Leusden Montfoort Nieuwegein Bunnik Zeist Utrechtse Heuvelrug Baarn Woudenberg Vianen Houten De Bilt Bunschoten Soest Vademecum Crisisbeheersing Loenen Burgemeester Veenendaal Abcoude Woerden Eemnes Oudewater Utrecht Wijk bij Duurstede Renswoude Maarssen Lopik Breukelen De Ronde Venen Amersfoort IJsselstein Rhenen
Voorwoord Het vademecum crisisbeheersing voor de burgemeester is bedoeld als een beknopte handleiding bij crises, rampen en calamiteiten. Het heeft geen juridische status en vervangt niet het crisisbeheersingsplan. Het vademecum is opgedeeld in drie hoofdstukken: voor de crisis, tijdens de crisis en na de crisis. Het geeft aandachtspunten voor de bestuurder die in alle fases een grote verantwoordelijkheid heeft. Uiteraard wordt de burgemeester tijdens de crisisfase ondersteund door een gemeentelijk beleidsteam en een regionaal operationeel team. De verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden van deze crisisteams worden beknopt beschreven. In 2005 is de eerste versie van dit vademecum verschenen. Uit reacties, zowel binnen als buiten de eigen regio, is gebleken dat de toegevoegde waarde groot is. (Loco) burgemeesters hebben het daadwerkelijk gebruikt als hulpmiddel tijdens crisissituaties. Herziening bleek noodzakelijk omdat In de afgelopen periode meerdere wijzigingen zijn aangebracht in de crisisbeheersingsstructuur, zoals de herziening van de GRIP (opschaling). Ook aanbevelingen van gebruikers en deskundigen zijn meegenomen in deze herziene versie. Uiteraard wordt alles gedaan om crises te voorkomen. Mocht zich desondanks toch een crisis voordoen dan kan dit vademecum de burgemeester helpen bij de uitoefening van zijn belangrijke taak, rol en verantwoordelijkheid. Veiligheidsregio Utrecht 4e herziene druk, september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 3
Inhoud Voorwoord 3 Deel I Vóór de crisis: de koude fase 6 1 Rollen burgemeester 7 2 Sociale dynamiek bij crises: tien aandachtspunten 7 Deel II Tijdens de crisis: de warme fase 9 1 Alarmering 10 2 Crisisteams 11 3 Aandachtspunten in GBT 13 4 Rollen burgemeester 14 Deel III Na de crisis: de nafase 17 1 Aandachtspunten 18 Bijlagen 20 I Crisisbeheersingsstructuur 21 II Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) 22 III Crisisstaven 27 IV Gemeentelijke (sleutel) functionarissen 34 V Crisisbeheersingsprocessen 36 VI Standaard agenda GBT 39 VII Juridische noodmaatregelen 40 VIII Afkortingenlijst 41 IX Aantekeningen 43 Colofon 45 4 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 5
DEEL I Vóór de crisis: de koude fase 1 Rollen burgemeester In de koude fase (de normale fase buiten crises om) heeft de burgemeester een aantal belangrijke rollen. Bestuurlijk verantwoordelijkheid voor de portefeuille openbare orde en veiligheid. Dus ook voor crisisbeheersing. Periodiek overleg met gemeentesecretaris en adviseur crisisbeheersing over de stand van zaken, voortgang activiteiten en eventuele knelpunten. Enthousiasmerende rol: de burgemeester is het boegbeeld van de gemeente. Hij/zij kan door enthousiasme en overtuigingskracht veel bewerkstelligen, zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. Onder de aandacht brengen en houden van het onderwerp crisisbeheersing en het risicobewustzijn in het college. Het is immers niet denkbeeldig dat de loco burgemeester de verantwoordelijkheid krijgt bij een crisis indien de burgemeester afwezig is. Stimuleren van oefeningen en deelname daaraan. Laat ook loco burgemeesters regelmatig deelnemen aan oefeningen. 2 De sociale dynamiek bij crises: tien aandachtspunten 1 1 Een ramp of incident heeft per definitie een grote attentiewaarde. 2 Aantal en type slachtoffers beïnvloeden de maatschappelijke dynamiek. Hoe dichterbij, hoe groter de impact en hoe groter de sociale dynamiek. 3 Emotionele reacties hebben als kenmerk dat ze besmettelijk zijn: emoties roepen nieuwe emoties op. 4 Onder stressvolle omstandigheden worden behoeftes van mensen manifest. 1) Burgemeestersblad 48 (NBG), 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 7
5 Mensen verwachten bij crises dat zij antwoord krijgen op de vraag wat gaat er gebeuren? en hoe nu verder? 6 Emotionele reacties, behoeften en verwachtingen verlopen via een min of meer in tijd herkenbaar patroon: ze veranderen van karakter en nemen idealiter af. 7 Doorgaans komt de geruchtenstroom over de ramp of het incident snel op gang. Adequate (publieks) voorlichting en crisiscommunicatie zijn belangrijke instrumenten. 8 De rol van belangrijke derden kan van invloed zijn op aard en verloop van de maatschappelijke dynamiek. 9 In de beeldvorming van de crisis of de ramp staat niet automatisch het incident centraal. Soms komt de autoriteit of de (politiek/ bestuurlijke) context centraal te staan. 10 Getroffenen en de getroffen gemeenschap hebben baat bij leiderschap. De burgemeester is een beslisser, burgervader, strateeg en collegiale bestuurder. DEEL II Tijdens de crisis: de warme fase 8 Vademecum Burgemeester, versie september 2008
1 Alarmering De burgemeester wordt via de communicator (een belcomputer) gealarmeerd door de Regionale Alarmcentrale (zie instructie op pagina 11). De adviseur crisisbeheersing (ACB) wordt tegelijkertijd gealarmeerd. Overleg na alarmering met de ACB over: Informeren of alarmeren GBT. Afhankelijk van de aard van het incident of de afgekondigde GRIP fase wordt het GBT bijeen geroepen. Beeldvorming: in de eerste chaotische uren zijn hulpdiensten druk doende. Wacht nadere berichten af of probeer contact te krijgen met de lokale brandweer (OVD B), politie (OVD P) of meldkamer. NB: Wees bewust van het feit dat in veel gevallen de operationele diensten en de meldkamer overbelast zijn. Mediawatching: bewaak dat vanuit het proces voorlichting en informeren ook aandacht wordt besteed aan mediawatching. Volgen van (snelle) berichtgeving in de media en hiervan verslag doen. Dringend advies: ga terughoudend om met het direct bezoeken van de plaats van het incident. Zeker als het GBT bij elkaar moet komen. Enerzijds om hulpverleners niet voor de voeten te lopen. Anderzijds om niet te worden verleid tot te snelle reacties richting media. De ACB draagt zorg voor de alarmering van de leden van het GBT, het GMT en de actiecentra en geeft daarbij aan naar welke locatie zij moeten gaan. Telefoon Oproep Communicator 1 Indien gevraagd: toets uw persoonlijke toegangscode in. 2 Beluister het bericht 3 U krijgt de mogelijkheid om het bericht nogmaals te beluisteren. 4 Geef, indien gevraagd, aan of u binnen de gestelde tijd aanwezig kunt zijn. De communicator vraagt altijd om een bevestiging: Toets 1 voor akkoord Toets 2 voor niet akkoord Ruimte voor uw persoonlijke toegangscode: 2 Crisisteams InIn de bijlage is een overzicht van de verschillende crisisstaven opgenomen. Voor het RCBT, GBT, GMT, Gemeentelijke Actiecentra, ROT en CoPI zijn de samenstelling, rol, taak en verantwoordelijkheid beschreven. Taken van de burgemeester in het GBT Is voorzitter of regelt het voorzitterschap Bepaalt samenstelling en vergaderproces Bewaakt de vergaderorde, de agenda en de vergaderklok (zie kader) Neemt indien nodig - de noodzakelijke bestuurlijke beslissingen en koppelt deze terug naar de Operationeel Leider in het ROT in Utrecht. Vat aan het eind van iedere vergadering de besluiten en afspraken samen. De gemeentesecretaris in het GBT is adviseur voor wat betreft de gemeentelijke processen. De adviseur crisisbeheersing bewaakt het proces. 10 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 11
De burgemeester kan beslissen het voorzitterschap aan een technisch voorzitter over te laten en zich na de vergadering door het GBT te laten adviseren. Dit kan voorkómen dat hij onnodig wordt betrokken bij operationele vraagstukken en zich kan concentreren op bestuurlijke vraagstukken en het zijn van boegbeeld naar de bevolking, media en bedrijven. De vergaderklok 2) Het principe van de vergaderklok: Alle crisisstaven vergaderen gelijktijdig. Spreek met de Operationeel Leider in het ROT de tijden van de vergaderklok af. Eerste vergadering zal, gelet op beeldvorming, vaak iets meer tijd vergen. In het begin zal het noodzakelijk zijn ieder uur te vergaderen. Na verloop van tijd kan de vergaderfrequentie mogelijk afnemen. Vergader niet langer dan afgesproken. 2) Geïnspireerd door H. Kooistra, politie regio Utrecht. Gebruik de schorsing van de vergadering voor: Contact met Operationeel Leider in het ROT en eventueel collega burgemeesters, cdk en/of minister. Rapporteren over nog openstaande punten. Het voorbereiden van het perscontact, in overleg met de communicatieadviseur. Voor een uitvoerige persconferentie is er in de eerste uren onvoldoende tijd. Het perscontact kan dus maar kort zijn. Mogelijkheid voor informatie-uitwisseling tussen de crisisstaven. 3 Aandachtspunten in GBT Is het GBT volledig? Afhankelijk van de aard van de crisis kunnen adviseurs worden toegevoegd. Nieuwe ontwikkelingen kunnen ook van invloed zijn op de samenstelling van het GBT. Bij strafrechtelijke zaken: (hoofd)officier van justitie toevoegen NB: driehoeksoverleg starten buiten GBT om! Agenda vaststellen (zie standaardagenda in bijlage VI) en consequent hanteren van de agenda, ook bij volgende vergaderingen. Informeer collega s van de buurgemeente(n) en de commissaris van de Koningin. Maak afspraken over telefonische bereikbaarheid. Geen telefoons in het GBT! Overweeg noodbevoegdheden zoals noodbevel en noodverordening (bevoegdheid ingevolge de Gemeentewet). Houd rekening met grote media-aandacht. Bepaal met de communicatieadviseur een heldere communicatiestrategie. Stem een eventueel bezoek aan het rampterrein af met de Operationeel Leider en de communicatieadviseur. Denk om de eigen veiligheid! 12 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 13
4 Rollen burgemeester Er zijn vier rollen van de burgemeester in crisisomstandigheden te onderscheiden: 1 Verantwoordelijk voor de crisisbestrijding (de klassieke term opperbevelhebber ) 2 Gezicht naar de media 3 Burgervader/burgermoeder 4 Ambassadeur Aandachtspunten rol 1: verantwoordelijk voor de crisisbestrijding Focus op bestuurlijke informatie, mediagevoelige aspecten en juridische aangelegenheden. Zorg voor tijdige aflossing en besteed aandacht aan zorgvuldige overdracht aan uw loco burgemeester. Heb vertrouwen in professionals en laat de operationele crisisbestrijding aan hen over. Betrek tijdig het college, vooral de loco burgemeesters bij de crisis. Wethouders kunnen verantwoordelijk worden gemaakt voor deelaspecten. Informeer tijdig de gemeenteraad. Voorzie in reflectiemomenten. Overleg met wethouders of ervaringsdeskundigen. Zij kunnen totaal anders tegen een bepaald issue aankijken. Het Nederlands Genootschap Burgemeesters biedt professionele ondersteuning (dag en nacht bereikbaar op: 070-3738080). Denk vooruit en communiceer over te verwachten ontwikkelingen of besluiten. Schakel (juridische) expertise in Start zo spoedig mogelijk de nazorg op. Draag zorg voor zorgvuldige vastlegging van documentatie t.b.v. de verantwoordings- en onderzoeksfase na de crisis. Aandachtspunten rol 2: gezicht naar de media Realiseer dat de berichtgeving in de (nieuwe) media altijd zeer snel gaat. De eerste filmpjes staan al op you tube als de crisisteams nog bij elkaar moeten komen. Organiseer ondersteuning door deskundige communicatieadviseurs. Een regionale pool en het Expertisecentrum Risico en Crisiscommunicatie staan ter beschikking. Maak actief gebruik van de regionale rampenzender RTV Utrecht/Radio M als u speciale overheidsmededelingen heeft, die de bevolking moet weten. Besteed veel aandacht aan (de voorbereiding van) de persconferenties. Bouw daarbij regelmaat in. Ook de pers houdt niet van verrassingen. Wees open, tijdig, consequent en eerlijk. Geef alleen feiten weer (wat is er gebeurd) en laat u vooral niet verleiden tot suggesties. Indien geen nieuws te melden valt, schets dan het proces. Kondig een volgend persmoment aan. Ga niet in op suggesties t.a.v. de schuldvraag. Kondig tijdig een onafhankelijk onderzoek aan. Stem persmomenten af op de vergaderklok en voorafgaand aan belangrijke nieuwsuitzendingen. Spreek duidelijk, met overtuiging en empathie voor slachtoffers en nabestaanden. De burgervader/moeder wordt geacht vooral rust uit te stralen. Geef de ramp zo snel mogelijk een duidelijke naam. Voorbeeld: niet de ramp van Enschede, maar de Vuurwerkramp. Betrek deskundigen bij de persconferenties. Probeer nooit een taal te spreken die niet goed wordt beheerst. Advies: schakel indien nodig een beëdigde tolk in. Koester lokale en regionale media, ook als de wereldpers uw gemeente bezoekt. Geef ze extra aandacht. Dit kan cruciaal zijn voor het na traject. Laat een ervaren persvoorlichter de persconferentie leiden! 14 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 15
Sta media niet allemaal individueel te woord. De kans op verschillende boodschappen is groot en wordt altijd uitgespeeld in uw nadeel. Aandachtspunten rol 3: burgervader/burgermoeder Toon inlevingsvermogen en straal warmte en rust uit Rouw mee met de mensen en durf emotie te tonen. Geef aan dat mensen terecht kunnen bij de gemeente voor steun. Neem iedereen serieus Ga kritisch om met uitnodigingen voor praatprogramma s en amusementsprogramma s. Zorg voor persoonlijke toespraken. Betrek adviseurs en intimi daarbij. Schrijf de toespraak uit en lees deze zonodig voor. DEEL III Na de crisis: de nafase Aandachtspunten rol 4: ambassadeur van de gemeente Gebruik de positie van burgemeester in crisistijd richting medeoverheden om aandacht te krijgen voor (financiële tegemoetkomingen in) de herstelfase. Besteed zorgvuldig aandacht aan bezoekers, maar overleg tijdig over het bezoek van hoogwaardigheidsbekleders. 16 Vademecum Burgemeester, versie september 2008
Voor de gemeentelijke organisatie en de burgemeester begint het werk vaak pas na de crisis. De nafase of herstelfase is zeer belangrijk en kan vaak jaren duren. 1 Aandachtspunten in de nafase De burgemeester bepaalt wanneer wordt afgeschaald en hoelang de crisisstructuur in tact blijft. Maak ook in de nafase gebruik van de crisisstructuur indien dit wenselijk is. Het GBT kan langer door blijven draaien dan andere crisisteams. Wees bewust van het feit dat bij het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid de media een belangrijke rol spelen. Zij zullen zoeken naar schuldigen. Leg tijdig verantwoording af over het gevoerde beleid aan de gemeenteraad. Bespreek daarbij de volgende zaken: Stand van zaken Financiële tegemoetkomingen Verdelen van taken Bestuurlijk en politieke afwegingen delen Houd rekening met de schuldvraag en denk na over het starten van een eigen onafhankelijk onderzoek. Externe onderzoeken zullen zeker worden gestart. Draag zorg dat het dagelijkse leven snel weer op gang komt. Organiseer psychosociale hulpverlening en nazorg aan slachtoffers, nabestaanden en hulpverleners. Organiseer bij een crisis met vrijgekomen gevaarlijke stoffen een gezondheidsonderzoek. De GHOR kan hierbij adviseren. Ga zorgvuldig om met schadeclaims. Het gevoel bij getroffenen dat schadevergoeding serieus wordt genomen door de gemeente kan vaak psychosociale klachten voorkomen. Zeg nooit schadevergoedingen toe als dit niet kan worden waargemaakt. Bewaak dat een Informatie Advies Centrum bij de gemeente wordt ingericht waar aandacht wordt besteed aan: vervangende woonruimte, huisraad, (nood) uitkeringen en wederopbouw. Wees bewust van het feit dat er altijd personen zijn die misbruik maken van de situatie en ten onrechte gebruik maken van noodvoorzieningen. Bepaal een strategie. Besteed aandacht aan nazorg voor hulpverleners en medewerkers van de gemeentelijke organisatie. Onderschat niet de persoonlijke impact en heb oog voor de persoonlijke omgeving. Ga persoonlijke nazorg niet uit de weg. 18 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 19
BIJLAGEN I Crisisbeheersingsstructuur * I II III IV V VI VII VIII IX Crisisbeheersingsstructuur Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) Crisisstaven Gemeentelijke (sleutel) functionarissen Crisisbeheersingsprocessen Standaard agenda GBT Juridische noodmaatregelen Afkortingenlijst Aantekeningen NCC PCC COV Minister van BZK ROT CvdK RCBT GBT Burgemeester Adviseur Brandweer Adviseur Politie/ OvJ Adviseur GHOR Gemeentesecretaris ACB Communicatieadviseur Operationeel leider Sectie Brandweer GMT Sectie Politie Technisch voorzitter Sectie GHOR Procesverantwoordelijken Sectie Gemeente: hoofd sectie gemeente (uit pool gemeentesecretarissen) liaison gemeente (uit getroffen gemeente) ACB of BGC medewerker Sectie Communicatie Actiecentra voorlichten en informeren (18) opvangen en verzorgen (19) uitvaartverzorging (20) COPI Leider CoPi registratie van slachtoffers (21) voorzien in primaire levensbehoeften (22) Rampterrein Adviseur Brandweer Adviseur Politie Adviseur GHOR Adviseur Gemeente Woordvoerder VRU of Politie registratie van schade en afhandeling (23) mileuzorg (24) nazorg (25) algemene en ondersteunende processen = Opdrachtlijn = Informatielijn * Structuur per 1 januari 2009 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 21
II Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) De Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP) is in Nederland een landelijke afspraak over de opschaling van incident- en rampenbestrijding voor professionele hulpverleners als de brandweer, politie en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen. De procedures regelen opschaling op operationeel niveau op de plaats van het incident en daarnaast op bestuurlijk niveau van gemeente tot het regionale niveau. Er kan worden opgeschaald bij een daadwerkelijk incident of de dreiging daarvan (zie pagina 32). Enkele factoren die van invloed kunnen zijn op de opschaling: Kans op escalatie van het incident of crisis Aard van het incident: betreft het bron en/of effectgebied Impact op de bevolking De kracht van GRIP is dat vanuit het veld tot opschaling kan worden besloten door een leidinggevende van een operationele dienst. De andere hulpdiensten volgen deze opschaling onmiddellijk. Vanaf GRIP 2 bekrachtigt de burgemeester verdere opschaling en besluit tot afschaling. GRIP 0: Normale dagelijkse werkzaamheden: Het incident blijft binnen de gemeentegrens. De uitstralingseffecten zijn beperkt. De operationele diensten werken op een routinematige wijze volgens eigen procedures; De afstemming tussen de operationele diensten vindt plaats in het motorkapoverleg. Bij incidenten met een politiek-maatschappelijke impact wordt de burgemeester geïnformeerd. GRIP 1: Bronbestrijding Het incident blijft binnen de gemeentegrens; Het incident vraagt om een multidisciplinair gecoördineerde aanpak; Er wordt een Commando Plaats Incident (CoPI) opgestart; De functie van leider CoPI wordt vervuld door de HOvD van de brandweer, tenzij de aard van het incident reden geeft om hiervan af te wijken; De burgemeester wordt door de leider CoPI geïnformeerd over het incident, tenzij er lokaal andere afspraken zijn gemaakt; De Adviseur Crisisbeheersing (ACB) bepaalt of de liaison gemeente naar het CoPI toegaat; De liaison van de gemeente kan zonodig, in overleg met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de Adviseur Crisisbeheersing, één of meerdere gemeentelijke processen activeren; Bij twee of meer gemeentelijke processen wordt het Gemeentelijk Managementteam (GMT) actief; GRIP 2: Bron- en effectbestrijding Het incident betreft een bron- en effectgebied binnen de gemeente; Het CoPI is actief; Het Regionaal Operationeel Team (ROT) wordt opgestart; De operationele leiding in het ROT ligt bij de brandweer tenzij de aard van het incident aanleiding geeft om hiervoor een andere dienst aan te wijzen; De gemeente vaardigt een lokale liaison af naar het ROT; Er komt een kernbezetting van het Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) bijeen; Afhankelijk van de aard en de omvang van het incident worden gemeentelijke processen geactiveerd na overleg tussen de ACB en de gemeentesecretaris. Alarmering zal gebeuren door ACB of op last van de gemeentesecretaris; 22 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 23
Bij twee of meer gemeentelijke processen wordt het Gemeentelijk Managementteam actief; De piketfunctionaris van het kabinet CdK wordt in kennis gesteld; Zonodig worden burgemeesters van buurgemeenten geïnformeerd; GRIP 3: Bedreiging van het welzijn van (grote groepen) van de bevolking Er is sprake van een ramp (definitie WRZO); Het incident blijft beperkt binnen de gemeentegrens; De burgemeester treedt vanaf dit moment op als opperbevelhebber; Degenen die aan de bestrijding van een ramp of een zwaar ongeval deelnemen, staan onder zijn bevel. De burgemeester draagt er zorg voor dat: de bij de bestrijding van een ramp of een zwaar ongeval betrokken personen op passende wijze informatie wordt verschaft over een ramp die of een zwaar ongeval dat de bevolking en het milieu bedreigt of treft, de risico s die hun inzet bij deze ramp of dit zware ongeval heeft voor hun gezondheid en de voorzorgsmaatregelen die in verband daarmee zijn of zullen worden getroffen. de bevolking, de hoofdofficier van justitie, Onze commissaris in de Provincie, en Onze Minister op passende wijze informatie wordt verschaft over de oorsprong, de omvang en de gevolgen van een ramp die of een zwaar ongeval dat de bevolking en het milieu bedreigt of treft, alsmede over de bij deze ramp of dit zware ongeval te volgen gedragslijn Het CoPI, ROT en het GBT zijn volledig bemenst; De operationele leiding ligt bij de brandweer, tenzij de burgemeester een andere voorziening treft; De CdK en het Provinciaal Coördinatie Centrum (PCC) worden in kennis gesteld; De benodigde gemeentelijke processen worden geactiveerd; Bij twee of meer gemeentelijke processen wordt het Gemeentelijk Managementteam (GMT) gestart; GRIP 4: Gemeentegrensoverschrijdende ramp Het incident overschrijdt door zijn omvang of impact de gemeentegrens; De GBT s worden door het Regionaal Coördinerend Beleids- Team (RCBT) geadviseerd; De CdK is voorzitter van het RCBT; De operationele leiding ligt bij de brandweer, tenzij de burgemeester een andere voorziening treft; De samenstelling van het CoPI, het ROT, het GBT en het GMT zijn hetzelfde als in GRIP 3; Het Provinciaal Coördinatie Centrum (PCC) wordt operationeel en het Nationaal Coördinatie Centrum (NCC) wordt door het PCC in kennis gesteld; NB Het kan het zo zijn dat de gemeentelijke liaison al eerder als GRIP 1 wordt opgeroepen om gemeentelijke processen op te starten. Gemeentelijke processen kunnen zelfs bij GRIP 0 geactiveerd worden. Inzet van de gemeentelijke organisatie is niet afhankelijk van GRIP. GRIP ook bij dreiging van een incident of crisis Naast een plotselinge gebeurtenis kan een incident zich ook van te voren aankondigen. Voorbeelden hiervan zijn een dreigende dijkdoorbraak of een dreigende infectieziekte. Bij dreigende incidenten zal de opschaling anders verlopen. De opschaling is in deze gevallen veel meer beleidsmatig dan operationeel, aangezien het incident zich nog niet heeft voorgedaan. Het incident vraagt dan wel om een bepaald coördinatiealarm zonder dat alle teams binnen het coördinatiealarm actief zijn. De volgende coördinatiealarmen worden onderscheiden: 24 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 25
Voorbereidend Coördinatiealarm CoPI-alarm (GRIP 1) ROT-alarm (GRIP 2) GBT-alarm (GRIP 3) RCBT-alarm (GRIP 4) Reikwijdte van het incident Voorbereiding van een Commando Plaats Incident bij een dreigend incident. Voorbereiding van de operationele leiding bij een dreigend incident in de regio. Voorbereiding van de bestuurlijke leiding bij een dreigend incident in de gemeente. Voorbereiding van de gecoördineerde bestuurlijke leiding bij een dreigend incident in meerdere gemeenten. III Crisisstaven Regionaal Coördinerend Beleidsteam (RCBT) Voor de Veiligheidsregio Utrecht is voor grensoverschrijdende crises een bestuurlijk convenant afgesloten. Taak, rol en verantwoordelijkheid RCBT Ingeval de crises twee of meer gemeenten treft, wordt het RCBT bijeen geroepen. Het RCBT adviseert de door een crisis getroffen gemeenten en coördineert een gezamenlijke aanpak in beleid (bestuurlijke knelpunten) en crisiscommunicatie. Samenstelling RCBT Leden: voorzitter; de commissaris van de Koningin of de (plv.) voorzitter van de veiligheidsregio de (plv.) korpsbeheerder minimaal één lid van het Dagelijks Bestuur van de VRU secretaris; de directeur VRU Adviseurs: (coördinerend) gemeentesecretaris korpschef regionaal commandant van dienst brandweer Regionaal Geneeskundig Functionaris chef kabinet cdk communicatieadviseur De Operationeel Leider in het ROT legt het situatierapport van het ROT, inclusief bestuurlijke dilemma s en voorstellen voor aan het RCBT. Vestiging Het RCBT komt na alarmering bijeen in het Centrum voor Openbare Veiligheid (COV) in Utrecht. 26 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 27
In overleg tussen voorzitter en secretaris kan voor een andere vergaderlocatie worden gekozen. Alarmering De leden en adviseurs van het RCBT worden na afstemming voorzitter en secretaris gealarmeerd. Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) Taak, rol en verantwoordelijkheid GBT Het GBT adviseert de burgemeester ten tijde van de crisis bij het maken van bestuurlijke afwegingen, het nemen van beleidsbeslissingen. De communicatiestrategie, (bestuurlijke) scenario s voor de langere termijn en de nazorg. Het team heeft geen beslissingsbevoegdheid. De burgemeester als eenhoofdige leiding wel. Analyseren van bestuurlijke knelpunten op basis van Beeldvorming, Oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-principe) Nemen van bestuurlijke besluiten en terugkoppelen aan het ROT Accorderen instellen rampenzender, noodverordeningen en bevelen Vaststellen van een communicatiestrategie Nadenken over de langere termijn Uitzetten van operationele vragen bij het ROT Advisering over de nafase en de nazorg. Vooral niet doen: Operationele vragen beantwoorden. Daar is het ROT voor. Lang vergaderen Er kan sprake zijn van een kern GBT (tot en met GRIP 2) en een volledig GBT (vanaf GRIP 3). Samenstelling kernbezetting GBT Burgemeester (voorzitter) Gemeentesecretaris Adviseur Crisisbeheersing Communicatieadviseur Samenstelling volledig GBT Kernbezetting aangevuld met: Regionaal Geneeskundig Functionaris Districtschef Politie Commandant Brandweer Notulist Plotter De samenstelling kan indien nodig worden aangevuld met vertegenwoordigers van andere bij de crisisbeheersing betrokken organisaties en/of diensten, zoals de Officier van Justitie. Vestiging Het GBT is in de meeste gemeenten gevestigd in het stadhuis/ gemeentehuis. Alarmering Het (kern) GBT wordt na overleg met de burgemeester of op last van de burgemeester gealarmeerd (GRIP 2, 3 of 4). Regionaal Operationeel Team (ROT) (vanaf GRIP2) Taak, rol en verantwoordelijkheid ROT: Draagt zorg voor de gecoördineerde (operationele) uitvoering van de rampenbestrijding De leiding ligt bij de Operationeel Leider! Vertaalt beleidsbeslissingen in samenhangende opdrachten tot uitvoering 28 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 29
Geeft (on)gevraagd advies aan het GBT over: bestuurlijke dilemma s communicatiestrategie Stelt behoeften aan middelen en eenheden vast en coördineert hiervoor de logistiek Geeft namens de operationeel leider - operationele opdrachten en adviezen aan de verschillende operationele diensten. Ook aan het GMT. Samenstelling Operationeel Leider (voorzitter) Communicatieadviseur (vanuit pool) Hoofd sectie GHOR Hoofd sectie Politie Hoofd sectie Brandweer Hoofd Sectie Gemeente Liaison gemeente in het ROT Hoofd sectie kabinet CdK (indien het RCBT bijeenkomt). Informatiemanager + ondersteuning (momenteel nog niet georganiseerd wordt wel georganiseerd) De samenstelling kan worden aangevuld, naar gelang de aard van de crisis, met vertegenwoordigers van andere bij de crisisbeheersing betrokken organisaties en/ of diensten. Sectie Gemeenten in het ROT In het ROT functioneert een aparte sectie gemeenten (de gemeente als vierde operationele kolom). Deze sectie bestaat in principe uit drie functionarissen: 1 Hoofd Sectie Gemeente 2 Procesadviseur 3 Liaison gemeente Ad 1: Het Hoofd Sectie Gemeenten zit namens de lokale gemeentesecretaris in het ROT voor de operationele aansturing van de gemeentelijke processen. Het hoofd sectie gemeente onderhoudt contact met de voorzitter van het GMT. Ad 2: De procesadviseur ondersteunt het hoofd sectie gemeenten en adviseert hem over de samenhang van de gemeentelijke processen en de verdere procesgang Ad 3: De liaison van de getroffen gemeente brengt lokale kennis in Op verzoek van de getroffen gemeenten kan een beroep worden gedaan op een regionale pool die bestaat uit een aantal gemeentesecretarissen (functie hoofd sectie gemeenten) en medewerkers VRU/BGC (procesadviseur). Vestiging Het ROT is gevestigd in het Centrum voor Openbare Veiligheid (COV) gebouw aan de Briljantlaan te Utrecht. Alarmering Als het ROT bijeen moet komen worden alle ROT- leden gealarmeerd door de Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht (GMU). Alarmering van het Hoofd Sectie Gemeenten en/of de liaison gemeente in het ROT is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Gemeentelijk Managementteam (GMT) Het GMT bepaalt welke taken en activiteiten (betreffende mensen, tijd en middelen) georganiseerd en gepland moeten worden en handelen daar naar. Het GMT geeft sturing aan actiecentra en verdeelt werkzaamheden conform de afspraken of planning en bewaakt de voortgang. Het GMT wordt ingesteld als twee of meer gemeentelijke processen moeten worden opgestart. 30 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 31
Taak, rol en verantwoordelijkheid GMT Geeft leiding aan de uitvoering van de gemeentelijke processen, binnen de afstemmingsvoorwaarden van het ROT. De voorzitter van het GMT stemt de activiteiten af met het Hoofd Sectie Gemeenten in het ROT. Stuurt alle actiecentra van de gemeente aan. Zorgt voor afstemming tussen de taken van de gemeentelijke processen. Schept praktische voorwaarden om alle bestrijdingsactiviteiten geheel te kunnen beheersen. Breidt gevraagde en ongevraagde adviezen voor en legt deze voor aan het ROT. Bijstandsverzoeken afhandelen (via het ROT). Zet opdrachten uit richting de actiecentra van de betreffende gemeentelijke crisisbeheersings-processen. Samenstelling Technisch voorzitter Gemeentelijke procesverantwoordelijken Notulist/ Logboekschrijver verantwoordelijke. De Ac s bestaan uit aangewezen medewerkers. Het aantal medewerkers hangt samen met de grootte van het incident en/of de hoeveelheid uit te voeren taken. Het Commando Plaats Incident (CoPI) Zodra multidisciplinair overleg gewenst is bij een crisis, wordt ná het zogenaamde motorkapoverleg (brandweer, politie en geneeskundig), een CoPI ingericht (vanaf GRIP 1). Zoals de naam al doet suggereren wordt het CoPI nabij de plaats van het incident of de crisis ingericht en zorgt voor de operationele berichtgeving aan het ROT. Het CoPI is als volgt samengesteld: Leider CoPI (Hoofd Officier van Dienst) Adviseur Brandweer (OVD-B) Adviseur Politie (OVD-P) Adviseur Geneeskundig (OVD-G) Adviseur/liaison gemeente Woordvoerder VRU Vestiging Het GMT is in de meeste gemeenten gevestigd in het stadhuis/ gemeentehuis. Alarmering Het GMT wordt gealarmeerd na overleg met/ en op last van de burgemeester en/of gemeentesecretaris. Gemeentelijk Actiecentrum (Ac) Ieder gemeentelijk crisisbeheersingsproces heeft een eigen Ac. Een Ac staat onder leiding van een hoofd. Het hoofd actiecentrum geeft operationele leiding aan het actiecentrum en werkt, ten tijde van een crisis, onder verantwoordelijkheid van de proces- 32 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 33
IV Gemeentelijke (sleutel) functionarissen Burgemeester Bij een crisis heeft de burgemeester het opperbevel. Iedereen die voor de gemeente aan de bestrijding van de crisis deelneemt, staat onder zijn/haar bevel. De commissaris van de Koningin en/of de minister van BZK hebben de bevoegdheid aanwijzingen te geven aan de burgemeester. Over het gevoerde beleid en de genomen beslissingen tijdens de crisis moet de burgemeester achteraf verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. College van B&W Voor de voorbereiding van de crisisbeheersings-organisatie als geheel is het college van burgemeester en wethouders bestuurlijk verantwoordelijk. Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is als hoofd van de gemeentelijke organisatie eindverantwoordelijk voor de operationele en beleidsmatige voorbereiding op een crisis. Hiermee is hij de belangrijkste gemeentelijke adviseur van de burgemeester in het GBT. De gemeentesecretaris heeft dus een rol in de koude fase, de warme fase en de nafase. Liaison gemeente in het CoPI De liaison gemeente in het CoPI zit ten behoeve van de gemeentelijke processen in het CoPI. De liaison gemeente in het CoPI analyseert het incident en vertaalt dit naar de eigen gemeentelijke organisatie en treft de benodigde maatregelen /voorzieningen. zaken, relevante wet- en regelgeving en andere relevante zaken m.b.t. de ramp en/of crisis. Hij/zij bewaakt binnen het GBT de voortgang van het proces en de uitgezette acties m.b.t. de gemeentelijke processen. Procesverantwoordelijken Voor elk gemeentelijk proces is een procesverantwoordelijke aangewezen. Onder zijn/haar leiding vinden de voorbereiding op en de uitvoering van activiteiten binnen het betreffende proces plaats. De procesverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beheer van het draaiboek en het opleiden en oefenen van personeel en heeft in de warme fase zitting in het GMT. Hoofden Actiecentra gemeentelijke processen Elk gemeentelijke proces heeft een hoofd actiecentrum. Deze geeft operationele leiding aan het actiecentrum en werkt, ten tijde van een crisis, onder verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke. Hoofd Sectie Gemeente Het Hoofd Sectie Gemeente zit namens de gemeentesecretaris in het ROT voor operationele adviezen over de gemeentelijke processen. Het hoofd sectie gemeente onderhoudt contact met de voorzitter van het GMT. Het hoofd sectie gemeente kan worden ondersteund door: een liaison uit de getroffen gemeente welke voorziet in lokale kennis en een adviseur crisisbeheersing uit de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) of een medewerker van Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) van de VRU. Adviseur Crisisbeheersing in het GBT In het GBT bewaakt de ACB het proces. Hij/zij is alert op operationele versus bestuurlijke zaken, mono- en multidisciplinaire Liaison gemeente in het ROT Een medewerker van de getroffen gemeente met veel lokale kennis. Adviseert het hoofd sectie gemeente over specifiek lokale aangelegenheden. 34 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 35
V Crisisbeheersingsprocessen Cluster A: Bron en effectbestrijding Procesverantwoordelijke: Brandweer - Regionaal Commandant 1. Bestrijden van brand en emissie gevaarlijke stoffen 2. Redden en technische hulpverlening 3. Ontsmetten van mens en dier 4. Ontsmetten voertuigen en infrastructuur 5. Waarnemen en meten 6. Waarschuwen van de bevolking 7. Toegankelijk maken en opruimen Cluster B: Geneeskundige hulpverlening Procesverantwoordelijke: GHOR - Regionaal Geneeskundige Functionaris 8. Geneeskundige Hulpverlening-somatisch 9. Preventieve Openbare Gezondheidszorg (incl. inzamelen besmette waren) 10. Geneeskundige Hulpverlening-psychosociaal Cluster C: Rechtsorde en verkeer Procesverantwoordelijke: Politie Utrecht - Korpschef Regiopolitie dan wel het Openbaar Ministerie - (Hoofd) Officier van Justitie 11. Ontruimen en evacueren 12. Afzetten en afschermen 13. Verkeer regelen (verkeerscirculatie) 14. Handhaven openbare rechtsorde 15. Identificeren slachtoffers 16. Begidsen 17. Strafrechtelijk onderzoek Cluster D: Bevolkingszorg Procesverantwoordelijke: Gemeente - Burgemeester 18. Voorlichten en informeren 19. Opvangen en verzorgen 20. Uitvaartverzorging 21. Registratie van slachtoffers 22. Voorzien in primaire levensbehoeften 23. Registratie van schade en afhandeling 24. Milieuzorg 25. Nazorg Algemene en ondersteunende processen a. Alarmering; b. Communicatie; c. Logistiek d. Registratie; en Verslaglegging; e. Evaluatie; f. Archivering. De algemene en ondersteunende processen dienen door alle procesverantwoordelijken van alle disciplines te worden uitgevoerd. 36 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 37
Terroristische bedreiging Extreme weersomstandigheden Ramp op afstand Grootschalige ordeverstoringen Overstromingen Natuurbranden Paniek in menigten Uitval nutsvoorzieningen Instortingen van gebouwen Branden in grote gebouwen Ongeval in tunnels Bedreiding volksgezondheid Ziektegolf Ongeval met radioactieve stoffen Ongeval met giftige stof Ongeval met brandb.expl. stoffen Verkeersongevallen op het land Ongeval op het water Luchtvaartongeval Infrastructuur Bevolking Natuurrampen Overige Verkeer en vervoer Gevaarlijke Volksgezondheid Cluster A: Bron en effectbestrijding 1. Bestrijden van brand en emissie gev. stoffen 2. Redden en technische hulpverlening 3. Ontsmetten van mens en dier 4. Ontsmetten voertuigen en infrastructuur 5. Waarnemen en meten 6. Waarschuwen van de bevolking 7. Toegankelijk maken en opruimen Cluster B: Geneeskundige hulpverlening 8. Geneeskundige Hulpverlening-somatisch 9. Preventieve Openbare Gezondheidszorg 10. Geneeskundige Hulpverlening-psychosociaal Cluster C: Rechtsorde en verkeer 1 1. Ontruimen en evacueren 12. Afzetten en afschermen 13. Verkeer regelen 14. Handhaven openbare rechtsorde 15. Identificeren slachtoffers 16. Begidsen 17. Strafrechtelijk onderzoek Cluster D: Bevolkingszorg 18. Voorlichten en informeren 19. Opvangen en verzorgen 20. Uitvaartverzorging 21. Registratie van slachtoffers 22. Voorzien in primaire levensbehoeften 23. Registratie van schade en afhandeling 24. Milieuzorg 25. Nazorg VI Standaard agenda vergadering GBT 1 Opening - voorstelronde - bespreken gewenste samenstelling GBT - vaststellen agenda 2 Besluitenlijst laatste vergadering GBT (vanaf 2e vergadering) 3 Situatierapportage (sitrap vanuit het ROT) 3) 3 a Beeldvorming huidige situatie 3 b Beeldvorming te verwachten situatie 4 Oordeelsvorming - benoemen van keuzes/alternatieven 5 Besluitvorming - besluiten over voorstellen ROT - noodwetgeving - accorderen bijstand 6 Communicatie - beeld in de media en samenleving - advies ROT - advies communicatieadviseur GBT - bepalen persmoment 7 Samenvatten besluiten Evt. korte schorsing 4) ; terugkoppeling besluiten aan ROT 8 Scenario s langere termijn - opstarten en borgen proces nazorg 9 Volgende vergadering 3) Het ROT is gehuisvest in Utrecht. Om de eerste GBT vergadering snel te kunnen voorzien van een eerste sitrap wordt nagedacht over een eerste sitrap vanuit het CoPI. Daarna neemt het ROT die rol dan over. 4) Schorsing: tijd voor overleg Burgemeester met Operationeel Leider in het ROT en voorbereiden persmoment. 38 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 39
VII Juridische noodmaatregelen VIII Afkortingenlijst Een noodbevel is gericht tegen één of meerdere personen een noodverordening is algemeen geldend. Voorbeeld noodbevel: Jongeren mogen niet meer rondhangen in een specifieke wijk. Voorbeeld noodverordening: Niemand mag rondhangen in een specifieke wijk a) Is het/de noodbevel/noodverordening niet in strijd met relevante artikelen uit de: Gemeentewet (art. 149a, 172, 173, 174, 175 en 176); Wetboek van strafrecht (art. 184 en 443); Wetboek van strafvordering (art. 540); Grondwet (art. 6, 9, 10, 12 en 15); Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de mens en de fundamentele Vrijheden (art. 5 en 8). b) Is het/de noodbevel/noodverordening niet in strijd met: het beginsel van proportionaliteit; het beginsel van willekeur; algemene rechtsbeginselen. c) Voldoet het/de noodbevel/noodverordening aan andere kwaliteitseisen van wet- en regelgeving o.a.: doeltreffend en doelmatig; uitvoerbaar en handhaafbaar; eenvoudig, duidelijk en toegankelijk. d) Adviseer of de voorgenomen maatregelen rechtstreeks tot een of meer burgers moeten worden gericht. Zo ja: bevel ex artikel 175. van de Gemeentewet: bij voorkeur op schrift; bij aanhouden situatie overgaan naar noodverordening ex art. 176. Juridische noodmaatregelen bekend maken/ter kennis brengen aan: de gemeenteraad en tevens laten bekrachtigen, de CdK, de OvJ, het hoofd van het arrondissementsparket. Ac ACB AGS APV BGC BIR BRI BRZO BZK CBP CdK CoPI COV CPA CRAS CRIB CvD GBA GBT GGD GHOR GMS GMT GMU GRIP GS HOVD HOvJ IAC LOCC MKA NCC NN NRK Actiecentrum Adviseur Crisisbeheersing Adviseur Gevaarlijke Stoffen Algemene Plaatselijke Verordening Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Besluit Informatie inzake rampen en zware ongevallen Besluit Rampbestrijdingsplannen Inrichtingen Besluit Risico Zware Ongevallen Min. Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Crisisbeheersingsplan Commissaris van de Koningin Coördinatie Plaats Incident Centrum voor Openbare Veiligheid Centrale Post Ambulancevervoer Centraal Registratiebureau Afhandeling Schade Centraal Registratie en Informatiebureau Commandant van Dienst Gemeentelijke Basis Administratie Gemeentelijk Beleidsteam Gemeentelijke Gezondheidsdienst Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Geïntegreerd Meldkamersysteem Gemeentelijk Managementteam Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings- Procedure Gedeputeerde Staten Hoofd Officier van Dienst Hoofd Officier van Justitie Informatie- en Adviescentrum Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum Meldkamer Ambulancezorg Nationaal Coördinatiecentrum Nationaal Noodnet Nederlandse Rode Kruis 40 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 41
OL OM OOV OvD OvJ PCC PMK PU RBP RCBT ROC ROT RGF RGS RIT RIVM RRGS SGBO TGO VER Voramp VR VROM VRU V&W VWA WCPV WKR Wob WRZO Operationeel Leider Openbaar Ministerie Openbare Orde en Veiligheid Officier van Dienst Officier van Justitie Provinciaal Coördinatiecentrum Politiemeldkamer Politie Utrecht Rampbestrijdingsplan Regionaal Coördinerend Beleidsteam Regionaal Operationeel Centrum Regionaal Operationeel Team Regionaal Geneeskundig Functionaris Register Gevaarlijke Stoffen Rampen Identificatie Team Rijks Instituut voor Volksgezondheid en Milieu Risico Register Gevaarlijke Stoffen Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden Team Grootschalig Optreden Veiligheidseffectrapportage Voorlichting bij Rampen Veiligheidsrapport Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu Veiligheidsregio Utrecht Ministerie van Verkeer en Waterstaat Voedsel en Waren Autoriteit Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding Wet openbaarheid van bestuur Wet rampen en zware ongevallen IX Aantekeningen Hier kunt u naar eigen behoefte bijvoorbeeld de NAW-gegevens van leden van bijvoorbeeld het GBT, GMT, Ac s en andere contactpersonen (externen) opnemen. 42 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 43
Aantekeningen Colofon Uitgave: Veiligheidsregio Utrecht, september 2008 Samenstelling: Veiligheidsregio Utrecht, Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Vormgeving: Hendrik Flinterman Druk: Drukkerij ZuidamUithof 44 Vademecum Burgemeester, versie september 2008 Veiligheidsregio Utrecht, 2008 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de VRU.
Kobaltweg 59-61 3542 CE Utrecht Postbus 3154 3502 GD Utrecht T (030) 240 4400 F (030) 240 4444 I www.vru.nl E info@vru.nl