SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ DMZ: integraal beeld van de bedrijfsprocessen met SAP Business One Zelfs een ICT-specialist als DMZ kan de (digitale) bedrijfsprocessen nog verder stroomlijnen met SAP Business One. Dat blijkt uit de implementatie die SAP partner IIS heeft uitgevoerd bij het bedrijf uit Gouda. Sinds de vijf medewerkers van DMZ SAP Business One gebruiken, is de grip gestegen op de bedrijfsprocessen, van offerte, order, bestelling tot facturering.
2 SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ Bedrijf of organisatie DMZ Hoofdkantoor of locatie Gouda, Nederland Branche Zakelijke dienstverlening Producten en diensten ICT en automatisering Medewerkers 5 (2013) Omzet of begroting ~1 miljoen Website www.dmz-it.nl Implementatiepartner IIS Belangrijkste doelstellingen: Bedrijfsprocessen stroomlijnen, van offerte, order, levering tot facturering Alle informatie over bestellingen snel online terugvinden : SAP Business One Projectenmodule van IIS met additionele functionaliteit voor SAP Business One Grootste voordelen: Controleerbare processen en projecten Minder handmatig werk Meer en betere stuurinformatie beschikbaar We verwerkten voorheen onze orders en bestellingen via Excel. Ook hadden we geen voorraadsysteem. Facturen voor de bestellingen moesten we na aflevering weer met de hand inkloppen. Met SAP Business One zijn deze processen gestroomlijnd, omdat ze automatisch door het systeem worden geleid en controleerbaar zijn. Willem Zwart, partner en mede-eigenaar, DMZ BEREIKTE VOORDELEN Gestroomlijnde processen Gestandaardiseerde boekhouding Controle op projecten
3 SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ Integrale en gestroomlijnde processen Desktop in the cloud en Het Nieuwe Bellen zijn voor DMZ uit Gouda gesneden koek. Als specialist op het gebied van netwerken, servers & storage, virtualisatie, security, voice over IP, ICTconsultancy en -beheer weet DMZ als geen ander hoe nieuwe technologie en automatisering de bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Het koos daarom bewust voor SAP partner IIS om SAP Business One te implementeren en de interne processen te stroomlijnen. Willem Zwart, partner en mede-eigenaar bij DMZ over de keuze voor IIS: Toevallig hadden wij net een interne discussie over de automatisering van onze eigen bedrijfsprocessen toen IIS ons belde om eens te praten over de mogelijkheden van SAP voor ons bedrijf. Ieder z n eigen specialisme. Voor ons is dat infrastructuur en bij IIS zit de expertise over SAP Business One en aanvullende software. Eind 2011 besloten we daarom in zee te gaan met IIS om SAP te implementeren en meer controle op de interne processen te krijgen. SAP Business One stimuleert ons om een gestandaardiseerde werkwijze te gebruiken. Dat betekent dat we meer overzicht krijgen op onze bedrijfsprocessen. Willem Zwart, partner en mede-eigenaar, DMZ
4 SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ Compleet, integraal en toegesneden op onze wensen DMZ vergeleek eerst diverse alternatieve oplossingen voordat het definitief koos voor IIS en SAP. Met Exact had ik al ervaring opgedaan bij andere bedrijven, legt Willem Zwart uit. Dat biedt alleen boekhoudkundige modules en als je wilt uitbreiden valt het een stuk duurder uit dan SAP Business One, dat van zichzelf al veel basisfuncties bevat. 1 Alle benodigde basisfunctionaliteit in een systeem Hij vervolgt: Ook bij AccountView moet je veel bijbetalen voor extra functionaliteit. SAP Business One bevat standaard meer mogelijkheden dan de alternatieven. Het is compleet, integraal en we kunnen het met de basisfunctionaliteit toesnijden op onze wensen, zoals het verwerken van serviceaanvragen. Bovendien kon IIS er een aparte projectenmodule bij leveren. IIS kwam diverse malen op bezoek bij DMZ en stelde gerichte vragen om een demonstratiedatabase te maken, waarin het kon laten zien hoe de processen van DMZ eruit zouden zien na de implementatie van SAP Business One. Dat gaf ons het vertrouwen dat de oplossing van IIS goed aansloot op onze wensen, zegt Zwart. Voorheen moesten we alle stappen in onze bedrijfsprocessen handmatig verwerken in Excel. Van offerte, order, bestelling tot factuur. We hadden allemaal een eigen manier om de bedrijfsprocessen aan te sturen, maar overzichtelijk was het niet. Met SAP Business One gebruiken we allemaal dezelfde methode en kunnen we online alle projectinformatie doorzoeken.
5 SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ SAP Business One draaien op eigen hostingplatform DMZ levert voor haar eigen opdrachtgevers onder andere hostingdiensten en besloot daarom om ook SAP Business One zelf te hosten, zodat er online one single version of the truth ontstaat en alle medewerkers altijd op de hoogte zijn van de laatste status van bestellingen en projecten. Om verzekerd te zijn van optimale prestaties, heeft DMZ daarvoor een extra server geïnstalleerd. Willem Zwart: Dankzij onze ervaring met infrastructuren was dat niet zo ingewikkeld. Eerst wilden we SAP Business One combineren met onze eigen Citrix XenApp server, maar dat kan ik niet aanbevelen. De ervaring die we daarbij hebben opgedaan, kunnen we nu ook gebruiken als onze klanten op zoek zijn naar een effectieve manier om SAP Business One te draaien. Een echte winwinsituatie dus. GROOTSTE VOORDELEN Controleerbare processen Alle stappen geïntegreerd Minder foutgevoelig
6 SAP Customer Success Story Zakelijke dienstverlening DMZ Overzicht en controleerbare bedrijfsprocessen Willem Zwart: We hebben met de implementatie van SAP Business One een grote stap vooruit gezet in het stroomlijnen van onze bedrijfsprocessen. Het is echt een verademing om met deze oplossing te werken. Vergeleken met een maatwerkpakket is SAP Business One veel voordeliger. Een ander voordeel van SAP is dat het ons stimuleert om een gestandaardiseerde werkwijze te gebruiken voor de boekhouding, onze projecten en het voorraadbeheer. Hoe gestructureerder we gegevens invoeren, hoe meer grip we krijgen. Dat betekent dat we meer overzicht krijgen op onze bedrijfsprocessen en dat deze transparanter en beter controleerbaar zijn voor mij en mijn collega s. DMZ krijgt met SAP Business One niet alleen integraal en real-time inzicht in de processen. Alle medewerkers kunnen nu ook vanuit één applicatie controleren welke prijzen en kortingen klanten in het verleden hebben gekregen en doorklikken naar bijlagen. Dat voorkomt misverstanden en maakt het mogelijk om de winstgevendheid per product en dienst te bepalen. Zwart: We kunnen ook meteen zien of bestellingen goed zijn verwerkt en of de benodigde onderdelen binnen zijn om een project uit te voeren. Omdat SAP Business One alle moderne standaarden ondersteunt, kunnen we eenvoudig gegevens uitwisselen met derden en zijn we voorbereid op toekomstige ontwikkelingen, vervolgt Zwart enthousiast: Voor onze processen draait SAP Business One al prima, maar we kunnen het flexibel aanpassen, bijvoorbeeld om te reageren op wensen van onze klanten.
7 DMZ Samen met IIS kansen grijpen DMZ heeft al gemerkt dat het nu én in de toekomst nieuwe kansen krijgt dankzij SAP Business One en de nauwe samenwerking met IIS: IIS heeft de implementatie van SAP Business One grondig gedocumenteerd. De kennis die we daarmee hebben geborgd en opgedaan, kunnen we hergebruiken. We hebben al een klant van IIS geholpen met de installatie van SAP Business One op ons hostingplatform. Deze gezamenlijke klantbenadering biedt toegevoegde waarde voor onszelf, maar ook voor onze klanten. Dit past allemaal perfect binnen de toekomststrategie van DMZ en IIS: IT zonder zorgen bieden. Willem Zwart: Dat varieert bij DMZ van Backup Zonder Zorgen, Internet Zonder Zorgen, Beheer Zonder Zorgen, Telefonie Zonder Zorgen, Hosting Zonder Zorgen tot Werkplek Zonder Zorgen. We gaan binnenkort samen met IIS upgraden naar een nieuwe SAP versie en onze klanten zullen ook dan weer profiteren van de kennis die we daarbij opdoen. Deze samenwerking biedt voordelen voor alle betrokkenen, besluit Zwart.
www.sap.nl/contactsap 4431441 (14/02) 2014 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere producten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een onderneming van SAP. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmerken van de desbetreffende ondernemingen. De informatie in dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar gelieerde ondernemingen ( SAP Group ), zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP Group is niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot het materiaal. De enige garanties voor producten en diensten van SAP Group zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets in deze publicatie mag worden opgevat als een aanvullende garantie.