Inrichting PFZW administratie In dit document leest u de belangrijkste punten waar u op moet letten bij de inrichting van een administratie in de zorgsector. Stamgegevens administratiegegevens De sectorindeling op tabblad NAW is 35 Gezondheid, geestelijke en maatsch. belangen. Op tabblad Bedrijf vult u bij: o rubriek Dagen per jaar voor uurloonberekening 260 in. o rubriek Uren per week bij fulltime dienstv. 36 in. o rubriek Loondagen bij (4)-week verloning kiest voor 'Aantal loondagen van het boekjaar' (dit houdt voor 2015 in dat de 1ste vierweken periode loopt van 1 t/m 25 januari, er worden dan 17 dagen verloond) Bij Functietoets F4 BTER op tabblad PFZW vult u uw Relatienummer, contactpersoon en telefoonnummer bij PFZW in. Stamgegevens Dagcomponenten De volgende dagcomponenten zijn ingericht voor deze administratie: 4 Extra uren 5 Vakantie 9 Ziek 100% 10 Ziek 70% Stamgegevens Looncomponenten De volgende looncomponenten zijn ingericht voor deze administratie: 6 Uurloon (voor oproepkrachten) 26 t/m 30 voor de toeslaguren 32 Vrije uren over de gewerkte uren Zie de dagcomponenten in het voorbeeld en maak deze in uw eigen administratie ook zo aan. Dat geldt ook voor de onderstaande looncomponenten. Zie ook Bijlage 1 Het inrichten van looncomponenten. Stamgegevens Werknemers Op tabblad Beloning vult u de looncomponenten in die iedere periode terugkomen zoals het salaris. Op tabblad BTER zet u een vinkje bij PFZW en vult daaronder de rubrieken in voor zover ze bij u van toepassing zijn. Er zijn meerdere vakantiegeldregelingen van toepassing voor het individueel keuzebudget. Kies de juiste regelingen in de juiste rubrieken per werknemer. 1
Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW) hanteert voor de pensioenadministratie één aanleversystematiek, namelijk de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Voor een juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW, zijn de gegevens van AL uw medewerkers nodig. Medewerkers in de sector zorg en welzijn waarvan de werkgever aangesloten is bij PFZW, moeten vanaf hun 15e pensioenrechten opbouwen bij PFZW. Niet iedere medewerker is deelnemer bij PFZW. De deelneming begint op de dag dat iemand werknemer wordt, maar niet eerder dan op de eerste dag van de maand waarin iemand 15 jaar wordt en niet later dan op de dag voor het bereiken van de AOWgerechtigde leeftijd. Het begrip regelingloon (vóór UPA heette dit voltijd jaarsalaris) De basis voor het regelingloon is de situatie per 1 januari van een jaar of de datum van indiensttreding. PFZW wil altijd het regelingloon ontvangen. De vuistregel voor het bepalen van het regelingloon is: voltijd maandsalaris 12 (of 13 als in 4-wekelijkse termijnen gewerkt wordt) andere vaste looncomponenten die meetellen voor het pensioengevend salaris + 8% vakantiegeld (eventueel het afgesproken vloerbedrag) + X% eventuele structurele eindejaarsuitkering (EJU/REJU) per 31-12 van het voorgaande jaar (eventueel het afgesproken vloerbedrag) over de looncomponenten die volgens de cao voor EJU/REJU in aanmerking komen + X% eventuele werkgeversbijdrage Levensloopregeling over de looncomponenten die volgens de cao voor de werkgeversbijdrage Levensloopregeling in aanmerking komen. Andere vaste looncomponenten die meetellen voor het pensioengevend salaris In bepaalde CAO s zijn vaste looncomponenten die meetellen voor het pensioengevend salaris, zoals bijvoorbeeld een vitaliteitsbudget van 0,4%, een vast bedrag 20,00 per maand voor de zorgverzekering en een eventuele werkgeversbijdrage levensloopregeling. Deze vaste looncomponenten moeten in de looncomponenten op Functietoets F4 Resultaat bij de rubriek Pensioen aanduiding worden aangemerkt dat deze looncomponenten meetellen voor het pensioengevend salaris PFZW. De volgende salarisonderdelen behoren ook tot het pensioengevend salaris en behoren onder de noemer 'ORT' doorgegeven te worden: de toeslag, onder welke benaming ook, voor het verrichten van daadwerkelijke arbeid tijdens deze onregelmatige diensten (bereikbaarheidsdiensten en slaap- en aanwezigheidsdiensten); de extra geldelijke vergoeding in verband met het verrichten van overwerk; toeslag die uitgekeerd wordt als een werknemer een bepaalde periode niet ziek is geweest. Regelingloon wijziging in de loop van het jaar Een regelingloon wijziging in de loop van het jaar bij dezelfde werkgever hoeft u niet door te geven. Een regelingloon wijziging heeft pas gevolgen voor het regelingloon over het volgende kalenderjaar. Uitzondering bij ziekte Regelingloon wijzigingen bij ziekte in de loop van het jaar geeft u wel door. Uitzondering bij kortdurend zorgverlof Regelingloon wijzigingen bij kortdurend zorgverlof in de loop van het jaar geeft u wel door. U geeft per de eerste van het tijdvak een gewogen gemiddeld regelingloon door. Let op! Het is niet toegestaan om een aangepast regelingloon door te geven dat voor het hele jaar geldt. 2
Formule voor de berekening van de pensioenpremie OP/PP De formule voor de berekening van de pensioenpremie OP/PP = Verloonde uren voor regeling premiepercentage OP/PP (regelingloon (inclusief voltijd ORT) -/- franchise) Vanaf 1-1-2016 wordt het regelingloon in bovenstaande formule gemaximeerd op 101.519,00 (aftopping wordt gedaan over het regelingloon inclusief voltijd ORT). Formule Daarnaast wordt bij deelnemers met een Verloonde uren voor regeling groter dan 1 de premie voor het OP/PP per kalenderjaar* gemaximeerd volgens de formule = 100% premiepercentage OP/PP (maximum regelingloon -/- franchise) Formule AP De premieberekening voor het AP blijft ongewijzigd. Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) (vóór UPA heette dit definitieve deeltijdfactor bij het jaarwerk of bij uit dienst) Ieder tijdvak moet in het veld Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) voor de PFZW-regeling via het UPA-bericht worden doorgegeven. Dit geldt voor zowel de vaste als de oproepkrachten. Uren en toeslagen die deel uitmaken van de Verloonde uren voor regeling: vaste gewerkte uren; extra gewerkte uren (deze verhogen met het percentage adv-/vakantiedagen over deze uren); uitbetaalde vakantieuren tijdens dienstverband (niet bij ontslag); de toeslag die een oproepkracht ontvangt van bijvoorbeeld 13% voor adv-/vakantiedagen. De gewerkte uren hoogt u op met dit percentage; ziekengeld (meerwerk) uren en doorbetaalde WAZO uren door het UWV. Fulltime- en parttime werknemers en extra (toeslag) uren Wanneer er extra uren worden gewerkt, moet de parttimefactor worden verhoogd. Hiervoor worden de extra gewerkte uren op dagcomponent 4 geboekt. Er moet dan bij de werknemer een looncomponent worden gebruikt die rekent met dagcomponent 4 en het Soort component is Percentage over een ander looncomponent per uur, zie hieronder: Het inrichten van looncomponenten 31 Extra uren. Wanneer er een extra toeslag is over de extra uren bijvoorbeeld 50% dan moet hiervoor een looncomponent worden ingericht. U kunt op tabblad Resultaat bij de rubriek 'BTER toepassing' kiezen voor 'ORT-PFZW'. zie hieronder: Het inrichten van looncomponenten 26 Toeslag uren 50%. Wilt u meer weten over hoe de UPA er uit gaat zien, dan verwijzen wij u graag naar de link op de website van de Pensioenfederatie: Voorbeeld Een werknemer met een parttimefactor van 50% heeft een fulltime loon van 2.186,00 (uurloon: 14,01). Wanneer deze werknemer naast zijn normale uren 10 extra uren in een periode heeft gewerkt, wordt de parttimefactor verhoogd. Deze extra uren worden geboekt op dagcomponent 4. 3
De verhoging van de parttimefactor berekend voor de 10 extra uren op dagcomponent 4 worden als volgt verwerkt: CAO: 36 uren, aantal werkdagen per jaar: 260, waarde van looncomponent 31 = 111,22% 36/5 dagen x 260 = 1872 uren per jaar 1872/12 maanden = 156 uur per maand 1% van 156 uur = 1,56 111,22 / 100 x 10 extra uren = 11,122 11,122 / 1,56 = 7,102% verhoging parttimefactor van de werknemer In deze periode wordt de parttimefactor van deze werknemer 57,102% Onregelmatigheidstoeslag (ORT) ORT is een toeslag op het uurloon van een deelnemer voor het verrichten van onregelmatige diensten. Deze diensten verricht de deelnemer buiten de normale uren om. Om welke uren het precies gaat is vastgelegd in de cao. Bij de ORT hoort ook: Ziekengeld ORT Afbouw ORT De extra geldelijke toeslag in verband met overwerk Bedragen die vergelijkbaar met de ORT Omzetprovisie Bonus niet ziek (Nabetaling) ORT over vakantiedagen. Deze ORT wordt geregistreerd in het jaar van uitbetaling 4
Voorbeeld overwerk in de ORT: 10 uur + 50% extra toeslag, 10 uur op dagcomponent 4 en 10 uur op aantal regel 6 > 10 uur komt in de Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT 6 uur wordt opgenomen in tijd, 4 uur en de extra toeslag wordt uitbetaald > 4 uur komt in de Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT 10 uur wordt opgenomen in tijd, de extra toeslag wordt uitbetaald > niets komt in de Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT 10 uur + de extra toeslag wordt opgenomen in tijd > niets komt in de Verloonde uren voor regeling; niets in de ORT Oproepkrachten en ADV/vakantiedagen Indien over de extra uren ook een verhoging met het percentage ADV/vakantiedagen wordt gebruikt, gebruik dan een Tijd voor tijd regeling, zie hieronder: Het inrichten van looncomponenten 32 Vrije uren over gewerkte uren met een percentage 11,22%, zie hieronder: Het inrichten van de looncomponenten 6 en 32. Een oproepkracht heeft een uurloon van 14,01. De vakantie uren worden nu gereserveerd en deze kunnen op een later moment worden opgenomen. In de periodedetails op tabblad Dagen/Uren/Aantallen kunnen we invullen: - Dagcomponent 2 gewerkt variabel: 1 dag en 10 uur - Dagcomponent 8 Verlof: de oproepkracht neemt in deze periode 1 uur verlof op. Op tabblad Beloning: - Looncomponent 6 met een uurloon van 14,01 - Looncomponent 32 met een waarde van 11,22 Langdurig ziek Als het salaris in verband met ziekte daalt, moet u vanaf 1 januari 2013 alle wijzigingen in het voltijd jaarsalaris doorgeven. Er zijn namelijk ook CAO`s waarbij al in het 1e ziektejaar een korting op het salaris wordt toegepast. Het gaat om 170% salaris verdeeld over 2 jaar. Vanaf 1 januari 2013 bent u verplicht deze wijziging in het salaris direct aan ons door te geven. In enkele CAO s heeft de werknemer wel recht op een volledige pensioenopbouw bij een salarisdaling in verband met ziekte. In deze gevallen hoeft u geen wijziging door te geven. Verwerken in Cashlonen: In Cashlonen voegt u ziekengeldregeling 802 Ziekengeld 70% bij de werknemers op tabblad Ziekte op looncomponent 52 toe. In de pensioenregeling van de PFZW op tabblad Uitgangspunt zet u een nee bij looncomponent 52. Uw vakantiekrachten bouwen geen pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Voorwaarden van een vakantiekracht: Hij volgt dagonderwijs Zijn werk bij een werkgever vindt plaats tijdens de vakantie Zijn werk duurt nooit meer dan zes weken achtereen Zijn werk duurt over het hele jaar niet meer dan totaal zestig dagen Jaren Uren Systematiek (JUS) In steeds meer CAO's komt de jaaruren systematiek voor. Dit betekent dat er in een aantal CAO's wordt gerekend met 1878 uur op jaarbasis, terwijl tot nu toe steeds is uitgegaan van 1872 uur op jaarbasis. Voor de thuiszorg is dit 1878 uur en dat worden dus gedeeld door 7,2 uur per dag = 260,833 dagen per jaar. Dit aantal moet u invullen in de betreffende pensioenregeling op tabblad Percentages en bedragen bij de rubriek Maximum aantal premiedagen. 5
Meerdere uurtarieven? Dan per uurtarief een ander personeelsnummer Bij werknemers die bij het PFZW moeten worden aangeleverd, komt het voor dat er tegen meerdere uurtarieven wordt uitbetaald. Indien werknemers tegen één of meerdere uurtarieven worden uitbetaald, wordt er per uurtarief een nieuwe inkomstenverhouding worden gemaakt. Een inkomstenverhouding wordt in het UPA bericht geïdentificeerd door combinatie van Burgerservicenummer en nummer inkomstenverhouding. Deze moet uniek zijn binnen het tijdvak. Dit betekent in CashLonen dat wanneer een werknemer meerdere uurtarieven heeft dat u voor ieder uurtarief de werknemer moet kopiëren. Daarnaast verhoogt u op tabblad IKV het inkomstenverhoudingsnummer met 1 cijfer. Ook betekent dit voor de VCR-methode over de werknemersverzekeringen, de Zvw en de loonheffingskorting van deze werknemer(s) goed moet worden berekend. Door middel van het unieke burgerserversnummer kan in 2017 CashLonen de juiste loonheffingskorting worden berekenen en kan er rekening gehouden worden met de VCR-methode in de werknemersverzekeringen. Verdere mutaties in CashLonen Eigen Pensioenregelingen Vanaf 2017 vinden we in de pensioenregelingen van PFZW op tabblad Overige productkenmerken. Het is belangrijk wanneer u eigen pensioenregeling maakt, dat u de juiste productkenmerken toevoegt in de pensioenregeling. Administratiegegevens In de administratie gegevens op Functietoets F4 BTER vult u uw relatienummer, uw als contactpersoon en uw telefoonnummer in. PFZW wil graag weten wie zij moeten contacteren wanneer zij vragen hebben over de pensioenaangifte. Werknemersgegevens In de stamgegevens van de werknemer op Functietoets F6 BTER zet u een vinkje dat u deze werknemer wilt aanleveren voor de opgave BTER. Het vermelden van het vaste aantal uren per week of het parttime percentage is verplicht bij de stamgegevens bij een werknemer die geen oproepkracht is. Bij fulltime of parttime dienstverband met vast uren is het invullen van aantal uren is verplicht op tabblad dienstverband. Bij uurloners die geen oproepkracht zijn, moet het vast aantal uren periode week ingevuld worden, maar moet het parttime percentage leeg blijven. Bij oproepkrachten bent u verplicht de Code invloed verzekeringsplicht aan te leveren. U kiest voor deze oproepkracht code D of E op het tabblad IKV en op tabblad dienstverband wordt geen opgaaf van vaste dagen of uren opgegeven. 6
Bijlage 1 De volgende looncomponenten kunnen op de volgende wijze worden ingericht: Looncomponent 6: Uurloon 7
Looncomponent 32: Vrije uren over gewerkte uren 8
9
Bijlage 2 Voorbeeld van pensioenberekening OP/PP op basis van 36-urige werkweek Pensioenregeling wordt met terugwerkende kracht berekend In de volgende voorbeelden wordt gerekend met 7,2 cao-uren per dag, dit kan bij de verschillende cao s anders zijn) Grondslag= salaris * 12 * de verhogingen vakantietoeslag en eventuele eindejaarsuitkering / 12 Fulltime Aantal fulltime uren per periode: het aantal fulltime uren per dag * premiedagen / 12. Voorbeeld: 7,2 * 260 /12 = 156 uur. Aantal verloonde uren voor pensioen: het aantal fulltime uren per periode * parttime percentage uit de stamgegevens van de werknemer Pensioenpremie: Premiepercentage * (grondslag franchise per maand) Fulltime in- en uitdienst Het aantal verloonde uren voor pensioen bij in- of uit diensttreding: Aantal kalenderdagen van de maand in dienst / aantal kalenderdagen van de periode * het aantal fulltime uren van de periode. Bijvoorbeeld: Werknemer komt 10 januari in dienst (dit zijn 22 kalenderdag van januari in dienst), verloonde uren voor pensioen zijn 22 / 31 * 156 = 110,71 uur. Pensioenpremie: Premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 110,71 / 156 Werknemer gaat 20 februari 2016 uit dienst (dit zijn 20 kalenderdag van januari in dienst), verloonde uren voor pensioen zijn 20 / 29 * 156 = 107,59 uur Pensioenpremie: Premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 107,59 / 156 Fulltime extra uren Er zijn extra uren gewerkt, deze worden geboekt op dagcomponent 4. Bijvoorbeeld: Werknemer heeft 20 extra uren gewerkt, Verloonde uren voor pensioen = 156 + 20 = 176 uren. Parttime factor is 100% + 12,82% (20 / 156 * 100%) = 112,82% Pensioenpremie: Premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 176 / 156. Ouderschapsverlof Ouderschapsverlof wordt altijd uitbetaald met een verzuimregeling, de dagen /uren zijn te herkennen in het dagcomponent bij de rubriek 'BTER aanduiding' code Ouderschapsverlof. Bijvoorbeeld: Er is ouderschapsverlof waarvan 25% wordt doorbetaald door de werkgever. Er zijn 32 uren ouderschapsverlof, Verloonde uren voor pensioen = 156 -/- 24 (75% van 32 uur wat onbetaald is) = 132 uur Pensioenpremie: premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 132 / 156. Onbetaald verlof Onbetaald verlof wordt altijd uitbetaald met een verzuimregeling Onbetaald verlof is te herkennen in het dagcomponent bij de rubriek 'Incidentele inkomstenvermindering code onbetaald verlof en bij de rubriek 'BTER aanduiding' code Onbetaald verlof. Bijvoorbeeld: Er is 16 uur onbetaald verlof. Verloonde uren voor pensioen = 156 -/- 16 = 140 uur Pensioenpremie: premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 140 / 156. Overwerk met toeslag Er is overwerk dat tegen 150% wordt uitbetaald. Bijvoorbeeld: Er zijn 20 overuren. Verloonde uren voor pensioen = 156 + 20 = 176 uren Pensioenpremie: premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 176 / 156 + 50% van de overwerkuren. 10
Parttimer Werknemer werk 60% parttime. Verloonde uren voor pensioen = 60% van 156 = 93,6 uur Pensioenpremie: premiepercentage * (grondslag franchise per maand) * 93.6 / 156. Werknemers die met een uurloon verloond worden Bij werknemers die met een uurloon worden verloond, moet de premie met de verloonde uren berekend worden. Bij een vast aantal uren per week moet het minimum aantal uren per week ingevuld zijn. Dit moet overgenomen worden in de Contracturen van het UPA bericht en er mag geen Parttime percentage worden ingevuld. Bij werknemers die worden uitbetaald tegen een uurloon is VerLoonUrenPens gelijk aan het aantal verloonde uren. Werknemer wordt tegen een uurloon uitbetaald. Parttimefactor is 0% Verloonde uren is het aantal gewerkte uren Pensioenpremie: premiepercentage * (uurloon * verhoging (1e verhoging in pensioen) franchise per uur * aantal verloonde uren. Berekening van de pensioenpremie AP De premieberekening voor het AP blijft ongewijzigd. 11