ABECON INFORMATIESYSTEMEN B.V. ZORG ADD-ON OPTIMALISATIE BEZORGKOSTEN UITLEEN Abecon Informatiesystemen B.V. Maarten Tromp Toren Ringwade 43 3439 LM Nieuwegein Tel: +31 88 0580 200 Auteur: Contactpersoon Document: Mevr. I. Brouwer Senior Consultant Dhr. J.C. Hoorweg Informatiedocument Bezorgkosten uitleen 2003-2016 door Abecon Groep B.V. Niets uit dit document mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Abecon Groep B.V. worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt.
Inhoud Inhoud... 2 1. Inleiding... 3 2. Functionaliteit Periodiek bepalen bezorgkosten... 3 2.1 Uitgangspunten... 3 2.2 Oplossingsrichting... 4 2.3 Overzicht wijzigingen... 4 2.4 Inrichting... 5 2.4.1 Autorisatie... 5 2.5 Illustratie van de functionaliteit... 5 2.5.1..... 5 2.6 Specifieke toepassingen... 11 Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 2 van 11
1. Inleiding In het hulpmiddeltraject is het bij een aantal zorgverzekeraars mogelijk om bezorg- en/of ophaalkosten apart te declareren. In dat geval is het niet opgenomen in het uitleen tarief. In de ZorgAddOn is functionaliteit aanwezig waarmee deze bezorg-/ophaalkosten automatisch in de verkoop(uitleen)order worden opgenomen. Daarbij wordt er rekening mee gehouden of zowel uitleen-kort als uitleen-lang artikelen geleverd worden en of het gelijktijdig wordt geleverd in (retour) order op dezelfde dag: per uitlevertype kan hooguit 1x op een dag bezorg/ophaalkosten worden gedeclareerd. 1 In de praktijk liepen we daar tegen aan aantal problemen aan: - Twee orders zijn aangemaakt voor dezelfde dag. Bij één zijn de bezorgkosten opgenomen. En net deze order vervalt of wordt andere dag geleverd. Hier worden geen bezorgkosten gedeclareerd waar dit wel had gemogen. - Een order of retourorder is al geboekt en er wordt een nieuwe order ingezet voor aanvullende levering op dezelfde dag. Of een order wordt dag verplaatst en valt samen met een andere order. In deze situatie wordt ten onrechte dubbele bezorg/ophaalkosten in rekening gebracht. - In de retourorder leiden de bezorgkosten tot een negatief bedrag (namelijk te betalen door de klant). Deze moeten met negatieve regels verplaatsen uit de retourorder naar een aparte verkooporder worden overgezet. Dit betekent een extra handeling of deze handeling is klant specifiek geautomatiseerd: bij Vrijgeven van de order wordt de ophaalkosten regel overgehaald naar een nieuwe verkooporder (die ook wordt geboekt op verwachte afleverdatum). Het gebeurt echter regelmatig dat de afleverdatum een andere is, of zelfs de retourorder vervalt. In dat geval is er sprake van een onjuiste of onterechte declaratie, wanneer de betreffende verkooporder er niet wordt uitgehaald/tegen geboekt. Dit was aanleiding te kijken naar een andere opzet voor het factureren/declareren van de bezorgkosten en ophaalkosten aan de zorgverzekeraars in het kader van de uitleen: de bezorg- en ophaalkosten worden periodiek door het systeem bepaald en in separate verkooporders opgenomen. In dit document worden de uitgangspunten, aanpassingen beschreven en de nieuwe functionaliteit geïllustreerd. 2. Functionaliteit Periodiek bepalen bezorgkosten 2.1 Uitgangspunten De uitgangspunten zijn: - De kennis over het van toepassing zijn van bezorg-/en ophaalkosten ligt vast in het systeem: de huidige inrichting in de Trajectinstellingen-Hulpmiddelprijzen en programmeer-logica ( zelfde dag ). - De bezorg-/en ophaalkosten aan de zorgverzekeraars moet automatisch verlopen: de frontoffice medewerker hoeft hiervoor geen extra handelingen te verrichten. - Wanneer een verkooporder of retourorder vervalt, mogen geen bezorg-/ophaalkosten hiervoor in de facturatie/declaratie komen. - Bezorg/ophaalkosten moeten in de declaratie de GPH hebben van het artikel waarvoor de bezorg/ophaalkosten op die dag gefactureerd mogen worden. Het systeem moet zorgen dat deze link wordt gelegd. 1 Voor de bestaande functionaliteit wordt verwezen wordt naar FS Tarifering en declaratie vs11 - hoofdstuk Tariefgroep afspraken, Bezorgkosten) Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 3 van 11
- De bezorg-/ophaalkosten worden niet direct in de betreffende verkoop(uitleen)order respectievelijke retourorder opgenomen. Dit vanwege in de Inleiding geschetste gevolgen en een complexe/performance beïnvloedende aanpassing die hier anders voor nodig zou zijn. - Omdat de facturatie/declaratie van de bezorgkosten aan het einde van de maand plaats vindt, hoeven de bezorg/ophaalkosten niet real time bepaald te worden. - Het is gewenst wel inzicht te hebben in de aan het eind van de maand mogelijk te factureren/declareren bezorg/ophaalkosten. - De bezorg/ophaalkosten worden in separate verkooporders opgenomen. Deze verkooporders worden door het systeem aangemaakt via een periodiek te starten batchproces. 2.2 Oplossingsrichting Scope: het betreft de (nu automatisch toegevoegde regel voor) bezorg- resp. ophaalkosten in kader van de uitleen kort/lang. Bij de order/retourorder zelf blijft wel de bepaling gedaan worden dát er sprake is van bezorg- of ophaalkosten voor een dergelijk artikel/uitlevertype/zorgverzekeraar. De bepaling is gedaan op basis van de Hulpmiddelprijzen tabel kolom ophaalkosten respectievelijk bezorgkosten. De extra regel voor de bezorg- of ophaalkosten komt niet meer direct in de verkoop(uitleen)order resp. de retourorder, maar er worden periodiek orders gemaakt om evt. bezorg/ophaalkosten te factureren. Hiertoe wordt bij het boeken van de verzending (dus als geleverd/opgehaald geboekt) essentiële data van een orderregel geschreven naar een nieuwe tabel "Te declareren transport uitleen". Hierin is onder meer opgenomen het klantnummer, ordernummer, afleverdatum (transport datum), uitlevertype, en de bezorgkosten velden. Periodiek worden de records in de nieuwe tabel doorlopen en per klant per datum wordt bepaald of er (nog) bezorg/ophaalkosten gefactureerd/gedeclareerd kunnen worden en met welke artikelreferentie gegevens. Hiervoor wordt een verkooporder(s) gemaakt. 2 Dit proces zou wekelijks uitgevoerd kunnen worden en in ieder geval vlak voor facturatie/declaratie. In de tabel kunnen voor een klant regels komen voor meerdere orderregels van verschillende. (retour)orders op eenzelfde transportdag waarvoor volgens de afspraken bezorg-/ophaalkosten gelden. Omdat per dag maar 1x bezorgkosten (per uitlevertype) gefactureerd mogen worden, zal dit in het algemeen leiden tot maar 1 (en bij verschillende uitlevertype 2) verkooporders voor transportkosten. Wanneer een verkooporder voor de transportkosten is gemaakt, worden al die regels als "afgehandeld" gemerkt. Met een apart programma kan de tabel worden opgeschoond, bijvoorbeeld éénmaal per maand, nadat het declaratieproces is geweest. 2.3 Overzicht wijzigingen Nieuwe Tabel/Page Te declareren vervoer uitleen Aanmaken verkooporder/retourorder: niet opnemen extra regel Boeken verzending Verkooporder en Retourorder: schrijven naar nieuwe tabel in geval van mogelijke bezorg/ophaalkosten Batchproces Aanmaken vervoer uitleen facturen Facturatie/Declaratie: link leggen voor juiste GPH in de declaratie Functionaliteit voor het opschonen van de tabel Te declareren vervoer uitleen. 2 (hier gebruik maken van kennis die we hebben opgedaan bij achteraf herstel= nieuwe VO regels maken van transportkosten Vegro) Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 4 van 11
2.4 Inrichting De tabel Dienstkosten instelling moet worden ingericht -1M-LM: laatste dag vorige maand (voor in NAS) Reeds bestaande inrichting die noodzakelijk is: In de hulpmiddelprijzen tabel kan aangegeven worden óf er sprake is van bezorg- dan wel ophaalkosten en met welk ( dienst )artikelnummer dit in de verkooporder moet worden opgenomen. Met dit artikelnummer is ook de BTW productboekingsgroep gekoppeld. Voor het artikel kunnen de bezorg-/ophaaltarieven op de gebruikelijke wijze worden ingericht, zoals bij gewone artikelen. 2.4.1 Autorisatie Het beheer van de tabel Te declareren vervoer uitleen kan apart worden geautoriseerd. 2.5 Illustratie van de functionaliteit 2.5.1 Tabel Te declareren transport uitleen In de kolom Overslaan kan handmatig aangegeven worden dat deze regel wordt overgeslagen bij het aanmaken van een order voor de bezorgkosten-declaratie. In geval van overlijden van de klant vóór de afleverdatum, wordt dit vinkje door het systeem gezet tijdens het batch proces. En wordt geen order voor de bezorgkosten-declaratie aangemaakt. Dit geldt vanzelfsprekend alleen voor de lever-order en niet voor de retourorder. Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 5 van 11
Het wijzigen van deze tabel is voorbehouden aan de applicatie beheerder en te regelen via inrichting van de autorisaties. 2.5.2 Verkooporder Bij de order/retourorder zelf wordt net als voorheen - de bepaling gedaan dát er bezorgd of ophaalkosten gelden voor het artikel, uitlevertype uitleen-kort of uitleen-lang en de betreffende zorgverzekeraar. Of bezorgkosten van toepassing zijn wordt voor de orderregel bepaald en deze logica blijft onveranderd: - uitlevertype is uitleen-kort of uitleen-lang - de inrichting van tabel Hulpmiddelprijzen kolom Toevoegen bezorgkosten, op basis van artikel en zorgverzekeraar en uitlevertype - de expediteur tabel kolom boolean transportkosten 2.5.3 Retourorder Analoog aan de verkooporder, maar dan met de kolom Toevoegen ophaalkosten uit de hulpmiddelprijzen tabel. 2.5.4 Boeken verzending Verkooporder, ontvangst Retourorder Als onderdeel van het boeken van de verzending van de verkooporder of de ontvangst boeking van de retourorder, wordt per orderregel gekeken of die regel in aanmerking komt voor bezorg- dan wel ophaalkosten. Dit gebeurt op basis van het veld Dienstkosten in de orderregel (onderwater te zien). Is dit veld gevuld, dan wordt een record weggeschreven naar de nieuwe tabel Te declareren transport uitleen. Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 6 van 11
2.5.5 Batchproces Dienstkosten facturatie orders aanmaken (vervoer uitleen facturatie orders) Dit batchproces kan zowel handmatig gestart worden als gepland in de NAS. Het is de bedoeling dit proces periodiek uit te voeren. Hierbij worden díe records in de nieuwe tabel doorlopen, waarvan - Het vinkje Overslaan staat uit - Er nog geen dienstkosten-order-regel is gemaakt - De afleverdatum binnen het op te geven bereik ligt per tariefbepalende instantie (.) / factureren aan instantie / klantnummer / afleveradrescode / afleverdatum Afhankelijk van de records binnen deze set, wordt in de verkooporder per uitlevertype/ dienstkosten maximaal één verkooporder(regel) gemaakt. Alle orders voor die set (tariefbepalende instantie, klant, dag etc.) worden gemarkeerd als Afgerond ( dienstkosten order regel aanwezig ) zodat zij niet nogmaals tot een transportkosten-order kunnen leiden. Om de orders met de dienstenkosten/transportkosten aan te kunnen maken, zijn nog een aantal defaults voor de order nodig. Deze kunnen opgegeven worden in de Dienstkosten-instellingen. -1M-LM: laatste dag vorige maand (voor in NAS) Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 7 van 11
Dienstkosten batch: Wanneer géén filter wordt opgegeven, dan neemt het filter als Afleveringsdatum de datumformule uit de Dienstkosten-instellingen. Er is één order gemaakt, met één dienstenkosten-regel. Voor de andere hulpmiddelen die die dag (aan die klant, in de UK, etc.) zijn geleverd, mogen géén bezorgkosten meer in levering worden gebracht. Het vinkje Dienstkosten order regel aanwezig is daarom in die regels ook aan gezet. Wanneer je de aangemaakte order (per ongeluk of expres ) laat vervallen, dan gaan ook in de tabel Te declareren transport uitleen de vinkjes uit: Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 8 van 11
In de loop van de tijd, na draaien met andere datum filters: VORD0002602 en VORD0002603 hebben één bezorgkosten order als resultaat (op VORD0002602), omdat het dezelfde dag was. Dit geldt ook voor VORD0002605 en VORD0002606. En VORD0002607/ VORD0002608. Als gevolg van VORD0002613 worden 2 orders bezorgkosten aangemaakt: 1 voor de UL en 1 voor de UK. 2.5.6 Controle overleden particuliere klanten In het batchproces Dienstkosten facturen aanmaken wordt voor de bezorgingen gecontroleerd op het overlijden van de klant en de overlijdensdatum t.o.v. de afleverdatum. Deze controle kan ook vooraf handmatig worden uitgevoerd met Controle overleden particuliere klanten. - 2.5.7 Lijst bewerken: Overslaan In de basis is de lijst Te declareren transport uitleen niet te wijzigen. Met Lijst bewerken kan een specifieke regel op overslaan worden gezet. Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 9 van 11
2.5.8 Opschonen Voor het verwijderen van al lang geleden geheel verwerkte regels (geboekte factuur = ja) of regels die overgeslagen mochten worden, is een batchproces voorzien. Dit is nog niet meegeleverd. 2.5.9 Facturatie / Declaratie Wanneer de orders met de bezorg-/ophaalkosten gefactureerd zijn dit gaat gewoon via het factuurvoorstel dan wordt dit ook aangegeven in de tabel met Geboekte factuur = Ja. Bij het opbouwen van het declaratiebericht wordt als GPH code bij de vervoerskosten de GPH van het artikelnummer van de oorspronkelijke (retour)order(regel) gebruikt. Opgebouwde declaratiebericht: NB Het bezorg-/ophaalartikel moet als dienstartikel (calculatiesoort = dienst) zijn ingericht. Anders wordt niet de GPH van het oorspronkelijke artikel overgenomen. 2.5.10 Opschonen tabel Te declareren transport uitleen Batchproces om de Afgeronde regels met een afleverdatum vóór een op te geven datum te verwijderen uit de tabel. Moet te draaien zijn in de NAS. Uit de tabel Te declareren transport uitleen kunnen de regels nu niet verwijderd worden (ook niet met Rijen verwijderen). Moet wel iets komen om dit t.z.t. (bij na een jaar) te kunnen doen. Dit i.v.m. groei tabel. 2.5.11 Via de NAS (taakwachtrij) Om het proces in de NAS te draaien moet hiervoor een taakwachtrijpost worden ingericht, met object Code unit 11105871. Wanneer vanuit de taakwachtrij/nas wordt gedraaid, wordt alleen gefilterd op afleverdatum en wel op basis van de datum formule uit de Dienstkosten-instellingen. (bijv. -1M+LM) Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 10 van 11
2.6 Risico s 2.6.1 Samenhang met ander maatwerk 2.6.2 Aandachtspunten Periode waarin nog verkooporders aanwezig zijn via de oude methode en via de nieuwe methode. Afhandeling hiervan in de declaratie wat betreft bepaling van de GPH. 2.7 Specifieke toepassingen - Abecon, Optimalisatie bezorgkosten uitleen, 2 juni 2016 Pagina 11 van 11