FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent

A FACILITATING LIBRARY WITH OPEN A VIEW KNOWLEDGE CREATION Investigation Van visie tot actieplan into voor de Universiteitsbibliotheek Gent the Digital Library of UGent

FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent Werkten mee Marianne Borderé, Monica De Loose, Ann De Meulemeester, Hendrik Defoort, Patrick Hochstenbach, Dries Moreels, Mieken Osselaer, Saskia Scheltjens, Inge Van Nieuwerburgh, Veerle Van Conkelberge, Bart Van Coppenolle, Sylvia Van Peteghem Redactie Françoise Opsomer De Grote Trompe Fotografie cover Geert Roels Ontwerp en opmaak Rein Meyts Het Métier Digital printing op Circle Silk 115 gr, een gerecycleerd FSC gelabeld en gestreken papier. Universiteitsbibliotheek Gent Maart 2015

2 FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent

Inleiding Dit is een leidraad voor het beleid in het bibliotheeknetwerk van de UGent voor de komende jaren. Het vormt de neerslag van een denkproces dat in december 2012 startte met een denktank in Feluy. Gedurende twee dagen bogen we ons met negen medewerkers en een begeleider (Philippe Bailleur) over de vragen: waar willen we over vijf jaar staan? en welke keuzes moeten we maken om daar te geraken? Uit dat denkwerk distilleerden we een vernieuwde visie en vier speerpunten. In een bredere kring werden die keuzes in de maanden daarna concreter vorm gegeven. Op 2 juli 2013 stelden we het geheel voor aan de bibliotheekmedewerkers van het bibliotheeknetwerk. Nu de richting duidelijk is, rest ons nog de stelselmatige omzetting in de beleidsplannen van de Faculteiten en de Boekentoren. Vandaar deze leidraad. Wat in dit document niet behandeld wordt, is de vraag naar de middelen welke zijn nodig, hoeveel en waarvoor? of de vraag naar de verantwoordelijkheden welke zijn er, wie moet ze opnemen voor welk onderdeel, hoe kunnen we ze verdelen? Aan verschillende actiepunten wordt ondertussen al hard gewerkt. Het komt er nu vooral op aan om als netwerk met enthousiasme verder aan de weg te timmeren. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 3

De visie van de Universiteitsbibliotheek Gent Het bibliotheeknetwerk. Naar een toekomstgerichte bibliotheekvoorziening aan de UGent. Met dit rapport startte tien jaar geleden het proces dat de identiteit en de structuur van de Universiteitsbibliotheek zou hertekenen. Vandaag is dat proces uitgemond in een sterke dynamiek van het bibliotheeknetwerk. Het werd dan ook tijd om onze visie helder te (her)formuleren en te kaderen in die van de UGent. UGent noemt zich A creative community for a changing world. Aansluitend streeft de Universiteitsbibliotheek naar Facilitating open knowledge creation. Gebruikersgerichtheid, webstrategie, informatiegeletterdheid en duurzaamheid vormen de kern van deze strategie. We noemen ze onze speerpunten. We willen m.a.w. bijdragen tot de creatie van open kennis door informatie vindbaar te maken, te bewaren en te distribueren op de meest gebruiksvriendelijke manier. Dit doel kunnen we realiseren als we die keuze concretiseren tot een reeks van actiepunten. Wat we in de komende jaren doen als bibliotheek moet dan ook beantwoorden aan deze criteria: Gebruikersgericht Wat de gebruiker de maatstaf maakt in ontwikkeling, dienstverlening en aanbod Webstrategie Alle bronnen, collecties en diensten zijn web gebaseerd en geïntegreerd in studie- en onderzoeksworkflows met onmiddellijke toegang of levering Bevorderen van informatievaardigheden De bibliotheken dragen bij tot up-to-date informatievaardigheden bij alle gebruikers, samen met de academische opleiding vormt ze een leercentrum. Openheid & duurzaamheid Openheid en duurzaamheid zijn een beginsel, want we bewaren wetenschappelijke productie voor de toekomst en de wereld Branding De woorden Universiteitsbibliotheek Gent staan voortaan voor alle bibliotheken binnen het netwerk aan de UGent. Dat is voortaan onze naam: Universiteitsbibliotheek Gent, waar nodig met de toevoeging Netwerk van Boekentoren en Faculteitsbibliotheken. Om deze naam ingang te laten vinden en op termijn een herkenbaar en vertrouwd merk te laten worden, realiseren we een overkoepelende brand, d.w.z. een gezamenlijk en herkenbaar profiel ( zowel grafisch als inhoudelijk ) dat tegelijk ruimte laat voor de specifieke invulling door elk lid van het bibliotheeknetwerk. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 5

Het bestaande logo universiteitsbibliotheek kan verder gebruikt worden. Per faculteitsbibliotheek, en ook voor de Boekentoren, wordt een lijn toegevoegd aan het logo. De Universiteitsbibliotheek Gent wil een verbindende factor zijn, zowel binnen de UGent-gemeenschap als tussen de universiteit en de gebruikers van het bibliotheeknetwerk (studenten, onderzoekers). Voor studenten willen we zowel de toegangspoort zijn naar vrije informatie als een stimulerende leeromgeving met een uitnodigende infrastructuur. UGent-onderzoekers willen we ondersteunen in het zichtbaar en bereikbaar maken van hun wetenschappelijke output voor de buitenwereld. Zo hopen we meteen bij te dragen tot de internationale uitstraling ervan. Maar de universiteitsbibliotheek staat ook in de maatschappij. Ze stelt het erfgoed uit haar collecties en de wetenschappelijke output van de UGent vrij ter beschikking van die maatschappij. Daarnaast zoekt ze actief naar samenwerking met andere maatschappelijke actoren. Voorbeelden daarvan zijn VEB (Vlaamse erfgoedbibliotheek), Google Books, VIAA, Faro, het steunpunt voor erfgoed, VVBAD, Bibnet, de digitale bibliotheek van de Vlaamse openbare bibliotheken, Musea als STAM, SMAK, MSK, MIAT, Huis van Alijn, 6 FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent

De speerpunten 1 Gebruikersgericht (User driven) De Universiteitsbibliotheek Gent wil in wetenschappelijke communicatie als link fungeren tussen student of onderzoeker en het informatielandschap. De gebruiker staat centraal: het doel is om de gevraagde inhoud en dienstverlening te leveren waar en wanneer hij/zij het nodig heeft, en dat in een fysiek en digitaal stimulerende omgeving. We willen de mogelijkheid creëren om gebruikers strategisch mee te laten beslissen over de aankoop van bronnen en de keuze van te digitaliseren collecties. Daarnaast willen we de eigen wetenschappelijke output van de UGent duurzaam toegankelijk te maken, zodat die internationale uitstraling krijgt. 2 Webstrategie (Web Strategy) We willen de diensten en collecties van de Universiteitsbibliotheek Gent vlotter aanbieden en beter integreren in de bestaande werkprocessen van onderwijs en onderzoek. Het onderscheid digitaal en niet-digitaal valt weg. We bouwen daarom overkoepelende webservices uit voor het gecoördineerd gedistribueerd bibliotheeknetwerk. 3 Informatiegeletterdheid (Literacy) Informatiegeletterdheid bij studenten, onderzoekers en medewerkers is een noodzakelijke competentie. Het is belangrijk dat gebruikers van het netwerk informatie zelfstandig weten te vinden, die kunnen evalueren en juiste keuzes maken over het gebruik ervan. Tevens moet die mediawijsheid zich manifesteren in de selectie van juiste wegen voor communicatie over het eigen onderzoek. De instructie voor een eiciënt gebruik is daarom een constante en associatiebrede opdracht van de Universiteitsbibliotheek. Daarvoor willen we leercentra en digitale platformen ondersteunen en uitbouwen, in een directe samenwerking met de academische opleidingen. We engageren ons om een goed geïnformeerd bibliotheeknetwerk uit te bouwen met aandacht voor een constante opleiding van de medewerkers. 4 Duurzaamheid (Sustainability) We bewaren wetenschappelijke literatuur, erfgoed, archieven en onderzoeksgegevens voor de toekomst. Kritische collectievorming is belangrijk en gaat gepaard met eiciënte workflows en de publieke ontsluiting van zowel digitale als analoge bestanden. Openheid is een algemeen streefdoel voor softwareontwikkelingen (open source) en de collecties (open access, open data), die eenvoudig doorzoekbaar moeten zijn op het internet. Waar confidentialiteit een punt is, wordt die ook gegarandeerd. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 7

De actiepunten 1 Gebruikersgericht (User driven) HET DOEL inhoud en dienstverlening leveren de gebruiker staat centraal als link fungeren tussen de gebruikers en het informatielandschap fysiek en digitaal een stimulerende omgeving zijn DE ACTIES Op het vlak van de inhoud (content): concentreren we ons op delivery : we brengen de content naar platformen waar gebruikers zijn zoals Minerva; leveren we zoveel mogelijk e-content, via een zo eenvoudig mogelijke toegang; geven we studenten toegang tot wat ze nodig hebben (bv. we zorgen ervoor dat de literatuur vermeld op de ECTS-fiches aanwezig is); is user driven onze leidraad bij aankoop; zorgen we voor de ondersteuning van UGent-onderzoekers bij het toegankelijk maken van hun eigen wetenschappelijke output. Daarom: maken we (verder) werk van de bewaring en de ontsluiting van de eigen academische output en van de research data die eraan ten grondslag liggen, en ontwikkelen we extra diensten om de eigen output te faciliteren (datasets, open journals, repository ) Met het oog op een goede dienstverlening: houden we rekening met de feedback van de gebruikers (die we ontvangen via helpdesken, enquêtes zoals LibQual...); sensibiliseren we het personeel tot een attitude van anticipatie & onmiddellijke rapportering van problemen en vragen; solliciteren we proactief naar feedback via geregelde rondvragen bij de verschillende gebruikersgroepen; testen we geregeld de gebruikerstevredenheid; en houden we de vinger aan de pols bij professionele gebruikers/leden van het netwerk, om expertise te delen en zo onze beslissingsprocessen eiciënter te maken. Op het vlak van de infrastructuur willen we een stimulerende omgeving creëren, zowel fysiek als digitaal: de digitale ambities van de Universiteitsbibliotheek Gent hebben we onder webstrategie vertaald in actiepunten (zie hierna); voor de verbetering van de fysieke infrastructuur verwijzen we naar de verschillende bouwen verbouwingsplannen van het bibliotheeknetwerk. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 9

2 Webstrategie (Web Strategy) HET DOEL integratie van de diensten en collecties van de Universiteitsbibliotheek Gent in de bestaande werkprocessen van onderwijs en onderzoek de bouw van overkoepelende webservices voor het gecoördineerd gedistribueerd bibliotheeknetwerk en daardoor: vlottere toegang tot de collecties DE ACTIES We herstructureren het weblandschap van de bibliotheken: in gezamenlijk overleg ontwikkelen we een gezamenlijke data-architectuur, gebaseerd op een globale visie over het aanbieden van informatie; vanuit die gemeenschappelijke webinfrastructuur realiseren we decentrale websites, die elk lid van het bibliotheeknetwerk helpen om hun digitale aanwezigheid en dienstverlening te versterken; we ontwikkelen een gezamenlijke publicatiestrategie, om de bibliotheekwebsites zo eiciënt mogelijk te kunnen integreren in de portaalsite van de UGent. Andere doelstelling is een betere aansluiting bij de indexen van grote zoekmachines en dus een verbeterde vindbaarheid op het internet van de UGent-collectie. ondanks de ruimte voor eigen invulling door elk lid van het netwerk is het wenselijk om één herkenbare visuele identiteit te creëren voor het merk Universiteitsbibliotheek Gent; uiteraard is user driven het sturende principe voor onze webstrategie. In deze context betekent dat onder meer: dat de onderzoekers en de studenten van de UGent de doelgroepen zijn waarop we focussen; dat een informatiearchitect de gebruikersnoden in kaart zal brengen en de gebruikers zal vertegenwoordigen bij de ontwikkeling van de vernieuwde data-architectuur; dat alle sites en webtoepassingen compatibel moeten zijn voor mobiel gebruik (tablets, smart phones). Van discovery naar delivery We willen zorgen voor de digitale ontsluiting van specifiek de UGent-collecties. We willen er m.a.w. voor zorgen dat onze eigen content beter gevonden wordt ook door zoekmachines en eiciënter tot bij de gebruikers raakt. Daarom maken we werk van: verbeterde discovery, met nadruk op het gebruik van Google Scholar, waarvoor we sjablooninstructies en tools ontwikkelen die de bibliotheken van het netwerk kunnen gebruiken; verrijkte metadata: we verbeteren de beschrijving van onze eigen collecties en voorzien bv. links naar VIAF (Virtual International Authority File) verbeterde delivery: wat de gebruiker vindt, moet hij of zij kunnen opvragen en consulteren. Daarvoor bouwen we de bestaande omgeving van zoekinterface verder uit met het oog op een betere gebruiksvriendelijkheid en leesbaarheid van de eigen collecties. verbeterde services: we maken afspraken over gegarandeerde dienstverlening, bv. over de gewenste reactietijd tussen aanvraag en delivery; 10 FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent

een betere samenwerking tussen specialisten in bibliotheek-it en metadataspecialisten. We willen een kanaal opzetten om wederzijdse feedback te kunnen meenemen in de ontwikkeling van nieuw IT-beleid; ondersteunende maatregelen. De strategie van discovery naar delivery veronderstelt een strategisch aankoopbeleid, de omzetting van papieren naar elektronische workflows, doorgevoerde digitalisering, maximaal gekoppelde softwaresystemen en een geoptimaliseerde aanvraagprocedure. We implementeren de webstrategie op basis van monitoring en overleg: we monitoren het gebruik van de webinfrastructuur om de eectiviteit van de nieuwe web strategie te meten; we gebruiken de overlegstructuur van het Netwerk om de noden goed in kaart te brengen en te laten doorstromen naar volgende fasen van de ontwikkeling. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 11

3 Informatiegeletterdheid (Literacy) HET DOEL f f mediawijsheid en eiciënt gebruik zijn basiscompetenties van elke gebruiker van het bibliotheeknetwerk we realiseren dit doel in samenwerking met de academische opleiding we werken associatiebreed waar relevant DE ACTIES De instructie voor een eiciënt gebruik van informatiebronnen en -kanalen is een constante opdracht van de universiteitsbibliotheek. Daarvoor worden leercentra en digitale platformen ondersteund en uitgebouwd, en werden instructie-uren en handleidingen opgesteld. Op de lange termijn willen we informatiegeletterdheid opgenomen zien in het curriculum van elke opleiding: we engageren ons om het overleg dat daarvoor nodig is te organiseren, met DOWA/DOZA en de onderwijsdirecteuren van de faculteiten; ter voorbereiding maken we een overzicht van wat er nu al is; in de praktische uitvoering kan informatiegeletterdheid gedoceerd worden door professoren uit de opleiding zelf of door bibliothecarissen die gastlessen geven. Op korte termijn promoten we informatiegeletterdheid verder via het extra-curriculaire aanbod: het bestaande pakket willen we sterker organiseren: door doelgroepgericht te werken; en door de cursussen geregelder te organiseren door modules uit te wisselen en te delen (bv. screenshots van lib.ugent.be, connectie met VPN, connectie in Athena, Endnote ) door regelmatig overleg met de gebruikers over hun noden door een constante opleiding van eigen medewerkers de bestaande tutorials van uitgevers willen we beter vindbaar maken en het (juiste) gebruik ervan begeleiden; voor eigen databanken, de typische UGent-connectie met VPN en Athena willen we zelf een tutorial opstellen. 12 FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent

4 Duurzaamheid (Sustainability) HET DOEL zowel digitaal als analoog een bewaarbibliotheek zijn die duurzaam en eiciënt werkt we promoten openheid (via open systemen voor software en toegang tot de collecties) maar garanderen confidentialiteit waar confidentialiteit wenselijk of noodzakelijk is. DE ACTIES Om de elektronische collecties te maximaliseren: geven we voor boeken en tijdschriften de voorrang aan duurzame institutionele elektronische toegang (incl. aankopen backfiles) boven papieren versies en holdings; streven we voor databanken via diverse netwerken en consortia naar een maximale en duurzame elektronische toegang; responsabiliseren we academici bij de aankoop en collectievorming (vermijden van dubbele aankopen, evenwichtige thematische spreiding, maximaal aandeel van e-boeken voorrangspolicy voor duurzame elektronische institutionele toegang). rationaliseren we in de opslag van fysieke collecties via interuniversitaire samenwerkingsprojecten (type project biomedische tijdschriften); garanderen we de ontsluiting van het wetenschappelijk erfgoed van de Universiteit Gent. Dat doen we: door master- en doctoraatscripties en wetenschappelijke publicaties te bewaren door duurzame bewaring van de erfgoedcollectie van de UGent. De universitaire musea en het universiteitsarchief zijn hierbij prioritaire partners Om de erfgoedcollecties te optimaliseren: werken we verder aan de duurzame uitbouw en bewaring ervan; stellen we de bewaarcollecties ter beschikking voor onderzoeks- en ontsluitingsprojecten; zetten we de digitalisering van de collecties verder, om zo een 24/7/365-dienstverlening te realiseren; Vrije toegang (tot bronnen, tot output van UGent ers) is de regel, confidentialiteit soms noodzakelijk. Daarom: ondersteunen we open science met open access, open licenties en open data; voorzien we workflows voor kwaliteitscontrole en confidentialiteit (scripties, doctoraten, onderzoeksdata, ), en stellen we een bewijslast in bij niet-toegankelijk materiaal. Onze werking moet dekkend zijn voor het wetenschappelijke erfgoed van de Universiteit Gent. Daarom: stellen we de volledigheid van de academische bibliografie als doel; verzorgen we de link tussen de academische bibliografie en de collectievorming; ondersteunen we een tool om onderzoeksgegevens waarop de wetenschappelijke output van UGent-onderzoekers gebaseerd is, te verzamelen, te bewaren en toegankelijk te maken; optimaliseren we de workflows voor deponering van publicaties en onderzoeksgegevens. FACILITATING OPEN KNOWLEDGE CREATION Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent 13

In 2005 werden met het Björnshaugeplan de grote lijnen getekend voor de structuur van de Universiteitsbibliotheek. Na 10 jaar is er in de faculteiten heel wat verwezenlijkt en langzaam maar zeker heeft het geplande netwerk vorm gekregen. Tijd dus om meer op inhoud te concentreren en te bepalen waar we de komende jaren echt willen op inzetten want er zijn zoveel mogelijkheden en uitdagingen. In de eerste plaats willen we de gebruiker en de dienstverlening centraal stellen (user-driven) en komt er meer aandacht voor informatie geletterdheid (literacy). Zowel digitaal als analoog streven we naar duurzame kwaliteit (sustainability) en over de hele lijn is webstrategie (webstrategy) onze sterkste inzet. Dit rapport is het werk van velen en werkt die vier lijnen uit. Als leidraad voor onszelf en misschien als inspiratie voor anderen.