Cycloon-beleidsplan 2013 2015 Noord Nederland Drenthe, Friesland, Groningen Auteur: Stuurgroep Cycloon: Edith Leentvaar hoofd GHOR Friesland Sipke Benus, hoofd GHOR Groningen Corry Kanning, hoofd GHOR Drenthe Renco Scheper, OTO-coördinator Cycloon Cathy Kuijlen a.i. manager Cycloon Carin Kaagman, manager Acute Zorg Netwerk Noord Nederland Monique van Gent, stafassistent Acute Zorg Netwerk Noord Nederland Datum: 18 maart 2013 Versie: 0-7 definitief
Colofon Titel: Cycloon-beleidsplan 2013-2015 Auteur: Stuurgroep Cycloon Noord Nederland Datum: 18 maart 2013 Versie: 0-7 Adres: Cycloon Noord Nederland P/a Acute Zorg Netwerk Noord Nederland T.a.v. Mw. M. Van Gent Kamer De Brug 7.065 / HPC BA75 Postbus 30.001 9700 RB Groningen Telefoon: 050-3611552 E-mail: m.van.gent@umcg.nl Versiebeheer Versienummer Status 0-1 Stuurgroep Cycloon 19 september 0-2 Stuurgroep Cycloon 17 oktober 0-3 Stuurgroep Cycloon compleet 21 november 0-4 Ter reactie klankbordgroep: Aart van Walstijn GGD Drenthe Jan Willem v.d. Kouwe huisartsenkring Drenthe Sietze Kijlstra RAV Friesland Patrick Vink Tjongerschans ziekenhuis Heerenveen Annelieke Akkermans Martini ziekenhuis Groningen Marie Jose Damen, Lentis GGZ Groningen. 0-5 Ter besluitvorming ROAZ Drenthe 7 februari ROAZ Friesland 14 maart ROAZ Groningen 11 februari Groningen 0-6 Reacties ROAZ verwerkt 18 maart 2013 0-7 Definitief d.d. 18-03-2013 2
Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Risicobeeld 5 3. Cycloon 5 4. Landelijk kader 8 5. Meerjarenbeleid 2013 2015 9 Bijlagen I OTO-activiteiten per sector naar doelgroep uit Beleidsplan 2011 2013 12 II Flowschema besluitvorming aan het ROAZ en LNAZ 16 3
1. Inleiding Voorliggend beleidsplan is tot stand gekomen in samenwerking met de ROAZ-partners Noord Nederland en de stuurgroep Cycloon. Het beleidsplan van Cycloon beschrijft de missie, doelstellingen en activiteiten voor de periode 2013 2015 en is gebaseerd op het Cycloon businessplan 2012 2016 1 waarin de financiële onderbouwing is meegenomen 2. In voorliggend beleidsplan wordt beschreven wat Cycloon in de komende jaren wil doen om de voorbereiding op rampen en crisis in de zorgsector Noord Nederland op een hoger plan te brengen. Het uitgangspunt: Van Voor en Door de Zorg is de kern van de aanpak van Cycloon en loopt als een rode draad door dit beleidsplan heen. De concrete uitwerking van dit beleidsplan wordt beschreven in het Cycloon OTO-jaarplan 2013. Het beleidsplan is een vervolg op het Cycloon beleidsplan van 2011 2013. De focus op de faciliterende en aanjaagrol van Cycloon in het aanbod van OTO-activiteiten ter voorbereiding van sleutelfunctionarissen in zorginstellingen op rampen, wordt in het beleidsplan voor 2013 2015 voortgezet. Dit is de uitdrukkelijke wens geweest van ketenpartners om Cycloon te positioneren. De rol van Cycloon is de ketenpartners te faciliteren in de OTO-planning en -uitvoering. Cycloon geeft dit vorm door de procedure OTO-aanvraag stimuleringsgelden. Daarnaast vervult Cycloon de rol van makelaar in het aanbod van trainers en OTO. Het is de verantwoordelijkheid van een zorginstelling zelf om de vakbekwaamheid van haar sleutelfunctionarissen te borgen ten behoeve van een goede voorbereiding op rampen. 1 Cycloon Businessplan 2012 2016 vastgesteld in ROAZ Drenthe, Friesland en Groningen, d.d. september 2011 2 Afgesproken is in het ROAZ van 26 september 2011 dat vanwege de tijdelijkheid van de stimuleringsgelden, dit punt medio 2013 terug op de agenda komt met de actuele stand van zaken op dat moment. 4
2. Risicobeeld Een goede oriëntatie op het gewenste niveau van Opleiden, Trainen & Oefenen (OTO) voor Cycloon Noord Nederland en de hiertoe te hanteren werkwijze, begint bij een verkenning van de actuele risico s. Risico s die nationaal 3 zeer waarschijnlijk worden geacht, met naar verwachting ook een grote (ernstig tot catastrofaal) impact, zijn: ernstige grieppandemie, beïnvloeding van het openbaar bestuur, verstoring van het IP-netwerk (o.a. internet), criminele inmenging in vitaal bedrijfsleven, extreme weersomstandigheden, politiek extremisme, al dan niet met geweld, moedwillige uitval van ICT in de vitale sector en landelijke blackout elektriciteit. De drie veiligheidsregio s Groningen, Friesland en Drenthe stellen periodiek een regionale risicobeoordeling op; de regionale risicoprofielen. Zij zijn daartoe verplicht op grond van de Wet Veiligheidsregio s (WVR). Alle veiligheidspartners binnen de provincie conformeren zich aan deze multidisciplinaire risicoanalyse van de betreffende veiligheidsregio wat betreft de externe risico s. Gemeenten, hulpdiensten en ketenpartners dienen zich op basis van deze profielen monodisciplinair en gezamenlijk voor te bereiden. Binnen de witte kolom gebeurt deze voorbereiding sectoraal (ziekenhuis, ambulancesector, huisarts of verzorgingshuis) en intersectoraal (tussen de zorgketenpartners). Concreet betekent dit dat de zorginstelling zijn/haar risico s zowel extern als intern vast moet stellen en op basis van een risicoanalyse maatregelen dient te treffen om de gevolgen te voorkomen of te beperken. De zorgsector herkent zich in de relevantie van de volgende crisistypen: pandemie, nucleair, chemisch, overstroming, zoönosen (dierziekten die overslaan op mensen), uitval nutsvoorzieningen en/of vitale infrastructuur, extreme weersomstandigheden, sociaal maatschappelijke incidenten en evenementen met een verhoogd(e) veiligheidsimpact/risico. De tabel 1 geeft hieronder weer welke risico s worden benoemd door de vertegenwoordigers van de zorgketenpartners (klankbordgroep) en waarvan men verwacht dat ze de meeste kans hebben om in de provincies voor te komen. Voor de Ambulancezorg is essentieel dat er brandstof beschikbaar is. Tabel 1. Risico s per provincie Groningen Friesland Drenthe Risico s 1. Ziektegolf 1. Ziektegolf 1. Ziektegolf - NB Beademing kinderen 2. Extreem weer; ongeval op water 2. Extreme weersomstandigheden 2. Extreme weersomstandigheden: - gevolgen voor ouderen. 3. Uitval nutsvoorzieningen 3. Uitval nutsvoorzieningen 3. Groningen Airport Eelde 4. Groningen Airport Eelde 4. Incident op ruim water (veerboot/grote rondvaartboot) 5. gebouwen kliniek, brand, terrorisme 4. Uitval Nutsvoorzieningen 5. Flitsramp: groot verkeersongeval 6. Communicatie via social media Voor een goede start van de opgeschaalde zorg en de aansturing in een ramp c.q. crisis neemt de meldkamer een belangrijke positie in. 3. Cycloon Cycloon is ontstaan door de nadrukkelijke wens van ketenpartners in 2011 om een faciliterende organisatie neer te zetten waarin de OTO-activiteiten voor hen gezamenlijk worden geregeld. Het was het verzoek van ketenpartners om gebruik te maken van gezamenlijk ontwikkelde formats. Het was de wens bij de zorginstellingen om juist nu én in de toekomst voor hen de belangrijke aanjaagrol te (blijven) vervullen in de regio voor de ontwikkeling van zorgcontinuïteitsplannen o.a. rampenopvangplannen en OTO-activiteiten. 3 Nationale Veiligheidsstrategie 2008 5
Deze rol en de uitwerking hiervan vindt zijn formele vastlegging in het Businessplan Cycloon 2012 2016, dat door de ROAZ-en Noord Nederland is geaccordeerd in september 2011. Om dit bovenstaande te bewerkstelligen is de volgende missie geformuleerd. Cycloon vervult op het verzoek van het ROAZ een voortrekkers- en faciliterende rol voor zorginstellingen in: De kennisontwikkeling op het terrein van de voorbereiding op rampen. De kwaliteitsborging van het aanbod van de OTO-producten De advisering over de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen De aanjaagrol in de ontwikkeling van zorgcontinuiteitsplannen o.a. rampenopvangplannen en OTO-activiteiten. De regionale uniformiteit in de OTO-activiteiten en de toegevoegde waarde hiervan. De doelstellingen van Cycloon zijn: Het ondersteunen van de zorgketenpartners in het gezamenlijk maken van afspraken over zorgcontinuïteit en opgeschaalde zorg, over de voorbereiding daarop en het aantoonbaar kunnen maken aan de buitenwereld. Het borgen van de kwaliteit van het OTO-aanbod in zorginstellingen door het afspreken van vaste procedures, zodat de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus) wordt gevolgd. Duidelijkheid creëren in rollen van de zorginstellingen ten tijde van het rampenopvangproces Zorginstellingen faciliteren in de voorbereiding op rampen door te coördineren in het aanbod van OTO-activiteiten, opdat zij zelf de verantwoordelijkheid voor de borging van vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen oppakken 4. Belangrijke uitgangspunten die Cycloon hanteert zijn: Zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de voorbereiding op rampen door borging van de vakbekwaamheid van hun sleutelfunctionarissen. Het door het ROAZ geaccordeerde Cycloon businessplan 2012 2016 en beleidsplan 2013-2015 vormen het kader. Cycloon is geen opleidingsinstituut. Cycloon coördineert het aanbod van OTO-activiteiten zodanig dat een samenhangend OTO-aanbod tot stand komt. Cycloon opereert zonder winstoogmerk voor de zorginstellingen in Noord Nederland. De activiteiten worden Van, Voor en Door de zorg georganiseerd door het opleiden van eigen medewerkers ten behoeve van een poule met trainers en de inzet daarvan. De activiteiten worden geborgd in bestaande kwaliteitssystemen van de betrokken zorginstellingen. Leerervaringen uit oefeningen en evaluaties van daadwerkelijke inzetten moeten structureel en systematisch leiden tot bijstelling van de planvorming (conform de PDCA-cyclus). Cycloon is signalerend naar het ROAZ Groningen, Friesland en Drenthe daar waar de voorbereiding op rampen achterblijft op de gemaakte afspraken in het Cycloon beleidsplan 2013-2015. Jaarlijks evalueren partijen in het ROAZ het Cycloon beleidsplan 2013-2015 en stellen dit bij evenals hun eigen rampenopvangplan en OTO-jaarplan. Cycloon-organisatie In Noord Nederland hebben de ketenpartners van het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) er voor gekozen een stuurgroep Cycloon in te stellen die richting geeft aan het beleid en de besteding van de OTO-stimuleringsgelden. In de stuurgroep Cycloon worden besluiten voorbereid, waar in het ROAZ daadwerkelijk een besluit over wordt genomen. De stuurgroep Cycloon is samengesteld uit de hoofden van de GHOR Groningen, Friesland, Drenthe, de manager van het AZNNN (voorzitter) en de OTO-coördinator. Het is de GHOR die een verantwoordelijkheid heeft in het maken van de afspraken met zorginstellingen over de voorbereiding op rampen. In het verband van Cycloon geeft zij hier mede uitvoering aan. De besteding van de gelden wordt door de stuurgroep Cycloon voorbereid en in de ROAZ-en van Drenthe, Groningen en Friesland besproken en vastgesteld. De financiële verantwoording over deze gelden naar de landelijke stuurgroep OTO gebeurt door het Acute Zorg Netwerk Noord Nederland (AZNNN). 4 In het Cycloon beleidsplan 2011 2013 is het gewenste niveau beschreven. 6
Om de gezamenlijke borging van de OTO-activiteiten in Noord Nederland duurzaam tot stand te brengen werkt Cycloon op basis van het principe van, voor en door de zorg. Wanneer er nieuwe OTO-activiteiten dienen te worden ontwikkeld omdat ze niet beschikbaar zijn, vindt dit door de OTOcoordinator plaats in nauw overleg met de OTO-ontwikkelgroep (vertegenwoordiging van een aantal ketenpartners). Via de platforms, zoals het ZiROP-platform (ziekenhuizen), RAV-platform, GGD-platform, en huisartsenplatform (HAROP), wordt gewerkt aan kennisdeling, ontwikkeling van OTO- activiteiten en afstemming. Binnen Cycloon is de Cycloon Academie opgenomen om de kwaliteitsborging van de OTO-producten te toetsen en te beheren. De Academie Cycloon is gelieerd aan de Academie voor Gezondheidszorg van Stichting Hanzeplein Groningen. Figuur 1 Netwerkorganisatie Cycloon Regionaal Overleg Acute Zorg Opdrachtgever en besluitvormer Voorzitter manager AZNNN Stuurgroep Cycloon Opdrachtnemer en regisseur Cycloon Academie Kwaliteitsborging onderwijs Hoofden GHOR bureaus AZNNN bureau (voorzitter) Cycloon Frontoffice Praktisch organisatie Cycloon Ontwikkelgroep Ontwikkeling OTO producten 7
4. Landelijk kader Op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen en de Kwaliteitswet Zorginstellingen zijn zorgaanbieders en diensten in de zorg zelf verantwoordelijk voor hun preparatie op rampen en voor de bijbehorende infrastructuur. Het leveren van verantwoorde zorg in bijzondere omstandigheden vereist extra en bijzondere vaardigheden die (kunnen) afwijken van het reguliere, dagelijkse werk. De Wet Veiligheidsregio s geeft aan dat elke veiligheidsregio een goed geoefende organisatie ter beschikking moet hebben voor rampenbestrijding en crisisbeheersing. De GHOR is verantwoordelijk voor ketenkwaliteit van de geneeskundige kolom. De zorginstellingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid. Landelijk beleidskader OTO Op basis van de landelijke OTO-stimuleringssubsidie is de regio Noord Nederland eind 2008 voortvarend aan de slag gegaan zich goed voor te bereiden op de opgeschaalde acute zorg. De uitkomsten van de statusanalyse van het NIVEL in 2010 en de uitdrukkelijke wens van de landelijke stuurgroep OTO en de ALV van het Landelijk Netwerk Acute Zorg hebben in 2012 geleid tot het landelijke beleidskader Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO). Dit beleidskader is op 19 juni 2012 vastgesteld en een belangrijk onderdeel hiervan is het kwaliteitskader. Het doel van het landelijk beleidskader is een verdere uniformering tussen de regio s en vaststelling van de landelijke projectstructuur en een heldere verantwoording van de regio s over de besteding van de OTO-stimuleringsgelden aan de landelijke stuurgroep OTO. De regionale netwerken acute zorg geven leiding aan het OTO stimuleringsprogramma. De ROAZ regio s moeten verantwoorden naar de landelijke stuurgroep OTO naar welke ketenpartners OTO stimuleringsgelden zijn gegaan en voor welke OTO activiteiten deze zijn aangewend. Een belangrijk verschil met het OTO-beleid van de regio Noord Nederland ten opzichte van het landelijk beleidskader is de visie op zorgcontinuïteit. Het landelijk beleidskader is meer gericht op de externe rampen met gevolgen voor de zorgcontinuïteit, waarbij teruggegrepen wordt naar het OTO convenant 2008. In de regio Noord Nederland is de visie op zorgcontinuïteit breder en wordt ook gekeken naar andere vormen van disbalansen. Bijvoorbeeld uitval ICT, uitval Nutsvoorzieningen, grieppandemie, etc. Een uitzondering wordt gemaakt voor de Bedrijfshulpverlening, die tot de reguliere activiteiten van een instelling behoort. In alle gevallen van disbalansen kan dezelfde crisisorganisatie worden ingezet, afhankelijk van de crisis kunnen adviseurs/experts aan het crisisteam worden toegevoegd. Landelijk kwaliteitskader Crisisorganisatie en OTO Het Kwaliteitskader Crisisorganisatie en OTO; aantoonbaar beter voorbereid op rampen en crises van de zorgsector bevat duidelijke normen voor het voorbereiden op continuïteit van zorg tijdens crisissituaties. Het kwaliteitskader is opgesteld op basis van bestaande leidraden 5, rapporten, handreikingen die al in de zorgsector worden toegepast en effectief blijken. De voorbereiding op rampen en crises is echter volop in ontwikkeling. Dit betekent dat het kwaliteitskader de komende jaren nog verder wordt aangescherpt. Het kwaliteitskader geeft nu het minimale niveau de ondergrens weer, waaraan de zorgsector moet voldoen bij de voorbereiding op rampen en crises. Aan het kwaliteitskader is een toetsingscomponent toegevoegd, zodat instellingen kunnen onderzoeken of daadwerkelijk aan de normen wordt voldaan. De toetsing kan een zorginstelling zelfstandig uitvoeren en/of er kan regionale toetsing plaatsvinden door intercollegiale visitatie en externe toetsing door de IGZ. 5 Leidraad Zirop 2009; Leidraad OTO; model GROP rampenopvangplan GHOR Nederland 2009 8
5. Meerjarenbeleid OTO 2013 2015 5.1 Doelgroepen Cycloon en beoogde resultaten De doelgroepen van Cycloon zijn primair de ziekenhuizen, GGD-en, RAV-en, huisartsen en GGZ van Noord Nederland. 6 De GGZ behoort bij de primaire doelgroepen vanwege hun primaire taak ten tijde van een crisis in de psychosociale nazorg. Secundair zijn dit de verpleeg- en verzorgingshuizen en de thuiszorg van Noord Nederland. Resultaten die voor de primaire doelgroepen van de Noord Nederlandse zorginstellingen in 2013 2015 worden beoogd zijn 7 : Aantoonbare borging van de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau (doelgroep 1: alle medewerkers die kunnen worden opgeroepen om zitting te nemen in het crisisbeleidsteam / coördinatieteam / supportteam). Aantoonbare borging van de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen die bijzondere (niet regelmatig en regulier voorkomende) taken uitvoeren in een crisissituatie op coördinerend / operationeel niveau (doelgroep 2). Overige medewerkers die moeten werken in de opgeschaalde organisatie maar hun reguliere werkzaamheden uitvoeren, moeten goed geïnformeerd zijn (doelgroep 3). Voor de secundaire doelgroepen wordt beoogd vakbekwaamheid te borgen voor het Crisisbeleidsteam (CBT). Hier ligt de focus voor OTO op de doelgroep sleutelfunctionarissen in het CBT. In bijlage I is specifiek uitgewerkt welke OTO-activiteiten per sector en doelgroep van belang zijn. 5.2 Beleidspeerpunten 2013-2015 Cycloon formuleert de volgende beleidsspeerpunten voor 2013 2015. Zorgcontinuïiteit De kracht van Cycloon, is flexibiliteit en een duidelijke visie op zorgcontinuïteit. Met deze visie lijkt Cycloon verder te zijn, dan de landelijke stuurgroep OTO. De visie van het ROAZ in het licht van het landelijk beleidskader OTO 2012 dient in dialoog in de ROAZ vergaderingen van het 1 e kwartaal 2013 nadere aanscherping. Naast de ROAZ-partners zijn er in de regio ook andere partners die gebruik maken van OTOactiviteiten, zoals de verpleeg- en verzorgingshuizen. Bewoners van verpleeg- en verzorgingstehuizen zijn een kwetsbare groep in onze samenleving. Het is daarom van groot belang dat deze zorginstellingen zich goed voorbereiden op mogelijke calamiteiten, crises en rampen, zodat de zorgcontinuïteit wordt gewaarborgd en waarbij wordt aangesloten op de regionale crisisorganisatie. Het landelijk beleidskader biedt voldoende ruimte om uitvoering aan te geven aan CBT-trainingen voor koepelorganisaties in de V&V sector. Kwaliteitsborging en samenhang in OTO Zorginstellingen borgen zelf aantoonbaar de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen door OTO-activiteiten per doelgroep ( zie bijlage I) en registratie hiervan met behulp van OTOtaakkaarten. Afhankelijk van de ontwikkelingen per doelgroep worden de OTO-activiteiten bijgesteld. De borging wordt mede vormgegeven door de website van Cycloon die het mogelijk maakt dat registratie van oefeningen en trainingen op zorginstelling en medewerker niveau kan plaatsvinden. Cycloon constateert dat er meer samenhang in het Opleiden Trainen en Oefenen gecreëerd kan worden. Cycloon gaat het huidige OTO-aanbod evalueren met als doel meer samenhang in het OTO-aanbod aan te brengen. 6 Convenant inzake Opleiden, Trainen en Oefenen ter voorbereiding op rampen en crises d.d. 16 oktober 2008 7 Hierop wordt voortgeborduurd op de lijn die in het beleidsplan van de voorgaande periode is uitgezet. 9
Bedrijfsvoering Cycloon In 2013 wordt de werkwijze van de nieuwe OTO-beleidscyclus ingevoerd. In het eerste kwartaal 2013 is de website Cycloon gereed, die het mogelijk maakt dat: o OTO-activiteiten en inzet van medewerkers, trainers en instructeurs geregistreerd o worden. overzichten en managementrapportages ten behoeve van de regio en landelijk eenvoudig zijn aan te leveren. Verantwoording over de besteding OTO-stimuleringsgelden geschiedt via de procedure landelijk Beleidskader OTO, meer concreet de webapplicatie OTO-projector. Dit is het landelijke instrument voor uniforme verantwoording van de OTO-stimuleringsgelden. In verbinding met ketenpartners en ROAZ De voorbereiding op rampen vereist voortdurende aandacht op strategisch niveau. De binding met ketenpartners vergt daarom voortdurend de aandacht. In 2013 stelt Cycloon zich als doel om gezamenlijk (GHOR met OTO-coördinator) in gesprek te gaan met ketenpartners over voorbereiding op rampen en crises en de hiermee samenhangende OTO-activiteiten. Daarnaast biedt dit de mogelijkheid om wederzijdse verwachtingen te bespreken. Meten van effecten van OTO Cycloon wil in de periode 2013-2015 inzicht in de effecten van de OTO-activiteiten in de regio Noord Nederland in relatie tot de gedane investering van zorginstellingen. Worden de juiste voorbereidingen getroffen voor cirsisbeheersing in de zorginstellingen in Noord Nederland? Om zorginstellingen te ondersteunen bij het aantoonbaar maken van een goede voorbereiding op rampen zijn twee instrumenten beschikbaar vanuit het kwaliteitskader OTO: 1. een zelfevaluatie-instrument; 2. een visitatie-instrument. Noord Nederland heeft goede ervaringen met het zelf ontwikkelde visitatie-instrument op het traumazorgproces in ziekenhuizen. Hierin zou zo mogelijk ook het proces van de voorbereiding op rampen kunnen worden meegenomen, in ieder geval voor de ziekenhuizen. Het implementatieplan betekent dat in een cyclus de ziekenhuizen en GGD-en gevisiteerd gaan worden in de mate van voorbereiding op rampen. Voor de huisarten en ambulancezorg zal in de tweede helft van 2013 het visitatiemodel worden uitgewerkt. Professionalisering organisatorische structuur Cycloon De kern van de Cycloon structuur bestaat uit een OTO coördinator die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het regionale OTO-meerjarenbeleid in Noord Nederland. De OTO-coőrdinator stuurt de drie oefenleiders aan die vanuit de GHOR uit de drie provincies wordt geleverd. In 2012 is een begin gemaakt met de invulling van de functie van oefenleider in de drie provincies. Van belang is de functie van oefenleider in 2013 verder te professionaliseren zodanig dat per provincie een duidelijk aanspreekpunt is voor OTO-activiteiten en dat er sprake is van korte lijnen met ketenpartners voor het kunnen uitvoeren van OTO-activiteiten. In het businessplan Cycloon zijn afspraken gemaakt voor de inzet van de drie oefenleiders vanuit de GHOR voor 0,5 fte voor de periode van twee jaar, te weten 2012 2013. In de tweede helft van 2013 wordt deze werkwijze in de stuurgroep Cycloon geëvalueerd en wordt het vervolg besproken. In het kader van de voorbereiding op rampen vervult de crisiscoördinator een essentiële rol in de zorginstellingen in Noord Nederland. In het landelijke beleidskader OTO is de crisiscoördinator de spin in het web in de preparatie op crisisbeheersing (koude fase) en in de warme fase adviseur en ondersteunend. Cycloon vindt het belangrijk dat in de regio de functie van crisiscoördinator goed gepositioneerd en belegd wordt. Ook in het landelijke beleidskader wordt het positioneren van de crisiscoördinator als erg belangrijk aangemerkt. Een belangrijke impuls hiertoe is de opleiding Crisiscoördinator Zorginstellingen en de deelname van crisiscoördinatoren aan platforms. 10
Duurzame inbedding OTO/Cycloon in Noord Nederland Door investering in het Van Voor en Door de Zorg principe, in de vorm van een eigen poule van trainers is de regio Noord Nederland voor een deel zelfvoorzienend in het kader van het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO). Belangrijk hierin is dat ketenpartners gezamenlijk de handen op elkaar houden voor de investering van hun mensen in het docentschap in trainingen en de instandhouding van de Cycloon organisatie, die nodig is voor de organisatie en borging van OTO. In het Businessplan Cycloon 2012 2016 heeft Cycloon een aantal scenario s doorgerekend dat mogelijkheden geeft voor de regio wanneer de stimuleringsgelden minder worden. In het ROAZ is in 2011 besloten dat zolang de stimuleringsgelden er zijn Cycloon op basis hiervan wordt vormgegeven conform het Businessplan. Wanneer de stand van zaken rondom de stimuleringsregeling wijzigt, zal opnieuw besluitvorming over de invulling en financiering van Cycloon aan de orde zijn in het ROAZ. 11
Bijlage I OTO-activiteiten per sector 8 Onderstaand worden de OTO-activiteiten per sector beschreven. Achtereenvolgens betreft het de sectoren: ziekenhuizen, ambulancevoorzieningen, huisartsendiensten/huisartsen, GGD, GGZ, thuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuizen. Het geeft met welke activiteiten een basaal niveau ten behoeve van de aantoonbare borging per sector wordt bereikt. De minimum norm is op basis van analyse van competenties en de ervaringen van afgelopen jaren vastgesteld. Doelstellingen voor de Noord Nederlandse zorginstellingen zijn: 1. Aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau (doelgroep 1: alle medewerkers die kunnen worden opgeroepen om zitting te nemen in het crisisbeleidsteam / coördinatieteam / supportteam). 2. Aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers die bijzondere (niet regelmatig en regulier voorkomende) taken uitvoeren in een crisissituatie op coördinerend / operationeel niveau (doelgroep 2). 3. Informeren van overige medewerkers die moeten werken in de opgeschaalde organisatie maar hun reguliere werkzaamheden uitvoeren (doelgroep 3). Ziekenhuizen: Doelgroep 1: o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming en ZiROP). Doelgroep 2: o Alle medewerkers van de SEH doen jaarlijks mee aan een ETS-oefening of realistische oefening. o Alle medewerkers volgen voorafgaand de Trainbox ZiROP SEH o De afdelingen IC, OK en recovery doen mee aan ketenoefeningen met ETS of realistische oefeningen. o Het team familieopvang voert tenminste eenmaal in de twee jaar een realistische oefening uit. Doelgroep 3: o Heeft de ZiROP-film opgeschaalde zorg gezien. Ambulance voorzieningen Doelgroep 1 (nog niet uitgewerkt in de huidige methodiek van Cycloon): o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). o Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming. Doelgroep 2: o Alle medewerkers van de meldkamer met een rol in de opgeschaalde zorg nemen jaarlijks deel aan een oefenactiviteit (XVR, ETS, realistisch). Voorafgaand aan de oefening wordt de Trainbox meldkamer in de opgeschaalde zorg gevolgd. o Alle rijdende medewerkers op de ambulance nemen jaarlijks deel aan oefenactiviteiten (XVR, ETS, realistisch). Voorafgaand aan de oefening wordt de Trainbox opgeschaalde zorg gevolgd. Doelgroep 3: o Heeft eenmaal in de twee jaar de ZiROP-film opgeschaalde zorg gezien, waarin ook het pre-hospitale deel wordt belicht. 8 Beleidsplan Cycloon 2011-2013 12
Huisartsendiensten / huisartsen Doelgroep 1: Crisisteams Huisartsenzorg Nemen jaarlijks deel aan de Oefening Crisisteam (1 dagdeel) op termijn met meerdere partners uit de witte kolom en eventueel multidisciplinair. De oefening vindt plaats voor elk crisisteam (dus per provincie). Een select aantal deelnemers van de Crisisteams volgen eenmalig de training Crisiscommunicatie/Mediatraining (2 dagdelen). Deelnemer is in elke geval de directeur van de huisartsenpost en daarnaast één of twee andere deelnemers uit het crisisteam waarvan verwacht wordt dat zij de pers te woord zullen staan. Deze training(en) worden regiobreed en/of Noord Nederlands aangeboden. Doelgroep 2: ondersteunende medewerkers Crisisteam Huisartsenzorg Nemen jaarlijks deel als ondersteuning aan de Oefening Crisisteam (1 dagdeel) op termijn met meerdere partners uit de witte kolom en eventueel multidisciplinair. De oefening vindt plaats voor elk crisisteam (dus per provincie). Volgen eenmalig de training loggen/plotten (1 dagdeel). Doelgroep 3: individuele huisartsen 9 ) Volgen tweejaarlijks de simulatieoefening Huisartsenzorg onder crisisomstandigheden. De oefening vindt plaats in de avonduren, duurt 3,5 uur en kent 3 accreditatiepunten. Volgen eenmalig de E-learningmodule Kennismaking met het HaROP. Het volgen van de E- learningmodule duurt 1 uur en kent 2 accreditatiepunten. GGD In het eerste jaar wordt een inhaalslag gerealiseerd om enerzijds de kennis en vaardigheden van betrokken sleutelfunctionarissen te ontwikkelen en anderzijds de medewerkers in het algemeen te informeren over de (globale) inhoud van het GROP (GGD-rampenopvangplan). In het tweede tot en met vierde jaar worden de verworven vaardigheden onderhouden door scenario-oefeningen (tabletop) en realistische oefeningen. Doelgroep 1: o Iedere sleutelfunctionaris volgt een basiscursus crisisbeheersing en crisisbesluitvorming. o Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een scenario-oefening (tabletop) waarin een specifiek scenario wordt beoefend. o Iedere sleutelfunctionaris is tenminste eenmaal in deze beleidsperiode betrokken bij de realistische oefening van de processen uit de taakgebieden van de GGD. Doelgroep 2: o In de beleidsperiode wordt ieder taakgebied tenminste eenmaal beoefend in een praktijksituatie. In overleg met de procesleiders wordt een keuze gemaakt uit een aantal te beoefenen (kritische) deelprocessen uit het taakgebied. Aanvullende activiteiten Periodiek worden alle bellijsten getest, waarbij functionarissen worden gevraagd naar de verwachte opkomsttijd. De OTO-activiteiten worden ondersteund door het programma Trainbox, dit is een E- learningplatform waarin specifieke kennis aan de functionarissen kan worden overgedragen en getoetst. De afgesproken en gevolgde OTO-activiteiten worden per sleutelfunctionaris bijgehouden in Trainbox, zodat de GGD kan aantonen dat de voorbereiding op crisissituaties is geborgd. Thuiszorg Alleen doelstelling 1 het aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau wordt nagestreefd. Alleen instellingen waar het instellen van een crisisbeleidsteam noodzakelijk is voor het aansturen van de organisatie (concernstaf) worden in het OTO-beleid meegenomen. Doelgroep 1: 9 ) Deze doelgroep kent geen hiërarchische lijn. Er is dan ook geen sprake zijn van verplichte deelname. 13
o o o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming. GGZ Voor de sector GGZ zijn er drie doelgroepen. Doelgroep 1 betreft de sleutelfunctionarissen in het Kernteam PSHOR. Doelgroep 2 betreft de sleutelfunctionarissen in het psychosociaal opvangteam (LPO Leiders Psychosociaal Opvangteam). Doelgroep 3 betreft de overige medewerkers die moeten werken in de opgeschaalde situatie met reguliere werkzaamheden (Medewerkers Psychosociaal Opvangteam (MPO). Doelgroep 1: o Iedere sleutelfunctionaris volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing en crisisbesluitvorming. o Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een oefenactiviteit PSHOR (opleiding of oefening) o Iedere sleutelfunctionaris volgt jaarlijks voorafgaand aan de oefenactiviteit de Trainbox PSHOR. Doelgroep 2: o Iedere sleutelfunctionaris volgt eenmalig de basistraining PSHOR. o Iedere sleutelfunctionaris doet jaarlijks mee aan een oefening (deelproces) PSHOR. Doelgroep 3: o Iedere medewerker is op de hoogte van het fenomeen PSHOR en de bijbehorende opschaling. Aanvullende activiteiten Jaarlijks worden alle bellijsten getest, waarbij functionarissen worden gevraagd naar de verwachte opkomsttijd. Eens per twee jaar wordt een ketenoefening gehouden waaraan alle drie de doelgroepen meedoen. 14
Verpleeg- en verzorgingshuizen Alleen doelstelling 1 het aantoonbaar borgen van de vakbekwaamheid van medewerkers met een sleutelpositie in de crisisorganisatie / het zorgcontinuïteitsplan op strategisch niveau wordt nagestreefd. Alleen instellingen waar het instellen van een crisisbeleidsteam noodzakelijk is voor het aansturen van de organisatie (concernstaf) worden in het OTO-beleid meegenomen. Doelgroep 1: o Volgt eenmalig de basiscursus crisisbeheersing / crisisbesluitvorming (1 dagdeel). o o Neemt jaarlijks deel aan de scenario-oefening (1 dagdeel). Volgt jaarlijks voorafgaand aan de scenario-oefening de Trainboxen crisisbeheersing, crisisbesluitvorming. 15
Bijlage II Flowschema besluitvorming aan het ROAZ en LNAZ Flowschema besluitvorming en verantwoording aan het ROAZ en LNAZ ROAZ Besluitvorming jaarplan Cycloon/AZNNN Jan/febr LNAZ Rapportage LNAZ OTO-projector Januari MT Cycloon Beoordelen jaarverslagen ketenpartners. Beoordelen jaarverslag Cycloon 2e kwartaal ROAZ Afspraken maken met Vaststellen van het (financieel) zorginstelling en jaarplan jaarverslag bespreken 2e kwartaal MT Cycloon Vaststellen begroting voor het volgend jaar Juni LNAZ LNAZ Rapportage OTO projector Juli ROAZ Bespreken en vaststellen van de begroting van het volgend jaar September MT Cycloon Beoordelen jaarplan en stimuleringsaanvragen ketenpartners December 16