Craft je eigen inkoop succes! Even voorstellen ir. Piet van Gool Promovendus UM Piet van Gool Medeonderzoekers: prof. dr. Frank Rozemeijer (UM) prof. dr. Evangelia Demerouti (TU/e) dr. Gerrit Rooks (TU/e) Your turn! Naam en functie Wat hoop je te leren van deze training Noem één aspect van je werk waar je energie van krijgt Uitgeput of Bevlogen? 1
Uitgeput of Bevlogen? Uitputting Laag Lager dan 13 (gemiddeld lager dan 1,6) Gemiddeld Tussen 13 en 18 (gemiddeld tussen 1,61 en 2,3) Hoog Hoger dan 18 (gemiddeld hoger dan 2,31) Bevlogenheid Laag Lager dan 26 (gemiddeld lager dan 2,88) Gemiddeld Tussen 26 en 42 (gemiddeld tussen 2,89 en 4,66) Hoog Hoger dan 42 (gemiddeld hoger dan 4,67) De inkoop job Laatste onderzoeken uit de jaren 8! Focus op rol stressoren Veel veranderd in 3 jaar - Flexibeler - Dynamischer - Meer behoefte aan creativiteit en proactiviteit Job crafting! Job crafting: het aanpassen van werkomgeving (werkomstandigheden, taken en/of relaties) door individuen zelf om zo een positieve invloed te hebben op de beleving van werk. Doel van deze workshop: - Meer job crafting - Meer bevlogenheid, - Meer creativiteit, - Betere prestaties, meer succes! Agenda Het Job Demands Resources Model Introductie Theorie Inzicht in je werk Pauze Job crafting Job Crafting Plan Werkdruk Ambiguïteit Etc. Steun Autonomie Taakeisen Hulpbronnen Verminderde gezondheid Motivatie Succes! Etc. 2
Als je bevlogen bent dan Neem je zelf initiatief Geef je jezelf positieve feedback Ervaar je meer positieve emoties Ben je ook bevlogen in je privéleven Presteer je beter op je werk Ben je ook wel eens moe, maar wel met een voldaan gevoel Taakeisen Fysieke, psychologische, sociale of organisatie aspecten van uw werk, die fysieke of mentale inspanning vragen en daardoor gerelateerd zijn aan fysieke en psychologische kosten en heb je meer inkoop succes! 13 14 Werkhulpbronnen Werkomgeving kwadrant Fysieke, psychologische, sociale of organisatie aspecten van uw werk die... 1. Helpen om uw werkdoelen te behalen, 2. Taakeisen en hun fysieke of psychologische kosten te verminderen, 3. Persoonlijke groei en ontwikkeling stimuleren. HOOG BURNOUT BEVLOGENHEID TAAKEISEN LAAG APATHIE VERVELING LAAG HULPBRONNEN HOOG 15 16 Hoe creëer je jouw droombaan? Focus op proactiviteit, jij moet het doen Focus op dingen die werken en hoe deze te realiseren i.p.v. op dingen die niet werken of schadelijk zijn. Gericht op het verhogen van welzijn, bevlogenheid en prestatie Wees inventief 3
Op naar jullie werk! Opdracht 1A: Inzicht in je werkzaamheden Opdracht 1A: Inzicht in je werk Doel van de opdracht: Voor jezelf inzichtelijk maken wat je allemaal doet in je werk Inzichtelijk maken hoeveel tijd je hieraan besteedt A3 formulier Post its in 3 kleuren Geel = grote werkzaamheden Oranje = middelgrote werkzaamheden Roze = Kleine werkzaamheden Schrijf voor jezelf op welke dingen je uitvoert. Verdeel deze onder in de 3 categoriën Plak alle roze, alle gele en alle oranje post its bij elkaar (3 groepen) op de A3 Opdracht 1B: Inzicht in je werkzaamheden Herschik je post its in dingen die je energie geven en dingen die je energie kosten Kleuren mogen nu door elkaar Hoe zit het met jouw balans? Komt je verdeling overeen met je verwachtingen? Doel: Visueel maken hoeveel tijd je kwijt bent aan leuke dingen en hoeveel tijd je kwijt bent aan minder leuke dingen Cirkel van invloed Job Crafting Frisse blik op cirkel van invloed! Individu keuze van reactie Beïnvloedbare werkomgeving Minder beïnvloedbare (werk) omgeving / regels en wetten, etc. 4
Terug naar jouw balans Opdracht 2: Waar zitten mijn craftings mogelijkheden? Doen is de beste manier van denken Beantwoord de volgende vragen: 1. Hoe ziet jouw ideale werksituatie eruit? 2. Is jouw huidige situatie hetzelfde als jouw ideale situatie? 3. Waar zitten de verschillen? 4. Hoe zijn deze verschillen ontstaan? 5. Wat zou er moeten veranderen in je werk zodat het dichterbij jouw ideale situatie komt? Opdracht 3: Je eigen best practice verhaal Denk na over een ervaring of situatie uit het verleden die: - Memorabel/ betekenisvol was - Leerzaam was Wat deed jij of een collega (gedrag/ actie) dat een positief resultaat had op: a. Communicatie b. Samenwerking / netwerken c. Feedback ontvangen / erkenning krijgen d. Uitdaging creëren e. Diversiteit van je takenpakket Je eigen best practice verhaal Werk in tweetallen Denk na over een eigen praktijkvoorbeeld (Situatie Taak Actie Resultaat) Deel je verhaal met je partner - analyseer je voorbeeld: welke dingen hielpen je om succesvol te zijn? - Beantwoord de vragen: - Wat heeft dit verhaal mij geleerd? - Hoe kan ik de leerpunten toepassen in (de benadering) van mijn dagelijkse werk? Best Practices Hoe kun je zelf bevlogen worden of blijven? Wat kunnen je collega s van jouw verhaal leren? Job crafting Werkhulpbronnen te vergroten Taakeisen verhogen door uitdagingen te zoeken Taakeisen te optimaliseren 3 5
Werkomgeving kwadrant Hulpbronnen vergroten voorbeelden TAAKEISEN HOOG LAAG BURNOUT APATHIE BEVLOGENHEID VERVELING Goede relaties opbouwen met interne klanten/stakeholders teneinde een passende sourcing strategie te formuleren en succesvol te implementeren Advies en hulp vragen aan experts in andere functionele afdelingen bijvoorbeeld bij het maken van een TCO analyse of supply chain mapping Met collega s samenzitten om stoom af te blazen na een vervelende onderhandeling met een monopolistische leverancier NEVI Opleidingen volgen of inkoop consultants inhuren Social media gebruiken om in contact te komen met andere inkopers LAAG HULPBRONNEN HOOG 31 Taakeisen vergroten voorbeelden Taakeisen optimaliseren voorbeelden Niet voor best price, maar voor best value gaan Keten integratie en keten samenwerking stimuleren Zoeken naar nieuwe mogelijkheden om duurzamer in te kopen. Ik ga actief kijken naar wat er allemaal gebeurt op inkoop congresssen en events en of ik daar iets mee kan in mijn eigen organisatie. Kiezen van één leverancier die vele kleine kan vervangen. Minder vaak operationele (inkoop)brandjes blussen door taken te delegeren naar anderen. Als de werkdruk te hoog wordt, dan stel ik op tijd grenzen, zeg ik vaker Nee of Nee, niet nu, of verwijs ik mensen door naar iemand anders, houd ik overzicht en stel ik prioriteiten. Waar te beginnen met craften? Uitgangspunt: jouw netwerk! Professionele netwerk is cruciaal voor inkoop succes Je netwerk kan je helpen maar kan ook belastend zijn! Nieuw onderzoek, vers van de pers! 74 inkopers 5 dagen lang gevolgd (totaal 351 dagen) Gevraagd met wiezecontact hadden op een dag. (1219 contacten, gemiddeld 3,47 per dag) 6
Met wie hadden ze contact? Hoe hadden ze contact? 35 8 Inkoop collega s (intern) 323 26,5 Interne klanten 258 21,2 Leveranciers 254 2,8 Andere (bv. Secretaresses) 185 15,2 Leidingevende 141 11,6 Inkoopcollega s (extern) 37 3, Business leader 21 1,7 3 25 2 15 1 5 Face to face 741 6,7 Telefoon 379 32,1 Internet 47 3,9 Post 16 1,3 Other 37 3, 7 6 5 4 3 2 1 Face to face On the phone On the internet Postal mail Other Waar ging het over? Was het verwacht? 6 8 5 7 Informatie uitwisseling 544 44,6 4 Informatie gegeven 185 15,2 Deelname aan dezelfde activiteit 14 11,5 Kletsen of praten 17 8,8 3 2 1 Ja 758 62,1 Nee 463 37,9 6 5 4 Hulp gekregen 96 7,9 3 Dagenlijkse routine 83 6,8 2 Onderhandelen 66 5,4 1 Yes No Wie nam het initiatief? Hoe was de atmosfeer? 5 8 45 7 Ik 446 12,7 De ander 334 9,5 Samen 358 1,2 Een derde 74 2,1 N/A 9,3 4 35 3 25 2 15 1 5 Heel plezierig Pleziering Noch pleziering nog onplezierig Onplezierig Heel onplezierig 289 8,2 755 21,5 157 4,5 19,5 1, 6 5 4 3 2 1 Me The contacted person Both sides together A third party N/A Very pleasant Pleasant Neither Unpleasant Very pleasant nor unpleasant unpleasant 7
Leidt job craften to andere netwerken? Leidt job craften to andere netwerken? & Helpen deze netwerken beter te presteren? Ja! Inkopers die op een dag job craften, hebben betere netwerken! (diverser, sterker en groter) Helpen deze netwerken beter te presteren? Ja! Inkopers met deze netwerken waren - Creatiever - Bevlogener - maar ook meer uitgeput Hoe ziet je netwerk eruit? (1)Schrijf je naam in de ovaal (2) In de vierkanten schrijf je de namen van (max) 1 Mensen met wie je het meest substantiële professionele contact heeft (3) Teken een lijn tussen 2 vierkanten als die personen elkaar regelmatig spreken Mijn netwerk! Nadine Frank Gerrit Niemand weet alles, maar iedereen weet iets. Het netwerk weet alles. Vera Inge Piet Eva Anniek Haijiang Wido Ad 8
Netwerk structuren Netwerk structuren Ondernemers netwerk Manager A Manager A Open structuur Onafhankelijke relaties Geen redundante contacten: toegang tot heterogene informatiebronnen en makelaarsmogelijkheden Manager B Clique netwerk Dichte structuur Aaneengeschakelde relaties Redundante contacten: sociale steun, vertrouwen, fine grained informatie Manager B Hoe kunnen je leren craften? Denk na over je eigen omgeving en netwerk: - Wie/wat zijn demands/ resources die je energie geven een positieve bijdrage geven aan je inkoop prestatie - Welke demands/ resources zou je graag willen versterken/vergroten? Denk aan je netwerk! - Welke demands/ resources zou je graag willen verminderen/veranderen? Bespreek je lijst met je buurman/buurvrouw Job crafting: basis aannames Crafting doe je zelf, op eigen initiatief Het gaat om kleine aanpassingen Wat je precies craft is aan jou Zorg dat het geen negatieve effecten heeft voor anderen of op je eigen productiviteit Taakinhoud veranderen? Overleg met betrokkenen De puzzel wordt niet zo zeer groter of kleiner, maar beter passend. 51 52 Persoonlijk Crafting Plan Stel voor de komende week een craftingsdoel op: Persoonlijk Crafting Plan Week 1 Week 2 Week 3 Hulpbronnen verhogen Taakeisen optimaliseren Uitdaging(en) zoeken Doel: Doel: Doel: Ga iedere week na of je je doel hebt bereikt! 54 9
Persoonlijk Crafting Plan SMART:welke acties / resultaten wanneer? - Specifiek: wat ga je precies doen? Waar? Wanneer? - Meetbaar: hoe kan je achteraf nagaan in hoeverre je je doel bereikt hebt? - Afgesproken: sta je zelf achter het doel? Wil en kan je er echt voor gaan? Zo niet, pas het doel aan zodat je er wel voor wil en kan gaan. - Realistisch: haalbaar gegeven de tijd? - Tijdsgebonden: bepaal de tijd waarbinnen het doel bereikt moet zijn. SMART of niet SMART Komende donderdag na de lunch, zal ik een afspraak inplannen met Iris om te vragen of zij mij kan helpen met de inhoudelijke invulling van het nieuwe project. Aanstaande woensdag zal ik na het overleg om 11. uur, 15 minuten vrij maken om met mijn interne klant Piet te praten over wat hij mij goed ziet doen op mijn werk en wat beter kan volgens hem. Als goed voornemen voor 218, ga ik proberen meer feedback te vragen over mijn functioneren op het werk. 55 56 Het Job Demands Resources Model Nu kan je beginnen! Kortom: Werkdruk Ambiguïteit Etc. Steun Autonomie Etc. Taakeisen Hulpbronnen Verminderde gezondheid Motivatie Succes! Denk aan de dingen op je A3, je praktijkvoorbeeld en aan je eigen werkomgeving. - Welk aspect/ uitdaging/ of hulpbron wil je meer inbouwen in je werk? - Hoe kan je netwerk je daarbij helpen? - Op wat voor manier zal dit bijdragen aan jouw werkplezier/ motivatie/proactiviteit? Stel concrete (SMART), motiverende crafting doelen op! Check met je buurman/buurvrouw en zorg dat je ook echt gemotiveerd bent om het te doen! Schrijf je doelen voor iedere week op Voorbeelden job crafting Hulpbronnen verhogen Feedback zoeken Steun zoeken Netwerk van mede inkopers uitbreiden. Autonomie gebruiken Investeren in relaties met interne klanten/leveranciers Taakeisen Optimaliseren Efficiënter werken / plannen / time mgt. Delegeren Perfectionisme en Idealisme loslaten Heldere afspraken maken Gebruik maken van relaties Uitdagingen zoeken Talenten / interesses, Strategisch denken Nieuwe projecten Duurzaamheid op de kaart zetten Supply chain integratie Inkoopfunctie binnen je organisatie naar een nieuw niveau tillen Hoe kun je je plan laten werken: Succesfactoren en obstakels - Wat zijn mogelijke obstakels? - Hoe kun je ze vermijden? - Wat heb je nodig? - Wie of wat kan je helpen om je doelen te bereiken? 59 1
Nog even de punten op de i zetten Individu Initiatief Interventie Inkoop succes! Heel veel succes met het verder craften van uw inkoop succes! Vragen, reacties of suggesties: p.vangool@maastrichtuniversity.nl 62 11