Verslag Algemene Ledenvergadering 2017

Betreft Verslag Algemene Ledenvergadering 2017 Aanwezig Edwin Aelbers (voorzitter), Barbara Peters, Peter namens Daalman, Monique Ammerlaan Bestuur Afmelding ontvangen van Datum 7 februari 2017 Verslaglegging Betty den Boer Helma Winter, Jeroen Verbeek, Marja van Tol, Bep Heijtel, Nicole Eveleens, Jon van Luling, Katja Jacobs, Hans Grötzenbauch, Bart Moerenhout Agendapunt 1 Opening en afwezigheid Voorzitter 2 Ingekomen stukken en mededelingen 3 Goedkeuring verslag ALV 16-2-2016 4 Financieel: -financieel verslag 2016 -begroting 2017 -vaststelling contributie -IVA toeslag 2017 De bijlage winst en verliesrekening 2016 en balans 2016 is terug te vinden op de TVR website 5 Afscheid vertrekkende bestuursleden 6 Beleidszaken 2017: -presentatie door diverse commissies 7 Rondvraag Allen 8 Sluiting 9 Borrel 1 Opening en afwezigheid: De voorzitter heet alle aanwezigen en in het bijzonder Betty den Boer, van harte welkom op de Algemene Ledenvergadering van TV Rijsenhout. Betty verzorgt de notulen zodat een ieder in het bestuur zich kan focussen op zijn/haar kerntaken. Er zijn in totaal 34 aanwezigen, de presentielijst is door iedereen getekend. Er zijn 9 afmeldingen ontvangen. 2 Ingekomen stukken en mededelingen: Er zijn geen ingekomen stukken. Er wordt kort stilgestaan bij het overlijden van Evelien Walraven en Hans Martens en Edwin meldt dat Britt Spring in' t Veld, Fred Feis en Tim Martens onlangs een kindje hebben gekregen. 1

3 Goedkeuring verslag ALV 16 februari 2016: Karin Luitink vraagt naar aanleiding van het vorig verslag of men de netten op de mini banen al heeft laten zakken? Edwin vraagt Ben Vriens om dit na te gaan. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over het verslag. Het verslag is goedgekeurd. 4 Financieel: Financieel verslag 2016: De cijfers zijn terug te vinden op de website van TVR. Edwin deelt mee dat het wederom een mooi en positief jaar was op financieel gebied. Meer ééndags toernooien, een goed bezette competitie en drukker bezochte clubkampioenschappen zorgen voor een kantine omzetstijging van 10% ten opzichte van 2015 (en zelfs 14,5% ten opzichte van budget). Een geweldige prestatie die de kantine commissie onder leiding van Linda heeft neergezet! Deze omzetstijging vangt de tegenvallende sponsorinkomsten op, gebleken is, dat de ambitie groter is dan de potentie. Als we kijken naar de kostenbegroting en de kostenrealisatie zien we dat op een paar tientjes na deze zoals begroot zijn. Er zijn wel wat uitschieters zoals de Algemene kosten. Hierin zitten kosten voor het promoten van TVR om zodoende meer leden te krijgen. De baten zijn helaas lager dan de kosten, het was de eerste en laatste keer dat we op deze manier geflyerd hebben. De kosten van Onderhoud banen & park en commissie is ook iets hoger uitgevallen, de overschrijding is volledig toe te schrijven aan de nieuw aangeschafte picknick tafels op het terras. Logischerwijs zijn de inkopen van de kantine ook hoger dan begroot en dat komt natuurlijk door de hogere omzet. De marge is echter ook hoger dan begroot en dat is de tweede meevaller voor de club. Extra dan begroot bij Pand onderhoud hebben we meer (schrik en sfeer) buitenverlichting aangebracht om eventuele inbrekers af te schrikken en zijn er in de meterkast diverse verduidelijkingen doorgevoerd. Door de hogere inkomsten en de gebudgetteerde kosten is er een hoger positief resultaat dan verwacht. De afschrijving voor de renovatie van de banen en de voorziening jubileumfeest kunnen ook dit jaar gedaan worden zoals begroot. Het overgebleven resultaat zullen we voor een deel toeschrijven in Groot onderhoud pand en vervanging inventaris post op de balans. Het overige deel wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. Door de extra toevoeging aan de Groot onderhoud pand en vervanging inventaris is samen met het beschikbare geld uit het Sponsorfonds alle nieuw gekochte buitenmeubilair betaald. ->Opmerking van Sadie Ras: Er is nieuw buitenmeubilair aangeschaft maar enkele stoelen zijn nu al wankel. Wordt genoteerd en uitgezocht. 2

->Er is een vraag over de post Vordering 1000 euro. Wat houdt dat in? Dit betreft voorschotten die aan diverse commissies vooraf ter beschikking wordt gesteld om dingen aan te schaffen. Zij leggen vervolgens een bon of factuur voor. Er zijn geen vorderingen aan leden of van sponsoren. Er zijn verder geen vragen over het financieel jaarverslag. Begroting 2017: Natuurlijk hopen we weer op een goede kantine omzet maar het is verstandiger om realistische inkomsten te begroten. De contributie is begroot op de huidige stand van leden plus een aantal verwachte nieuwe leden. Kijkend naar de kosten, denken we komend jaar minder te zullen uitgeven dan afgelopen jaar. Bij de Algemene kosten geen flyers meer en er komt dit jaar geen AED cursus. Onderhoud banen en Park commissie heeft aangegeven dat er 3 nieuwe netten dienen te komen en ook de groene baanbanken zijn aan vervanging toe, vandaar het iets hogere budget. Door de deelname aan The Energy Battle (energie besparende competitie tussen verenigingen binnen de Haarlemmermeer) hebben we een goed inzicht welke apparaten veel stroom verbruiken en we verwachten een lager stroomverbruik voor het komende jaar. Uit de enquête is naar voren gekomen dat een aantal leden meer ontspanning georganiseerd willen hebben, vandaar het iets hogere budget voor de evenementencommissie. De iets hogere kosten bij Wedstrijdtennis heeft te maken met het ABN AMRO toernooi. We hebben onze jeugdleden uitgenodigd om onder begeleiding mee te gaan naar de jeugd dag en deze kosten zijn gebudgetteerd. Wat verder misschien opvalt zijn de hogere KNLTB kosten, iets wat gek is als er minder leden zijn. Dit heeft te maken met de nieuwe KNLTB website en de daaraan gekoppelde ledenadministratie en de app. Via de app kunnen we makkelijker communiceren met de leden en ook de leden onderling kunnen hiermee communiceren. Begroot in Onderhoud en beveiliging pand is de oplossing voor de tochtige klapdeuren naar de kantine toe en de vervanging van de nooduitgang bordjes in de kantine. Het hogere sponsorbudget brengt meer initiële kosten met zich mee, vandaar dit hogere bedrag. De lagere Telefoon-, internet-, radio- en tv kosten komen voort uit een verandering van aanbieder. Alles doorberekend verwachten we een zeer mooi positief resultaat. Het voorstel van de penningmeester is om de voorziening onderhoud te verdubbelen naar 12.000. Komend jaar zal zowel binnen als buiten alles opnieuw geschilderd moeten worden. Verder wordt er doorberekend wat de kosten zijn voor de bouw van een extra materiaalhok op de plek van de oud oefenmuur. Zodra dit bekend willen we zo snel mogelijk beginnen met de bouw hiervan. 3

Op het verlanglijstje staat verder nog een verbeterd toegangssysteem (eventueel met camera toezicht) en verder onderzoekt de commissie Duurzaamheid de mogelijkheden van LED baanverlichting, zonnepanelen en dubbel glas. Onderdeel van hun onderzoek is uiteraard de beschikbare subsidieregelingen hiervoor. Ook zijn er diverse offertes opgevraagd over het eventueel aanschaffen van kunststof kozijnen. Er zijn 307 actieve leden, waarvan 264 senior en 43 junior. Er waren 37 opzeggingen en 12 nieuwe aanmeldingen. Er zijn geen vragen over de begroting 2017. Kascontrole: Het is gebruikelijk dat het bestuur en de penningmeester ieder jaar wordt gecontroleerd door de kascontrolecommissie. Herman Heijtel heeft de controle voor 2016 samen met Rein Joren en Hennie Graman uitgevoerd. De controle is door hen akkoord bevonden en zij zijn tevreden over het resultaat. Het bestuur bedankt de commissie en is blij met de uitslag. Ook komend jaar wordt de kascontrole door hen uitgevoerd. Het bestuur is daar heel blij mee. Vaststelling contributie: Contributie voor 2017 is niet gewijzigd. IVA toeslag 2017: Is niet aan de orde geweest. 5 Afscheid vertrekkende bestuursleden: Conform het Huishoudelijk Reglement treedt het hele bestuur af. Herkiesbaar zijn: Peter Daalman (secretaris en vice voorzitter), Barbara Peters, Monique Ammerlaan en Edwin Aelbers (penningmeester) Niet herkiesbaar is Jeroen Verbeek. Neemt geen zitting meer in het bestuur. Niet herkiesbaar is Edwin Aelbers als voorzitter. Het bestuur stelt Marc den Boer voor als nieuwe voorzitter. Marc heeft door middel van een applaus de goedkeuring van de ALV gekregen. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Het nieuwe bestuur met ingang van 7 februari bestaat uit 5 leden, te weten: Marc den Boer, voorzitter Peter Daalman, secretaris en vice voorzitter Edwin Aelbers, penningmeester Barbara Peters, bestuurslid Monique Ammerlaan, bestuurslid Marc stelt zich kort voor en ziet het voorzitterschap met veel plezier tegemoet. Het bestuur wenst hem veel succes. 6 Beleidszaken 2017: 4

Interne wijzigingen bestuur / aanspreekpunt voor de commissies: Marc den Boer kantinecommissie Edwin Aelbers commissie park en onderhoud Peter Daalman sponsoring Kantinecommissie: Marije Dormaar, Kim den Dekker en Colette Lanser hebben zich afgemeld voor de kantinecommissie. De commissie bestaat nu alleen nog uit Linda vd Neut en Jose vd Vaart. Er is inmiddels een nieuwe oproep uitgedaan. Aanmelden kan bij de kantinecommissie. Energy Battle: Vanuit de gemeente is het initiatief gestart om Energy Battle te sponsoren en daarom is er in augustus een commissie Duurzaamheid opgericht. De commissie bestaat uit Marc den Boer, Ben Vriens, Gerard Dol, Bart Moerenhout en Peter Daalman. Doel is om te kijken waarop bezuinigd kan worden. De duurzaamheidscommissie onderzoekt de mogelijkheden van LED voor de banen, zonnepanelen en gaat op zoek naar de subsidies hiervoor. De Energy Battle is officieel 15 november gestart. Gerard licht toe dat er in dit pand nogal wat te bezuinigen valt. Er zijn kastjes geplaatst om te kijken wat er wordt verbruikt en waar winst te behalen valt. De wedstrijd duurt een jaar (tot november 2017). Leden tevredenheidsonderzoek / enquête: Monique Ammerlaan geeft een toelichting aan de hand van een korte presentatie. In totaal hebben 35 leden hebben de enquête ingevuld. Monique bedankt hen hiervoor. Enkele zaken die daaruit naar voren kwamen: -Vrijdagavondcompetitie is sinds anderhalf jaar erg populair -Voorjaarscompetitie vrijdagavond een baan beschikbaar stellen om vrij te spelen -Wordt gewerkt aan vrijwilligerstaken / leden vragen om een steentje bij te dragen (er ligt inmiddels een initiatief vanuit Henri Pieter Verheul) -Bedoeling is om dit jaar nog meer ééndags toernooien te organiseren -Enkele verbeterpunten voor de kantine worden ook opgepakt -Meubilair voor buiten is aangepakt -Feedback voor tennisschool wordt met Eric en Ron besproken -Communicatie en informatie ; het is soms moeilijk om leden te bereiken, dit komt ook in het onderzoek terug. Daarom gaan we werken met een club app. Dit is een nieuwe manier om contact te leggen met de leden. Het onderzoek wordt op de website geplaatst, feedback is welkom. Als er nog vragen zijn, kun je terecht bij Monique Ammerlaan. Monique heeft aandacht gegeven aan een tweetal evenementen: Clubkampioenschappen (dit jaar van 3 t/m 10 juni) en Schooltennis in samenwerking met Immanuel en Zevensprong op 17 maart. De KNLTB club app werkt nog niet 100% en daarom wacht de vereniging met de lancering daarvan. Voor eind februari volgt de eerste communicatie hierover aan de leden. 5

Kick off dag 17 maart 2017: Ook dit jaar wordt er een kick off dag georganiseerd als start van het nieuwe seizoen. Je kunt je dan alvast inschrijven voor bardiensten, uitleg krijgen over het nieuwe kassa systeem (Le credit sportif), er is informatie van de Tennisschool, er worden competitie ballen, boekjes en pasjes uitgedeeld en er is toss avond! Vrijwilligers: Edwin benadrukt hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor de vereniging en wil graag even stilstaan bij wat er het afgelopen jaar is gedaan buiten de normale commissie dingen om, zoals baanonderhoud, kantine diensten indelen, voorraden bijhouden, vergaderen etc. etc.: - Renoveren van de minibanen - Aanbrengen van schik en sfeerverlichting op het terras - Energy Battle Dec. 1e maand winnaar - Aanschaf vriezer in fust - Aanschaf kassa systeem - Realiseren van 10%!! omzet groei kantine - Organiseren clubkampioenschappen met eindelijk eens weer 2 nieuwe namen op het bord - Rondbrengen van fruitmanden en rompertjes - Aanschaf nieuw buitenmeubilair - Kick off - Scholen tennis - De nieuwe website - De enquête onder de leden - Openingstoernooi - Koninklijke onderscheiding van Co Grotzenbauch - Voorjaarscompetitie - Clubkampioenshappen senioren met als thema Bon Bini Beach - Open Toernooi met als thema Las Vegas - Clubkampioenschappen junioren (allemaal op 1 dag georganiseerd; succes!) - SCW jeugddagen - Het Hans Martens toernooi - Het Bas Mulder toernooi - Najaarscompetitie - Sen Jun toernooi (helaas niet afkunnen maken, nu 26 feb.) - Ladies Day met als thema Cote d Azure - Testen van de KNLTB app - Aanschaffen van een nieuwe vlaggenmast voor de sponsoren - Bestrating herstelt en uitbreiding afval containers - Alle hekken weer nagelopen en gerepareerd - Opslag hok voor de infill verbetert - Nieuwe beplanting terras - Vervanging noodverlichtingen kantine Kassa en afrekensysteem: 6

Hierover is al een aantal keren gecommuniceerd. TVR gaat over op een ander afrekensysteem en wil binnen 3 jaar cashless zijn (dus geen contant geld meer). Er is gebleken dat leden angst hebben om kantinedienst te draaien, men is bang om met contant geld over straat te gaan en om verkeerd af te rekenen. Ook anderen aanspreken op niet afrekenen van bonnen wordt als lastig en onplezierig ervaren. Ook het afgelopen jaar is er discussie geweest over een aantal niet afgerekende bonnen. Om al deze punten aan te pakken, heeft het bestuur een aantal oplossingen die aankomend seizoen worden ingevoerd: -Kantine bonnen worden afgeschaft! Je kunt straks alleen betalen via pin, contant of met KNLTB pas. -Nieuw kassa systeem, het afrekensysteem heeft tiptoetsen, dus je kunt geen rekenfouten meer maken -Betalen met KNLTB pas, je kunt straks met je KNLTB pas betalen (je kunt saldo op de pas zetten waarmee je kunt afrekenen). Saldo is zichtbaar bij afrekenen. Pinnen blijft mogelijk. Prijzen: Alle prijzen worden met 5% verhoogd, maar betaal met pin of KNLTB pas, dan krijg je 5% korting. Wil je toch contant betalen, dan krijg je de korting niet. Het afstorten van geld bij de bank kost de vereniging jaarlijks 800,- Daarom wordt contant betalen ontmoedigd. Dit komt dan ook voor rekening van mensen die cash betalen. Bezoekers van buitenaf kunnen alleen met cash of pin betalen. Vragen: ->Ria Bijker Als je met de KNLTB pas betaald moet je dan elke bestelling apart afrekenen? Antwoord Edwin: ja ->Coby Grötzenbauch Komen er meerdere prijslijsten? Antwoord Edwin: nee, er komt 1 prijslijst. In de kantine worden wel posters opgehangen waarop vermeld staat dat wanneer je met de KNLTB pas en ook gewone pin pas betaald, je 5% korting krijgt. ->Jolanda Verbeek Zijn andere tennisverenigingen hiervan op de hoogte? Antwoord Edwin: nee andere verenigingen zijn nog niet op de hoogte maar worden wel geïnformeerd i.v.m. competitie. Er zijn ook zogenaamde witte passen beschikbaar, voor bijvoorbeeld competitieteams. Daarop wordt door TVR een tegoed gezet waarmee een team kan afrekenen. Als borg zal een geldige KNLTB pas moeten worden afgegeven bij de bar. 7

7 Rondvraag Vragen: -> Lilian Castricum: Wordt er iets gedaan aan de mensen die ingedeeld zijn voor de bardienst en niet op komen dagen? Edwin: Het is heel frustrerend, het blijft een probleem. Elk jaar weer een punt op de ALV. Vorig jaar waren dit er ongeveer 10. Afgesproken dat de nieuwe voorzitter hier alert op zal zijn en zegt toe deze leden er persoonlijk op aan te spreken. ->Rein Joren: Is het een idee om nogmaals in een nieuwsbrief te vermelden hoe het wordt beleefd als iemand niet komt opdagen voor bardienst? Derrek Eveleens reageert hierop dat hij het afgelopen jaar captain of the week is geweest en hier ook mee is geconfronteerd. Soms vergeten mensen het ook echt. Misschien moet er bij de mail wellicht gevraagd worden om een leesbevestiging? Henri Pieter oppert de suggestie om de niet opkomende mensen in te delen met een buddy. Afgesproken dat deze suggesties nader worden onderzocht door Edwin en Linda. ->Rein Joren: Spreekt zijn zorg uit over afname leden bij de kantinecommissie en afnemend aantal leden (minder jeugd). Ook bedankt hij het bestuur ondanks het afnemende aantal leden toch voor hun positieve inzet. ->Henri Pieter Verheul: Er spelen toch regelmatig mensen die geen lid zijn. Hier is ook een aantal keren over gecommuniceerd. Het bestuur is hier alert op. Er ligt een offerte voor camerabewakingssysteem (en is tevens beveiliging). Ook ligt er een offerte om toegang te krijgen met KNLTB pas tot het pand. Prioriteit heeft nu het onderhoud voor binnen en buiten. Wellicht hier volgend jaar op terug komen en een besluit nemen. ->Jolanda Verbeek: Is het mogelijk om betere verlichting te plaatsen bij de kassa? Edwin zegt toe dat hiernaar wordt gekeken. 8 Sluiting Marc bedankt Edwin namens het gehele bestuur voor zijn inzet als voorzitter en tevens penningmeester de afgelopen twee jaar. Marc bedankt alle aanwezigen voor de aandacht en sluit om 21:50 uur af. 9 Borrel De vergadering wordt afgesloten met een hapje en drankje. 8