Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw. Raadplegingsdocument

Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Raadplegingsdocument Voorafgaande marktconsultatie Voor de aanbesteding van postdiensten voor Vlaamse lokale besturen Uiterste indieningsdatum input: 1 oktober 2017 om 16u 1

I. ALGEMEEN I.1. Doel van het Raadplegingsdocument 1. VVSG vzw (hierna VVSG ) heeft de intentie om een overheidsopdracht van diensten te plaatsen inzake postdiensten ten behoeve van Vlaamse lokale besturen. Alvorens over te gaan tot de plaatsing van deze opdracht wenst VVSG een voorafgaande marktconsultatie te houden in de zin van 51 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Via deze voorafgaande marktconsultatie wil men de plaatsing van de opdracht voorbereiden. VVSG verzoekt om interesse van marktpartijen te vernemen in een opdracht van een dergelijke aard en ook de haalbaarheid af te toetsen. VVSG heeft reeds een outline uitgewerkt, maar wenst, teneinde erover te waken dat de mededinging op adequate wijze kan spelen, nuttige inzichten van de markt te verkrijgen om in een volgend stadium de opdracht te finaliseren, te optimaliseren en/of te verfijnen. 2. Onder titel III. OUTLINE VAN DE OPDRACHT wordt een outline gegeven van de structurering van de potentiële opdracht, hoe VVSG thans voorziet de opdracht in mededinging te stellen, welke administratieve en contractuele voorwaarden zij daarbij overweegt, enz. VVSG verzoekt concreet aan geïnteresseerde marktpartijen om hun inzichten (voorstellen of suggesties ter aanvulling of verbetering, opmerkingen, bedenkingen ) hierop te bezorgen in het kader van deze voorafgaande marktconsultatie. I.2. Algemene bepalingen m.b.t. de voorafgaande marktconsultatie 2. Deze voorafgaande marktconsultatie heeft niet tot doel één of meerdere dienstverleners aan te duiden voor de beoogde opdracht. De marktconsultatie gaat de procedure tot aanstelling van één of meerdere dienstverleners vooraf. Het is dus niet de bedoeling dat er in dit stadium reeds een aanvraag tot deelneming, een offerte of enig ander (bindend) voorstel wordt ingediend voor het project dan wel analyses worden gemaakt die reeds betrekking hebben op een eigenlijk voorstel tot uitvoering van het project. Evenmin is het de bedoeling om te gaan onderhandelen over de betrokken opdracht die overigens pas later zal worden in de markt gezet. VVSG verbindt zich tot geen enkele overeenkomst met betrekking tot de gevraagde diensten door het publiceren van dit Raadplegingsdocument. De informatie ontvangen 12 september 2017-2/16

volgend op dit Raadplegingsdocument zal niet gebruikt worden bij de beoordeling de aanvragen tot deelneming of de offertes die in het kader van een eventuele latere overheidsopdracht worden ontvangen. Op basis van de verkregen informatie zal er ook geenszins een overheidsopdracht of enig andere overeenkomst worden toegewezen. 3. VVSG wijst erop dat de deelneming aan de voorafgaande marktconsultatie kosteloos is en dat er geen enkele toezegging is in hoofde van VVSG dat er in de toekomst daadwerkelijk een opdracht inzake het voorwerp van huidige marktconsultatie zal worden geplaatst. De deelname aan de marktconsultatie zal op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed hebben op de mogelijkheid tot deelname aan de eigenlijke plaatsingsprocedure tot gunning van een overheidsopdracht die VVSG in een later stadium eventueel zal organiseren. Onder geen beding zal een reactie dan wel het gebrek daaraan in het kader van de marktconsultatie als zodanig een uitsluitingsgrond vormen in het kader van dergelijke opdracht. Voorliggend Raadplegingsdocument kadert enkel in de marktconsultatie. VVSG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de erin opgenomen informatie. 4. Bij het verstrekken van input dient rekening te worden gehouden met de doelstelling van de marktconsultatie en met het feit dat VVSG in een volgend stadium informatie over deze marktraadpleging zal vrijgeven ter vrijwaring van de concurrentie. Het staat VVSG daarom vrij om elementen al dan niet op te nemen in de later te plaatsen opdracht, zonder dat hiervoor enige vorm van vergoeding verschuldigd is. Evident zal VVSG waken over de eerlijke mededinging. VVSG heeft ook de intentie om een verslag op te maken van de raadpleging en zal daarbij de ontvangen input verwerken. Deelnemers kunnen zich dus niet beroepen op enige vertrouwelijkheid. I.3. Algemene bepalingen m.b.t. de voorafgaande marktconsultatie 5. De voorafgaande marktconsultatie wordt uitgeschreven voor VVSG vzw, vertegenwoordigd door Mieck Vos, algemeen directeur. De volgende persoon is belast met de opvolging van de marktconsultatie (contactpersoon): 12 september 2017-3/16

Naam: Petra Dombrecht Adres: Paviljoenstraat 9 1030 Brussel Telefoon: 02 211 55 30 E-mail: petra.dombrecht@vvsg.be Alle briefwisseling m.b.t. deze voorafgaande marktconsultatie moet naar de contactpersoon worden verstuurd. II. VEREISTEN MET BETREKKING TOT INPUT 6. De input/inzichten van de partijen die wensen deel te nemen aan de voorafgaande marktconsultatie dient per e-mail, in de vorm van een nota, te worden overgemaakt aan de contactpersoon op uiterlijk 1 oktober 2017 om 16 u. VVSG kan na ontvangst van de input zelf het initiatief nemen om toelichtingen te vragen aan de partijen die input hebben verstrekt omtrent hun input. Dit kan zowel schriftelijk, telefonisch dan wel via gesprekken. 7. Indien de deelnemers in hun input een opmerking formuleren met betrekking tot de outline (of een bepaald aspect ervan) en/of voorstellen een bepaald(e) aspect/clausule aan te passen, aan te vullen dan wel te schrappen, geven de deelnemers: Een omstandige toelichting bij het voorstel: waarop is het voorstel gesteund? Wat is de feitelijke en de juridische basis van het voorstel? Een concreet voorstel (voorstel van aangepaste/aangevulde clausule dan wel meer algemeen een voorstel van wat er in het bestek zou moeten worden opgenomen, geschrapt of aangepast, al naargelang) Een toelichting van wat de impact van die aanpassing zal zijn op de mededinging III. OUTLINE VAN DE OPDRACHT 8. De outline van de opdracht ziet er thans als volgt uit: 12 september 2017-4/16

III.1. Algemene structuur 9. De structuur voor de aanbesteding van postdiensten ziet er als volgt uit: VVSG plaatst, gunt én sluit een raamovereenkomst als aankoopcentrale. 1 De raamovereenkomst is opgedeeld in percelen per provincie (5 Vlaamse provincies en in functie van het voorwerp van postdienst ( dagelijkse nationale en internationale zendingen enerzijds en niet-geadresseerde huis aanhuiszendingen ). Per perceel wordt één dienstverlener aangesteld. Thans voorziet VVSG dus 10 percelen in totaal. De potentiële afnemers zijn Vlaamse lokale besturen (steden en gemeenten, OCMW s, AGB s, politiezones en hulpverleningszones). Deze melden vóór publicatie van het bestek aan VVSG of zij interesse hebben in de raamovereenkomst en wat hun behoeften zijn (rekening houdende met de regio waarin zij zich bevinden geven zij op voor welke percelen zij zich inschrijven) (deze procedure is thans lopende. Uiterste datum voor indiening van interessebetuiging is 1 oktober 2017). Deze worden opgenomen in het bestek als potentiële afnemers. Na gunning van de raamovereenkomst kunnen de deelnemers beslissen of zij effectief gebruik maken van de raamovereenkomst. In dat bevestigend geval sluiten zij een overeenkomst inzake één of meerdere percelen waarvoor zij zich hadden opgegeven met de dienstverlener die door de VVSG voor die percelen is aangesteld. Bijgevolg: Staat de VVSG in voor de aanbesteding van de raamovereenkomst en komt deze in principe niet tussen in de uitvoering van de percelen (betaling, conforme uitvoering, etc.). Wel zal zij de raamovereenkomst beheren en op desgevallend op dat niveau toezicht kunnen uitvoeren op de uitvoering van de raamovereenkomst zelf en als tussenpersoon kunnen optreden tussen de afnemers en de dienstverleners. De afnemers dienen na gunning van de raamovereenkomst enkel te beslissen of, en zo ja, welke percelen zij sluiten met de aangestelde dienstverleners. Er komt een afzonderlijke contractuele relatie tot stand tussen de afnemer en de dienstverlener waarbinnen de VVSG in principe niet tussenkomt tenzij louter als tussenpersoon. 1 In de zin van art. 2, 35 wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Meer bepaald zou VVSG optreden als wat onder de oude wetgeving overheidsopdrachten van 2006 nog als opdrachtencentrale werd bestempeld. 12 september 2017-5/16

III.2. Administratief kader inzake de plaatsing van de overwogen opdracht 10. De opdracht zou in mededinging worden gesteld via een openbare procedure. 11. In functie van de resultaten van de bevraging door VVSG naar de interesse en behoeften van de Vlaamse lokale behoeften zal de opdracht ofwel Belgisch dan wel Europees worden bekendgemaakt (wellicht Europees, voor zover de opdracht wordt geraamd op minstens 209.000 Eur, excl. BTW). (bekendmaking) 12. In het kader van de selectie zullen de inschrijvers worden beoordeeld inzake het toegangsrecht (het zich niet bevinden in één of meerdere uitsluitingsgronden) en inzake de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid. Inzake de financiële en economische draagkracht zal de inschrijver moeten aantonen dat hij over een voldoende omzet beschikt om de opdracht te uit te voeren. De omvang van de gevraagde omzet zal worden bepaald in functie van de raming (die zal worden opgemaakt naar aanleiding van de procedure voor interessebetuiging en het meedelen van de behoeften), in overeenstemming met art. 67, 3 van het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Inzake de technische bekwaamheid zal de inschrijver moeten aantonen dat hij over: Referenties van minimaal 3 gelijkaardige diensten, uitgevoerd tijdens de afgelopen 3 jaar met een te bepalen minimale omzet BIPT-vergunning voor het verstrekken van een dienst van brievenpost binnen de werkingssfeer van de universele dienst ofwel door de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven aangeduid als universele dienstverlener 13. De opdracht (de percelen) zal worden gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend gelet op de gunningscriteria. Volgende gunningscriteria worden overwogen (met volgende weging): Prijs: 50% Plan van aanpak: 20% Kwaliteit: 20% Uitvoeringstermijn: 10% De gunningscriteria dienen als volgt te worden begrepen: 12 september 2017-6/16

1) Prijs Totaalprijs inclusief BTW overeenkomstig het ontwerp van inventaris (zie bijlage) 2) Plan van aanpak Plan van aanpak van de inschrijver om de geadresseerde zendingen van de opdrachtgever (cfr. Vlaams lokaal bestuur) elke werkdag over heel het Belgisch grondgebied en de rest van de wereld te behandelen en uit te reiken, binnen de gevraagde bedelingstermijnen (D+1/D+2) (welke middelen en uitrusting worden daartoe ingezet? Hoe organiseert de inschrijver zich daarvoor?) 3) Kwaliteit Welke kwaliteit voorziet de inschrijver? Hier wordt o.a. gekeken naar: Het aantal afhaalpunten in België voor de afhaling van een aangetekende zending of pakket (bij afwezigheid tijdens de aanbieding ervan) en hun openingsuren Mogelijkheid voor de bestemmeling om een tweede aanbieding te vragen of de zending te laten ophalen door een derde persoon (met uitzondering van de opdrachtnemer) Manier waarop de opdrachtnemer de inwoner kan ondersteunen bij vragen over zijn zending (helpdesk, website) en de beschikbaarheid ervan, Opleidingstraject dat voorzien is voor het distributiepersoneel om de burger te kunnen aanspreken en de nodige informatie aan de bestemmeling te kunnen verschaffen over de werking van zijn bedrijf en de correcte uitvoering van zijn taken (bv. verplichte controle van de identiteit van de ontvanger van een aangetekende zending) Wijze waarop de kwaliteit van de dienst wordt gecontroleerd, gemeten en verbeterd (bv. evaluatie van de kwaliteit door bv. een externe audit firma, corrigerende acties bij ondermaatse prestaties, service level agreement) 4) Uitvoeringstermijn De bedelingstermijn voor de elementen waarvoor geen bedelingstermijn is voorgeschreven: o.a. huis-aan-huiszendingen van niet-geadresseerde zendingen 14. Er wordt voorzien in verplichte opties (zie titel III.4) 12 september 2017-7/16

15. Voor het overige gelden inzake de plaatsing en gunning de voorschriften uit de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. III.3. Mogelijke contractuele bepalingen inzake de uitvoering van de opdracht 16. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duurtijd van 48 maanden, vanaf de sluiting van de raamovereenkomst door VVSG. VVSG heeft het recht de duurtijd van de raamovereenkomst te verlengen met maximaal 2 jaar via een herhalingsopdracht in toepassing van art. 42, 1, 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. 17. Voor het overige zijn de bepalingen van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, 2 voor zover deze van toepasselijk zijn (bv. de bepalingen uit hoofdstukken 1 en 2 hoofdstuk 6). III.4. Mogelijke technische bepalingen 18. VVSG overweegt thans volgende technische bepalingen/scope : 1.1 Distributie van dagelijkse nationale en internationale zendingen 1.1.1 Voorwerp Postdiensten die behoren tot de universele postdienst zoals bedoeld in de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, en onderworpen zijn aan een individuele vergunning. Inschrijver moet voldoen aan alle verplichtingen, vereisten en kwaliteitsnormen die aan deze universele dienst verbonden zijn vb. dekkingsverplichting, uitvoering van de dienst door personeel in dienstverband, enz. 1.1.2 Modaliteiten voor het geheel van de zendingen binnen dit type 2 Dus zoals gewijzigd door het KB van 22 juni 2016 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 16 februari 2017 tot wijziging van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 12 september 2017-8/16

1.1.2.1 Modaliteiten voor de frankering van de zendingen Verschillende methodes te voorzien door de inschrijver om de zendingen te frankeren, voor zover dat mogelijk is voor de gevraagde prestaties: o o o o Door middel van postzegels (voor brieven). Door middel van een frankeermachine (brieven, pakketten, tijdschriften). Door middel van een unieke identificatiecode (brieven, tijdschriften). Door de dienstverlener (verplichte optie, voor brieven en pakketten). Opgegeven frankeermethodes moeten inbegrepen zijn in de prijs, met uitzondering van de frankering door de dienstverlener, die het voorwerp uitmaakt van een verplichte optie. De dienstverlener moet gebruik kunnen maken van de frankeermachine van de opdrachtgever en in de mogelijkheid voorzien om de frankeermachine online op te laden. Mogelijkheid tot aanbieden van de bovenvermelde frankeringsmethoden + beschrijving ervan door de inschrijver in de offerte op te nemen. 1.1.2.2 Voorwaarden voor alle soorten (hierna vermelde) zendingen Uitreiking van de nationale zendingen : op alle adressen in België, binnen de voorziene termijnen, zonder prijsverschil naargelang de geografische locatie van de bestemmeling. Uitreiking van de internationale zendingen (Europa rest van de wereld) : zendingen overal ter wereld prioritair of niet-prioritair uit te reiken aan een tarief dat afhangt van het land van de bestemmeling. Frequentie van de uitreiking : zendingen elke werkdag van de week uit te reiken, binnen de voorziene termijn. Uitreikingstermijn : o Afhankelijk van het soort zending (zie 4.1.3). De dienstverlener moet de postzendingen op de dag zelf van afhaling of van afgifte in een toegangspunt in het postale circuit brengen. 12 september 2017-9/16

Beheer van de onbestelbare zendingen : niet uit te reiken zendingen (bv. fout in het adres) worden kosteloos naar de afzender teruggestuurd, met vermelding van de reden voor de terugzending. Dienst na verkoop Single point of contact : unieke contactpersoon + backup ter beschikking te stellen, die de opdrachtgever in het Nederlands te woord kan staan. 1.1.2.3 Afgifte van de zendingen in een toegangspunt van de dienstverlener Ten minste één toegangspunt te voorzien door de dienstverlener in een straal van maximum 10 km van de lokalen van de opdrachtgever, verspreid over het hele land, waar hij zich kan richten voor vragen of dringende diensten (bv. in het geval een aangetekende zending of pakje na het tijdstip van afhaling nog verstuurd moet worden). 1.1.3 Beschrijving van de zendingen Indeling in verschillende categorieën zendingen op basis van de huidige verzendingsbehoeften. Categorie A - Nationale en internationale dringende en niet-dringende brieven Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheden: XXX Beschrijving: o Dagelijkse nationale geadresseerde brieven Dringende nationale brieven die ten laatste op de werkdag na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt uitgereikt moeten worden = Prioritaire brieven. Niet-dringende nationale brieven die ten laatste twee werkdagen na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt, uitgereikt moeten worden = Niet prioritaire brieven. o Dagelijkse internationale geadresseerde brieven Kunnen dringend of niet-dringend zijn. Hun uitreikingstermijn hangt af van het land van bestemming. Voor de buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg bedraagt de uitreikingstermijn maximum 4 werkdagen voor de dringende brieven, en maximum 6 werkdagen voor de niet-dringende brieven. Voor de andere landen bevestigt de inschrijver in zijn offerte welke distributietermijnen er van toepassing zijn. Categorie B Nationale en internationale aangetekende brieven 12 september 2017-10/16

Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheden: XXX Beschrijving: o Aangetekende binnenlandse omslagen en pakjes tot 10 kg. Uit te reiken op de werkdag na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt. o Aangetekende internationale omslagen en pakjes tot 2 kg. Uitreikingstermijn afhankelijk van het land van bestemming. Voor de buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg bedraagt de uitreikingstermijn maximum 4 werkdagen. Voor de andere landen bevestigt de inschrijver in zijn offerte welke distributietermijnen er van toepassing zijn. o Afgiftebewijs te bezorgen aan de afzender, op papier of elektronisch. o Overhandiging enkel na controle van de identiteit van de ontvanger of zijn wettelijke volmachthouder, zodat nagegaan kan worden of hij/zij wel gemachtigd is om de zending in ontvangst te nemen. De aangetekende zending moet steeds uitgereikt worden aan een fysieke persoon (geen organisatie). De uitreiking aan een gekend persoon uit de omgeving van de bestemmeling is enkel toegestaan indien de aanbestedende overheid hier expliciet de toestemming tot geeft (zie verplichte optie, hoofdstuk 4.3). o Handtekening verplicht te vragen bij de ontvangst van de zending. o Aanbestedende overheid moet, indien gewenst, een bericht van ontvangst kunnen toevoegen. o Tracering en opvolging van de zending via een online toepassing/softwareprogramma. Die toepassing/software is in de prijs van de opdracht inbegrepen en kan geen aanleiding geven tot een prijstoeslag. De inschrijver beschrijft in zijn offerte de manier waarop de opdrachtgever de distributie van de aangetekende zendingen kan volgen, alsook de aangeboden functionaliteiten. De technieken die de opdrachtnemer hierbij aanwendt, moeten de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens respecteren. Categorie C - Verzending van grote volumes binnenlandse briefwisseling, zonder voorafgaande overmaking van de adressen Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheden: XXX Beschrijving: o Binnenlandse gestructureerde en geadresseerde zendingen. o Met dezelfde afmetingen, formaat, verpakking en binnen dezelfde gewichtsschijf per afgifte. 12 september 2017-11/16

o Vertegenwoordigen samen een grote hoeveelheid (telkens > 500 zendingen per afgifte). o Uitreiking ten laatste op de eerstvolgende werkdag na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt. Categorie D - Verzending van grote volumes binnenlandse briefwisseling van algemeen belang, zonder voorafgaande overmaking van de adressen Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheden: XXX Beschrijving: o Binnenlandse gestructureerde geadresseerde zendingen. o Van dezelfde afmetingen, formaat, verpakking en gewicht per afgifte. o Vertegenwoordigen samen een grote hoeveelheid (telkens meer dan 500 zendingen per afgifte). o Met een identieke inhoud, die betrekking heeft op informatie van algemeen belang (vb. uitnodiging om op vrijwillige basis deel te nemen aan een onderzoek of studie). Indien de inschrijver voor deze zendingen andere tarieven voorziet dan voor de zendingen van categorie C, definieert hij die twee categorieën. o Uitreiking ten laatste twee werkdagen na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt. Categorie E Nationale pakketten Jaarlijkse vermoedelijke hoeveelheid: XXX Beschrijving: o Distributie van nationale pakketten tot 10 kg o Afmetingen : Min. afmetingen : 145 mm x 112 mm Max. afmetingen : De totale afmetingen van een pakket zullen nooit 3 meter overschrijden. o Uitreiking de eerstvolgende werkdag na de dag van afhaling of de afgifte ervan in een toegangspunt. o Bij afwezigheid: pakket moet opgehaald kunnen worden in een toegangspunt van de inschrijver die zich op max. 10 km van de woonplaats van de bestemmeling bevindt. o Tracering en opvolging van de zending via een online toepassing/softwareprogramma. Die toepassing/software is in de prijs van de opdracht inbegrepen en kan geen aanleiding geven tot een prijstoeslag. De inschrijver beschrijft in zijn offerte de manier waarop de opdrachtgever de distributie van de pakketten kan volgen, alsook de aangeboden functionaliteiten. De technieken 12 september 2017-12/16

die de opdrachtnemer hierbij aanwendt, moeten de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens respecteren. Categorie F Nationale geadresseerde tijdschriften Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheden: XXX Beschrijving: o Tijdschriften in de zin van artikel 40 2 van het Koninklijk Besluit van 24 april 2014: Als tijdschriften worden beschouwd, revues, magazines en berichten die voor onbepaalde tijd verschijnen met vooraf bepaalde tussenpozen die drie maanden niet overschrijden. Zij moeten meerdere artikelen van algemene informatie bevatten die minstens 30 procent van hun oppervlakte dekken. Wanneer een tijdschrift handelsadvertenties, reclame of publiciteitsteksten bevat, moeten ze van ten minste drie verschillende firma s of instellingen uitgaan, deze van de uitgever of drukker niet meegerekend. o De tijdschriften worden uitgereikt binnen een termijn van twee werkdagen na de dag van afgifte in een toegangspunt van de opdrachtnemer. De inschrijver beschrijft in zijn offerte hoe de afgifte van tijdschriften voorbereid dient te worden door de opdrachtgever overheid. 1.1.4 Afhaling van de zendingen De dagelijkse nationale en internationale geadresseerde zendingen worden elke werkdag door de dienstverlener opgehaald in de lokalen van de aanbestedende overheid : [adres(sen) waar er momenteel een afhaling dient voorzien te worden]. Indien op bijkomende adressen een afhaling voorzien moet worden, zal de aanbestedende overheid deze adressen minimaal veertien werkdagen op voorhand aan de dienstverlener overmaken. In de inventaris, vermeldt de inschrijver zijn prijs voor een dagelijkse ophaling tussen XX u en XX u. Indien gewenst, kan de inschrijver in de offerte zijn prijzen voorstellen voor bijkomende tijdstippen van afhaling. 1.2 Huis-aan-huis bedeling van niet-geadresseerde zendingen 1.2.1 Voorwerp de huis-aan-huis bedeling van niet-geadresseerde zendingen over een deel van het Belgische grondgebied (regio, provincie, gemeente of wijk). 12 september 2017-13/16

Jaarlijkse vermoedelijke hoeveelheid van te bedelen huis-aan-huis nietgeadresseerde zendingen : XXX exemplaren, zonder onderscheid tussen de verschillende gewichten en formaten. 1.2.2 Formaat De te leveren formaten kunnen tussen minimum 90 x 140 mm en maximum 230 x 350 mm liggen. o Maximaal gewicht: o Maximale dikte: 1.2.3 Geografisch grondgebied Dekking van ALLE brievenbussen, met inbegrip van de bussen voorzien van een sticker geen reclame of gelijkaardig. Beschrijving van de middelen van de dienstverlener evenals de methode van bijwerking van de databank van de brievenbussen. 1.2.4 Reservatietool Online reservatiemiddel (op het internet of via elektronische weg) verplicht ter beschikking te stellen. o Mogelijkheid te voorzien om in het reservatiemiddel een geografische selectie uit te voeren, met ten minste een selectie per gewest, provincie, gemeente, wijk of postcode. Via deze selectie, heeft de aanbestedende overheid een overzicht van het aantal bussen in de geselecteerde zone. o Mogelijkheid te voorzien om een bedelingsweek (of unieke bedelingsdag zie verplichte optie) te reserveren. Eens de reservering is uitgevoerd, wordt een reservatiedocument ter beschikking gesteld, die minstens de namen en adressen van de aanbestedende overheid herneemt, de referenties van het te bedelen huis-aan-huis drukwerk, de zone van bedeling, het aantal brievenbussen, de prijs, de dag en plaats van neerleggen, en de periode van distributie. o De aanbestedende overheid zal een eigen toegang hebben via login en wachtwoord tot het reservatiemiddel, ter beschikking gesteld bij de uitvoering van de opdracht. 1.2.5 Modaliteiten van deponeren Minimaal één toegangspunt te voorzien in elke Belgische provincie [de afgever kan bijvoorbeeld een drukkerij van de opdrachtgever zijn die de zendingen 12 september 2017-14/16

afgeeft in een andere Provincie dan deze van de stad/ gemeente]volledige lijst van mogelijke toegangspunten op te nemen in de offerte. Door de inschrijver te bevestigen : aantal dagen van levering van de zendingen voorafgaand aan de week van bedeling. 1.2.6 Modaliteiten van bedeling De niet-geadresseerde zendingen van de opdrachtgever mogen in geen enkel geval samen met andere reclames onder plastiekfolie gebundeld worden. Bedeling van de huis-aan-huis niet-geadresseerde zendingen verplicht uit te voeren in alle bovenvermelde bussen (ook appartementsgebouwen, etc.). De bedeling moet gebeuren binnen 1 week of dezelfde dag (zie verplichte optie, hoofdstuk 4.3.) in de gekozen distributiezone die zich, per editie, kan uitstrekken over heel België. 1.3 Beschrijving van de verplichte opties Voor de dagelijkse nationale en internationale zendingen: o o o Ophaling en verwerking van nog niet gefrankeerde brieven: dienstverlening en prijs voor te stellen door de inschrijver zodat de opdrachtgever een beroep kan doen op een dienst om de briefwisseling dagelijks of op vaste dagen in de week op te halen in hun lokalen en die naar een toegangspunt te brengen, gevolgd door een frankering van deze briefwisseling door de dienstverlener. Deze verplichte optie is niet van toepassing op de verzending van grote volumes binnenlandse briefwisseling (categorieën C en D binnen lot 1) en op de tijdschriften (categorie F). Bedeling van een ambtshalve aangetekende zending in België die overhandigd mag worden aan een gekende persoon uit de omgeving van de geadresseerde. Zendingen van het type port betaald door de geadresseerde : dienstverlening en prijs voor te stellen, in het geval dat de aanbestedende overheid een reactie op een verzonden brief wenst te ontvangen. Voor de huis-aan-huis bedeling van niet-geadresseerde zendingen: o Dienstverlening voor het uitreiken van een niet-geadresseerde zending op een welbepaalde en vaste werkdag : dienstverlening en 12 september 2017-15/16

prijs voor te stellen door de inschrijver zodat de niet-geadresseerde zendingen op een welbepaalde en vaste werkdag (in de volledige geselecteerde distributiezone) uitgereikt kunnen worden. Bijlage: Ontwerp van mogelijke inventaris 12 september 2017-16/16