Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 1 Inleiding Partu gaat zrgvuldig m met privacy gegevens van haar klanten en persneel. Hierbij wrdt vldaan aan de Wet Bescherming Persnsgegevens (WBP) en gelden de vlgende bepalingen: Alle persnsgegevens wrden in vereenstemming met de Wet Bescherming Persnsgegevens (WBP) en p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. Partu heeft maatregelen genmen pdat persnsgegevens, gelet p de deleinden waarvr zij wrden verwerkt, accuraat, tereikend, ter zaken dienend en niet bvenmatig zijn. Binnen Partu is verwerking van persnsgegevens tegestaan aan persnen vr wie en vr zver dat met het g p de uitefening van hun functie ndig is. Partu heeft in het kader van de WBP de rl van verantwrdelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van Partu en het Privacy aanspreekpunt zijn: Partu BV T.a.v. Bedrijfsjurist, Pala Penate Sprtlaan 1 4131NN VIANEN Telefn 088 235 75 00 Email klantenservice@partu.nl KvK-nummer 30225440 Verwerking van persnsgegevens binnen de kinderpvang vallen nder het vrijstellingsbesluit en heven niet gemeld te wrden bij de Autriteit Persnsgegevens (AP). 1 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 2 Inhudspgave 1 Inleiding 1 2 Inhudspgave 2 3 Gegevens klanten 3 3.1 Del gegevensverwerking 3 3.2 Gegevens die wrden vastgelegd 3 4 Overige afspraken en richtlijnen 4 4.1 Gedragscde 4 4.2 Inzage, cntrle en wijziging van gegevens. 4 4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn 5 4.4 Beveiliging 6 4.5 Uitwisseling van gegevens met derden 6 4.6 Identificatie klant 7 4.7 Tegang van derden tt persnsgegevens 8 4.8 Klachten 8 2 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 3 Gegevens klanten 3.1 Del gegevensverwerking Partu verzamelt alleen gegevens van uders en kinderen in het kader van de uitefening van haar taken. Gegevens van klanten wrden geregistreerd met als del: het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvering van de vereenkmst; het bijhuden van gegevens die van belang zijn vr de pvang, verzrging, begeleiding en ntwikkeling van het kind; het nderhuden van cntacten met de uders, vgden en verzrgers van de kinderen; het aanvragen van subsidie/teslagen. 3.2 Gegevens die wrden vastgelegd Partu legt de vlgende gegevens vast, hierbij kan nderscheid gemaakt wrden tussen gegevens die bij inschrijving wrden vastgelegd en gegevens die wrden vastgelegd als nderdeel van de pvang van de kinderen van de uders. Inschrijving De vlgende gegevens van klanten wrden vastgelegd p basis van pgave dr uders. Deze gegevens wrden vastgelegd ten beheve van het uitveren van de vereenkmst tussen klant en Partu vr het pvangen (dagpvang, BSO) van de kinderen van betreffende klanten p één van de lcaties van Partu. Kind Ouders Naam Adresgegevens BSN kind Gebrtedatum Natinaliteit Srt pvang Dagdelen waarp de pvang plaatsvindt f gewenst is Naam Adresgegevens Telefn (vast, mbiel, werk) Email BSN uders Bankrekeningnummer uders Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevlen bewaartermijnen dr de Autriteit Persnsgegevens (AP) in acht genmen. Opvang Kind dssier met hierin de vlgende gegevens: Kindgegevensfrmulier Observaties Afsprakenfrmulier BSO Cmputervereenkmst kind en BSO* Verklaring medicijntediening* Aftekenlijst medicijntediening* Bekwaamheidsverklaring vr het uitveren van medische handelingen Actieplan medisch handelen inzake wet BIG Actieplan anafylaxie* Verslag uder gesprek* Kindverslag grepsverleg 3 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 Overzicht verslaglegging meldcde en bijbehrende verslagen* Gegevens wrden vastgelegd dr de pedaggisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde zaken wrden (mede) dr uders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genmen. 4 Overige afspraken en richtlijnen 4.1 Gedragscde Vr alle medewerkers van Partu geldt dat zij zrgvuldig mgaan met de privacygevelige gegevens van klanten en van cllega s. Dit betekent dat: privacy gevelige nderwerpen met uders wrden besprken znder aanwezigheid van andere uders; Indien er tijdens het haal- f brengmment gevelige zaken met uders besprken wrden, gebeurt dit in een ruimte waar andere uders het gesprek niet kunnen vlgen; buiten de werkkring geen casus met naam en tenaam wrdt besprken; in ntulen gebruik wrdt gemaakt van initialen als kinderen genemd wrden. De verdrachtsmap is vr intern gebruik, daarin kunnen namen vlledig geschreven wrden; schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen; schriftjes alleen vr de uders van het kind zijn bedeld. Andere uders kunnen deze niet inzien; pedaggisch medewerkers van de BSO-uders p de hgte stellen van alles wat er is besprken met de leerkracht tijdens het halen van schl; er niet tegen uders in negatieve termen wrdt gesprken ver grepsgenten van hun kind; cllega s niet ver elkaar praten en dat er geen gegevens ver medewerkers met elkaar wrden uitgewisseld znder medeweten van de betrkkene; er geen privégegevens van medewerkers aan uders wrdt verstrekt; cmputers p de vestiging zijn beveiligd met een wachtwrd; er is een aparte teamaccunt en een accunt vr de vestigingsmanager. 4.2 Inzage, cntrle en wijziging van gegevens. Vanuit de WBP hebben de cntractuders het recht m hun gegevens in te zien, te crrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht hudt in dat uders een aanvraag kunnen indienen m inzicht te krijgen in welke gegevens Partu ver hen f hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Partu binnen kmt, zal Partu de vlgende infrmatie te verschaffen aan de uders: De deleinden van de gegevensverwerking; waarvr wrden de persnsgegevens ingezet dr Partu. De aard en de herkmst van de persnsgegevens die verwerkt wrden; dit kunnen bijvrbeeld de gegevens zijn die uders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, f die Partu heeft verzameld gedurende de pvangperide. De ntvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Partu gegevens verschaft en die deze gegevens vr eigen deleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzrg, GGD f het cnsultatiebureau. Daarnaast hebben klanten van Partu het recht m gegevens te crrigeren en/f te verwijderen. Dit vlgt na een inzageverzek. Crrectie f verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk njuist zijn, niet ndig zijn m het del te behalen, f als de gegevens in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. Om te vlden aan een dergelijk verzek van de uder, heft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging dr Partu. Feitelijke njuistheid van gegevens heft tensltte geen gevlg te zijn van het niet vlden aan de zrgplicht dr Partu. Gegevens kunnen k per ngeluk futief zijn pgegeven f ingeverd. 4 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 Bvengenemde rechten zijn niet nbeperkt. Het is namelijk mgelijk dat Partu een wettelijke bewaartermijn met naleven van bijvrbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het vr Partu wettelijk gezien niet tegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, k al verzekt de klant hierm. Partu zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn vr geldt, en dat de verige gegevens verwijderd zullen wrden p het mment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelpen. Partu zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen f, indien verwijderen echt niet mgelijk is, annimiseren. Een verzek van een klant wrdt binnen vier weken beantwrd. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzek wrdt nageleefd, f een weigering, die met redenen mkleed zal zijn. Een verzek tt inzage, crrectie f verwijdering van gegevens kan wrden ingediend bij de Klantenservice van Partu. 4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn Persnsgegevens wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk is. De bewaartermijn vr een gegeven wrdt enerzijds bepaald dr wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds dr aanbevlen bewaartermijnen dr bijvrbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Partu hanteert de vlgende bewaartermijnen: Gegevens kind Srt gegeven Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar min ja Tussenvegsel 7 jaar min ja Vrletters 7 jaar min ja Vrnaam 7 jaar min ja BSN 7 jaar min ja Straatnaam 2 jaar max nee Huisnummer 2 jaar max nee Huisnummer teveging 2 jaar max nee Pstcde 2 jaar max nee Plaats 2 jaar max nee Gebrtedatum 2 jaar max nee Natinaliteit 2 jaar max nee BSN 2 jaar max nee Ftmateriaal Mijn Kind 1 jaar max nee Gezndheidsgegevens 1 jaar max nee Dagbek gegevens 1 jaar max nee Cntractgegevens 7 jaar min ja Financiële transacties 7 jaar min ja Kind dssier (papier p vestiging) niet bewaard na einde cntract, tenzij er sprake is van een meldcde prces; dan maximaal 2 jaar max nee 5 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 Gegevens uders Srt gegeven Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar min ja Tussenvegsel 7 jaar min ja Vrletters 7 jaar min ja BSN 7 jaar min ja Straatnaam 2 jaar max nee Huisnummer 2 jaar max nee Huisnummer teveging 2 jaar max nee Pstcde 2 jaar max nee Plaats 2 jaar max nee Gebrtedatum 2 jaar max nee Natinaliteit 2 jaar max nee Bankrekeningnummer 2 jaar max nee Email adres 2 jaar max nee Telefnnummer 2 jaar max nee Cntractgegevens 7 jaar min ja Financiële transacties 7 jaar min ja 4.4 Beveiliging Gegevensverwerking gebeurt vrnamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tt het cntract tussen uder(s) en Partu geldt. Partu heeft een beleid p het gebied van infrmatie beveiliging. Hierin is nder andere vastgelegd he de tegang tt infrmatie verkregen wrdt en is vastgelegd welke functinaris binnen Partu tegang heeft tt welke infrmatie. Als nderdeel van dit beleid vindt er jaarlijks een externe cntrle en elk kwartaal een interne cntrle plaats. Schriftelijke dcumentatie met betrekking tt het kinddssier wrdt pgebrgen in af te sluiten kasten. 4.5 Uitwisseling van gegevens met derden Partu biedt een veilige en vertruwde mgeving en vindt het belangrijk dat de ntwikkeling van kinderen gestimuleerd wrdt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig verleg en afstemming plaatsvindt met de uders/verzrgers. Onderdeel van dit verleg is het uitwisselen van infrmatie. Partu wisselt ten beheve van de uitefening van haar taken k persnsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzrg, Gemeente, schlen, etc). Hierbij gelden de vlgende bepalingen cnfrm de WBP: Persnsgegevens kunnen znder testemming wrden verstrekt aan derden vr zver hiervr: een wettelijke grndslag aanwezig is (bijvrbeeld in het kader van Teslag kinderpvang); indien dat gelet p het del waarvr de gegevens zijn verzameld is tegestaan en de betrkkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden; p grnd van een dringende en gewichtige reden, vr zver de persnlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardr niet nevenredig geschaad wrdt. 6 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 In alle andere gevallen wrden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervr ndubbelzinnig testemming geeft. Partu wisselt in het kader van de uitvering van het cntract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Partu heeft met de vlgende partijen gegevens uit ver uders en kind: Partu geeft in het kader van de Teslag kinderpvang gegevens van kinderen en uders dr aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens vr zver deze vr de belastingdienst ndzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende uder, genten pvang). Partu geeft in het kader van de cntrlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderpvang gegevens van het kind (naam, gebrtedatum) dr aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die ndzakelijk zijn vr het bepalen van de begeleider/kind rati. In het belang van het kind kan het ndig zijn m infrmatie, naast uders k uit te wisselen met derden (bureau jeugdzrg, GGD, cnsultatiebureau, schlen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). De vlgende infrmatie kmt hiervr in aanmerking: Zrg m de mgeving van het kind Fysieke verzrging Geestelijke verzrging Zrg m het kind betreffende ntwikkeling Intelligentientwikkeling Ontwikkelingsgebieden als mtriek, taal/spraak etc. Gedragsntwikkeling Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat uders hiervr expliciet testemming hebben gegeven. De gegevens ver het kind aangaande de ntwikkeling die binnen een nrmale ntwikkelingslijn vallen, wrden niet met derden (bureau jeugdzrg, GGD, cnsultatiebureau, schlen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zlang dit niet in het belang van het kind is. Ouders hebben te allen tijde recht p inzage in het dssier van hun kind. Daarnaast heeft Partu de plicht m altijd met uders in gesprek te gaan ver eventuele zrgen rndm het kind. Wij zullen samen met de uders kijken he nze zrgen kunnen wrden weggenmen. Indien de zrgen dusdanig grt zijn en deze in gesprek met de uders niet wrden weggenmen, kunnen wij ns gendzaakt zien een melding te den bij Veilig Thuis. Wij zullen uders hier vraf van p de hgte stellen. Wij den in principe geen annieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen f medewerkers in het gedrang is. 4.6 Identificatie klant Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedaggisch medewerker niet kan vaststellen f de betrkken vlwassene inderdaad bevegd is m een kind p te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedaggisch medewerker ng geen kennis heeft gemaakt met de betrkken uder f degene die het kind phaalt is ng nit eerder p de vestiging geweest (pa, ma f m, tante, buurvruw). De pedaggisch medewerker heeft het recht de persn te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mgelijkheden zijn bekeken. Andere mgelijkheden zijn.a. verleg met cllega, telefnisch cntact met uders. Vanuit de verheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek cntrleren pedaggisch medewerkers f vestigingsmanagers de bij ns geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de uder(s) f de brief van de sciale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN nummer is verstrekt. 7 van 8
Eigenaar Vr wie Datum RvB Klanten en medewerkers van Partu Juni 2017 4.7 Tegang van derden tt persnsgegevens Binnen Partu kunnen persnsgegevens wrden verstrekt ter uitvering van tetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditren, de externe auditr(en) en de accuntant. Met desbetreffende persnen is een geheimhudingsverklaring vastgelegd. 4.8 Klachten Klachten ver het niet juist uitveren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprcedure van Partu geuit wrden. De klachtenprcedure is te vinden p de website. 8 van 8