Beste leden, Bijgaand ontvangen jullie het handboek met betrekking tot de bardienstregeling van T.V. Het Bossche Lijntje. Wij hopen jullie hiermee te helpen bij het vervullen van bardiensten. Mochten jullie vragen/opmerkingen hebben dan horen wij het graag. Lid zijn van Het Bossche Lijntje betekent op de allereerste plaats zo vaak mogelijk lekker buiten tennissen. Het plezier in het tennissen en het gebruik maken van de faciliteiten die de tennisvereniging biedt, is alleen mogelijk omdat een groot aantal leden net even iets meer doet dan uitsluitend tennissen. Het Bossche Lijntje kan dan ook alleen maar bestaan dankzij deze extra inzet. Onze doelstelling met dit handboek is: Het paviljoen succesvol beheren. Dat houdt in dat met behulp van alle leden een gezellige plek wordt gecreëerd waar leden en gasten vóór en na het tennissen terecht kunnen voor een drankje en/of (borrel)hapje. Omdat wij een kleinschalige vereniging zijn, hebben wij niet de middelen om iemand extern in te huren om de bar te bezetten. Om deze reden is er voor gekozen om alle leden (tussen de 18 en 70 jaar) hierbij te betrekken. Zo maken veel handen licht werk. Door middel van dit handboek proberen wij er voor te zorgen dat alles voor iedereen zo duidelijk en eerlijk mogelijk verloopt. Met sportieve groet, Het bestuur Pagina 1
Februari 2017 1. Bardienstregeling 2. Online inschrijven bardienst 3. Uitleg verschillende bardienst 4. Slecht weer 5. Bardienstvoorschriften 5.1 Belangrijke aandachtspunten 5.2 Wat te doen tijdens de bardienst 5.3 Wat te doen met het geld na afloop van de bardienst 6. Stappenplan online inschrijven bardienst Pagina 2
1. Bardienstregeling De bardienstregeling van T.V. het Bossche Lijntje is als volgt bepaald: Uitgangspunt: - Minimaal 2x bardienst per lid, per jaar. Bardiensten graag spreiden over het jaar. - Maximaal 3x bardienst per jaar indien tekort aan leden om alle bardiensten gedraaid te krijgen. - Indien leden geen bardienst willen draaien: afkoopbedrag 50,- per jaar. - Als een lid niet verschijnt voor de bardienst, wordt een rekening van 25,- gestuurd. - Vanaf 2016 kun je online inschrijven voor bardiensten: 15 februari tot 1 maart van het desbetreffende jaar. Uitzonderingen (bereidheid tot bardienst draaien altijd mogelijk) - Ereleden - Leden jonger dan 18 - Leden 70 jaar en ouder Als je ingeschreven hebt voor een bardienst, dan krijg je in de week daarvoor per e-mail bericht met een herinnering dat je hebt ingeschreven. Degene die volgens rooster een bardienst invult, is op dat moment ook daarvoor verantwoordelijk. Wanneer het echter erg druk is kan hij of zij daarbij wel ondersteuning vragen aan aanwezige leden. Wij verwachten dat deze assistentie dan ook verleend wordt. Het rooster van de bardiensten wordt op de website www.bosschelijntje.nl gezet en ook opgehangen in het paviljoen. Mocht je toch verhinderd zijn op het tijdstip dat je ingeschreven hebt, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het regelen van vervanging of ruil met iemand. Wel graag even melden aan de barcommissie wat je geregeld hebt, ook wanneer het onmogelijk blijkt om vervanging te vinden. Elke keer als een lid niet verschijnt voor de bardienst, wordt een rekening van 25,- gestuurd. Wanneer een lid in het geheel niet in de gelegenheid is bardiensten te vervullen kunnen deze jaarlijks worden afgekocht. Hiervoor wordt een bedrag van 50,- gerekend. Leden dienen dit dan te melden bij de barcommissie vóór 1 maart van het desbetreffende jaar. Als er niemand aan het tennissen is, blijf je gewoon op je post, want er kunnen altijd mensen komen om vrij te tennissen. Mochten er na één uur nog steeds geen mensen zijn gekomen om vrij te tennissen dan mag je de bar vroeger afsluiten. Bij twijfel altijd eerst iemand van de barcommissie bellen. Gelijktijdig bardienst draaien en tennissen gaat niet. Wanneer je bardienst hebt is het niet de bedoeling dat jezelf tennist. Wanneer er, bijvoorbeeld voor de interne competitie danwel een toernooi, een wedstrijd voor je ingepland is, verzet je of de bardienst of de wedstrijd. Een andere mogelijkheid is om een ander aanwezig lid te vragen om tijdelijk jouw bardienst waar te nemen totdat je klaar bent met spelen. De bar dient ten alle tijden bemand te zijn door degene die bardienst heeft of een vervanger. Pagina 3
Voor de wijze waarop de bardienst dient te worden ingevuld, zie punt 5 bardienstvoorschriften. Een uitdraai van de bardienstvoorschriften is altijd aanwezig in het paviljoen. BELANGRIJK: U wordt vriendelijk verzocht en met enige nadruk om te controleren of de ledenadministratie het juiste e-mail adres heeft. Als uw e-mail adres niet meer klopt, kunt u het juiste e-mailadres doorgeven aan de ledenadministratie. Deze past het vervolgens aan. Dit is o.a. belangrijk voor uw herinnerings-mail voor de bardiensten. Dit kan via onze website: Ga naar het kopje Ledenadministratie en selecteer dan Afmelden of gegevens wijzigen. 2. Online inschrijven bardienst Tot en met heden werden leden door de barcommissie ingedeeld om bardiensten te draaien. Voor sommige leden kwam dit niet altijd goed uit en moest er onderling met regelmaat geruild worden. Daarbij konden leden op voorhand verhinderingen doorgeven voor het draaien van een bardienst. Dit bracht met zich mee dat het voor de barcommissie soms moeilijk was om voor een bepaalde bardienst iemand te vinden die deze kon draaien. Om met de tijd mee te gaan en het voor iedereen makkelijker en overzichtelijker te maken, gaan we werken met een nieuw bardienstsysteem via de website van T.V. het Bossche Lijntje (www.bosschelijntje.nl). De bedoeling is dat iedereen vanaf heden zelf zijn bardiensten via de website gaat invullen. Alle leden ontvangen een Loginnaam en wachtwoord. Hiermee kan iedereen zijn eigen bardiensten inplannen. Bewaar deze gegevens goed want deze zal je elk jaar nodig hebben om je bardiensten in te plannen. Mocht je de loginnaam en wachtwoord niet hebben ontvangen neem dan contact op met de barcommissie. Mocht je de loginnaam en/of wachtwoord kwijt zijn dan kan je een nieuw aanvragen via de website. Voor meer informatie over het online inschrijven, zie punt 6: stappenplan online inschrijven bardienst. Om een zo goed mogelijke verdeling over het jaar te krijgen, vragen we iedereen één dienst in te vullen vóór de zomervakantie en één dienst ná de zomervakantie. Dit is het eerste jaar dat we zullen werken met het online inschrijven voor bardiensten. Omdat het voor iedereen afwachten is hoe het in de praktijk zal werken hebben we het volgende afgesproken: 2016 en daarna Vanaf aankomend jaar kan er voor bardiensten ingeschreven worden van 15 februari tot 1 maart van het desbetreffende jaar. We hanteren dan 1 maart als peildatum waarop de barcommissie zal kijken of alle leden zich aan hun inschrijfverplichting hebben voldaan. Is dit niet het geval, dan wordt men hierover per e-mail geïnformeerd en is er alsnog een kans om in te schrijven tot 15 maart van dat jaar. Hebben leden, die de bardienst niet hebben afgekocht, zich na deze datum nog niet ingeschreven dan gaan wij er van Pagina 4
uit dat ze geen bardienst kunnen draaien en krijgen ze de rekening toegestuurd voor het bardiensten afkoopbedrag van 50,- per jaar. Gedurende het seizoen worden diensten die nog niet bemand zijn en waarvoor we nog mensen zoeken, via de nieuwsbrief en de website van Het Bossche Lijntje bekend gemaakt. Het kan zijn dat leden ook telefonisch of via e-mail worden benaderd indien noodzakelijk. 3. Uitleg verschillende bardiensten Niet iedere bardienst is hetzelfde, je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: Op een normale doordeweekse avond sta je alleen achter de bar, van 20.00 uur tot 22.30 uur, waarbij het de ene avond wat rustiger zal zijn dan de andere. Op vrijdagavond spelen de senioren competitie, weer eens heel anders om achter de bar te staan als teams uit de regio ons park bezoeken. Aansluitend aan het spelen wordt het s-avonds nog vaak gezellig in het paviljoen. Tijdens deze gezellige, drukkere avonden wordt de bardienst in twee delen gedraaid: De een opent en doet het eerste deel van de avond: van 18.30 uur tot 21.00 uur. De tweede begint wat later en sluit af: van 21.00 uur tot 23.59 uur. Wie misschien opziet tegen een avond achter de bar, kan ook kiezen voor bijvoorbeeld een woensdagmiddag of zondagochtend als jeugd competitie speelt: geen bier tappen, maar koffie, limonade, snoep, etc. regelen. Tijdens het seizoen zijn er diverse toernooien waarbij doordeweeks overdag hulp nodig is achter de bar. Voor de barcommissie is het best moeilijk om hiervoor mensen te vinden. Houd dit goed in de gaten. Mocht je overdag tijd hebben, dan kunnen we je hulp goed gebruiken. 4. Slecht weer Bij slecht weer dien je zelf contact op te nemen met de barcommissie om na te gaan of je bardienst door gaat. Als een bardienst niet door kan gaan om een andere reden dan krijg je bericht van de barcommissie. Mocht je, om welke reden dan ook, twijfelen of je bardienst door gaat, dan mag je altijd zelf contact op nemen met de barcommissie. Een afgesproken bardienst, die om welke reden dan ook niet door kan gaan, telt wel als een gedraaide bardienst. Je hoeft de dienst niet perse in te halen tenzij er op een bepaald moment te kort is aan bardienst. Dan in overleg. De barcommissie zal een lijst bijhouden van leden die door slecht weer geen bardienst hebben hoeven draaien. Deze zullen als eerste benaderd worden indien er een tekort is aan leden om alle bardiensten te vervullen. 5. Bardienstvoorschriften 5.1 Belangrijke aandachtspunten 1 De sleutels en wisselgeld van de bar dienen afgehaald/afgeleverd te worden bij: Pagina 5
fam. Lormann, Dorsvlegel 9. Tel. Emmy en Rob sr. Lormann: 0168-452722 2 Door de sleutel en wisselgeld op te halen aanvaar je de verantwoording over de bar. 3 Je bent verantwoordelijk voor het handhaven en controleren van de regels. Indien een ander lid een bardienst later op de dag overneemt is deze eindverantwoordelijk. 4 Er mag geen alcohol geschonken worden aan personen jonger dan 18 jaar. 5 Volgens de Drank- en Horecawet mogen alcoholhoudende dranken alleen worden verkocht op de tijden die vast zijn gesteld in het regelment van de vereniging. Bij Het Bossche Lijntje mag er alcohol geschonken/getapt worden op maandag t/m vrijdag vanaf 12.00 tot 24.00 uur. In het weekend, tijdens toernooien en de competitie vanaf 12.00 uur tot sluitingstijd. 6 Alleen het assortiment drank, snoep en etenswaren dat aanwezig is in de bar en keuken mag worden verkocht. Deze bevoorrading gebeurt door de barcommissie. Het is niet toegestaan voor leden c.q. commissies om zelfgekochte of gekregen producten te verkopen. 7 Tijdens een activiteit/toernooi mogen de desbetreffende organiserende commissieleden de eerste eigen behoefte aan drankjes gratis gebruiken. Uitgaande van normaal gebruik. 8 Tijdens activiteiten en competitie mogen leden/commissies hapjes als zijnde kaas, worst, snoep en diverse andere koude hapjes, die niet tot het assortiment van de bar behoren, meenemen en uitserveren aan de deelnemers. Alle andere hapjes of snacks, welke gekookt, gebakken of gefrituurd worden, gaan via de barcommissie en de opbrengst wordt in de kassa gestopt. Zonder uitzondering dient de prijs berekend te worden van de prijslijst. Controleer eventuele voorraad tijdig vóór een activiteit/toernooi. 9 Tenzij er uitdrukkelijke toestemming is van het bestuur worden er geen hapjes, drankjes of snoep gratis ter beschikking gesteld aan de leden. Ten alle tijden dienen de aangegeven prijzen gehanteerd te worden. Alleen bij het open- en veteranentoernooi worden er door de barcommissie gratis warme hapjes uitgedeeld. 10 Tijdens activiteiten in de winter is het assortiment uiteraard beperkter. Let ook op het voorkomen van aangebroken flessen frisdrank 11 Eventuele aanvulling op het assortiment tijdig doorgeven aan de barcommissie, zodat deze voor de bevoorrading kan zorgen. Dit kan telefonisch of via email. 12 Voorkom bestellingen op rekening. Met uitzondering van de voorjaars- en wintercompetitie is contante betaling vereist. 13 Onder geen omstandigheden mag er geld uit de kassa van de bar gehaald worden. Ook niet voor gemaakte onkosten of benodigde voorschotten. Dit kan alleen via de penningmeester, die voor een spoedige afwerking zal zorgen. 14 Roken is alleen buiten toegestaan. 15 Er mogen geen kinderen onder de 18 jaar achter de bar komen. Pagina 6
16 De poort met toegang naar het evenemententerrein dient op slot te blijven. 5.2 Wat te doen tijdens de bardienst De eerste dienst van de dag 1 In verband met de veiligheid dienen de deuren naar het terras altijd open te zijn, dit is namelijk een vluchtweg. 2 Verlichting aandoen in het paviljoen, boven de bar en in de keuken. 3 Stoelen op het terras klaarzetten. 4 Versnaperingen uit de voorraadkast in de bijkeuken bijvullen achter de bar. 5 Spoelbak vullen met water, tablet toevoegen en de kraan zacht aan laten staan. Alleen nodig tijdens toernooien als er bier getapt zal worden. 6 Controleren of er voldoende drank staat in de koelkast in de keuken en in de koelkasten onder de bar; zonodig aanvullen uit de bijkeuken. 7 Zet eventueel de muziek zetten. 8 Pot koffie zetten indien grotere opkomst wordt verwacht. Anders kan er voor een enkel kopje koffie senseo gezet worden. Tijdens de bardienst 1 Er wordt verzocht eerst aangebroken flessen op te maken. 2 Glazen, kopjes en schoteltjes regelmatig van de bar en het terras verwijderen. 3 Glazen, kopjes en schoteltjes afwassen en terug zetten in de kast. 4 Indien nodig baanverlichting aandoen (schakelaar in de gang). Pagina 7
Laatste dienst van de dag/afsluiten bardienst 1 De bar moet altijd aangevuld worden. Zorg er voor dat de drank die al in de koelkast staat naar voren wordt gehaald en de nieuw flessen achterin komen te staan in verband met de houdbaarheidsdatum. 2 Lege flessen zonder statiegeld (wijn e.d.) zonder kurken in het daarvoor bestemde krat zetten. 3 Overige flessen dienen gesorteerd in de berging gezet te worden (limonadeflessen met dop) 4 Hertog Jan en Hoegaarden bierflesjes mogen bij elkaar & Jupiler en Palm bierflesjes mogen bij elkaar in een krat. Trappist dient appart in krat geplaatst te worden. 5 De afwas doen en serviesgoed/aanrecht opgeruimen. 6 Bar schoonmaken 7 Spoelbak leeg laten lopen en naspoelen. 8 Lekbak onder biertap schoonmaken indien gebruikt en naspoelen met heet water uit de waterkoker. 9 Indien tosti-ijzer gebruikt is, schoonmaken. 10 Het afval moet in de daarvoor bestemde vuilnisemmers. 11 Aan het einde van je bardienst zet je het tuinmeubilair onder het afdak. 12 Baropbrengst tellen en in een enveloppe doen (zie punt 5.3). 13 Alle verlichting uitdoen (paviljoen, bar, keuken, kleedkamers en baanverlichting). 14 Alle deuren sluiten (deur naar het terras, deur ingang bar en hoofdingang). Vraag iemand om te wachten bij het afsluiten van het paviljoen. Doe dit liever niet alleen. 15 Bij het verlaten van het tennispark doe je de poort op slot. 16 Wegbrengen sleutels en baropbrengst. Pagina 8
5.3 Wat te doen met het geld na afloop van de bardienst Nadat de bar is gesloten, moet het geld dat in de kassa zit geteld worden. Tel alleen het briefgeld. Kleingeld, tot 25, kan in de kassa blijven liggen. Bij te veel kleingeld gelieve de 1 en 2 euro munten in de portemonnee doen. Het briefgeld (=baropbrengst) moet in een witte enveloppe worden gedaan en vermeld worden op een baropbrengst formulier (zie onder) evenals je naam en de datum. Dit formulier ligt in de kast achter de bar. Een enveloppe hiervoor kun je vinden in de kast achter de bar. De enveloppe met de baropbrengst, formulier en de sleutels moet je na de bardienst terugbrengen naar de fam. Lormann, Dorsvlegel 9. Je kunt het in de brievenbus deponeren. Baropbrengst: Datum:...-...-... BEDRAG:... Naam bardienst:... Pagina 9
6. Stappenplan online inschrijven bardienst - Ga naar de website, www.bosschelijntje.nl - Selecteer Bardienst in de groene navigatie balk aan de linkerkant. - Ga vervolgens naar Bardienstkalender - Door dit te doen krijg je een gelijksoortig scherm te zien: Pagina 10
- Kijk nu rechtsboven in op het scherm en klik op Inloggen - Voer hier je Loginnaam en wachtwoord in die je per mail hebt ontvangen. Mocht je geen loginnaam en wachtwoord hebben ontvangen, neem dan contact op met de barcommissie. - Mocht je de loginnaam kwijt zijn, selecteer dan: >> Loginnaam achterhalen Als het goed is zie je dan onderstaande scherm. Vul hier het e-mailadres in welke bekend is bij onze tennisvereniging. Je loginnaam wordt dan naar je verzonden. - Mocht je het wachtwoord kwijt zijn, selecteer dan: >> Wachtwoord vergeten? Als het goed is zie je dan onderstaande scherm. Vul hier je loginnaam en e-mailadres in welke bekend is bij onze tennisvereniging. Je wachtwoord wordt dan naar je verzonden. Pagina 11
- Na het inloggen krijg je het volgende scherm te zien. - Klik bij de gewenste bardienst op om de bardienst vast te leggen. - Voor een overzicht van al je ingeplande bardiensten kijk je in uw profiel. - LET OP: Je kunt na het vastleggen van een bardienst deze niet zelf verplaatsen of verwijderen, voor wijzigingen achteraf dien je contact op te nemen met de beheerder, Emmy Lormann. - Door op E-mail Emmy Lormann te klikken kan je gelijk via de website een mail naar haar sturen. Pagina 12