Draaiboek voor het onthaal van een nieuwe medewerker

Draaiboek voor het onthaal van een nieuwe medewerker Inhoudstafel Inhoudstafel... 1 Inleiding... 2 1. Wettelijke verplichtingen... 3 2. De rolafbakening van de actoren in het onthaalproces... 4 2.1. De Management Ondersteunde Diensten (MOD)... 4 2.1.1. Voorbereiding onthaal... 4 2.1.2. Actie bij indiensttreding... 4 2.2. Het afdelingshoofd... 5 2.2.2. Acties bij indiensttreding... 5 2.2.3. Acties na indiensttreding... 5 2.3. De HRM-contactpersoon... 6 2.3.2. Acties bij indiensttreding... 6 2.3.3. Acties na indiensttreding... 6 2.4. Het afdelingssecretariaat... 6 2.5. De mentor... 6 2.5.1. Voorbereiding onthaal... 7 2.5.2. Acties bij indiensttreding... 7 2.5.3. Acties na indiensttreding... 7 2.6. De peter/meter... 8 2.7. De collega s... 8 3. Checklists... 9 1

Inleiding Een goed onthaal van een nieuwe medewerker is essentieel voor de verdere integratie en loopbaan van de persoon in de organisatie. Een negatieve indruk bij de start is moeilijk recht te zetten: You never get a second chance to make a good first impression. Een goede start daarentegen geeft direct (heel) wat voorsprong en geeft de nieuwe medewerker een gevoel van zekerheid en bevordert de binding en identificatie met onze organisatie. Het is een waarborg voor het aanleren van de waarden en normen van de Vlaamse overheid en het ABB. 1 Een nieuwkomer maakt een onthaal of introductie best mee op drie niveaus: - op het niveau van het ABB; - op het niveau van de eigen afdeling en de dienst; - op het niveau van de functie, de uit te voeren taken, de eigen doelstellingen. Bij elk van deze niveaus komt de nieuwe medewerker in contact met andere collega s (zijnde de MOD, de HRM-contactpersoon, de leidinggevende, de peter of meter, het afdelingssecretariaat, ), zij spelen een essentiële rol om het onthaalbeleid te doen slagen. Dit draaiboek heeft de ambitie om de rol en de functie van deze verschillende actoren af te bakenen en hun bij te staan en te ondersteunen in het uitvoeren van hun taken. Hun manier van doen, het al dan niet openstaan voor de nieuwe medewerker en het al dan niet ondersteunen van de nieuwkomer bepalen immers al snel de integratie van de nieuwe collega. 1 Moreels (A.), Welkom! Het onthaal van nieuwe medewerkers, Mechelen, Kluwer, p. 23. 2

1. Wettelijke verplichtingen In België zijn werkgevers wettelijk verplicht maatregelen te treffen inzake het onthaal van nieuwe medewerkers. 2 De omzendbrief onthaalbeleid (BZ 2011/4) verduidelijkt de bepalingen uit het KB van 25 april 2007 betreffende het onthaal en de begeleiding van werknemers over de bescherming van het welzijn bij de uitvoering van hun werk en past dit toe op de Vlaamse overheid. Het gaat onder meer over de verplichtingen die de werkgever heeft ten aanzien van de werknemer. Zo moet de werkgever: - een onthaal organiseren; - een ervaren medewerker aanduiden, dit is het aanstellen van een peter/meter, die de nieuwe collega begeleidt bij de uitoefening van diens functie en als aanspreekpunt fungeert voor allerlei praktische aangelegenheden. Het is bij deze dan ook wenselijk dat de peters of meters over job- en persoonsgebonden eigenschappen beschikken. Zij worden in hun taak bijgestaan door de leidinggevende die zijn of haar verwachtingen meedeelt; - ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker de nodige informatie en (werk-)instructies ontvangt waarbij de werkgever een verklaring invult dat de medewerker deze informatie heeft ontvangen en begrepen; - de nodige aandacht besteden aan vorming. Bij het vaststellen van een vormingstraject van de nieuwe medewerker is het belangrijk dat men niet alleen kijkt naar de competenties en vaardigheden die belangrijk zijn voor het uitvoeren van de huidige job, maar ook rekening houdt met eventuele doorgroeimogelijkheden, potentiële capaciteiten en persoonlijke ambities. Er moet dan ook een individueel opleidingsplan worden opgesteld. Een goed uitgewerkt onthaalbeleid toont interesse in de nieuwe medewerker en geeft te kennen dat de organisatie het goed functioneren van haar medewerkers belangrijk vindt. Daarnaast zorgt een degelijk onthaalbeleid dat de nieuwe medewerker snel inzetbaar is, het brengt de belangrijkste kennis over en het verkleint de kans op vroegtijdig vertrek. Maar daarnaast bepaalt de reglementering ook dat de werkgever aansprakelijk is als blijkt dat er geen of een slecht georganiseerd onthaalbeleid is. Een onthaalbeleid is dan ook cruciaal voor de organisatie. 2 De Collectieve arbeidsovereenkomst van 26 juni 1975 betreffende het onthaal en de aanpassing van de werknemers in de onderneming; De arbeidsovereenkomstenwet (art. 20) van 3 juli 1978; Het KB van 25 april 2007. 3

2. De rolafbakening van de actoren in het onthaalproces In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de verschillende actoren en hun taken die deel uitmaken van het onthaalproces. Achtereenvolgens bespreken we de rol van de MOD, het afdelingshoofd, de HRMcontactpersoon, de afdelingssecretariaten, de mentor, de peter/meter en de collega s. 2.1. De Management Ondersteunde Diensten (MOD) De MOD is verantwoordelijk voor het administratieve luik van het onthaalproces. Binnen dit team wordt er gezorgd dat alle administratieve formaliteiten zijn afgerond vooraf aan en tijdens de eigenlijke eerste werkdag. Nadat het administratieve luik van de indiensttreding is afgerond en er een korte toelichting is gegeven over de items vermeld in 2.1.2, brengt de MOD-dossierbehandelaar de nieuwe medewerker naar het afdelingshoofd van zijn/haar afdeling. 2.1.1. Voorbereiding onthaal Nadat de selectieprocedure is afgelopen contacteert de MOD-dossierbehandelaar de geselecteerde kandidaat. Van zodra deze de functie aanvaard heeft en er een akkoord is over de startdatum, wordt de instroomfiche verstuurd naar de verschillende betrokken partijen binnen de MOD en het ABB. Voor ABB gaat het om de volgende personen: - de administrateur-generaal, - de algemeen directeur, - het afdelingshoofd, de directe leidinggevende en het afdelingssecretariaat, - de HRM-contactpersoon. De dossierbehandelaar van de MOD bereidt de indiensttreding praktisch voor. Dit wil zeggen dat de nodige ontbrekende documenten en attesten worden opgevraagd (bv tewerkstellingsattesten van vorige werkgevers, bewijs van goed gedrag en zeden, ) en het contract of het stagebesluit wordt opgemaakt. De dossierbehandelaar nodigt de nieuwe werknemer ook uit voor de eerste werkdag (wanneer en bij wie wordt deze verwacht). 2.1.2. Actie bij indiensttreding De MOD informeert de nieuwe medewerker op de eerste werkdag over: - het Vlaamse personeelsstatuut; - het arbeidsreglement ; - de arbeidsduur en het werkrooster; - het woon- werkverkeer; - de wedden, toelagen en vergoedingen; 4

- het ziekteverlof en de ziektecontrole; - de verloven (Vlimpers ); - de proefperiode; - het welzijn op het werk; - de prikklok; - de veel gebruikte websites; - andere relevante informatie; Na deze uiteenzetting legt de dossierbehandelaar (als het gaat over een contractuele functie) een arbeidsovereenkomst voor aan de nieuwe medewerker. Beide partijen ondertekenen het document en dit wordt achteraf terug aan betrokkene bezorgd. 2.2. Het afdelingshoofd 2.2.1. Voorbereiding onthaal Het afdelingshoofd duidt vooraf de mentor en de peter of meter aan van de nieuwe medewerker. De mentor is in principe de directe leidinggevende en is normaal gezien direct bepaalbaar. De keuze van de peter of meter (in samenspraak met de mentor en eventueel de HRM-contactpersoon) daarentegen moet doordacht gebeuren. Kies bij voorkeur iemand die zich spontaan aanmeldt om deze taken (zie verder) op zich te nemen. De peter of meter beschikt best over volgende eigenschappen: - luistervaardigheid; - kan helder communiceren in twee richtingen; - kan samenwerken en informeren; - is leergierig en toont zich bereid om de eigen functie aan te passen; - beschikt over de nodige kennis, expertise en ervaring; - handelt respectvol en leeft de bestaande regels na; - is vriendelijk en klantgericht; - 2.2.2. Acties bij indiensttreding Het afdelingshoofd informeert de nieuwe medewerker over de structuur van het ABB, duidt het organogram van de afdeling en bespreekt de situering van de functie t.o.v. het agentschap en de eigen afdeling en bezorgt aan de nieuwe medewerker de onthaalbrochure van het ABB en overloopt vervolgens de brochure. 2.2.3. Acties na indiensttreding De overvloed aan informatie die de nieuwe werknemer op de eerste dag krijgt om te verwerken wordt niet altijd goed opgenomen en een aantal inlichtingen worden daardoor snel vergeten. Het is dan ook aan te raden dat het afdelingshoofd in de daarop volgende dagen en weken regelmatig eens 5

langs gaat bij de nieuwe collega en bij hem informeert in hoeverre hij deze informatie begrepen heeft. 2.3. De HRM-contactpersoon De HRM-contactpersoon (van elke afdeling van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur) is verantwoordelijk voor de samenstelling en aanpak van een goed omkaderd onthaalproces. Deze persoon behoudt het overzicht over het onthaalproces. 2.3.1. Voorbereiding onthaal De HRM-contactpersoon ondersteunt het afdelingshoofd, onder meer m.b.t. de keuze van de mentor en de peter of meter en gaat na of alle betrokkenen de nodige voorbereidingen hebben getroffen (checklists). Hij maakt de nieuwe medewerker bekend op mijn ABB (neem contact op met peter.maes@bz.vlaanderen.be). 2.3.2. Acties bij indiensttreding De HRM-contactpersoon stuurt de onthaalbrochure elektronisch door naar de nieuwe medewerker maar zal geen verdere acties uitvoeren op de dag van indiensttreding. 2.3.3. Acties na indiensttreding De HRM-contactpersoon staat in voor het Instapmoment (dat zal plaatsvinden binnen enkele weken na indiensttreding). Hierbij zal de HRM-contactpersoon de organisatie en structuur van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur verder toelichten (zie korte toelichting afdelingshoofd 2.2.2.). 2.4. Het afdelingssecretariaat De rol van het afdelingssecretariaat is eerder van praktische aard. Het secretariaat is verantwoordelijk voor het voorzien van het werkmateriaal (schrijfgerief, laptop, toegang tot de werkschijven e.d.)voor de nieuwe medewerker en ziet er op toe dat alles op de eigenlijke onthaaldag aanwezig is (en neemt hiervoor contact op met ICT-diens). 3 Zo voelt de medewerker zich direct thuis in zijn nieuwe werkomgeving en kan hij/zij direct aan de slag. 2.5. De mentor De mentor 4 is in principe de eerste evaluator, enkel om uitzonderlijke of functioneel verantwoorde redenen kan een ander personeelslid aangeduid worden. Hij heeft een concrete kijk op de functie en 3 Medewerkers met een handicap of een chronische ziekte hebben recht op de nodige aanpassingen op hun werkplek zodat ze in zo goed mogelijke omstandigheden hun werk kunnen uitvoeren. Die aanpassingen kunnen heel divers zijn. Bijvoorbeeld: aankoop van speciaal materiaal (software); inzet van assistentie (doventolk); een materiële ingreep voor meer toegankelijkheid op kantoor; organisatorische afspraken. Meer informatie vindt u terug op: http://www.bestuurszaken.be/arbeidspostaanpassingen 4 De aanduiding van een mentor vloeit voort uit de wettelijke bepalingen van het Koninklijk Besluit van 25 april 2007 betreffende het onthaal en de begeleiding van werknemers. Eén van die bepalingen is het aanduiden van een meter of een peter en een begeleidingsambtenaar in casu een mentor. Dat KB definieert de rol van de begeleidingsambtenaar als volgt: Een begeleidingsambtenaar is een ervaren werknemer. Deze wordt 6

activiteiten van de nieuwe medewerker op proef. Hij/zij introduceert, begeleidt, coacht, ondersteunt, stuurt en geeft feedback. 2.5.1. Voorbereiding onthaal De mentor licht zijn team in en verzorgt de informatieverstrekking over de jobinhoud en de rondleiding in het gebouw 5 of geeft deze taken door aan een van de collega s, maar behoudt wel de verantwoordelijkheid. Hij moet voldoende kennis hebben van de organisatie en de organisatiestructuur, communicatief goed ingesteld zijn, bereikbaar en toegankelijk zijn voor de nieuwe medewerker en voldoende tijd vrijmaken om de nieuwe medewerker rond te leiden en op diens vragen te antwoorden. De mentor staat in voor de planning en evaluatie van de nieuwe medewerker. In samenspraak met het afdelingshoofd en eventueel de HRM-contactpersoon wordt er binnen het team een peter of meter (zie verder) aangeduid die de nieuwe medewerker de eerste maanden wegwijs zal maken in de organisatie en hij voorziet ook de nodige documenten 6. De mentor voorziet eventuele kennisoverdracht van de vorige functiehouder en treft extra voorbereidingen indien de medewerker behoort tot de kansengroepen. Deze taakinvulling is niet exhaustief en kan daar waar nodig door de mentor worden aangevuld. 2.5.2. Acties bij indiensttreding Op de dag van de indiensttreding zal de mentor de nieuwe medewerker voorstellen aan zijn team en zal hij de verlofregelingen (vb. permanentieregeling op brugdagen) en de regeling van telewerken duiden van het team en de afdeling. Daarnaast zullen ook de taken, de doelstellingen, de opdrachten en de eventuele overlegfora en vergaderingen van het team worden toegelicht. 2.5.3. Acties na indiensttreding In samenspraak met de nieuwe medewerker zal er een planning worden opgemaakt, overeenkomstig de functiebeschrijving. Indien hij niet de eerste evaluator is, geeft de mentor input voor de planning. Hij coördineert de proefperiode en overloopt de overlegstructuren en organen (afdelingsvergaderingen, specifieke werkgroepen, ). Indien de mentor niet de eerste evaluator is, geeft hij ook input voor de eindevaluatie van de nieuwe medewerker aan het einde van de proefperiode. De mentor (in de CA) zal tijdens de eerste werkdagen een kennismakingsmoment regelen met de Algemeen directeur en de Administrateur-generaal. De mentor in de PA s zal de nieuwe medewerker op een daartoe gepast moment naar de CA meenemen en hem voorstellen aan de AD en AG. De mentor geeft hier zelf invulling aan. aangeduid door de werkgever of door een persoon van de hiërarchische lijn (leidinggevende). Hij of zij coördineert de taken en opdrachten en geeft de nieuwe werknemer een individuele begeleiding. 5 Dit is: een rondleiding om de andere teams binnen de afdeling van het ABB te leren kennen; een rondleiding binnen het gebouw: prikklok, liften, restaurant, snoep- en drankautomaten, protonlader, vergaderzalen. 6 Inhoudelijke omkadering geven bij het aantreden van de nieuwe medewerker: welke belangrijke documenten/bronnen moet hij doornemen/kennen, met welke collega s komt hij in contact, aan welke overlegfora zal hij deelnemen 7

De mentor probeert een aantal vaste feedbackmomenten vast te leggen met de nieuwe medewerker om zo blijk te geven van aandacht en interesse voor de medewerker. Bij de aanwerving van een nieuwe medewerker besteedt de mentor ook de nodige aandacht aan vorming. Bij het opmaken van het vormingstraject is het belangrijk dat men niet alleen kijkt naar de competenties en de vaardigheden die belangrijk zijn voor het uitvoeren van de huidige job, maar ook rekening houdt met eventuele doorgroeimogelijkheden, potentiële capaciteiten en persoonlijke ambities. Verwijzend naar de omzendbrief onthaalbeleid vult de werkgever (in casu dus de directe leidinggevende) een formulier in waarbij hij bevestigt dat de nodige instructies verstrekt zijn en dat er een peter of meter is aangesteld. De directe leidinggevende bezorgt het ingevulde en ondertekende exemplaar aan de MOD. 2.6. De peter/meter De peter of meter is een ervaren collega (zie 2.2.1.) van het team waartoe de nieuwe medewerker behoort en wordt in die hoedanigheid aangeduid door het afdelingshoofd (in samenspraak met de mentor en eventueel met de HRM-contactpersoon). Hij of zij zorgt ervoor dat de medewerker zich snel de geplogenheden in het agentschap eigen maakt. Het opnemen van het peter- of meterschap is een positief engagement De relatie met de nieuwkomer is cruciaal voor de integratie van de medewerker in de afdeling. De nieuwkomer kan bij de peter of meter terecht met zijn vragen die heel evident lijken of gevoelig liggen. Dankzij het peter-/meterschap kan de nieuwe collega snel inzicht verwerven in de gewoonten en praktijken (aanspreektitels, dresscode, wat kan of niet) binnen het ABB. De peter/meter kan ook helpen bij het uitbouwen van relaties met de andere collega s en ondersteunt de medewerker om zich de nodige technische kennis en vaardigheden eigen te maken. Bij de kennismaking is het de bedoeling dat de nieuwe medewerker zijn/haar team leert kennen. Een tip kan zijn om een teamlunch te organiseren. Op deze manier leert de nieuwe medewerker zijn collega s ook op informele wijze kennen. Deze taakinvulling is niet exhaustief en kan daar waar nodig door de peter of meter worden aangevuld. 2.7. De collega s Dit zijn de medewerkers van het volledige team. Zij ondersteunen de nieuwe medewerker daar waar ze kunnen. De peter of meter heeft nooit op alles een antwoord en is ook niet altijd en overal beschikbaar. De nieuwkomer kan dus naast de peter of meter ook steeds terugvallen op de andere collega s van het team. 8

3. Checklists Om de introductie van de nieuwe medewerkers in goede banen te leiden, is het nuttig om elke betrokken actor in dit draaiboek te ondersteunen in de uitvoering van zijn taken d.m.v. een checklist. In de checklist wordt beschreven wat er zeker aan bod moet komen tijdens (de voorbereiding op) het onthaal en de verschillende items kunnen op eenvoudige wijze afgevinkt worden. De HRM-contactpersoon bezorgt de checklist aan elke actor. Succes! 9