NOTITIE Aan : Interdepartementaal Project Administratieve Lastenverlichting (IPAL) T.a.v.: J. Nijland Van : J. Pasmooij RE RA RO, Voorzitter XBRL Nederland en Manager ICT Knowledge Center, Koninklijk NIVRA Betreft : Voorstellen voor het gebruik van ICT bij het terugdringen van de administratieve lasten voor bedrijven Datum : 20 november 2003 In afschrift aan : De Belastingdienst Het CBS De Raad voor de Jaarverslaggeving De VVK De AFM DNB De PVK VNO-NCW MKB-Nederland Ministerie van EZ / ICTAL NIVRA Ministerie van Justitie De VNG De NVB De leden van XBRL-Nederland 1. Inleiding Zoals toegezegd, doe ik u hierbij in mijn hoedanigheid als voorzitter XBRL Nederland 1 ons voorstel toekomen over het inzetten van XBRL 2 als hulpmiddel bij het terugdringen van de administratieve lasten voor bedrijven (punt 5). Alvorens de voorstellen nader toe te lichten, wordt kort ingegaan op de voorwaarden voor het succesvol inzetten van ICT (punt 2), de mogelijkheden van XBRL bij het terugdringen van de administratieve lasten (punt 3) en de stand van zaken in Nederland met betrekking tot het gebruik van XBRL (punt 4). 2. Voorwaarden voor inzet van ICT bij de vermindering van administratieve lasten De beoogde verlichting van de administratieve lasten van ca. 3 miljard voor bedrijven kan onder meer worden gerealiseerd door: het verminderen of vereenvoudigen van regelgeving en daaruit voortvloeiende verplichtingen tot het verstrekken van informatie; het standaardiseren van te verstrekken informatie. Dit kan onder meer worden gerealiseerd door samenwerking tussen organisaties met betrekking tot de uitvraag en het gebruik van gegevens; 1 XBRL Nederland is een not for profit organisatie in Nederland en maakt onderdeel uit van XBRL International, een not for profit consortium met meer dan 200 deelnemende organisaties wereldwijd. 2 Voor een nadere toelichting, zie punt 3 1
het vereenvoudigen van de wijze van verstrekking of de uitwisseling van informatie door onder meer het hanteren van een uniforme werkwijze; hierbij kan worden gedacht aan een gemeenschappelijk informatiekanaal of het gebruik van dezelfde technologie door de uitvragende partijen. Het gebruik van ICT voor de uitwisseling van informatie kan grote voordelen opleveren voor bedrijven mits aan een aantal voorwaarden is voldaan, te weten: gebruik maken van de reeds beschikbare technische infrastructuur, te weten breedband internet; voor de uitwisseling en verwerking van gegevens gebruik maken van open standaarden, zoals XML en het daarop gebaseerde XBRL; gebruik maken van reeds binnen organisaties beschikbare informatiesystemen en daarin opgenomen gegevens. De meeste (financiële) informatiesystemen die op dit moment in het bedrijfsleven en de overheid worden gebruikt kunnen overweg met XML en zijn of worden op korte termijn XBRL-enabled; gebruik maken van dezelfde techniek en werkwijze voor de verstrekking en uitwisseling van informatie. Dit betekent geen specifieke applicaties per informatie vragende organisatie, maar aansluiting bij de bestaande infrastructuur en werkwijze; voorzien in faciliteiten voor het voorwaarborgen van de integriteit, identificatie, authenticatie en vertrouwelijkheid. Deze waarborgen kunnen worden gerealiseerd door onder meer gebruik te maken van digitale handtekeningen, een methode die op dit moment al door de belastingdienst in het kader van de elektronische winstaangifte wordt gebruikt. 3. De mogelijkheden van XBRL in het algemeen XBRL (extensible Business Reporting Language) is een op XML gebaseerde open standaard die het mogelijk maakt financiële en niet financiële informatie op gestructureerde wijze via het internet uit te wisselen. Bij deze uitwisseling wordt gebruik gemaakt van zgn. taxonomies; een beschrijving van alle mogelijke elementen (bijvoorbeeld posten in een jaarrekening), inclusief de structuur en de relaties tussen de verschillende elementen. Het gebruik van XBRL biedt vele voordelen: het kunnen realiseren van aanzienlijke kostenbesparingen, omdat gegevens in XBRL-formaat op basis van taxonomies kunnen worden geselecteerd en gepresenteerd, afhankelijk van de behoefte of vraag; het verhogen van de kwaliteit van de gegevens, omdat extra handelingen, zoals het opnieuw invoeren van gegevens, niet meer nodig zijn; het op eenvoudige wijze elektronisch kunnen uitwisselen, analyseren en zonodig nader bewerken van gegevens die op basis van dezelfde taxonomie zijn geselecteerd en gerapporteerd; in XBRL formaat gepresenteerde gegevens kunnen in principe door alle, XBRL-enabled, software, worden verwerkt. De grote softwareleveranciers, zoals SAP, Microsoft, Oracle, Hyperion en PeopleSoft, maar ook Exact leveren inmiddels software die XBRL-enabled is, daarnaast bieden organisaties, zoals Semansys en Software AG specifieke toepassingen aan. Meer dan 200 organisaties wereldwijd zijn inmiddels lid van XBRL International 3 en betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van XBRL. Onder de deelnemende organisaties bevinden zich een groot aantal multinationals en overheidsdiensten. De volgende op Generally Accepted Accounting Principles gebaseerde XBRL-taxonomies zijn inmiddels beschikbaar: US-GAAP, UK-GAAP, D-GAAP, JP-GAAP en IFRS. De International Financial Reporting Standards (IFRS voorheen IAS genoemd) worden met ingang van 1/1/2005 verplicht voor alle aan de beurs genoteerde ondernemingen in Europa (naar schatting 7000). Daarnaast is bekend dat de IFRS ook door veel niet Europese landen zal worden ingevoerd. De International Accounting Standards Board (IASB) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van de IFRS-taxonomie. XBRL wordt inmiddels met succes toegepast in een aantal landen. Voorbeelden van operationele toepassingen / lopende projecten zijn: 3 XBRL International is een not for profit consortium; voor nadere informatie www.xbrl.org 2
APRA (2001): Toezichthouders financiële instellingen EDGAR Online (2001); Jaarrekening informatie zoals aan de SEC gerapporteerd DATEV / Bundesbank (3 e kw. 2002); Jaarrekening informatie Wacoal (4 e kw. 2002) Internal Reporting Tokyo Stock Exchange (1 e kw. 2003); Jaarrekening informatie Sumitomo Mitsui Banking Corp. (1 e kw. 2003) Danish Commerce & Companies (2 e kw. 2003): Jaarverslagen UK Inland Revenue (4 e kw. 2003): belastingaangiften voor bedrijven KOSDAQ Korea (4 e kw. 2003): Jaarrekening informatie National Tax Agency of Japan (1 e kw. 2004): Financiële informatie US FDIC (3 e kw. 2004): Toezichthouder financiële instellingen Australian Tax Office (4 e kw. 2004) Morgan Stanley, Reuters, Microsoft Financial Statements NASDAQ-MSFT-PricewaterhouseCoopers Pilot De Belgische regelgever (vergelijkbaar met de Raad voor de Jaarverslaggeving) heeft inmiddels project gestart omtrent XBRL en IFRS. 4. De stand van zaken in Nederland Ca. 40 organisaties zijn inmiddels lid van XBRL Nederland (opgericht in oktober 2002), waaronder overheidsinstellingen (het CBS, de Belastingdienst), accountantsorganisaties, beroepsorganisaties en softwarebedrijven. De verwachting is dat het aantal leden het komend jaar zal doorgroeien naar 50 of 60. Een eerste voorlopige versie van de Nederlandse XBRL-taxonomie is beschikbaar; deze is ontwikkeld door de Belastingdienst, het CBS, de SRA (samenwerkingsverband van een 400-tal accountantskantoren werkzaam in het MKB-segment) en aantal softwareleveranciers. Deze taxonomie is gebaseerd op de International Financial Reporting Standards (IFRS), Auditfile en de elektronische winstaangifte. De elektronische winstaangifte voor ondernemers wordt binnen 2 jaar verplicht. Binnen de Nederlandse rijksoverheid is inmiddels een project gestart om XBRL te gebruiken bij de uitwisselen van EMU-rapportages door Lagere Overheden (Waterschappen). Deze elektronische vorm van rapporteren wordt ontwikkeld door Semansys, LogicaCMG, D&T en het CBS. Het Ministerie van BZK heeft in september 2003 een circulaire uitgebracht over de informatieuitwisseling naar derden op basis van XBRL voor Lagere Overheden. http://www.bzk.nl/search/contents/pages/00019634/21bfobegrotnenverantwo.pdf. Op verzoek van ICTAL hebben het CBS en XBRL Nederland voorstellen ingebracht gericht op de inzet van XBRL in het kader van de administratieve lastenverlichting 4. Op 12 november 2003 heeft XBRL Nederland op verzoek van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) een presentatie verzorgd over de mogelijkheden en het gebruik van XBRL en de mogelijke rol van de RJ daarin. De Belastingdienst heeft een voorkeur voor gebruik van XBRL. Daarnaast heeft de Belastingdienst aangegeven voorstander te zijn van het gebruik van standaard jaarverslagen. De Belastingdienst, SRA en een aantal softwareleveranciers ontwikkelen op dit moment een XML Auditfile Salaris voor de elektronische uitwisseling van salarisgegevens. 5. Voorstel voor inzet van XBRL bij verlichting van de administratieve lasten Zoals aangegeven is het bij de inzet van ICT en XBRL van belang aan te sluiten bij de op dit moment bij de bedrijven al aanwezige technische infrastructuur en technische omgevingen, alsmede het kiezen voor een uniforme werkwijze en toepassing van deze techniek. De voorstellen voor de inzet van XBRL bij het terugdringen richten zich met name op de Wetgevingsdomeinen Wet op de jaarrekening, Werknemersverzekeringen, Loonheffing en Omzetbelasting. 4 TIO. 17 september 2003 3
Wetgevingsdomein Aandeel van de totale administratieve lasten (in %) Wet op de Jaarrekening 14 Werknemersverzekeringen 8 Wet Milieubeheer 7 Arbeidsomstandighedenwet 7 Loonheffing 6 Omzetbelasting 5 Prijzenwet 4 Bron: EIM: Monitor Administratieve Lasten Bedrijven 2002. De vier genoemde domeinen hebben alle betrekking op financiële informatie en betreffen 33% van de totale administratieve lastendruk. Voorstel Om de voordelen en de benodigde kritische massa voor deze vorm van gegevensuitwisseling te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat de hierna genoemde organisaties de ontwikkeling van de taxonomie gemeenschappelijk ter hand nemen. Naar verwachting kan een eerste versie van deze Nederlandse taxonomie gericht op de financiële verslaggeving door samenwerking binnen een aantal maanden worden gerealiseerd. De eerste voorlopige versie van de Nederlandse XBRL-taxonomie, alsmede de IFRS-taxonomie kunnen hierbij als basis dienen. Om te zorgen dat de desbetreffende organisaties de benodigde kennis opbouwen en in de toekomst deze taxonomie ook kunnen onderhouden is het gewenst dat de deelnemende organisaties personele capaciteit ter beschikking stellen om de werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast is een beperkt budget noodzakelijk voor financiering van: training, de aanschaf en het gebruik van tools, beperkte ondersteuning door een expert en kwaliteitscontrole. De IASB in Londen beschikt over twee taxonomie-specialisten en is bereid de nodige ondersteuning te verlenen. Met de ontwikkeling van taxonomieën is internationaal voldoende ervaring opgedaan en is kennis beschikbaar. Door XBRL International is een framework voor een taxonomie ontwikkeld wat kan worden gebruikt bij taxonomie-ontwikkeling. Om te komen tot samenwerking op het terrein van de elektronische gegevensuitwisseling zijn de ministeries van Financiën (IPAL) en Economische Zaken (ICTAL) in de positie hiervoor het initiatief nemen en de genoemde partijen uit te nodigen om aan de voorgestelde ontwikkeling deel te nemen. De belangrijkste organisaties die betrokken zijn bij het opstellen en verstrekken c.q die gebruik maken van financiële- / jaarrekening- / bedrijfs-informatie zijn: De Belastingdienst (elektronische winstaangifte, Auditfile, elektronische aangiften van loonbelasting, BTW, sociale premies, etc.) Het CBS (statistische informatie) Raad voor de Jaarverslaggeving 5, verantwoordelijk voor de Nederlandse (financiële) verslaggevingsregels De Kamers van Koophandel: deponering van jaarverslagen. De KvK s zijn op grond van een Europese Richtlijn verplicht uiterlijk 1/1/2007 de elektronische aanlevering en verstrekking van jaarverslagen te faciliteren De toezichthouders op beursgenoteerde ondernemingen, financiële instellingen en pensioenfondsen: AFM, PVK, DNB Het bedrijfsleven, mede vertegenwoordigd door MKB-Nederland en het VNO-NCW De beroepsorganisaties voor accountants (NIVRA en NOvAA) en de accountantskantoren De VNG Het ministerie van EZ Het ministerie van Financiën Het ministerie van Justitie (verantwoordelijk voor de jaarverslaggeving). De informatievragende organisaties gaan op dit moment over naar elektronische vormen van gegevensuitwisseling of hebben plannen daartoe. Zoals aangegeven is het voor een succesvolle 5 De RJ bestaat uit vertegenwoordigers van de accountancy-professie, het bedrijfsleven en Justitie 4
implementatie en acceptatie door het bedrijfsleven van essentieel belang dat gebruik wordt gemaakt van de bestaande technische infrastructuur en bij de bedrijven aanwezige technische omgevingen (software). Daarnaast is het van essentieel belang dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van een uniforme wijze waarop de overheid informatie van bedrijven uitvraagt en dat gekozen wordt voor een uniforme wijze van beveiliging. Met betrekking tot de gevraagde gegevens is het van belang dat duidelijk is welke gegevens door de uitvragende organisaties worden verlangd. Om die reden is één van de belangrijkste activiteiten om tot een succesvolle implementatie van elektronische gegevensuitwisseling te kunnen komen het verder ontwikkelen van de Nederlandse XBRL-taxonomie voor financiële informatie. Deze Nederlandse taxonomie - gebaseerd op IFRS, de Nederlandse jaarverslaggeving, alsmede de gegevens-elementen die hiernaast door de uitvragende organisaties nog gewenst zijn schept duidelijkheid over de gevraagde informatie en kan worden gebruikt als basis voor de gegevensuitwisseling tussen de genoemde organisaties. Op deze wijze ontstaat duidelijkheid over begrippen en definities hetgeen het gemeenschappelijk en/of hergebruik van gegevens sterk bevordert. De gemeenschappelijk ontwikkelde taxonomie kan op een later moment ook weer worden gebruikt en zonodig aangevuld door de banken en verzekeringsmaatschappijen voor de elektronische uitwisseling van bedrijfsinformatie. In het kader van de implementatie van Basel II is te verwachten dat de banken en kredietinstellingen de communicatie met cliënten zullen intensiveren waarbij de inzet van ICT voor de hand ligt. Wanneer organisaties niet samenwerken zal iedere uitvragende organisatie een eigen taxonomie moeten ontwikkelen als basis voor de elektronische uitwisseling van gegevens met als te verwachten consequentie grote verschillen in begrippen en definities, waardoor gemeenschappelijk en/of hergebruik wordt bemoeilijkt, geen adoptie zal plaatsvinden door het bedrijfsleven en mogelijk zelfs een toename van de administratieve lasten. XBRL-Nederland, haar leden en het Koninklijk NIVRA zijn gaarne bereid een dergelijk initiatief te ondersteunen en waar nodig een bijdrage te leveren. J. Pasmooij RE RA RO 6 Voorzitter XBRL Nederland Manager ICT Knowledge Center, Koninklijk NIVRA 6 Bereikbaar op 020-3010315 of 0655117335 5