Jaarverslag ondernemingsraad
Volop in beweging Al weer een (OR) jaar voorbij. Het laatste volle jaar in de huidige samenstelling van de ondernemingsraad. In de lente van 2017 wordt een nieuwe OR gekozen. Dat Waterbedrijf Groningen volop in beweging is bleek ook het afgelopen jaar weer heel duidelijk. Er is veel gebeurd, hard gewerkt en het nodige bereikt. Om maar eens een voorbeeld te noemen: het besluit om daadwerkelijk over te gaan tot realisatie van het Geothermieproject in de stad Groningen. Een uitdagend project en passend binnen de missie en visie van Waterbedrijf Groningen. Reden voor de OR om positief te adviseren. Voorafgaand aan de adviesaanvraag heeft een delegatie vanuit de OR en vanuit de RvC gezamenlijk gesproken over de businesscase. Deze nieuwe vorm van samenwerking in besluitvormingstrajecten bij projecten met een grote impact is beide partijen goed bevallen en is daarmee zeker voor herhaling vatbaar. Een ander punt waar we vooral als OR trots op zijn is de organisatie van het symposium Duurzame Inzetbaarheid, een gezamenlijk initiatief van OR, HR en directie. Doel van dit symposium was om het begrip Duurzame Inzetbaarheid in al zijn facetten te introduceren in ons bedrijf en ook te wijzen op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker hierin, om er daarna gezamenlijk mee aan de slag te gaan. Duurzame inzetbaarheid, de flexibele medewerker, talentmanagement. Deze OR heeft de basis gelegd voor een verdere introductie van deze begrippen. Ik wens de volgende OR en het management, maar vooral ook alle collega s heel veel energie en succes toe bij de verdere in- en uitvoering hiervan! Dit is mijn laatste voorwoord als voorzitter van de OR. Na drie zittingsperiodes, waarvan één als vicevoorzitter en twee als voorzitter, ga ik de OR verlaten. Deelnemen aan de medezeggenschap heeft me in alle opzichten veel gebracht. Ik heb veel geleerd, al het was niet altijd even gemakkelijk (vaak gaan die dingen samen ;-). Na drie OR-periodes vind ik dat het tijd is voor vernieuwing en ook tijd om mijn eigen focus te verleggen. Maar. ik zal het wel gaan missen. Graag bedank ik via deze weg iedereen voor het in mij gestelde vertrouwen gedurende de afgelopen jaren. Wout Kompagnie Voorzitter ondernemingsraad
Samenstelling Ondernemingsraad De OR overlegt namens de werknemers van Waterbedrijf Groningen met de directie over diverse zaken die belangrijk zijn voor zowel de werknemers, als de organisatie. De OR ziet toe op het beleid van de onderneming en volgt dit met een kritische blik. Waar nodig probeert de OR dit te beïnvloeden of komt ze zelf met initiatieven. De rechten en plichten van de ondernemingsraad zijn vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De OR bestaat uit negen leden. Deze leden zijn in april 2014 door de werknemers van Waterbedrijf Groningen gekozen, met uitzondering van Wim Bandsma. Wim is in 2015 verkozen bij een tussentijdse verkiezing na het ontstaan van een vacature. De zetelverdeling is als volgt: vijf zetels voor de FNV, drie zetels voor de Vrije Lijst en één zetel voor CNV Publieke Zaak. Functies Ondernemingsraad per 31 december 2016: Naam Functie Standplaats Afdeling Vrije Lijst Wout Kompagnie voorzitter Groningen Strategie en Onderzoek Theo Vlaar vicevoorzitter Groningen Strategie en Onderzoek Wendy Oosterhof lid Groningen Juridische Zaken CNV Hindrik Meijer secretaris Groningen Nieuwbouw Productie FNV Ben van der Lei lid Groningen Technische Klantencontacten Klaas Elzes lid Groningen Onderhoud Distributie Tsjerk Douma lid Groningen Industriewater Michael Masseling lid Groningen Nieuwbouw Distributie Wim Bandsma lid Groningen Nieuwbouw Distributie Samenstelling Ondernemingsraad Het dagelijks bestuur (DB) coördineert het werk van de OR. Ze doet voorbereidend werk, stelt zaken voor, voert (samen met de leden van de OR) opdrachten uit en bewaakt de uitgezette koers. Het DB bewaakt daarnaast de OR-agenda en voert het informele overleg met de bestuurder. Het DB heeft ook als taak om de samenwerking en motivatie binnen de OR goed te houden door aandacht te hebben voor een evenredige taakverdeling. Het dagelijks bestuur werd gevormd door: Wout Kompagnie (OR-voorzitter), Theo-Vlaar (vicevoorzitter) en Hindrik Meijer (secretaris). Het DB en de OR krijgen ondersteuning en advies van Janet van Wieren (secretaris medezeggenschap), die ook de medezeggenschapstrajecten van de directie ondersteunt en van advies voorziet.
Uitgangspunten en communicatie ondernemingsraad Uitgangspunten ondernemingsraad De OR van Waterbedrijf Groningen handelt vanuit een pro-actieve en positief kritische houding; De OR geeft inhoud aan medezeggenschap door naast haar controlerende taken en signaalfunctie mee te denken over het bedrijfsbeleid; Leden van de OR zijn zich er van bewust dat ze gekozen zijn door de medewerkers; De OR voelt zich er verantwoordelijk voor om de belangen van medewerkers zorgvuldig af te wegen in relatie tot het bedrijfsbeleid. Contact met de medewerkers De OR laat graag zien waar ze mee bezig is en vindt het belangrijk op de hoogte te zijn van al het reilen en zeilen binnen de organisatie. We geven medewerkers de kans om input te leveren in het medezeggenschap traject. Dit doen we via: Via intranet Publicatie van de agenda van elke OR-vergadering en Overlegvergadering (OV) met de directie; Publicatie van de OR-jaaragenda opdat de medewerkers kunnen zien welk onderwerp in welke vergadering wordt besproken; Plaatsen OR-nieuws op de homepage of de eigen OR-pagina op Spetter; Publicatie van OR- en OV-verslagen; Publicatie OR-jaarverslag. Plaatsen van de zogenaamde highlights op Spetter na afloop van de Overlegvergadering. Meldingen via de zogenaamde tijdlijn op Spetter. Mondeling Informerende gesprekken met medewerkers over relevante onderwerpen; Raadplegen van de achterban bij belangrijke kwesties; Betrekken van niet OR- collega s bij werkgroepen over een bepaald thema. Via een pantry-bijeenkomst of via het bijwonen van een werkoverleg. Het uitnodigen van collega s in OR-bijeenkomsten om te praten over een bepaald onderwerp, of op aanvraag van de OR, of op initiatief van de betreffende medewerker. Personeelsblad Bruis OR-leden schreven ook dit jaar bij toerbeurt een column in het personeelsblad Bruis over zeer verschillende onderwerpen. Daarnaast wordt er soms wat uitgebreider gecommuniceerd over een bepaald thema, bijvoorbeeld Duurzame Inzetbaarheid, vaak in gezamenlijkheid met HR of andere bij dit thema betrokken medewerkers. Daarnaast gebeurt het vaak dat medewerkers contact zoeken met de OR om verschillende redenen. De OR-leden stellen dit op prijs en hopen op die manier iets te betekenen voor de achterban. Medewerkers kunnen reacties rechtstreeks kwijt bij alle OR-leden of bij het secretariaat medezeggenschap door: Een mail te sturen aan: or@waterbedrijfgroningen.nl of te bellen met: 050-368 86 28 of 06-295 643 08.
Werkbijeenkomst ondernemingsraad 2016 Elk jaar wordt in het voor- en het najaar een werkbijeenkomst georganiseerd. Het is de bedoeling om tijdens deze werkdagen de afgelopen periode te evalueren en daarnaast vooruit te kijken. In de werkbijeenkomst van mei werd in de ochtend een workshop verzorgd door Huub Pennock in het kader van duurzame inzetbaarheid. Huub Pennock is een vooraanstaand spreker op dit gebied. Deze workshop werd behalve door de OR ook bijgewoond door een paar leden van de projectgroep die het symposium in het kader van Duurzame Inzetbaarheid voorbereidde en het ad interim hoofd P&O. De workshop was leerzaam en gaf de aanwezigen veel inspiratie voor de verdere uitwerking van het beleid binnen onze organisatie. In de namiddag bereidde de OR de gezamenlijke bijeenkomst met de Raad van Commissarissen voor, was er aandacht voor het geothermie project in Groningen en werd teruggeblikt op de afgelopen periode en op acties voor de komende periode. Ook kwamen de verkiezingen in het voorjaar van 2017 aan de orde. Welke OR-leden wilden zich opnieuw verkiesbaar stellen en wie waren van plan de OR te verlaten? Een aantal OR-leden gaf aan te willen stoppen met de OR-werkzaamheden. Onder meer omdat ze er al meerdere termijnen op hadden zitten, maar ook omdat enkele OR-leden het OR-werk moeilijk te combineren vonden met hun reguliere werk. Met het vertrek van deze OR-leden zal ook heel veel ervaring de OR verlaten. Afgesproken werd de komende maanden veel aandacht te schenken aan de overdracht van kennis. De tweedaagse bijeenkomst op 1 en 2 december was zeer gevarieerd. In de ochtend op 1 december kreeg de OR een training over een aantal nieuwe regelingen/aanpassingen in de Wet op de Ondernemingsraden. Aan de orde kwamen onder andere de rol van de OR met betrekking tot de Klokkenluidersregeling, de voorgenomen wijzigingen rondom de preventiemedewerker en de Arbowet, de veranderingen in de pensioenregelingen, het initiatiefwetsvoorstel gelijke beloningen en het gesprek hierover. Een zeer leerzame ochtend. De middag stond in het teken van de vervolgstappen op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid. Samen met de directeur en het a.i. hoofd P&O, en de Projectgroep werd gesproken over vervolgacties van het minisymposium in september. De tweede dag werd kort teruggekeken op het afgelopen jaar en vooruitgekeken naar het nieuwe jaar. Veel aandacht werd besteed aan de rol van de OR met betrekking tot complexere zaken als het Geothermieproject en grote investeringen. Daarnaast werd opnieuw stil gestaan bij de verkiezingen in april 2017. Zes OR-leden gaven aan zich niet weer verkiesbaar te stellen om uiteenlopende redenen. De huidige OR gaf aan de komende maanden veel aandacht te besteden aan het werven van nieuwe kandidaten.
Contacten ondernemingsraad 2016 MT/OR-bijeenkomsten De OR heeft elk jaar minimaal één keer overleg met het managementteam (MT) van ons bedrijf. Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst van MT, leidinggevenden en OR op 20 juni werden door het MT de kaderbrief 2017 en de jaarplannen gepresenteerd. Contacten met Raad van Commissarissen In 2016 vond de jaarlijkse ontmoeting met de Raad van Commissarissen (RvC) plaats op 7 juli. De OR gaf een presentatie. De OR vertelde waar het afgelopen jaar vooral aandacht aan was besteed. Vervolgens kwamen de focuspunten van de OR op dat moment aan de orde. Dit waren onder andere het Geothermieproject en de samenwerking tussen RvC en OR vanuit de toezichthoudende taak. Net als in 2015 was er ook weer veel aandacht voor HRM-thema s. Het was wederom een inspirerende bijeenkomst. De RvC werd van harte uitgenodigd om het op gezamenlijk initiatief van OR, directie en P&O te organiseren minisymposium in het kader van Duurzame Inzetbaarheid op 6 september bij te wonen. Het Dagelijks Bestuur had daarnaast in februari een informele ontmoeting met de twee door de OR voorgedragen commissarissen Ab Meijerman en Henk Snapper. Doel van deze bijeenkomst was onder andere een nadere kennismaking met Henk Snapper. Henk is Hans van der Werff opgevolgd als voorgedragen commissaris. In november vond er wederom een ontmoeting plaats. Tijdens dit gesprek passeerden weer veel zaken de revue. Afgesproken werd om in het nieuwe jaar deze gesprekken met een wisselende delegatie uit de RvC te voeren. Landelijk OR-platform Op 26 mei kwam het platform bijeen van de Ondernemingsraden van de Waterbedrijven. Ook op deze dag was er veel aandacht voor Duurzame Inzetbaarheid. Gastspreekster op deze dag over dit thema was Floor van den Heuvel, projectleider duurzame inzetbaarheid WENb (De Werkgeversvereniging WENb is de werkgeversvereniging voor de Energie-, Kabel & Telecomen Afval & Milieubedrijven). Zij vertelde wat de WENb al doet en gaat doen ten aanzien van dit onderwerp en welke instrumenten hiervoor beschikbaar zijn. Tevens werd deze dag net als in 2015 weer gesproken over vernieuwingen in de medezeggenschap en de missie van het Landelijk OR-platform. Eind november werd de tweedaagse van het OR-platform georganiseerd. Deze dagen stonden evenals in mei in het teken van Duurzame Inzetbaarheid, nieuwe vormen van Medezeggenschap en het aantrekkelijker maken van de Platformsite. Vanuit het platform zijn drie kopgroepen in het leven geroepen die gaan trekken aan deze thema s. In deze kopgroepen zijn de ondernemingsraden van verschillende waterbedrijven vertegenwoordigd. Waterbedrijf Groningen werd tijdens deze bijeenkomst genoemd als best practice ten aanzien van de gezamenlijke aanpak van OR, directie en P&O op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid. Een groot compliment voor onze inzet en resultaten, waar we blij mee zijn! Contact met OR-collega s van andere bedrijven De OR heeft periodiek contact met leden van de OR van Waterleidingmaatschappij Drenthe (WMD) en van het Waterlaboratorium Noord (WLN). Halverwege het jaar werd gesproken met het Dagelijks Bestuur van de WMD. Bij de WMD is begin 2016 een geheel nieuwe OR gekozen. Behalve dat er kennis met elkaar werd gemaakt werden er ervaringen uitgewisseld. De WLN haakte na het Minisymposium over Duurzame Inzetbaarheid zelfs aan in de Projectgroep Duurzame Inzetbaarheid.
Interview door Simo Milovac met de drie vertrekkende, langstzittende OR-leden Wout Kompagnie, Wendy Oosterhof en Klaas Elzes Wout heeft negen jaar, oftewel drie zittingstermijnen, deel uit gemaakt van de OR. De eerste drie jaar als vice-voorzitter, de laatste zes jaar als voorzitter. Wendy en Klaas hebben er, net als Wout, ook negen OR-jaren op zitten. Wout en Wendy zijn van mening dat drie zittingstermijnen eigenlijk wel het maximale is. Op een gegeven moment is het tijd voor vernieuwing. Klaas had best nog een termijn deel willen uitmaken van de OR, maar de kans is groot dat hij geen drie jaar meer vol kan maken omdat het pensioen en de vrije tijd lokken. Daarom heeft hij de keus gemaakt om zich niet weer verkiesbaar te stellen. In een gezamenlijk interview geven Wout, Wendy en Klaas aan waar ze als OR-lid het meest trots op waren en wat het meeste moeite heeft gekost. In totaal 27 jaar OR-ervaring oftewel 27 jaar een waardevolle en belangrijke gesprekspartner van zowel de directie als hun achterban. Zo zou het OR-leven van negen jaar van Wout, Wendy en Klaas in een paar woorden kunnen worden samengevat. In die negen jaar hebben ze drie verschillende directeuren meegemaakt: iedere directeur met zijn of haar eigenaardigheden. Eigenlijk net als de OR-leden: ook verschillend en afkomstig vanuit diverse afdelingen, maar wel met een eigen inbreng als het gaat om ons bedrijf en de medezeggenschap. Iets waar menig andere organisatie en collegawaterbedrijf met een bepaalde vorm van bewondering en wellicht zelfs jaloezie naar zal kijken. Al met al is het een positief verhaal met zo nu en dan wat moeizame processen die veel geduld en energie vragen. Maar toch. Wout: Het maakt mij trots dat wij als OR een leuk team vormen: een team dat heel constructief en actief betrokken is bij uiteenlopende onderwerpen en activiteiten die zich binnen ons bedrijf afspelen. Op alle niveaus hebben wij als OR kunnen sparren: met de leidinggevenden, MT-leden en directie, RvC-leden, maar uiteraard ook met onze achterban op de werkvloer. Met vele onderwerpen zijn wij een voorloper geweest: denk bijvoorbeeld aan duurzame inzetbaarheid of flexibel werken. Maar, ook de verbetering van het beloningssysteem: zorgen dat je meer ruimte hebt in het beloningssysteem om de medewerker wat vaker een spreekwoordelijk schouderklopje of een extraatje toe te kennen. Dat zijn onder meer zaken die door de OR zijn geïnitieerd, vult Wendy het in een stuk door aan. Klaas is ook content met hetgeen Wout en Wendy zojuist hebben benoemd. Toch begint hij over iets anders: Wat op mij een grote indruk heeft gemaakt, was de periode voorafgaand aan het overlijden van onze oud-directeur Harmen Hoogeveen. Onder meer een bijeenkomst met de Raad van Commissarissen waar Harmen ook bij was, blijft me nog altijd bij. Dat was een heftige periode voor mij als OR-lid, aldus Klaas, waarop Wout en Wendy bevestigend reageren. Maar, in negen jaar tijd maak je als OR-lid natuurlijk van alles mee: je werkt ook aan je eigen ontwikkeling, je gaat dingen doen die je op het eerste gezicht niet zo snel zou hebben gedaan. En je leert ook nieuwe mensen kennen. Zo heb ik ons contact met de Raad van Commissarissen altijd heel prettig ervaren. Verder vond ik het interessant en leerzaam om het proces rondom de benoeming van Riksta als directeur mee te maken. Daarbij zijn wij als OR ook nauw betrokken geweest. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor andere zaken, zoals het project rondom geothermie vertelt Klaas verder. De vraag is natuurlijk: hoe snel kun je als OR dit soort processen beïnvloeden en hoeveel ruimte heb je of neem je als OR om je doelen te bereiken. Wout: Het door Riksta eens genoemde motto alleen ga je sneller, samen kom je verder is erg van toepassing op ons als OR. Zo hebben wij altijd gewerkt en dat ook zo uitgedragen. Wij als OR doen er alles aan om tijdig betrokken te raken bij zaken die er spelen.
Vervolg: Interview door Simo Milovac Op die manier zorg je ervoor dat je in een vroeg stadium met je advies kunt komen zodat de verdere besluitvorming soepel(er) verloopt. En natuurlijk zou je als OR in je eentje sneller kunnen. Maar tegelijkertijd is het ook het lot van de OR om samen te werken aangezien je geen hiërarchische bevoegdheden hebt. Daarom is het belangrijk dat je vroegtijdig aanhaakt bij veranderingen en je goed voorbereidt op hetgeen komen gaat. Als je dan samen ergens aan werkt, dan bereik je ook een goed resultaat waar je veel verder mee komt. Hoofdpijndossiers? Wendy: Een voorbeeld van een langdurig proces is het HRM-beleid. In onze eerste termijn als OR hebben wij het op de agenda gezet. Daarbij hebben wij aangegeven hoe we de interne mobiliteit zouden kunnen organiseren. Toegegeven: het was niet makkelijk om hier invulling aan te geven want er zijn nou eenmaal niet zoveel doorgroeimogelijkheden binnen ons bedrijf. Maar toch: het kwartje begon langzaam maar zeker te vallen, de wereld om ons heen verandert en wij als bedrijf veranderen dan ook mee. Vandaar ook dat we een minisymposium over duurzame inzetbaarheid hebben geïnitieerd. Er wordt nu druk gewerkt aan de verdere uitwerking van vele ideeën en suggesties die onze collega s hebben ingediend. Klaas: Het was natuurlijk geen hoofdpijndossier, maar ik ben er trots op dat wij als OR de wachtdienstregeling uiteindelijk met elkaar zo hebben weten in te richten dat alle betrokkenen tevreden zijn. Ons bedrijf staat er binnen de sector bekend om dat we een goede wachtdienst regeling hebben en dat we het ook nog eens als eerste van de waterbedrijven geregeld hadden. Doordat we dit samen met de betrokkenen hebben opgepakt, kunnen we nu constateren dat we een heel mooi resultaat hebben weten te bereiken. Over samen kom je verder gesproken. Hetzelfde geldt ook voor zowel de modernisering van de sector Watervoorziening als voor de regeling rondom de beloning voor de zogenaamde garantieloners (medewerkers die op garantie zitten) die boven de norm scoren: mooi resultaat! Overigens is de Secretaris Medezeggenschap bij dit soort processen een grote ondersteuning en van grote waarde voor ons. Wout: Door de OR erbij te betrekken, gaan besluitprocessen beter en krijg je betere resultaten. Daarnaast is het altijd goed om als OR eigen ideeën te hebben en daarvoor te gaan. Soms moet je als OR de directie kunnen overtuigen van je visie op veranderingen of andere zaken die er spelen. Dat is ons vaak gelukt, maar soms ook niet helemaal. Samenvattend kunnen we in ieder geval stellen dat zonder inbreng van OR bepaalde zaken heel anders of helemaal niet zouden zijn uitgevoerd, of er anders hadden uitgezien. Wat zijn dan de drijfveren? Wat beweegt je als OR-lid om het beste uit jezelf te halen? Wendy: Motivatie bepaalt voor een groot deel hoe je erin staat, ongeacht je opleidingsniveau, dagelijkse functie en werkzaamheden. Wout: Open vizier, eerlijk zijn, geen eigen belang, constructieve houding, samen werken, koersvast als het gaat om onze missie en visie. Dat zijn de kernwaarden. Iedereen draagt zijn steentje bij op zijn of haar manier. Wendy: Daarnaast vind ik dat de OR ook een afspiegeling van ons bedrijf moet zijn. Klaas: Iedereen moet zich door de OR vertegenwoordigd kunnen voelen. En daarom wachten we niet totdat iemand naar ons toekomt. Nee, wij als OR gaan ook naar onze achterban toe en organiseren zogenaamde pantry-sessies. Zowel Wout, Klaas als Wendy kunnen geen zaken benoemen waar ze spijt van hebben. Er is zo nu en dan natuurlijk wel iets waarvan ze vinden dat het wat sneller mag worden opgepakt, maar ze realiseren zich ook dat bepaalde zaken van verschillende factoren afhangen waar de OR zelf geen invloed op heeft of kan hebben. Oftewel: ijzer met handen breken gaat nou eenmaal niet. In dat kader refereert Klaas aan het voorstel om openbaarmaking van het bonussen- en gratificatiebeleid. Laten we daar als bedrijf transparant en open over zijn want als mensen goed presteren en ze daar extra voor worden beloond, dan mag dat toch gezien worden, vindt Klaas. Dit soort onderwerpen is vaak tijdrovend en vraagt veel energie. Toch zijn ze alle drie het erover eens dat er waardering is vanuit de organisatie voor het werk van de OR. Dat komt vooral door de manier waarop de OR te werk gaat. Wendy: De wijze waarop wij medezeggenschap binnen ons bedrijf hebben georganiseerd, is een voorbeeld voor zowel onze sector als daarbuiten. We worden snel bij zaken die er (gaan) spelen betrokken, wij praten mee over allerlei thema s en als OR kun je dan in een vroeg stadium al zaken benoemen die in de verdere besluitvorming kunnen worden meegenomen. Maar, wij als OR komen zelf ook met initiatieven en proberen zoveel mogelijk proactief te acteren. Dit doen we door medezeggenschap breder weg te zetten binnen ons bedrijf. Een mooi voorbeeld daarvan is het vormen van werkgroepen waarin ook de niet OR-leden zitting nemen. Er is nog veel te doen, maar wij zijn met elkaar aan iets moois bezig. Aan alles komt een keer een eind. Zo ook aan het lidmaatschap van OR. Alle drie vinden het jammer. Tegelijkertijd realiseren ze zich temeer wat de mogelijke valkuilen kunnen zijn wanneer je (te) lang doorgaat. Wendy: Waarom stoppen met OR-werk? Als je (te) lang in OR zit, dan wordt het uiteraard makkelijker zaken bespreekbaar te maken en of dat je elkaar beter gaat begrijpen. Gelijktijdig loop je het risico dat je met bepaalde zaken sneller of makkelijk gaat instemmen, omdat je een goede relatie opbouwt, terwijl je dat aan het begin van je OR-periode misschien niet zou hebben gedaan. Om dat te voorkomen, is het goed dat je als OR zijnde scherp en alert blijft door ervoor te zorgen dat er nieuw en vers bloed door de OR-aderen gaat stromen. Andere OR-leden hebben meestal weer andere ideeën en een andere kijk op de zaak. Wout: Het is een stukje democratie: na drie periodes is het tijd om het stokje over te dragen aan nieuwe mensen met nieuwe ambities, nieuwe focus, nieuwe doelen. Maar, ik neem niet juichend afscheid van de OR, aldus Klaas. Zij gaan het missen, het OR-werk!
Agenda en activiteiten OR in 2016 In 2016 hield de ondernemingsraad zich weer bezig met veel verschillende onderwerpen. Er was wederom een gesprek met de bedrijfsarts, de uitkomsten van het PMO-onderzoek werden besproken en de OR bracht advies uit ten aanzien van het Geothermieproject. Daarnaast was er veel aandacht voor Duurzame Inzetbaarheid. Op initiatief van de OR werd samen met directie en P&O een minisymposium georganiseerd over Duurzame Inzetbaarheid op 6 september. Zoals elk jaar in het jaarverslag ook nu weer een beschrijving van een aantal zaken waar aandacht voor was. Adviesaanvraag oprichting Warmtenet Noordwest BV (situatie juli 2016) De Ondernemingsraad (OR) van Waterbedrijf Groningen heeft eind mei de adviesaanvraag ontvangen omtrent de oprichting van Warmtenet Noordwest BV door WarmteStad BV, en de daarbij behorende kapitaalstorting van maximaal 7.000.000. Dit bedrag is noodzakelijk om de doelstellingen van deze vennootschap te kunnen realiseren. (WarmteStad BV is een BV waarin Waterbedrijf Groningen en de gemeente Groningen beide voor 50% in vertegenwoordigd zijn). De OR heeft het advies gebaseerd op de adviesaanvraag en de antwoorden op de door de OR gestelde vragen. Duidelijk bleek dat er in het voortraject een gedegen voorbereiding heeft plaatsgevonden. De risico s waren goed in kaart gebracht en goed afgedekt in de businesscase. De OR stond en staat achter de gekozen strategische koers van verbreding van activiteiten, verbinding en verankering in de regio, ontwikkeling duurzaamheidsactiviteiten en samenwerking. Aangezien beide voorgenomen besluiten pasten binnen de visie, missie en uitgezette koers heeft de OR aangegeven voldoende onderbouwing te zien om het voorgenomen besluit te effectueren. Met de directie is afgesproken dat de OR een tweede adviesaanvraag zal ontvangen waarin wordt ingezoomd op de personele en organisatorische aspecten voor Waterbedrijf Groningen. De OR gaf aan dat deze aspecten onlosmakelijk verbonden waren aan het te nemen besluit. In de tweede adviesaanvraag zal worden ingezoomd op onderstaande punten: - Projectorganisatie en impact op personeel en organisatie van Waterbedrijf Groningen. - Beheerorganisatie en impact op personeel en organisatie van Waterbedrijf Groningen. - Spelregels voor interne mobiliteit en flexibele inzet van medewerkers. - Inrichting van de governance. Naar verwachting ontvangt de OR de tweede adviesaanvraag in januari 2017. Evaluatie aansturing Strategie & Onderzoek In 2015 is aan Antoine Freijters (sectormanager Ingenieursbureau) gevraagd om op interim basis de taken van afdelingshoofd S&O op zich te nemen. Destijds is afgesproken om na verloop van tijd deze situatie te evalueren. Dit gebeurde in de overlegvergadering van mei. Punten van aandacht vanuit de OR waren de werkdruk, prioritering van taken, omgevingsmanagement en de roze wolk voor de toekomst. Hierover werd uitgebreid gesproken met Antoine. Afgesproken werd om hier in januari 2017 weer op terug te komen. Evaluatie pilot Nieuwbouw Productie In 2015 is, na het intern aanvaarden van een andere functie door het toenmalig afdelingshoofd Nieuwbouw Productie, afgesproken om als proef geen nieuw afdelingshoofd aan te stellen. Besloten is een vorm van zelfsturing na te streven, waarbij de sectormanager op wat meer afstand de eindverantwoordelijkheid over het team invult in plaats van het afdelingshoofd. Met de instelling van deze pilot is afgesproken dat deze na enige tijd zou worden geëvalueerd. In de mei-vergadering werd deze evaluatie besproken. Antoine Freijters gaf een toelichting. Belangrijkste vragen vanuit de OR waren wat de stip op de horizon zou moeten zijn voor deze afdeling en of alle werkzaamheden, in combinatie met de nieuwe activiteiten, nog behapbaar zijn. Antoine gaf aan voortdurend de vinger aan de pols te houden ten aanzien van de werkdruk en de acties met betrekking tot het toekomstperspectief. Afgesproken werd om aan het eind van het jaar/begin 2017 de stand van zaken opnieuw te bespreken. Evaluatie Preventief Medisch Onderzoek (PMO) In november 2015 werd bij ons bedrijf een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd. Het PMO is uitgevoerd door TIGRA. De aanbevelingen plus de rapportage van het PMO-onderzoek zijn begin 2016 uitgebreid besproken in de Overlegvergadering. Afgesproken werd dat een aantal opvallende zaken in overleg met P&O, MT en OR zouden worden opgepakt. Wat naar voren kwam in het PMO-onderzoek was dat de veranderingsbereidheid op het gebied van de gezondheid binnen onze organisatie groot is. Een mooie basis in het kader van Duurzame Inzetbaarheid!
Evaluatie reorganisatie Watervoorziening In december 2015 heeft Martin Leeuwerke (sectormanager Watervoorziening) in de OR een toelichting gegeven op de evaluatie van deze reorganisatie. Om een goed en compleet beeld te krijgen heeft de OR vervolgens gesproken met een aantal medewerkers uit de sector. Aan de hand van deze gesprekken en wat naar voren kwam uit het evaluatierapport heeft de OR een reactie opgesteld richting directie. Begin 2016 is deze reactie besproken. Naast verbeterpunten ziet de OR positieve ontwikkelingen ten aanzien van Operational Excellence, Good Housekeeping en samenwerking binnen de organisatie. Ten aanzien van een aantal zaken die minder lopen heeft de OR aanbevelingen gedaan. Stand van zaken centralisatie Onderhoud Distributie en Centraal Magazijn De OR heeft ter informatie een memo ontvangen met betrekking tot de organisatie van Onderhoud Distributie/het samenvoegen van de steunpunten Noord, Oost en het Centraal Magazijn. In de notitie werd ingegaan op de technische aspecten met betrekking tot het aangekochte pand in Hoogezand en op de organisatorische aspecten die de samenvoeging met zich meebrengt. De OR heeft een paar adviezen meegegeven. Afgesproken is dat de OR op de hoogte wordt gehouden tijdens het vervolgtraject. Evaluatie performancecyclus Het is gebruikelijk dat er jaarlijks een evaluatie plaatsvindt met de OR over de performancecyclus van het afgelopen jaar. Zo ook dit jaar. De OR heeft een aantal kritische vragen gesteld ten aanzien van het proces en een aantal opvallende zaken. Geconcludeerd werd dat het proces van het plangesprek wel verbeterd is, maar nog wel een verdere verbeterslag behoeft. Het advies van de ondernemingsraad aan de directie was om blijvend aandacht te houden voor dit onderwerp. Afgesproken werd dat de vragen en aandachtspunten vanuit de OR meegenomen zouden worden in de discussie over dit onderwerp in het MT. Werkwijze bijzondere situaties in relatie tot werving en selectie De OR vroeg al lange tijd om beleid met betrekking tot spelregels bij interne mobiliteit en flexibele inzet van medewerkers. Gelet op het feit dat het bestaande wervings- en selectiebeleid niet meer helemaal paste bij onze veranderende organisatie gaf de directie aan over te willen gaan tot een aanpassing van dit beleid. In het Werving- en Selectiebeleid waren geen mogelijkheden opgenomen voor uitzonderingssituaties. Voor de overgangsperiode is door P&O een voorstel gemaakt met betrekking tot de werkwijze in bijzondere situaties, zoals bijvoorbeeld het detacheren van collega s bij Warmtestad. De tijdelijke regels die gelden voor deze uitzonderingssituaties kunnen op termijn deel uitmaken van het nieuwe beleid. De OR heeft aangegeven akkoord te gaan met de voorstellen voor uitzonderingssituaties, onder de voorwaarde dat er zo snel mogelijk een nieuw beleid wordt gedefinieerd. Als streefdatum voor het aangepaste werving- en selectiebeleid is begin 2017 afgesproken. Door de directie werd aangegeven dat dit wel moest passen binnen de nieuw te formuleren toekomstvisie van de afdeling P&O. Stappenplan werving en selectie directeur Warmtestad Ten behoeve van de werving van een directeur voor Warmtestad is een plan opgesteld, ook de OR heeft hier input voor geleverd. Naast een selectiecommissie werd ook een adviescommissie ingericht. Namens de OR van Waterbedrijf Groningen nam Wout Kompagnie zitting in deze adviescommissie. Evaluatie Centrale Planning Martin Leeuwerke sprak de OR bij over de stand van zaken met betrekking tot de Centrale Planning. Het betreft hier de afstemming van projecten en onderhoudswerkzaamheden tussen Watervoorziening, Ingenieursbureau en Finance & Control. Hierbij wordt niet alleen naar het komende jaar, maar tot 5 jaar vooruitgekeken. Martin gaf aan dat dit een moeilijk traject is. Het is de bedoeling om in 2017 een kwartiermaker aan te trekken met als doel het proces een stap verder te brengen. Presentatie toekomstvisie HR Rita Koens gaf een presentatie met betrekking tot de toekomstvisie van HR. Duurzame Inzetbaarheid is de paraplu waar alle activiteiten onder gehangen worden. De OR gaf aan dat hetgeen werd gepresenteerd erg overzichtelijk was en een mooie start voor een verdere uitwerking. HR en Duurzame Inzetbaarheid zijn thema s, zo blijkt ook wel uit dit jaarverslag, die de voortdurende aandacht hebben van de OR. Afgesproken is om de toekomstvisie HR in het nieuwe jaar opnieuw te agenderen om op die manier te volgen hoe de plannen verder worden uitgewerkt. Communicatie met de achterban De eind 2014 in het leven geroepen werkgroep communicatie met de achterban kwam ook in 2016 een aantal keren bij elkaar, om te bespreken wat er op dit gebied nog anders of beter kon. De in 2015 opgepakte acties werden in 2016 voortgezet (Highlights op Spetter na een overlegvergadering, de pantrybijeenkomsten en de werkbezoeken aan de buitenkantoren bij het uitkomen van het jaarverslag). Daarnaast werd de OR-pagina op Spetter gemoderniseerd en toegankelijker gemaakt. De OR hoopt dat de site nu beter benaderbaar is voor de medewerkers. Ook werd de jaaragenda waarop wordt aangegeven welke punten in welke vergadering aan de orde komen geplaatst op de site. Op deze manier is het voor de collega s inzichtelijk wanneer bepaalde zaken besproken worden in de OR. Het initiatief om een minisymposium te organiseren kwam ook vanuit deze werkgroep en is opgepakt. Zie hiervoor het hoofdstukje minisymposium.
Minisymposium Sterk in je werk Begin 2016 werd afgesproken dat op gezamenlijk initiatief van OR, P&O en directie een minisymposium georganiseerd zou worden in het kader van Duurzame Inzetbaarheid. Dit voorstel kwam vanuit de werkgroep communicatie met de achterban en paste goed binnen de gesprekken die de OR voerde met het MT over HRM-thema s. Doel van het symposium was om het thema duurzame inzetbaarheid in al zijn facetten een impuls te geven en de medewerker bewust te maken van zijn/haar eigen verantwoordelijkheid hierin. Het symposium vond plaats op dinsdag 6 september in de Euroborg. Het was een symposium bedoeld voor alle collega s. Ook de RvC was uitgenodigd. Daarnaast was er een delegatie van WLN en WMD. Tevens was de voorzitter van de OR van Vitens aanwezig en was ook de WWB (Werkgeversvereniging voor Waterbedrijven) vertegenwoordigd. Er was een goede opkomst: 135 personen kwamen naar de Euroborg. Sprekers waren onze directeur Riksta Zwart, a.i. hoofd P&O Rita Koens, OR-voorzitter Wout Kompagnie en Gerard Kemkers, voormalig topschaatser en schaatscoach en tegenwoordig werkzaam bij FC Groningen als performancemanager van het Topsportcentrum FC Groningen. Wout gaf aan welke betekenis Duurzame Inzetbaarheid heeft voor de OR en welke acties de OR ten aanzien van dit thema heeft genomen. Hierna kwamen Riksta en Rita aan het woord. Zij vertelden welke acties het bedrijf reeds heeft uitgezet op dit gebied. Vervolgens sprak Gerard Kemkers. Hij wees onder andere op het belang van een goede samenwerking en plezier hebben in wat je doet. Na de pauze werd er een tango-demonstratie gegeven door het professionele danspaar Peter en Ina. Tango en Duurzame Inzetbaarheid blijken erg veel overeenkomsten te hebben. Genoemd werden: passie, bevlogenheid, plezier, respect voor elkaar, het samenspel, de improvisatie, vertrouwen hebben in elkaar, de dynamiek, het nemen van initiatief, het voortdurend in beweging zijn en het voortdurend nieuwe dingen willen leren. Tenslotte kregen de aanwezige medewerkers van Waterbedrijf Groningen de gelegenheid om via gele en groene briefjes aan te geven wat het bedrijf nog meer zou kunnen doen aan Duurzame Inzetbaarheid (gele briefjes) en wat ze hieraan zelf zouden kunnen doen (groen). Aangegeven werd dat men gedurende de gehele maand september nog ideeën in kon dienen. Van deze mogelijkheid is gelukkig ook gebruik gemaakt. Vervolg Duurzame Inzetbaarheid Met de directie werd afgesproken dat de Projectgroep die zich bezig had gehouden met de organisatie van het minisymposium, ook het eerste vervolg hierop zou oppakken. Na het symposium verzocht de OR van WLN of een delegatie vanuit WLN kon meedraaien in de Projectgroep. Bij WLN wilden ze dit thema ook verder uitwerken. In het kader van samen sta je sterk en weet je meer werd van harte ingestemd met dit verzoek. Na rubricering van de ideeën en een aantal bijeenkomsten van de Projectgroep werd een voorstel met vervolgstappen ingediend bij de directie. Hierover werd tijdens de werkbijeenkomst van de Ondernemingsraad in december, gesproken met de Projectgroep, de directeur en het a.i. voor hoofd Personeelszaken. Bij de voorstellen werd onderscheid gemaakt tussen niet al te moeilijk realiseerbare ideeën, zoals bijvoorbeeld de organisatie van workshops op het gebied van yoga en mindfulness en het spelen van een koerskaartspel en beleidsmatige zaken. Ten aanzien van beleidsmatige zaken werd afgesproken dat het moest passen binnen de HR-visie. Afgesproken werd dat Duurzame Inzetbaarheid een vast onderdeel zou worden tijdens de plangesprekken. Een plangesprek is immers het moment in het begin van het jaar waarop de medewerkers kunnen aangeven waar ambities liggen en waar men plezier uit haalt en wat men nodig heeft om de duurzaam werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast is afgesproken dat het Employablilitybudget (EB) breder kan worden ingezet. Een andere afspraak was het meer faciliteren van de mogelijkheden om flexibel te werken. Dit is uiteraard altijd maatwerk en goede afspraken tussen leidinggevende en medewerker zijn hierbij van groot belang. Aangegeven werd ook dat duurzame inzetbaarheid en het voeren van gesprekken hierover met medewerkers in 2017 deel zal uit maken van leiderschapsontwikkelingen. Ten aanzien van duurzame personeelsplanning werd aangegeven dat deze onderwerpen in 2017 worden opgepakt passend binnen de aan het eind van het jaar ontwikkelde toekomstvisie van HR. De uitkomsten van deze bijeenkomst werden eind december teruggekoppeld aan de medewerkers. Gesproken werd ook over een korte en bondige definitie van Duurzame Inzetbaarheid. Uiteindelijk ging de voorkeur uit naar het voorstel om in 2017 een prijsvraag uit te schrijven onder de collega s voor de beste definitie! Bijpraatsessies De OR werd tijdens de OR-bijeenkomsten regelmatig bijgepraat over verschillende onderdelen. MT-leden en collega s hielden de OR op de hoogte op het gebied van aanbesteding van een nieuw billingsysteem, veranderingen ten aanzien van bijvoorbeeld het Interne intranet, Benewater, Lean en het Watervoorzieningsplan. Daarnaast gaf Robert te Gussinklo Ohmann een interessante presentatie over Geothermie en alles wat daarbij komt kijken.
VGWM-beleid 2016 Een onderwerp dat hoog in het vaandel staat bij Waterbedrijf Groningen. De maand maart was zelfs uitgeroepen tot maand van de veiligheid. Vanuit de OR houdt een werkgroep zich bezig met alle zaken op VGWM-gebied. Deze werkgroep bespreekt twee keer per jaar de stand van zaken met veiligheidscoördinator Diederik Visscher. De rapportage van deze overleggen wordt daarna besproken in de Overlegvergadering. Ziekteverzuim In het begin van 2016 heeft een gesprek plaatsgevonden met de bedrijfsarts over het ziekteverzuimpercentage in 2015. Het ziekteverzuim in 2015 was flink gedaald ten opzichte van het jaar ervoor. Tijdens de vergadering is open gesproken over verklarende factoren, aanpak bedrijfsarts, beelden uit de organisatie en mogelijke vervolgacties. Afgesproken werd dat relevante punten uit het overleg zouden worden meegenomen in het vervolgtraject. Het twaalfmaandgemiddelde liep in 2016 geleidelijk op van 2,9% in januari naar 3,9% in december. De M van VGWM In 2016 is er nog geen apart Milieuplan gemaakt. Aan het eind van het verslagjaar werd meegedeeld dat dit ook in het komende verslagjaar nog niet zal gebeuren. Wel zal in 2017 aan de hand van de vergunningen in beeld worden gebracht welke milieu eisen er zijn en hoe het in de praktijk gaat. Op die manier worden de manco s in kaart gebracht. RI&E en werkplekinspecties Het houden van werkplekinspecties is weer verbeterd ten opzichte van het vorige jaar, aldus de veiligheidscoördinator. Alle waargenomen zaken komen op een actielijst en worden besproken binnen de betreffende afdeling. Daarnaast wordt deze actielijst regelmatig besproken tussen de veiligheidscoördinator en de leidinggevende. De VGWM-commissie pleitte er voor dat het aan te bevelen is om ook onaangekondigde werkplekinspecties te gaan doen. Toolboxen Met de toolboxen liep het in 2016 goed. De doelstellingen werden gehaald. Werkvergunningen: Bij het uitvoeren van werkzaamheden is het belangrijk dat men weet hoe het uitvoeringsproces in elkaar zit. Wanneer is er bijvoorbeeld sprake van klussen? En wanneer van eerstelijns of tweedelijns onderhoud? En welke procedures horen daar dan bij? Er wordt gewerkt aan een processchema om duidelijk te maken wanneer er gebruik gemaakt moet worden van een werkvergunning, een Taak Risico Analyse (TRA) en/of een Veiligheid en Gezondheidsplan (V&G plan). Ook wordt gewerkt aan een nieuw format voor werkvergunningen. Een Taak Risico Analyse wordt uitgevoerd met alle betrokkenen voordat een niet standaard klus met hoog risico wordt uitgevoerd.
Een V&G plan wordt opgesteld voordat een grote klus wordt uitgevoerd zodat van te voren de te verwachten veiligheidsrisico s bekend zijn en er zaken kunnen worden geregeld. Bijna-raak-meldingen Het gaat hierbij vooral om de bewustwording van onveilige situaties. Tijdens een bespreking van de VGWM-commissie kwam aan de orde dat het wellicht beter is om de term bijna-raak of onveilige situatie te vervangen door bewustwordingssituaties of leermomenten. In 2016 was er extra aandacht voor deze meldingen. VCA-VOL-diploma voor alle leidinggevenden Dit jaar hebben alle leidinggevenden bij Waterbedrijf Groningen verplicht het examen afgelegd voor het VCA-VOL diploma. (VOL staat voor Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden). Iedereen is geslaagd. Het is de bedoeling dat alle leidinggevenden nu ook werkplekinspecties af gaan nemen. Landelijke VGWM-dag 2016 Een aantal OR-leden woonde in maart de landelijke VGWM-dag bij. Tijdens de algemene sessies sprak Marjette Slijkhuis van de Universiteit Groningen over het Nieuwe Werken. Volgens haar promotie-onderzoek niet voor iedereen een vooruitgang. Volgens haar zitten veel mensen niet te wachten op autonomie, maar hebben ze behoefte aan een leidinggevende die vertelt wat ze moeten doen. Daarnaast sprak Ruud Veltenaar, filosoof en trendwatcher over trends met impact. Volgens hem verkeert de wereld in een transformatie naar de volgende fase in onze beschaving waarbij de focus verschuift van welvaart naar welzijn en van ego (IK) naar eco (WIJ). Ook werden workshops gevolgd op het gebied van van werkdruk naar werkplezier, draagvlak voor verandering en het nieuwe werken, maar niet voor iedereen.
Alle onderwerpen waar de OR in 2016 mee bezig is geweest Februari Evaluatie HRM-thema s zoals in 2015 besproken tussen MT en OR Aangepast verkiezingsstatuut Jaaragenda OR 2016 Maart Evaluatie pilot herinrichting Secretariaat Reactie OR op evaluatie reorganisatie sector Watervoorziening Gesprek met Bedrijfsarts Stand van zaken activiteiten Geothermie April Evaluatie PMO-onderzoek Juni Presentatie stand van zaken Water en Energie en overige deelnemingen. Halfjaarlijkse evaluatie VGWM Notitie werkwijze bijzondere situaties in het kader van werving en selectie. Adviesaanvraag plus advies OR m.b.t. Warmtenet Noordwest (bijgaand) Presentatie m.b.t. Eemshaven
September Presentatie m.b.t. excelleren in Assetmanagement (ISO55000). Evaluatie performancecyclus Protocol cameratoezicht Oktober Voortgang en evaluatie Lean. Voortgang aanbesteding nieuw billingsysteem Stand van zaken Meerjaren Investeringsplan (MIP), Rolling Forecast en Eemshaven Stand van zaken centralisatie Onderhoud Distributie en Centraal Magazijn. Stappenplan werving en selectie directeur Warmtestad. Aanpassen wachtdienstvergoeding (volgens geïndexeerde tarieven) November Evaluatie Hema-academy Evaluatie VEI Evaluatie centrale planning (afstemming projecten en onderhoudswerkzaamheden tussen Watervoorziening en Ingenieursbureau) Presentatie toekomstvisie Human Resource (HR) December Evaluatie Kathodische bescherming Stand van zaken werkkostenregeling Halfjaarlijkse VGWM-evaluatie Vaststellen collectieve dagen 2017
Ondernemingsraad Waterbedrijf Groningen Altijd in de buurt! COLOFON Redactie Janet van Wieren Simo Milovac Afdeling Communicatie Vormgeving Jack Naaijer Design Fotografie Klaas Elzes Duncan Wijting Jaarverslag Ondernemingsraad 2016 OR-secretariaat Waterbedrijf Groningen Bezoekadres: Griffeweg 99, Groningen Postbus 24 9700 AA Groningen T: 050-368 886 28 M: 06 295 64 308 E: or@waterbedrijfgroningen.nl