog enkele andere vereteracties en projecten voor 2011 enoemd. In dit overzicht worden niet alleen de elangrijkste projecten van Control genoemd, maar ook nog andere, dat wil zeggen vooral ook de P&O-projecten. Voor de projectenplanning van 2012, die verderop in de nota esproken wordt, worden echter enkel projecten van Control genoemd. Bij de geplande doorontwikkeling van de nota edrijfsvoering in 2012 zal eerst een verreding naar de andere edrijfsvoeringsdomeinen (P&O, I&B, AIHD etc.) gaan plaatsvinden. In deze verreding zullen o.a. de hieronder enoemde projecten t.a.v. P&O in worden opgenomen. Onderstaand projectenoverzicht iedt enkel een korte toelichting op de projecten, voor wat etreft status en resultaten. Voor een meer uitgereide toelichting wordt verwezen naar Bijlage 1 Projectenoverzicht 2011. Control gerelateerd Project Afgerond J/N Resultaten op hoofdlijnen 1. Draaioek egroting J - 2011 Er zijn verschillende vereteringen aangeracht t.a.v. P&C cyclus. Hiermee kon de kwaliteit en efficiency van de estuurlijke informatievoorziening worden vereterd. Dit door m.n.: het MIP mee te nemen in de Kadernota en de Programmaegroting (keuzes m..t. het MeerjarenInvesteringsPlan). Begrotingswijzigingen te undelen en op 4 momenten in het jaar aan te ieden (Na vaststelling van deze verzamelwijzigingen wordt in de vorm van een korte samenvatting een nieuw egrotingsoekje opgesteld voor de eerste 3 momenten van het jaar) 2. Heldere taakafakening J - 2011 Er wordt een etere eheersing ereikt vanuit Control en m..t. de financiële administratie o..v. het tot stand komen van een vijftal plannen van aanpak, zoals ijv. het vereteren van de kwaliteit coderingen/oekingen en het opstellen van Service Level Agreements tussen FA, Control en lijn. 6 gemeente Eindhoven

3. Activiteiten- en afstemmingskalender 4. Richtlijnen financiële processen en systemen 5. Veretering (Visie) cyclische instrumenten J - 2011 J - 2011 N - Zie hfst. 3 De tijdigheid en volledigheid van de financiële administratie is verhoogd door het realiseren en implementeren van een activiteiten- en afstemmingskalender. Op asis hiervan wordt periodiek gecontroleerd of de activiteiten van de FA en van Instrumentarium Control (t..v. de oekhouding) uitgevoerd zijn. Daarnaast wordt gecontroleerd of alle financiële suadministraties (in vnml. de primaire sectoren) 1 op 1 aansluiten met de financiële oekhouding. Een mismatch kan zo direct in kaart worden geracht en opgelost. Er is een nieuwe richtlijn financiële processen en systemen vastgesteld. Hiermee is een elangrijke stap gezet in de denkwijze dat sectoren hun eigen proces niet meer als een op zichzelf staand iets zien maar als een onderdeel van een groter geheel. Dit etekent voor de FA en CTRL dat zij aan de voorkant mee denken en etrokken worden door de sector ij aanschaf/(her)inrichting van een systeem/proces met een relatie naar een financieel proces/systeem. Voor orging van deze richtlijn is de samenwerking met de sector I&B noodzakelijk. Er is een nieuwe visie opgesteld voor de cyclische instrumenten (Kadernota, TURAP, Jaarrekening, Begroting). Hiermee wordt de gemeenteraad eter in staat gesteld afgewogen keuzes te maken. Hierij geldt: dat deze visie allereerst vastgesteld dient te worden. De verwachting is dat dit egin 2012 plaatsvindt. als vervolgstap wordt, ter illustratie van de visie, een vooreeld uitgewerkt en ehandeld in de accountantscommissie van feruari 2012. er aansluitend een PID (Project Initiatie Document) opgesteld moet worden, waarin ook de planning voor de implementatie wordt opgenomen. 6. Gemeentereed estelproces N - Zie hfst. 3 Het gewenste estelproces is uitgewerkt (incl. een programma van eisen en wensen). Dit etekent: gemeenterede standaardisatie en optimalisatie van alle operationele estelprocessen automatische vastlegging van alle financiële verplichtingen in de financiële Administratie elektronisch estellen en verwerken van facturen. Voor dit gewenste estelproces wordt een usiness case opgesteld; oplevering egin 2012. Na esluitvorming (go/no-go) kan de implementatie starten. gemeente Eindhoven 7

7. Kostentoerekening (evaluatie) J - 2011 Er is een evaluatieonderzoek uitgevoerd naar: 1. de reeds ingevoerde kostenverdeling 2. de interne verrekeningssystematiek: de knelpunten m..t. interne verrekening van kosten Op asis van het evaluatierapport kostenverdeling wordt het volgende geadviseerd: zorgdragen voor een juiste en volledige urenregistratie door de projectsectoren onderzoeken van de mogelijkheden om met gedifferentieerde tarieven te werken, overhead ook over inhuur te erekenen en epaal normen voor erekening uurtarief, analyseer de tussentijdse resultaten op de project kostenplaatsen M..t. de interne verrekeneningssystematiek is er onderzoek uitgevoerd door Yacht. Het concept-rapport wordt nu nader eoordeeld. Het vervolg van deze evaluatie zal als deel-project van het project Ruimte voor de toekomst terugkomen. In dat kader worden de aanevelingen ook ekeken. 8. Liquiditeitsontwikkeling - Korte termijn J - 2011 De korte financiering is omgezet in langlopende leningen, daarmee is voldaan aan de kasgeldlimiet uit de wet Fido. Voor de hogere rentekosten die het gevolg zijn van het aantrekken van langlopende leningen is structureel dekking gevonden in de egroting. Daarmee is deze actie afgerond. - Lange termijn N - Zie hfst. 3 Er is een adviesrapport opgesteld waarin staat aangegeven wat er innen de organisatie de komende tijd allemaal moet geeuren en nodig is (op het geied van informatie, proces, capaciteitseslag, etc.) om een goede (etrouware, nauwkeurige) liquiditeitsanalyse met prognose te kunnen opstellen. Er moet nog uitvoering worden gegeven aan de aanevelingen en implementatie van de methodiek. Na implementatie hiervan moet inzicht en overzicht ontstaan in de liquiditeitsontwikkeling van de gemeente Eindhoven. 9. Begrotingspelregels J - 2011 Er zijn nieuwe egrotingsregels opgesteld en door het college vastgesteld. De egrotingspelregels zijn gescreend en ekeken is of deze opgenomen zijn in het huidige reguliere proces. De 8 gemeente Eindhoven

spelregels zijn, op één na, succesvol geïmplementeerd. Één spelregel staat nog open, t.w. aangaan van verplichtingen. Momenteel ontreekt een gemeenterede verplichtingenadministratie. Dit punt is opgenomen in het project gemeentereed estelproces. 10. Vaste activa administratie J - 2011 Binnen dit project is de activa-administratie opgeschoond. Hiermee is inzicht gecreëerd in het eventueel estaan van financiële ruimte voor investeringen ( i.k.v. MIP). Verder is de financiële verordening aangepast met een ijlage waarin de afschrijvingspercentages zijn vastgesteld ij eventuele wijzigingen (e.e.a. wordt afgesloten met een egrotingswijziging). De verdere implementatie van de maatregelen verloopt via het reguliere proces. 11. Projectadministratie J - 2011 Vanuit de projectadministratie zijn alle projecten (m.u.v. projecten MPG) eoordeeld op: hardheid van de dekking verdeling van de dekking in eigen middelen en middelen van derden verdeling van de udgetten in jaarschijven inzicht in welke projectfase het project evindt (initiatief, voorereiding, of uitvoering). O..v. van deze informatie waarmee ook evestigd kon worden dat de projectadministratie op orde is - kon ij het opstellen van het MIP worden vastgesteld: dat versoering of stoppen van projecten eperkt mogelijk is. er middelen vrijgespeeld kunnen worden ten ehoeve van projecten (inclusief het oplossen van het tekort in het MIP 2011). Een deel van de veretering gelden voor de lange termijn. Deze vereteringen worden meegenomen in het project Project control (innen het project Ruimte voor de toekomst ) 12. Rentetoerekening i.h.k. van het MPG i.r.t. de gemeenterede renteomslagsystemathiek N - Zie hfst. 3 Project eind 2011 opgestart. Nog geen resultaten. 13. Tijdschrijven N - Zie hfst. 3 Er is een nota vastgesteld, waarmee gekozen is voor het zogenaamd functioneel tijdschrijven, zijnde: op geieden waar wettelijke verplichtingen onder liggen voor het goed kunnen functioneren van Opdrachtgever- Opdrachtnemerschap (iedereen die werkt aan fysiekruimtelijke projecten) indien het (sector)management dit wenst (t..v. capaciteitsplanning) gemeente Eindhoven 9

Het vervolg-project richt zich nu op: Het maken en laten vaststellen van de tijdschrijfprocedure Het eperken (lees: uitfaseren) van het aantal tijdschrijfsystemen die innen de gemeente geruikt worden. Het inregelen van handhaving. Momenteel is geen sprake van tijdig tijdschrijven innen alle fysieke sectoren. Dit is een noodzaak indien actuele financiële informatie (uren) is gewenst met etrekking tot de fysieke projecten. Project is in de eindfase en zal egin 2012 afgerond worden 14. MIP J - 2011 Het MIP voor 2012 is reeds gereed. Er zijn keuzes gemaakt m..t. de ruimtelijke projecten. Echter het proces rondom de totstandkoming moet verder worden ezien (taken-verantwoordelijkhedenevoegdheden en de eslismomenten) 15. Bezuinigingsspelregels J- 2011 Er is een nota ezuinigingsspelregels (kaders en richtlijnen) vastgesteld. Deze spelregels heen als doel aan te geven hoe precies met esparingen wordt omgegaan, d.w.z. hoe en wanneer de esparingen in het kader van de Omuigingen egrotingstechnisch worden verwerkt en ingeoekt. Vragen die in dit kader worden eantwoord zijn onder meer: Hoe om te gaan met usiness cases? Overheadkosten i.r.t. ezuinigingen? Hoe om te gaan met de resultaten van ezuinigingen? De spelregels worden toegepast en ewaakt via het reguliere proces van ezuinigingen. D.w.z. aan de hand van een omuigingenlijst vinden momenteel allerlei activiteiten plaats voor het realiseren van de ezuinigingstaakstelling. Hierover wordt periodiek verslag gedaan. P&O gerelateerd 16. Strategische Visie HRM visie organisatievisie Weet wat werkt! N Zie Bijl. 1 Het strategisch HRM-eleid kon, onder de titel organisatievisie Weet wat werkt!, door B&W worden vastgesteld als kader voor de ontwikkeling van de organisatie en medewerkers. In de kern gaat het over: 1. De flexiiliteit van de organisatie: verstevigen van ons verandervermogen ( Flexiiliteit & Verandering ). 2. Houding en gedrag: versterken van het leiderschap en eigenaarschap innen de organisatie ( Leiderschap & Eigenaarschap ). 3. Werkgeverschap: vergroten van de aantrekkelijkheid van gemeente Eindhoven als werkgever voor een grote diversiteit aan medewerkers ( Vinden & 10 gemeente Eindhoven

Verinden ). Met oog op de implementatie van het strategisch HRMeleid ( Weet wat werkt ) wordt gewerkt aan een eerste versie van Werken aan Weet Wat Werkt!. Begin 2012 wordt deze implementatienota aangeoden aan B&W. De aanpak richt zich op: 1) De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste plek. 2) Investeren in Leiderschap & Eigenaarschap. 3) (Mede) uitvoering geven aan de programma s Moiliteit, Slim Werken en Het Nieuwe Werken. De programma s Slim Werken, Moiliteit en Het Nieuwe Werken en Huisvesting versterken de realisatie van WWW. Deze programma s zijn vooral edoeld als aanjagers, als samenhangende en verindende programma s om de amities te ereiken. Omdat was afgesproken dat niet gewacht zou worden met de concretisering totdat de planvorming klaar was, verschijnt er eind 2011een memo voor B&W met daarin de eerste concrete resultaten van de WWW-aanpak. Daarij kan gedacht worden aan de talentenpool, het uitvoeringsprogramma WWW op het geied van leiderschap en eigenaarschap en ook t.a.v. urgerparticipatie/360 gr. feedack. De programma s zullen zelf met een rapportage komen. 17. Taskforce inhuur derden N Zie Bijl. 1 Er is een etere eheersing van de inhuur derden ereikt, alsmede meer transparantie m..t. de aard van inhuur derden en de esteding van udgetten. Deze vereteringen zijn ereikt d.m.v. een: analyse per inhuurkracht aanscherping kaderstelling inhuur derden en definities van inhuur derden/ uitesteding werkzaamheden ( klussen ) procesaanpassing (aanvragen/eheersing) van inhuur De Taskforce draagt cf. afspraak 1 juli 2012 - zorg voor: A. financiële rapportages B. compliance (ewaking naleving wet- en regelgeving) C. toetsing afspraken - kaders - over inhuur derden D. signaleren/ewaking realisatie ezuinigingstaakstelling inhuur derden De Taskforce wordt tot 1 juli 2012 gecontinueerd. gemeente Eindhoven 11

18. Vacature en inhuur N Zie Bijl. 1 Vacaturestop: Volgens de 2 e TURAP is een ruto esparing van 5,1 mio vastgesteld, maar door tegenvallers in de personele kostensfeer (hogere toeslagen, meer mensen in uitloopschalen etc.) is de netto oprengst op de Personele kosten 1,9 mio. Het College heeft esloten de vacaturestop met een jaar te verlengen. 19. Managementcontracten N Zie Bijl. 1 Om de gewenste sturing en eheersing op de edrijfsvoering verder te versterken en het P&Cinstrumentarium aan te vullen, wordt er nu gewerkt aan een vereterslag voor de managementcontracten. Het gaat dan enerzijds om de versterking van de sturende werking van het instrument en anderzijds om inhoudelijke vereteringen op meer (sturing op de) edrijfsvoering, apparaatskosten of capaciteitsplanning (intern/extern). De veretering van de sturende werking van de managementcontracten heeft etrekking op: Managementcontracten in de P&O-cyclus Vanaf 2011 zijn de managementcontracten integraal gekoppeld aan de P&O-cyclus. Incentives voor het naleven De inhoudelijke vereteringen van de managementcontracten heen etrekking op: Inzicht in personeelsplanningen: de strategische personeelsplanningen worden onderdeel van de managementcontracten. Inzicht in en sturing op de sectoregroting: de egrotingen per sector worden onderdeel van de managementcontracten. Stringenter handhaven van de P&O-cyclus: in de managementcontracten worden stevige resultaatverplichtingen afgesproken ten aanzien van de handhaving van de P&O-cyclus. Vereterslagen uit medewerker tevredenheid onderzoek: aandachts- en ontwikkelpunten krijgen expliciet een plek in de managementcontracten. Veranderende rolopvatting van de organisatie: meer SMART-afspraken gemaakt in de managementcontracten over de thema s urgerparticipatie en dienstverlening. Voornoemde vereterslagen zijn voor 2011 op een praktische wijze vormgegeven. De meer fundamentele 12 gemeente Eindhoven

vereteringen zullen in 2012 aandacht krijgen en pas voor het managementcontract 2013 gaan gelden (zie Bijlage 1). Voor een meer uitgereide toelichting op ovengenoemde projecten wordt verwezen naar ijlage 1 Doel, resultaat en Status van projecten 2011. In dit hoofdstuk heen we de resultaten en de status van projecten eschreven, welke reeds in 2011 in gang gezet zijn. De keuze om met deze projecten te starten was deels geaseerd op aanevelingen uit diverse rekenkamerrapporten. In het volgende hoofdstuk worden de projecten meer vanuit een strategische en integrale lik geprioriteerd. De projecten, die gerelateerd zijn aan control en nog niet zijn afgerond, worden hierin ook opgenomen. gemeente Eindhoven 13

3. Strategische planning projecten Control vanaf 2012 Het opmaken van de strategische planning van de edrijfsvoeringsprojecten v.a. 2012 voor Control geschiedt aan de hand van een reeks van stappen: Stap 1 (Hoofdstuk 3.1) SWOT-analyse Stap 2 (Hoofdstuk 3.2) Control-scope en eslismodel Stap 3 (Hoofdstuk 3.3) Prioritering van projecten van Control Stap 4 (Hoofdstuk 3.4) Bevindingen 3.1 SWOT-analyse (omgevingsanalyse - interne organisatie) Voor het kunnen epalen van de gewenste en noodzakelijke edrijfsvoeringmaatregelen is eerst een goede analyse noodzakelijk. Daarvoor is hier geruik gemaakt van het zogenaamde SWOT-model. Hierin staat centraal het opstellen van een omgevingsanalyse en een interne situatieanalyse (organisatie/eleid). De uitkomsten van eide analyses worden vervolgens met elkaar geconfronteerd, om deze vervolgens te vertalen naar maatregelen (ontwikkel en vereterprojecten) Omgevingsanalyse Een omgevingsanalyse rengt de complexiteit en de dynamiek van de omgeving in eeld. Dit geeurt in termen van kansen en edreigingen. Een organisatie wordt eïnvloed door externe ontwikkelingen. Deze externe factoren i.c.m. de huidige staat van de organisatie epalen ook de richting alsmede de dilemma s en knelpunten. We geruiken voor de omgevingsanalyse het zogenaamde DEPEST-model (Demografische, Ecologische, Politieke, Bestuurlijke, Economische, Sociale en Technologische factoren). Interne situatie(organisatie)analyse In de interne situatie(organisatie) analyse worden de sterktes en zwaktes van de organisatiekenmerken in eeld geracht. Ook de inhoudelijke eleidskant wordt hierij meegenomen (zie ijlage; vanwege de scope (control) wordt de eleidskant hier niet verder meegenomen in de analyse). Input-documenten Voor het uitwerken van de SWOT-analyse is voor een deel geruik gemaakt van het analysedocument Weet wat werkt (P&O). Hierij is ook uitgegaan van het SWOTmodel. Een en ander is vervolgens aangevuld vanuit verschillende andere documenten, waaronder m.n. de Kadernota, 3-tal rekenkamerrapporten, coalitieakkoord. 14 gemeente Eindhoven

Scope-control: In deze nota is ewust gekozen, om sec uit te gaan van de scope van control. Op deze wijze is het eenvoudiger om de aanpak van de nota te toetsen. Het doel is om in 2012 met een meer gemeente rede (integrale) Nota Bedrijfsvoering te komen. Op dat moment is het elangrijk uit te gaan van een volledige SWOT-analyse. Om de omgevingsanalyse en interne organisatie snel te laten landen en om het zo eenvoudig mogelijk te laten inwerken heen wij ervoor gekozen om de analyse in een korte tael met korte zinnen te verwerken (zie Bijlage 2 voor een meer volledige versie). OMGEVING (kansen en edreigingen) Nr. Onderdeel Bron 1 Demografische factoren In de ijlage uitgereider uitgewerkt 2 Fysieke omgeving en ecologische factoren 3 Politieke en estuurlijke factoren P&C instrumenten iedt onvoldoende sturingsmogelijkheden voor de raad (op maatschappelijke effecten en niet financiële indicatoren) In de ijlage uitgereider uitgewerkt Rekenkamerrapporten: Regeren is vooruitzien en Sturen op de achterank 4 Economische factoren Bezuinigingen: - Korting gemeentefonds - Efficiencykorting 5% decentralisatie rijkstaken - Vermindering susidies Crisis: - Verminderde inkomstengroei grondtransacties - Verminderde inkomstengroei OZB Weet wat werkt: analyse document (mei 2011) Weet wat werkt: analyse document (mei 2011) 5 Sociale factoren In de ijlage uitgereider uitgewerkt 6 Technologische factoren In de ijlage uitgereider uitgewerkt gemeente Eindhoven 15

INTERNE ORGANISATIE (sterktes en zwaktes / inhoudelijk eleid) In onderstaande sterkte / zwakte analyse heen we ons uitsluitend toegespitst op de zwaktes van de organisatie. Dit omdat hier ook de vereterpunten uit te destilleren zijn. In onderstaande analyse worden vele knelpunten enoemd. Deze heen echter veelal een samenhang. In het oog springende kernissues zijn: - Kwaliteit sturing- en eheersings informatie (o.a. P&C cyclus) - Vermogenspositie (o.a. liquiditeitspositie) - Kosteneheersing (o.a. Begroting - ezuinigingen) - Projectmanagement en -eheersing Nr. Onderdeel Bron 1 Financiën / control: Geen degelijke egroting en geen goed udgeteheer: kosteneheersing (in de sectorplannen ontreekt inzicht in egroting i.r.t. producten/prestaties => waardoor tijdig ijsturen niet mogelijk is) Proces en inhoud vereteren van egroting => Op asis van de egroting moet gestuurd kunnen worden en keuzes worden gemaakt => Begroting moet sturend zijn (voor politiek, estuur als management v.d. organisatie) en de P&C cyclus moet hierin ijdragen (ook voor t.a.v. het eschikare geld) Betere uniformering sectorplannen en aanscherping management-contracten => voorzien van prestaties, egroting en personele inzet (onvoldoende SMART) Rekenkamerrapport Grip op het apparaat Coalitieakkoord Financiën helder op orde en werkprogramma Samenwerkend aan morgen Rekenkamerrapport Grip op het apparaat en Veranderagenda Weet wat werkt Ontreken richtlijnen rondom evoegdheden en werkwijzen rondom egr.wijzigingen m..t. apparaatskosten Rekenkamerrapport Grip op het apparaat 16 gemeente Eindhoven

Toerekening kosten is niet eenduidig => eenduidige systematiek directe en indirecte toedeling van kosten naar collegeproducten Onvoldoende sturing op apparaatskosten. De programmaegroting iedt geen inzicht in apparaatskosten, directe kosten, indirecte kosten. Nu zijn alleen de exploitatielasten en aten opgenomen Rekenkamerrapport Grip op het apparaat Rekenkamerrapport Grip op het apparaat Inhuur niet in grip => inhuur hoger dan egroot, egripsverwarring en eleid t.a.v. inhuur versnipperd Verhouding inhuur en vaste personeel is scheef => tevens de verhouding vast / flexiel in strategische personeelsplannen Rekenkamerrapport Grip op het apparaat Werkprogramma Samen werkend aan morgen Het Inkoop- (en aanesteding) proces verdient de aandacht Managementletter PWC Capaciteitsplanning niet op orde; vereteren door middel van functioneel tijdschrijven (=>Functionele tijdgeschreven gegevens ontreken ij het opmaken van planningen) Rekenkamerrapport Grip op het apparaat Ontreken van centrale coördinatie rol t.a.v. inkomende susidies Managementletter PWC Verplichtingenadministratie incompleet en niet gemeentereed Managementletter PWC en Rapport Liquiditeitsontwikkeling lange termijn Risicomanagement onvoldoende verankerd in de gemeentelijke processen Managementletter PWC Afname reserves ( tafelzilver ) Weet wat werkt: analyse document (mei 2011) gemeente Eindhoven 17

Weerstandsvermogen (en solvailiteit) laag (mede vanwege toegenomen risico s) Liquiditeitspositie onvoldoende in eeld => eperkt zicht op toekomstige kasstromen => risico van tekorten; o Risico: niet kunnen voldoen aan etalingsverplichtingen o Risico : extra rentekosten 2 e Tussentijdse rapportage / Samen werkend aan morgen / Rapport Liquiditeitsontwikkeling lange termijn Vereteren projecteheersing Conceptnota Ruimte voor de toekomst Ontreken Nota edrijfsvoering (keuze en coördinatie aanpak ontwikkeling en veretering edrijfsvoering) Rekenkamerrapport Grip op het apparaat 2 P&O, I&A, Huisvesting, JZ, Communicatie In de ijlage uitgereider uitgewerkt 3 Inhoudelijk In de ijlage uitgereider uitgewerkt Bovenstaande analyse is als uitgangspunt genomen voor het epalen van de vereiste edrijfsvoeringsprojecten. Het keuze- en prioriteringsproces hierij wordt in het volgende hoofdstuk uitgewerkt. 18 gemeente Eindhoven

3.2 Control-scope en eslismodel De in hoofdstuk 2 vastgestelde ontwikkel- en vereterpunten van Control zijn grofweg in te delen naar een drietal hoofdthema s, te weten: 1. Kwaliteit van sturing en eheersing (BIV: estuurlijke informatievoorziening) 2. Inkomsten - uitgaven / kosteneheersing - vermindering (doelmatigheid en kosteneffectiviteit) 3. Balanspositie Deze thema s vormen gezamenlijk de scope van Control: zie onderstaand scopemodel 1. Dit model laat ook zien dat de genoemde hoofdthema s via de assen - onderling met elkaar zijn veronden. Voor verschillende ontwikkel- en vereterpunten van Control geldt namelijk dat meer dan één hoofdthema (invalshoeken) gelijktijdig aan de orde kan zijn. Om dit zichtaar te maken kunnen de ontwikkel- en vereterpunten op één van de assen gepositioneerd worden. 1. Kwaliteit van sturing en eheersing (BIV) Beheersing 2. Inkomsten uitgaven / kosteneheersing-vermindering 3. Balanspositie In het - Scopemodel Control - 1 Voor de doorontwikkeling naar een integrale nota edrijfsvoering is het wenselijk om uit te gaan van een inhoudelijk ontwikkelperspectief. Een eerste uitwerking hiervan treft u aan in ijlage 3. Bovengenoemd scope model voor control is hiermee te verenigen. Voor deze nota was ovenstaande model toereikend. gemeente Eindhoven 19

In het hart van het scope-model wordt melding gemaakt van het feit dat met al deze hoofdthema s ook een eheersingsvraagstuk (administratie) veronden is. Voor de strategische (inhoudelijke) afweging van de aanpak van de ontwikkel- en vereterpunten (projecten) zijn verschillende criteria van toepassing: zie onderstaand model. Volgens deze criteria zijn de ontwikkel- en vereterpunten te scoren (respectievelijk de projecten te prioriteren). Ontwikkel-/- vereterpunt (project) Controlscope Risico s financieel Rendement financieel Rendement sturing Bestuurlijke toezegging Wettelijk verplicht ----------------- 0/+/++ 0/+/++ 0/+/++ 0/+/++ 0/+/++ - Beslismodel - Bovenstaande criteria zijn ontleend aan verplichtingen op asis van wet- en regelgeving (Gemeentewet, BBV en Financiële Verordening) en de kritische succesfactoren (KSF en) vanuit het alanced scorecard model. Vanuit dit model zijn verschillende perspectieven aan de orde, te weten: - Financieel (Risico s) - Innovatie en ontwikkeling (Rendement financieel) - Proces (Rendement sturing) - Klant (Bestuurlijk en Wettelijk) In hoofdstuk 3.3.is ovenstaand eslismodel voor de ontwikkel- en vereterpunten van Control toegepast. Overige criteria: In ovenstaand eslismodel worden primair inhoudelijke criteria genoemd. In een ideale situatie zijn deze goed te hanteren. In de praktijk zal echter ook met anderszins omstandigheden rekening gehouden moeten worden. Zo ook hier, waarij o.a. rekening gehouden moet worden met het feit dat we in een rijdende trein stappen. Daarom worden hieronder aanvullende criteria genoemd voor het definitief kunnen prioriteren van de projecten: 1. Reeds lopend project: a. dat te maken heeft met nog een korte doorlooptijd. waarij een nadelig effect ontstaat ij voortijdig stoppen 2. Ontreken capaciteit: a. Kwantitatief. Kwalitatief 3. Samenhang andere projecten op grond van: a. directe verwevenheid. noodzakelijke vervolgstap (ijv. Projectadministratie i.c.m. MIP) c. randvoorwaardelijkheid (ijv. Projectcontrol eerst -> daarna pas Liquiditeitsontwikkeling) 4. Overige situationele factoren (momentum) 20 gemeente Eindhoven

De eventuele toepassing van deze criteria is terug te vinden in hoofdstuk 3. 4. Bevindingen 3.3 Prioritering van projecten Control In dit hoofdstuk zijn de ontwikkel- en vereterpunten direct vertaald naar projecten (vereteracties). In onderstaand overzicht worden de projecten enoemd met daaraan gekoppeld het hoofdthema. Het hoofdthema etreft de categorie controlscope zoals eschreven in voorgaand hoofdstuk. Meerder hoofdthema s kunnen gelijktijdig aan de orde zijn. Drie hoofdthema s: 1. Kwaliteit van sturing en eheersing (BIV) 2. Inkomsten-uitgaven / kosteneheersing 3. Balanspositie Nr. Project (vereteractie) Controlscope Kwaliteit v. sturing 1 Nota edrijfsvoering 1 2 Veretering cyclische instrumenten - Visie 1 - Implementatie 1 3 Promis (Project man. Info systeem) 1 4 Managementinformatie 1 Kwaliteit v. sturing Inkomsten-uitgaven 5 Projectcontrol 1 / 2 6 Tijdschrijven (functioneel) 1 / 2 7 Kostentoerekening 1 / 2 8 Inkomende geldstromen 1 / 2 9 Budgeteheersing - Methodiek 1 / 2 - Implementatie en ewaking 1 / 2 10 Herinrichting financiële adm. 1 / 2 11 Financiële Rapportage (Cognos) 1 / 2 12 Gemeentereed estelproces 1 / 2 Inkomsten-uitgaven 13 Financiële processen & syst. (richtlijnen) 2 14 Optimalisatie suadministraties i.c.m fin. programma (decade) 2 gemeente Eindhoven 21

Balanspositie Inkomsten-uitgaven 15 Stresstest 2 / 3 16 Rentetoerekening i. h. k. van het MPG i.r.t. de gemeenterede rente-omslag syst. 2 / 3 Balanspositie 17 Liquiditeitsontwikkeling - Methodiek 3 - Implementatie 3 Om een eeld te krijgen of en in welke mate hoofdthema s worden geraakt door de projecten (vereteracties), is onderstaande driehoek ingevuld met ovengenoemde projecten (vereteracties). 1. 1 Kwaliteit van sturing en eheersing (BIV) 1, 2, 3, 4 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12 13, 14 15,16 17 2. Inkomsten uitgaven / kosteneheersing 3. Balanspositie Bevindingen: - De meeste projecten zijn gepositioneerd op de hoofdthema s 1 en 2, dan wel er tussen in. - Veel van de projecten heen een relatie met de Financiële Administratie (onderling verand c.a. afhankelijk); e.e.a. lijkt uit de relatie met het middelpunt van het scope-model ( eheersing ). 22 gemeente Eindhoven

Toelichting op ovenstaande projecten Control Nr. Omschrijving Toelichting 1 Nota edrijfsvoering Het opstellen van een gemeentereed, integraal strategisch planningsdocument t.a.v. de edrijfsvoering. 2 Veretering cyclische instrumenten Vereteren van de cyclische instrumenten voor kader nota s, TURAP, Jaarrekening en egroting om de gemeenteraad in staat te stellen afgewogen keuzes te maken. Allereerst dient er een visie vastgesteld te worden. Dit is in de afrondende fase, egin 2012 wordt deze (naar verwachting) vastgesteld. Als vervolgstap wordt er een uitgewerkt vooreeld, ter illustratie van de visie, ehandeld in de accountantscommissie van feruari 2012. Aansluitend moet er een PID (Project initiatie document) opgesteld worden, waarin ook de planning voor de implementatie wordt opgenomen. 3 Promis (Project Management Info. Systeem) De huidige informatievoorziening ij de fysieke sectoren (t.a.v. de projecten) is niet afdoende. Het huidige Projectmanagement informatie systeem (Promis) van Grond & vastgoed werkt wel naar ehoren. Dit project heeft als doel om Promis (vooralsnog) voor alle fysieke sectoren te implementeren. 4 Managementinformatie Het opzetten van periodieke rapportages voor DR en sectorhoofden met daarin operationele stuurinformatie. Hiervoor wordt aan de hand van een selecte groep van indicatoren (middelen <-> resultaten) en dashoard ontwikkeld, afgestemd op de informatieehoeften van de DR en de sectorhoofden. 5 Projectcontrol Projectcontrol is het eheersen van het project op het geied van Tijd (planning en voortgang), Geld (Budget afwijkingen, administratie etc.), Kwaliteit (eisen en wensen), Organisatie (Rollen, taken verantwoordelijkheden en evoegdheden) en Informatie. Om de huidige projecten eter eheersaar te krijgen kunnen (t.a.v. control) verschillende vereteracties worden enoemd, zoals Budgeteheersing, Promis, Tijdschrijven, Kostentoerekening, Inkomende geldstromen, Opdrachtgever-opdrachtnemer etc. Dit project zal verder worden opgepakt onder de paragraaf projecteheersing in het project Ruimte voor de toekomst (Onder regie van PM i.s.m. control). 6 Tijdschrijven (functioneel) Besluit DR: Functioneel tijdschrijven. Dit houdt in dat wordt tijdsgeschreven wanneer dat functioneel is. Concreet is dat in de volgende situaties: Wettelijke verplichtingen (denk aan onderouwing voor tarieven of susidies) Voor het goed kunnen functioneren van Opdrachtgever-Opdrachtnemerschap. Dit etekent dat iedereen die werkt aan fysieke projecten verplicht is tijd te schrijven. Indien het (sector)management dit wenst als onderouwing van capaciteitsinzet 7 Kostentoerekening Er is een evaluatieonderzoek in 2011 uitgevoerd naar: 1. de reeds ingevoerde kostenverdeling 2. de interne verrekeningssystematiek: de knelpunten m..t. interne verrekening van kosten Op asis van het evaluatierapport kostenverdeling is het volgende geadviseerd: zorgdragen voor een juiste en volledige urenregistratie door de projectsectoren gemeente Eindhoven 23

onderzoeken van de mogelijkheden om met gedifferentieerde tarieven te werken, overhead ook over inhuur te erekenen en epaal normen voor erekening uurtarief, analyseer de tussentijdse resultaten op de project kostenplaatsen M..t. de interne verrekeneningssystematiek is er onderzoek uitgevoerd door Yacht. Het concept-rapport wordt nu nader eoordeeld. Het vervolg van deze evaluatie zal als deel-project van het project Ruimte voor de toekomst terugkomen. In dat kader worden de aanevelingen ook ekeken. 8 Inkomende geldstromen Het gemeentereed eheersaar en overzichtelijk maken van de inkomende geldstromen van de Gemeente Eindhoven en de hierij ehorende proces- en gegevensstromen => Concreet: het vereteren van het hoofdproces door het vastleggen en/of aanpassen van de onderliggende procedures en processen. 9 Budgeteheersing Bepalen en implementeren van een nieuwe Budgetteringsmethodiek Budgetten dienen volledig onderouwd te zijn. Alle edragen dienen gekoppeld te worden aan het aantal activiteiten / producten. Tijdig, volledig en juist vastleggen van de egrotingen en egrotingswijzigingen in de financiële administratie Vereenvoudigen van het proces voor het doorvoeren van egrotingswijzigingen Bewust maken udgetewaking ij (DR, Sectormanagement, afdelingshoofden, projectmanagers etc. en Control en FA in staat stellen om udgeteheersing te ewaken 10 Herinrichting financiële adm. Heroverwegen en ewaken van de inrichting van de Financiële administratie m..t. de vastlegging van financiële gegevens, zodat voorzien kan worden in de informatieehoefte van alle klanten (Bestuur, Rijk, IV3 en Sectormanagement) Juiste inrichting van financiële administratie: Inrichting voldoet aan edrijfseconomische definities (kostenplaatsen, kostendragers, grootoekrekeningen, etc.) Staiel rekeningsschema Flexiele inrichting die kan voldoen aan nieuwe of gewijzigde informatie ehoeftes Bewaking van de inrichting 11 Financiële Rapportage (Cognos) Het verstrekken van financiële informatie op maat aan alle klanten => Informatie op maat innen de randvoorwaarden die de organisatie stelt: Bv. Maandelijkse rapportage aan Raad op hoofdlijnen Bv. Real-time rapportages aan Sector- en afdelingsmanagement her)ontwikkelen financiële rapportages in Cognos voor alle klanten Testen van financiële rapportages in Cognos voor alle klanten (aansluiten met suadmin.) Implementeren van de financiële rapportages voor alle klanten 12 Gemeentereed estelproces Het gemeentereed standaardiseren en optimaliseren van alle operationele estel processen (Alle inkopen via estelaanvragen en estelorders - Initiatie estelaanvraag decentraal (sectoren) Het automatisch vastleggen van alle financiële verplichtingen in de financiële administratie (Decade) die voortkomen uit het estelproces aan derden 24 gemeente Eindhoven

Het aanieden van een proces dat elektronisch estellen en verwerken van facturen mogelijk maakt volgens de in het convenant e-factureren gestelde standaarden 13 Richtlijnen Financiële processen & systemen Richtlijnen: Proceseigenaar epalen van financiële processen (sector vs financiële administratie) Bepalen en ekrachtigen van kaders en richtlijnen m..t.: Eisen waaraan upstream applicaties moeten voldoen om aan Decade gekoppeld te worden Doelen m..t. standaardisatie en waar mogelijk centralisatie van financiële administratieve processen en systemen 14 Optimalisatie suadministraties i.c.m. fin. programma (decade) Een grove scan maken van de suadministraties innen de gemeente Eindhoven (welke ook een financieel gevolg heen in het oekhoudprogramma) => scan etreft welke suadministraties op korte en welke op langere termijn vereterd kunnen worden => volledige afstemming tussen oekhoudprogramma en suadministratie en efficiencyslagen van de suadministraties 15 Stresstest Aan de hand van een rekenmodel worden de effecten van een aantal exogene factoren (vastgoedcrisis, financiële crisis, sociaal-economische crisis, edreiging veiligheid) door gerekend op de financiële positie (aten en lasten en alans). Daarnaast kan worden vastgesteld welke ruimte de gemeente (vervolgens) heeft om daarop in financiële zin te kunnen reageren. 16 Rentetoerekening in het kader van het MPG i.r.t. de gemeenterede renteomslag systematiek Een eschrijving opstellen van de huidige rente-omslag systematiek. Doel is vast te stellen of de huidige interne renteverrekening het resultaat van het Grondedrijf (en/of de gemeente als geheel) nadelig eïnvloedt. Zo wordt duidelijk wat de gevolgen zijn van aanpassingen in de hoogte van de omslagrente t..v. het grondedrijf op de financiële positie van de gemeente. Aanleiding voor dit project is gelegen in de negatieve resultaten van het Grondedrijf van de afgelopen twee jaren. De uitkomsten worden naar verwachting in feruari 2012 gepresenteerd. Dit geeurt tezamen met het nieuwe MPG, vanwege de onderlinge samenhang. 17 Liquiditeitsontwikkeling Meer inzicht en overzicht te krijgen in de financiële positie van de gemeente Eindhoven en de hieraan veronden risico s, zodat vooraf helderheid is over de structurele rentekosten in de egroting voor de komende jaren en desgewenst maatregelen genomen kunnen worden om de liquiditeitstromen aan te passen. Twee deelstappen: Opstellen notitie liquiditeitsontwikkeling lange termijn waarin onderzoeksvragen t.a.v. liquiditeitsontwikkeling worden eantwoord en waarin grofweg de hanteren methodiek wordt eschreven (afgerond). Implementeren van de ovenstaande methodiek gemeente Eindhoven 25

Projectenprioritering In onderstaand overzicht vindt op asis van verschillende criteria een weging plaats van de projecten. Aan de totaal-scores is een prioritering aan te rengen, in te delen naar Hoog - Midden - Laag. Nr. Project (vereteractie) Control -scope Risico s (finan.) Rendement Financieel Rendement Sturing Bestuurlijke toezegging Wettelijk verplicht Totaal score Kwaliteit v. sturing 1 Nota edrijfsvoering 1 + + +++ + + 0 7 = H 2 Veretering cyclische instrumenten - Visie 1 0 + +++ + + + + 8 = H - Implementatie 1 0 + +++ + + + + 8 = H 3 Promis (Project man. Info systeem) 1 + + +++ + 0 6 = M 4 Managementinformatie 1 + + +++ ++ 0 7 = H Kwaliteit v. sturing Inkomsten-uitgaven 5 Projectcontrol 1 / 2 + + + ++ + + 0 7 = H 6 Tijdschrijven (functioneel) 1 / 2 0 0 + + + 3 = L 7 Kostentoerekening 1 0 0 + + + 3 = L 8 Inkomende geldstromen 1 / 2 + ++ + + + + 7 = H 9 Budgeteheersing - Methodiek 1 / 2 + + + + + 0 5 = M - Implementatie en ewaking 1 / 2 + + + + + 0 5 = M 10 Herinrichting financiële adm. 1 / 2 0 + ++ + + 5 = M 11 Financiële Rapportage (Cognos) 1 / 2 + + +++ + + 7 = H 12 Gemeentereed estelproces 1 / 2 ++ + + + + + 0 7 = H Inkomsten-uitgaven 13 Financiële processen & syst. (richtlijnen) 14 Optimalisatie suadministraties i.c.m fin. programma (decade) 2 + + + 0 + 0 4 = L 2 + + + 0 + 0 4 = L 26 gemeente Eindhoven

Balanspositie Inkomsten-uitgaven 15 Stresstest 2 / 3 + 0 +++ +++ 0 7 = H 16 Rentetoerekening in het kader van het MPG i.r.t. de gemeenterede renteomslag systematiek 2 / 3 + + 0 0 + + 4 = L Balanspositie 17 Liquiditeitsontwikkeling - Methodiek 3 + + + + ++ + 0 7 = H - Implementatie 3 + + + + ++ + 0 7 = H H Prioriteit hoog - projecten met een score 7 en hoger M Prioriteit midden - projecten met een score 5 en 6 L Prioriteit laag - projecten met een score 1 t/m 4 Op de volgende pagina weergegeven schema Routeplanning projecten Control toont een overzicht van de huidige projectenplanning van Control, met ovengenoemde rankingscores (m..v. de kleuren). De evindingen hiervan worden verder in dit document esproken. Voor een definitieve prioritering van de projecten is het soms nodig geleken aanvullend geruik te maken van overige criteria (zie: hoofdstuk 3.2.). Voor de toepassing hiervan zie hoofdstuk 3.4. Bevindingen. gemeente Eindhoven 27

Routeplan projecten Control 1-1-2012 30-6-2013 Nota edrijfsvoering Veretering Cyclische Managementinfo. Instrumenten Financiële Rapportage 2015 - Eindhoven Één Financieel in Control 1. Kwaliteit van sturing en eheersing (BIV) Promis Budgeteheersing (Her)Inrichting Financiële Administratie Projectcontrol Gemeentereed Bestelproces Tijdschrijven Kostentoerekening Liquiditeitsontwikkeling Optimalisatie Inkomende geldstromen suadministraties (i.c.m. fin programma ) Stresstest Rentetoerekning i.h.k. van het MPG 2011 Richtlijnen Financiële Processen & Systemen 2. Inkomsten-uitgaven / Kosteneheersing 3. Balanspositie gemeente Eindhoven 28

3.4. Bevindingen Op grond voorgaande analyse is vanuit de scope van Control het volgende te concluderen: 1. Op asis van de gehanteerde score-methodiek is met etrekking tot de estaande control-projecten de volgende ranking op te stellen: Prioriteit Hoog Projecten Control 1. Nota edrijfsvoering, 2. Veretering cyclische instrumenten, 4. Managementinformatie, 5. Projectcontrol, 8. Inkomende geldstromen, 11. Financiële Rapportage (Cognos), 12. Gemeentereed estelproces, 15. Stresstest,17. Liquiditeitsontwikkeling Midden 3. Promis (Project man. Info systeem), 9. Budgeteheersing, 10. Herinrichting financiële adm., Laag 6. Tijdschrijven, 7. Kostentoerekening, 13. Financiële processen & syst., 14. Optimalisatie suadministraties i.c.m. fin. programma (decade) 16. Rentetoerekening in het kader van het MPG i.r.t. de gemeenterede rente-omslag systematiek 2. Op asis van ovenstaande ranking zal allereerst de nadruk komen te liggen op de projecten met een hoge prioriteit. Daarnaast zijn nog aanvullende criteria genoemd om te komen tot een definitieve prioritering (zie voorgaande hoofdstuk): o Nota edrijfsvoering: Het opstellen van een gemeentereed, integraal strategisch planningdocument t.a.v. de edrijfsvoering. Dit project zal per direct, egin 2012 worden opgepakt. Bij de geplande doorontwikkeling van de nota edrijfsvoering zal een verreding naar de andere edrijfsvoeringsdomeinen gaan plaatsvinden (vnml. I&B, P&O, AIHD). gemeente Eindhoven 29

o o o o o o Managementinformatie: Het opzetten van periodieke rapportages voor DR en sectorhoofden met daarin operationele stuurinformatie. Hiervoor wordt aan de hand van een selecte groep van indicatoren (middelen <-> resultaten) een dashoard ontwikkeld, afgestemd op de informatieehoeften van de DR en de sectorhoofden. Gemeentereed estelproces: Het ontwikkelen, standaardiseren en optimaliseren van alle operationele estelprocessen. Een proces dat ook elektronisch estellen en verwerken van facturen mogelijk maakt. Dit is een project dat reeds in 2011 gestart is en waarvan nu de haalaarheid wordt getoetst d.m.v. een usinesscase via het programma Slim werken. Indien het resultaat positief is, zal de implementatiefase volgen. Veretering cyclische instrumenten: Vereteren van de cyclische instrumenten voor kader nota s, TURAP, Jaarrekening en egroting om de gemeenteraad in staat te stellen afgewogen keuzes te maken. Allereerst dient er een visie vastgesteld te worden. Dit is in de afrondende fase, egin 2012 wordt deze (naar verwachting) vastgesteld. Als vervolgstap wordt er een uitgewerkt vooreeld, ter illustratie van de visie, ehandeld in de accountantscommissie van feruari 2012. Aansluitend moet er een PID (Project initiatie document) opgesteld worden, waarin ook de planning voor de implementatie wordt opgenomen. Projectcontrol: Projectcontrol is het eheersen van het project op het geied van Tijd (planning en voortgang), Geld (Budget afwijkingen, administratie etc.), Kwaliteit (eisen en wensen), Organisatie (Rollen, taken verantwoordelijkheden en evoegdheden) en Informatie. Om de huidige projecten eter eheersaar te krijgen kunnen (t.a.v. control) verschillende vereteracties worden enoemd, zoals Budgeteheersing, Promis, Tijdschrijven, Kostentoerekening, Inkomende geldstromen, Opdrachtgever-opdrachtnemer etc. Dit project zal verder worden opgepakt onder de paragraaf projecteheersing in het project Ruimte voor de toekomst (Onder regie van PM i.s.m. control). Inkomende geldstromen: Het gemeentereed eheersaar en overzichtelijk maken van de inkomende geldstromen van de Gemeente Eindhoven en de hierij ehorende proces- en gegevensstromen. Dit is een project dat eind 2011 gestart is en reeds egin 2012 opgeleverd zal gaan worden. Reeds in de huidige planning opgenomen. Financiële rapportage: Het verstrekken van financiële informatie op maat aan alle klanten innen de randvoorwaarden die de organisatie stelt. Juiste, Tijdige en Volledige financiële rapportages op maat voor alle klanten, ijvooreeld: maandelijkse rapportage aan Raad op hoofdlijnen real-time rapportages aan Sector- en afdelingsmanagement her)ontwikkelen financiële rapportages in Cognos voor alle klanten 30 gemeente Eindhoven

o o testen van financiële rapportages in Cognos voor alle klanten (aansluiten met suadmin.) implementeren van de financiële rapportages voor alle klanten Stresstest: Aan de hand van een rekenmodel worden de effecten van een aantal exogene factoren (vastgoedcrisis, financiële crisis, sociaaleconomische crisis, edreiging veiligheid) door gerekend op de financiële positie (aten en lasten en alans). Daarnaast kan worden vastgesteld welke ruimte de gemeente (vervolgens) heeft om daarop in financiële zin te kunnen reageren. Liquiditeitsontwikkeling: Meer inzicht en overzicht te krijgen in de financiële positie van de gemeente Eindhoven en de hieraan veronden risico s, zodat vooraf helderheid is over de structurele rentekosten in de egroting voor de komende jaren en desgewenst maatregelen genomen kunnen worden om de liquiditeitstromen aan te passen. Dit project zal in deze vorm niet geprioriteerd worden vanwege een tekort aan capaciteit alsmede het project Projectcontrol eerst hieraan vooraf dient te gaan. Middels Projectcontrol (maar ook MPG) ontstaat vereterd inzicht in de huidige en verwachte liquiditeitspositie, wat noodzakelijk is voor de start van het project Liquiditeitsontwikkeling. Aan de hand van deze lijst van hoog geprioriteerde projecten kan vervolgens de uitwerking van PID s (Project Initiatie Document) plaatsvinden. Voor de hoog-geprioriteerd projecten estaan, m.u.v. het project inkomende geldstromen, nog geen PID s (Project Initiatie Document). Dit geldt feitelijk als voorwaarde voor het definitief kunnen opmaken van de operationele projectenplanning, die geldt vanaf 2012. 3. In principe worden de projecten onder de ranking midden en laag niet in de huidige planning opgenomen: o Onder de midden- en lage categorie staan (onder andere) de projecten Promis en Kostentoerekening. Deze zouden vooralsnog niet aangevlogen dienen te worden, echter deze projecten zijn nauw veronden met Projectcontrol dat hoog geprioriteerd staat. In dit kader zal op korte termijn epaald worden in hoeverre projecten direct gerelateerd zijn aan projectcontrol ook (ten dele) opgepakt dienen te worden. o Op asis van de projecten-ranking (prioritering) zou dus ook het project tijdschrijven onder categorie laag niet ingepland gaan worden. Echter het project tijdschrijven loopt reeds en is in de afrondende fase. Derhalve zal deze nog afgerond gaan worden. gemeente Eindhoven 31