Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen OPEN OFFERTEAANVRAAG. Bestek nr. helpdesk_2017

Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen OPEN OFFERTEAANVRAAG Bestek nr. helpdesk_2017 Opdracht die betrekking heeft op de afname van eerstelijns ondersteuning van de aanvragers van mandaten en kredieten bij het FWO-E-loket en de FWOonline aanvraagmodule. CVP-classificatie: 72253100 Openingszitting offertes: 15 september 2017 om 10u. in het gebouw van het FWO, Egmontstraat 5, 1000 Brussel, zaal Hoorn III

I. ALGEMENE BEPALINGEN 2 I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek Vlaanderen (afgekort FWO), Egmontstraat 5, 1000 Brussel, vertegenwoordigd in de persoon van dr. Hans Willems, secretarisgeneraal, tel. 02/550.15.15, fax 02/512.58.90, e-mail: fwo@fwo.be. Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar de aanbestedende overheid worden gestuurd. 2. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan het secretariaat-generaal van het FWO, Egmontstraat 5, 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. 3. Contactpersoon m.b.t. deze opdracht : de heer Geert De Pauw, hoofd Informatica, tel. 02/550.15.14, fax. 02/512.58.90, e-mail : geert.depauw@fwo.be. I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Opdracht die betrekking heeft op de afname van eerstelijns ondersteuning van de aanvragers van mandaten en kredieten bij het FWO-E-loket en de FWO-online aanvraagmodule (meer informatie in deel III). CPV-classificatie: 72253100 Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. I.3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag. I.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013. 3 I.5. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. De opdracht heeft een initiële looptijd van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 1 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar, op basis van artikel 37, 2 van de Wet Overheidsopdrachten. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven van de aanbestedende overheid uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de initiële looptijd van de opdracht. 2. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 4 A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT A.1. SELECTIE A.1.1. UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62 EN 64 KB PLAATSING) Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: De inschrijver dient over voldoende financiële slagkracht te beschikken. Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor.

5 Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: 1. Elke kandidaat dient bij zijn kandidatuur een lijst van gelijkaardige prestaties te voegen, die hij gedurende de voorbije drie jaar heeft verricht, met opgave van bedragen, data, adres, telefoonnummer en naam van de contactpersoon; alsook de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: - indien het diensten aan overheden betreft, worden de prestaties aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd, - indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door de koper; bij ontstentenis daarvan volstaat een verklaring van de dienstverlener; 2. Er dient minimum een beknopte voorstelling bezorgd te worden van drie referenties m.b.t. het ondersteunen van een eerstelijns helpdesk voor gebruikers van online diensten waarbij de kennis van SQL-databanken voor het uitlezen van logs wordt aangetoond; A.2. MODALITEITEN A.2.1. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is verboden. A.3. OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op vrijdag 15 september 2017 om 10 uur in de gebouwen van het FWO, Egmontstraat 5, 1000 Brussel, zaal Hoorn III. A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes worden overgelegd op de volgende manier: schriftelijk via een postdienst verzonden naar of door een drager afgegeven op volgend adres: FWO, Egmontstraat 5, 1000 Brussel, t.a.v. Danny Huysmans, directeur intern beheer. De inschrijver moet de offerte in een definitief gesloten envelop steken en daarop in grote drukletters vermelden: OFFERTE NIET OPENEN.

A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) 6 Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier, bij de offerte gevoegd moeten worden: - Beschrijving van de organisatie; - Beschrijving van de manier van werken m.b.t. dit dossier; - Lijst referenties - A.3.4. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtwintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. A.4. PRIJS A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst. A.4.2. PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post en voegt ze bij de prijs van de offerte. A.4.3. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) De prijs kan jaarlijks in de maand januari geïndexeerd worden volgens volgende formule: (Prijs x nieuwe index) / aanvangsindex = geïndexeerde prijs Index = prijsindex voor diensten zoals vastgesteld door de FOD economie (http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/indicatoren/prijsindex_dien sten/) A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

A.5. GUNNINGSCRITERIA 7 A.5.1. OFFERTEAANVRAAG GUNNINGSCRITERIA (ART. 101 KB PLAATSING) De gunningcriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht: Prijs (50%) De prijs zal beoordeeld worden volgens volgende formule: Het maximum van 50 punten wordt toegekend aan de laagste inschrijver. De overige inschrijvers krijgen een score met toepassing van volgende formule: score = 50* (bedrag laagste inschrijver/bedrag inschrijver) Kwaliteit (50%) - De kwaliteit van de ondersteunende dienstverlening en het servicemodel (30%) - De kwaliteit van het servicepack en de opvolging (20%) B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) Zie deel III Technische voorschriften. B.1.2. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen; B.1.3. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van zes maal het geraamde maandelijks bedrag van de opdracht. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van artikel 29 KB Uitvoering toe.

De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Depositoen Consignatiekas. 8 B.1.5. VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 148 KB UITVOERING) Zie deel III Technische voorschriften B.2. BETALINGEN B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) De diensten worden betaald door maandelijkse betalingen in mindering. De aanvangsdatum van de maandperiodes blijft onveranderd tijdens de hele opdracht. Hij wordt vastgelegd bij bericht van de aanbestedende overheid, zo niet geldt de eerste dag van de maand. B.2.2. PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties. De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn. De dienstverlener zendt de facturen elektronisch naar het volgende e-mailadres: boekhouding@fwo.be B.2.3. OVERIGE BEPALINGEN Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.

9 B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1. VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING) De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie en gegevens te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) a) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, 2, 1 en 2 van het KB Uitvoering. b) De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering. B.4.3. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 10 Het FWO voorziet een webportaal voor het aanvragen van mandaten, onderzoeksprojecten en kredieten aan navorsers evenals voor kredieten voor het bijwonen van congressen, korte verblijven in het buitenland, organisatie van congressen in België en deelname aan workshop of cursus in het buitenland. De volledige aanvraagprocedure verloopt via een online E-loket. Jaarlijks worden er meer dan 8.000 aanvragen tot subsidiëring ingediend. Door de transitie van het IWT en de Herculesstichting binnen het FWO zijn de subsidiëringsmogelijkheden voor wetenschappelijk onderzoek enorm gestegen. De grootste piekperiode ligt tussen 1 januari en 1 april voor de reguliere subsidiëringsaanvragen (mandaten, onderzoeksprojecten,..) waar er meer dan 5.000 aanvragen worden ingediend. De andere type aanvragen (SBO, TBM, SBbeurzen,..) zijn verspreid over het gehele jaar Bijgevolg zijn gemiddeld 500 uren support door een eerstelijns Helpdesk m.b.t. de formaliteiten voor het indienen van een aanvraag nodig verspreid over het gehele jaar. Om de aanvragers op een zo snel en efficiënt mogelijke manier te kunnen verder helpen doen we een beroep op een externe partner als eerste hulplijn. Deze Helpdesk dient zowel telefonisch (0800/23326) als per e-mail (fwohelpdesk@fwo.be) bereikbaar te zijn. De support dient vlot, zowel in het Nederlands als het Engels, te kunnen worden afgehandeld. Deze eerstelijns Helpdesk heeft als belangrijkste doel om de aanvragers op een deskundige manier verder te helpen bij het invullen van de vereiste gegevens op zijn E-loket of zijn online aanvraagformulier. Hiervoor beschikt de support over een remote desktop verbinding met de interne infrastructuur van het FWO om deze personen meteen verder te helpen. De kennis van SQL- databanken voor het uitlezen van de logs is dus hiervoor een vereiste evenals het vlot kunnen werken met de interne tools van het FWO. Tevens is een basiskennis van het reglement per type formulier een noodzakelijkheid. De telefonische helpdesk is elke werkdag bereikbaar van 8:00 tot 18:00 op het nummer: 0800/23326 en beschikt over 2 simultane lijnen. Hierdoor dienen er dus ook minimum 2 personen voorzien te worden om de helpdesk op te volgen. De helpdesk per e-mail is uiteraard altijd bereikbaar 24 uur online. Elke support aanvraag (zowel telefonisch als e-mail) wordt in een ticket systeem opgenomen en kan zowel door de supportfirma als door het FWO opgevolgd worden, zodat ook de effectief gepresteerde support-uren kunnen geregistreerd worden. Indien de eerstelijns helpdesk niet meteen tot een oplossing kan komen kan men een beroep doen op het FWO-personeel zelf. Technische vragen worden doorgegeven aan de ICT-dienst van het FWO, reglementeringsvragen aan de dossierbeheerders van het desbetreffende wetenschapsgebied. Toch blijft de helpdesk het enige aanspreekpunt naar de aanvrager toe.

11 OFFERTEFORMULIER besteknr. helpdesk_2017 Opdracht die betrekking heeft op de afname van eerstelijns ondersteuning van de aanvragers van mandaten en kredieten bij het FWO-E-loket en de FWOonline aanvraagmodule. A. ALGEMENE VERBINTENIS De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro): per uur (in letters, inclusief BTW, in euro): per uur

12 B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer: D. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE 1 Het betreft volgende EU-lidstaat: E. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.:... van de financiële instelling... geopend op naam van... F. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

13 G. BIJLAGEN Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; Gedaan te... op... De inschrijver(s),