AGENDA REGIETEAM RADEN LAND VAN CUIJK 11 JANUARI 2017 Locatie: gemeentehuis Boxmeer Aanvang: 19.30 uur Nr. Agendapunt en voorstel Toelichting 1 Opening Gasten: - De heer van der Velden (procesbegeleider) - De heer Scheffer (provincie) - De heer Šijaković (communicatie Land van Cuijk) - Tot agendapunt 4: de heer Hengeveld en mevrouw Van Boekel van de rekenkamercommissie Land van Cuijk. - Tot agendapunt 5: de heer Van Rosmalen (programmamanager) 2 Vaststelling agenda 3 Voortgang rekenkamercommissie Overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst treedt het regieteam raden Land van Cuijk op als vertegenwoordiging van de gezamenlijke gemeenteraden voor het overleg met de Rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 3.2 van de Verordening. De rekenkamercommissie heeft aangegeven om naast het bespreken van de voortgang ook nadrukkelijk stil te willen staan bij de relatie tussen Regieteam en Rekenkamercommissie. 4 Voortgang projecten en afspraken over informatie naar de raden - Kennisnemen van de voortgang. - Bespreken hoe de kaderstellende en de controlerende rol van de raden wordt geborgd. Zie ook agendapunt 9. In de vergadering van 23 november jl. is gesproken over de wijze van verantwoording van de twaalf projecten. De voorzitter van de stuurgroep (burgemeester Walraven) en de programmamanager informeren het Regieteam over de voortgang. Op 22 december 2016 is een brief ontvangen van de voorzitter (bijgevoegd). Borgen kaderstellende en controlerende rol raden De raden besloten voor het zomerreces: 1. De uitvoeringsagenda 2016/2017, met daarin 12 projecten, vast te stellen. 2. Te kiezen voor de variant 3 sterren en uitvoering te geven aan de 12 projecten. 3. De noodzakelijke middelen te reserveren. 1
4. De uitvoering te organiseren op basis van 'professioneel projectmanagement'. 5. De positie van de raad als kaderstellend en controlerend bestuursorgaan borgen. 6. Een verkenning uit te voeren naar de voor het Land van Cuijk best passende duurzame vorm van verregaande samenwerking. 7. Met deze verkenning starten in 2016. 8. De colleges verzoeken invulling te geven aan de uitvoering van de punten 1 tot en met 5. 9. Het Regieteam voert de regie over de beslispunten 6 en 7. Samengevat ligt de uitvoering van de projecten bij de colleges en voert het Regieteam de regie over de verkenning. Suggestie griffiers voor het in positie brengen en houden van de raden: - Veranker de voortgang van de projecten in de P&C cyclus. In een paragraaf Strategische samenwerking Land van Cuijk die voor de vijf gemeentes gelijk is wordt ingegaan op de twaalf projecten. Bedoelde paragraaf komt terug in begroting, jaarstukken en bestuursrapportages. Dat zijn vaste momenten waarop de raden via formele lijnen (bij) kunnen sturen en waarop (financiële) verantwoording wordt afgelegd. Overigens hebben de raden hiertoe bij de vaststelling van de eerste uitvoeringsagenda in 2013 reeds toe besloten. - Informeer de raden tijdens themabijeenkomsten Land van Cuijk over de voortgang. Laat dan ook de mensen van de projecten zelf aan het woord. - Agendeer iedere vergadering van het Regieteam het onderwerp voortgang. De voorzitter van de stuurgroep kan dan, evt. samen met de programmamanager, het Regieteam bijpraten. Bij voorkeur heeft dit plaats aan de hand van de stoplichtenrapportage. Volledigheidshalve een opsomming van de twaalf projecten (zoals opgenomen in rapport KplusV): 1. Uitbouw Regionale business development tot één loket voor acquisitie en begeleiding nieuwe bedrijven. 2. ICT Infrastructuur: daadwerkelijke realisatie Breedband in de kernen en het buitengebied van de vijf gemeenten. 3. Weginfrastructuur: Structurele aanpak verkenning verbetering oost-west verbinding tussen de A77 en A50. 4. Uitbouw Regionaal Stagebureau Land van Cuijk en Noord-Limburg. 5. Uitbouw en verdere Regionalisering Woonvisie. 6. Vergroting inbreng in en profijt van AgriFood Capital. 7. Schakelen in de agrarische keten. 8. Aanpak Vrijkomende agrarische bebouwing. 2
5 Vaststelling afsprakenlijst van de vergadering van 23 november 2016 afsprakenlijst vaststellen. 6 Keuze bureau voor verkenning - Te kiezen voor het door de procesbegeleider en voorzitter geadviseerde bureau. Dit met inachtneming van het financiële voorbehoud en de genoemde aandachtspunten. - De matrix en de daarin opgenomen scores vast te stellen. - Een en ander te formaliseren door gunning via de gemeente Boxmeer. - De bureaus te informeren. - De bijgestelde raming vast te stellen. 9. Versterking herkenbaarheid Land van Cuijk en bevordering meerdaags toeristisch verblijf. 10. Ontwikkeling, versterking en spreiding boven het niveau van kernen. 11. Onderzoek bereikbaarheid en toegankelijkheid bovenlokale voorzieningen. 12. Burgerorganisaties. De afsprakenlijst van 23 november jl. is bijgevoegd. In de vergadering van 23 november 2016 zijn het besluitvormingsdocument en de opdrachtformulering vastgesteld. Op 25 november 2016 is aan een viertal bureaus gevraagd offerte uit te brengen. De procesbegeleider en de voorzitter, ondersteund door de coördinerend griffier, hebben op 3 januari jl. gesproken met de bureaus en zijn gekomen tot een advies. Er wordt een financieel voorbehoud gemaakt en er worden aandachtspunten meegegeven. De procesbegeleider geeft aan de hand van de matrix een toelichting op het advies. Met de gunning van de opdracht komt er ook meer zicht op de kosten van de verkenning. Voorgesteld wordt de raming bij te stellen. Bijgevoegd zijn: Uitvraag: - Brief verzoek offerte - Opdrachtformulering - Offertes Selectie: - Vertrouwelijke notitie met advies - Vertrouwelijke notitie met bijgestelde raming - Sjabloon matrix - Vertrouwelijk: Brief gunning - Brief afwijzing De opschortende termijn loopt van 12 januari 2017 tot en met 18 januari 2017. Kort na 19 januari 2017 wordt overgegaan tot definitieve gunning. Het formele opdrachtgeverschap ligt bij de gemeente Boxmeer. Deze gemeente draagt ook zorg voor de financiële afwikkeling. 3
7 Subsidie provincie - Kennisnemen van de stukken waarmee de subsidie bij de provincie wordt aangevraagd. - De gemeente Boxmeer te verzoeken om te fungeren als rechtspersoon en penvoerder, alsmede zorg te dragen voor de inhoudelijke verantwoording en de financiële afwikkeling. Dit te bekrachtigen middels een samenwerkingsverklaring. 8 Brief van CGM aan Boxmeer over verzoek Sint Anthonis Kennisnemen van de brief van de werkorganisatie CGM aan de gemeente Boxmeer over verzoek Sint Anthonis 9 Brief Boxmeer inzake onderzoek rekenkamercommissie Brief gemeente Boxmeer bespreken. 10 Brief provincie inzake (Veer)Krachtig Bestuur Brief provincie bespreken. 11 Themabijeenkomst 22 februari 2017 Themabijeenkomst invullen met de onderwerpen glasvezel, ODBN, voortgang projecten en voortgang verkenning. 12 Communicatie (wat sturen we naar wie) De nieuwe subsidieregeling is van kracht per 15 januari 2017 (bijgevoegd). De subsidie kan worden aangevraagd. Daarbij wordt uitgegaan van de bijgestelde raming. De stukken voor de aanvraag zijn bijgevoegd. Het college van Boxmeer heeft verzocht bijgevoegde brief bij het Regieteam onder de aandacht te brengen. Zie bijgevoegde brief n.a.v. besluit onderzoek ICT=core business. Op 13 december jl. is ontvingen de raden een brief van GS. Zie bijgevoegd formulier inzake onderwerp glasvezel. Tevens is er een aanbod van de ODBN om in het Land van Cuijk een presentatie te verzorgen inzake de Kadernota/begroting 2018. Glasvezel en ODBN kunnen worden aangeboden in parallelle sessies. De themabijeenkomst kan, in overleg met bureau en procesbegeleider, mogelijk een rol spelen in het proces van de verkenning. Vast agendapunt. Het regieteam maakt afspraken over communicatie, in het bijzonder met de raden en met de pers. 4
- De raden, colleges en pers te informeren over de keuze voor het bureau en de start van de verkenning. - Kennismaking procesbegeleider met de pers. 13 Voortgang excursie Land van Cuijk commissie samenstellen 14 Rondvraag 15 Sluiting Zie conceptbrief aan colleges en raden. Op 30 juni 2017 heeft de raadsexcursie Land van Cuijk plaats. De voorbereiding kan worden gestart. 5