GZA investeert in een electronisch patiëntendossier Peter Mulkens Ann Proost 6 november 2008
Sint-Augustinus, Wilrijk Aantal bedden: 610 Aantal medewerkers: 1764 Aantal artsen: 213 Sint-Vincentius, Antwerpen Aantal bedden: 302 Aantal medewerkers: 769 Aantal artsen: 103 Sint-Jozef, Mortsel Aantal bedden: 120 Aantal medewerkers: 284 Aantal artsen: 54 2
Agenda 1) IT-masterplan 2) Investeren in implementatie 3) C2P: Wat doet C2P? Projectaanpak Resultaten 3
Bestaande situatie 2003 IT-masterplan m a in f r a m e e ig e n o n t w ik k e l i n g W i n d o w s a a n g e k o c h t p a k k e t Facturatie Patiëntadministratie verpleegkun dig dossier OK Spoed Radiotherapie MKG - DRG medicatie IZ verlos kamer Ordermanagement Medisch dossier klinische paden thuisconsultatie Onderzoeken Labo Radiologie e.a. afspraken thuisconsultatie 4
IT-masterplan Meerwaarde electronisch patiëntendossier: 1. Computerised patiënt records 2. Workflow tussen diensten 3. Afdwingbaar maken van standaarden 4. Zorganalyse 5
Toekomstig electronisch patiëntendossier C2M Portaal C2M: Medisch dossier IT-masterplan C2P+: Medicatie medicamenteus therapieblad ETB data-integreerbaarheid ETBV: Verpleegdossier en behandelplannen ETBP zorgblad profiel protocollen opvolgbladen klinische paden ETBO: Onderzoeksaanvragen MTD Labo data-integreerbaarheid 6
Aanpak implementatie de eerste bekommernis van arts en verpleegkundige is de patiënt (niet de computer) Investeren in : - Betere dossiers - Patiëntenveiligheid - Multidisciplinaire samenwerking - Efficiëntere communicatie - gegevens invoeren door de arts of verpleegkundige (bron) = Tijdverlies op KT ; mondeling of krabbel is sneller 7
Aanpak implementatie Resultaat Kwaliteit van de oplossing = x Implementatie 8 Technische perfecte oplossingen, die niet aanvaard worden = geen resultaat voldoende middelen voor implementatie: Opleiding Configuratie van de toepassing Aanpassen van de bestaande werkwijze Begeleiden van het veranderingsproces
Aanpak implementatie Investeren in een projectteam : Implementatieverantwoordelijken: bereiden de dienst voor geven een beperkte opleiding vlak voor de opstart zorgen bij de opstart voor training on the job 6 fte = het aantal fte nodig voor vervanging van verpleegkundigen tijdens normale klassicale opleidingen Projectleider (interne consultant) 2 wekelijks overleg met IT, apotheek, directie nursing 9
Agenda 1) IT-masterplan 2) Investeren in implementatie 3) C2P: Wat doet C2P? Projectaanpak Resultaten 10
Wat doet C2P? toepassing voor medicatiebeheer 11 filmpje
12
Projectaanpak Vision & Scope Constructie Testen Piloot Voorbereiden implementatie Uitrollen Draaiboek Implementatieverantwoordelijken Opleidingsmodule Richtlijn 13
Projectaanpak 06 : testen door IT voorjaar 07 : testen door pilootdiensten + aanwerving implementatieverantwoordelijken juli 07 : opstart 2 pilootdiensten C5 SV / Cardio SJ okt 07 : opstart 2 pilootdiensten D14 SV en VE13 SA 08 : optimalisatie herbevoorrading, aanpassingen C2P okt 08 : opstart laatste pilootdienst VE 10 SA najaar 08 : voorbereiding uitrol 09 10 : uitrollen 14
Aanpassingen C2P Juli 07 vs 1.0D Okt 07 vs 1.1 Afdrukken van voorschriften, verbeteringen afteken- en klaarzetscherm, Kardexkoppeling Maart 08 vs 1.2 Validatielijsten, afleveren obv geplande toedieningen, dosis wijzigbaar,. Juli 08 vs 1.3 Infuusetiketten, nakijklijsten, karwissel Betere werking infusen, ontslagmedicatie, dosis wijzigbaar,. Sept 08 vs 1.4 Aanpassingen inzake gebruiksvriendelijkheid, performantie, automatische back-up Dec 08 vs 1.5 Ontslag ongedaan maken, infuus bij elkaar, interacties, performantie, verbeteringen bij afleveren aan diensten, Maart 09 vs 1.6 Herwerken alerts, performantie, volledig produktbestand, 15
Draaiboek week -7 week -6 week -5 week -4 week -3 week -2 week -1 week 1 week 2 week 3 week 4 week 5 week 6 week 7 * * kerngroep config config test/ test/ oplei-ding rollout rollout rollout nazorg nazorg nazorg * (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) <-- telefonische support --> (1) Eerste contact met nieuwe dienst (overleg met hfdvpk) (5) Opleiding - Vaststellen van de kerngroep: hfdvpk, refvpk, 1 à 2 artsen - vpk: 2x een sessie van 1,5u of 1 sessie van 3u - Eerste afspraken inzake planning, protocollen en algemene timing - artsen: demo van 1u - Datum gezamenlijk overleg (week -6) - extra opleiding on demand - Opleidingsmomenten afspreken voor (week -4) - Aantal testmomenten afspreken (week -3; -2) (6) Rollout - Opleidingsmomenten voor vpk afspreken voor (week -1) - omschakeling van oude werkwijze naar C2P - Demo voor artsen afspreken (week-1) - 2 weken intensieve begeleiding (support on the job van 7u-22u) - Datum rollout bespreken - 1 week opvolging door C2P coördinatoren (aanwezig tijdens daguren) - Protocollen bevragen voor invoer week -3 (samenspraak ts. vpk & dr) - opstart op dinsdag zodat op maandag: - Doorgeven van huidige richtlijn * invoeren patienten in C2P - Dienstgebonden uren & enkele protocols invoeren (voor demo) * stockaanpassing door apotheek (2) Gezamenlijk overleg met alle leden van de kerngroep * validatie door artsen - Concrete planning overlopen (7) Nazorg - Kennismaking en achtergrond bij C2P - persoonlijk contact op regelmatige basis (3) Kerngroep - op basis van telefonische hulp op afstand (8) Formeel afronden - Opleiding van de kerngroep - formeel afronden van de implementatie van de dienst - Analyse dienstvoorraad in overleg met apo + aanmaken dienstvoorraad (4) Test/configuratie - Huidige werkwijze van dienst + opmaken van dienstspecifieke richtlijnen - Oefenen met kerngroep - Lijst van alle vpk met gva-nr (en dr-nr van artsen?) (missch voor heel ZH?) - Opvragen van dienstgebonden uren Voorbereiden van de rollout - Invoeren van protocollen ism vpk (in de productie-omgeving) 16
Reductie medicatiefouten niet meer overschrijven werken met protocollen leesbaar, visueel medicatieblad klaarzetten en toedienen o.b.v. on line informatie correcte informatie bij transfers duidelijke informatie voor patiënt bij ontslag correctere opnamemedicatie Betere therapie? Artsen, apotheker, diëtiste kunnen on line de volledige medicamenteuse therapie raadplegen Interactiecontrole, maximum dosis, standaard oplosmiddelen, bijsluiters, Belangrijk werkinstrument voor de klinisch apotheker Resultaten 17
Resultaten Evaluatie projectaanpak door pilootdiensten Opleiding = basis; routine verwerft men al doende; het dubbelwerk voor artsen en verpleegkundigen is hierdoor beperkt; Permanente aanwezigheid op dienst heeft bijkomende voordelen: - problemen worden onmiddellijk gedetecteerd, - werkt geruststellend Model werkt goed voor 80 % van de medewerkers en artsen Start roll out jan 2009 18