Handleiding Exchange Online-upgrade Versie december 2014

Handleiding Exchange Online-upgrade Versie december 2014

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 1.1 Mijn Bedrijf Online 3 Hoofdstuk 2. Installatie 4 2.1 Aanpassen van Outlook op uw computer 4 2.1.1 E-mailbox van het type Standaard 4 2.1.2 Hebt u losse mailbestanden en/of archieven? 4 2.1.3 E-mailbox van het type Kiosk 5 2.2 Aanpassen van Windows Live Mail op uw computer 6 2.2.1 E-mailbox van het type Standaard 6 2.2.2 E-mailbox van het type Kiosk 6 2.3 Aanpassen van Outlook op uw Mac na de upgrade 7 2.3.1 E-mailbox van het type Standaard op uw Mac 7 2.3.2 E-mailbox opnieuw toevoegen op basis van de autodiscover (voor Standaard) 7 2.3.3 E-mailbox van het type Kiosk op uw Mac 7 2.4 Aanpassen van e-mail op uw mobiele apparaten na uw upgrade 8 2.4.1 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard aanpassen op uw iphone 8 2.4.2 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk aanpassen op uw iphone 8 2.4.3 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard op uw Android toestel 9 2.4.4 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk op uw Android toestel 9 2.4.5 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard op uw Windows toestel 10 2.4.6 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk op uw Windows toestel 10 Hoofdstuk 3. Instellingen voor gebruik 11 3.1 Nieuwe instellingen 11 Hoofdstuk 4. Meer informatie 12 4.1 Veelgestelde vragen 12 4.2 Upgradetool voor Kiosk emailboxen 12

Hoofdstuk 1. Inleiding Met Zakelijk Exchange Online van KPN hebt u online via de Cloud altijd en overal, veilig en eenvoudig toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen via Office 365. Uw e-mailbox is nu geüpgraded naar de nieuwe Zakelijk Exchange Online-omgeving. U kunt nu de instellingen in uw Outlook wijzigen. U hebt hierover een e-mail ontvangen. In deze e-mail staat ook uw type e-mailbox vermeld: e-mailbox Kiosk of e-mailbox Standaard. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u voor uw type e-mailbox uw Outlook-instellingen zelf aanpast. Daarna kunt u nieuwe e-mail in uw Outlook ontvangen. Wilt u meer weten over het gebruik van Zakelijk Exchange Online? Ga dan naar kpn.com/aandeslag. Daar vindt u onder Zakelijk Exchange Online de handleiding. 1.1 Mijn Bedrijf Online Maakt u gebruik van Mijn Bedrijf Online dan kunt u met behulp van deze handleiding ook de instellingen van uw e-mailboxen aanpassen.

Hoofdstuk 2. Installatie 2.1 Aanpassen van Outlook op uw computer U kunt uw e-mail via uw Outlook Web App gebruiken op kpnoffice365.nl. Ook kunt u e-mail gebruiken via het programma Outlook. Voor Outlook 2010 en 2013 vindt u hieronder de instellingen.voor Windows Live Mail 2011/2012 staat deze beschreven in hoofdstuk 2.2. De windows 8 mail app wordt niet ondersteund, u kunt eventueel een gratis alternatief als Thunderbird gebruiken. Gebruikt u een ander e-mailprogramma? Bekijk dan onze instructievideo op kpn.com/migratie_eol. 2.1.1 E-mailbox van het type Standaard E-mailboxen van het type Standaard worden niet automatisch bijgewerkt in uw Outlook. Volg onderstaande stappen: Open linksonder het Windows Startmenu Klik in het menu op Configuratiescherm Klik op Klassieke weergave', kies bij Weergeven voor pictogrammen en klik op het pictogram E-mail Klik in het dialoogvenster E-mailconfiguratie op de knop Profielen weergeven Klik op Toevoegen Typ in het vak Profielnaam een naam voor het nieuwe profiel en klik op OK Vul de juiste gegevens in en klik op Volgende en Voltooien Klik op OK Uw e-mailbox wordt nu opnieuw gesynchroniseerd. 2.1.2 Hebt u losse mailbestanden en/of archieven? Losse mailbestanden en/of archieven kunt u opnieuw koppelen aan uw nieuwe e-mailbox en profiel. Volg de onderstaande stappen: Open linksonder het Windows Startmenu Klik in het menu op Configuratiescherm Klik op Klassieke weergave, kies bij Weergeven voor pictogrammen en klik op het pictogram E-mail Klik in het dialoogvenster E-mailconfiguratie op de knop Profielen weergeven Selecteer het gewenste profiel waar u de e-mailbox en/of archief aan wilt toevoegen Klik op Eigenschappen en klik op Gegevensbestanden Hierna klikt u op Toevoegen Daarna selecteert u de gewenste mailbestanden.

2.1.3 E-mailbox van het type Kiosk Het aanpassen van een e-mailbox van het type Kiosk doet u handmatig. U kunt ook gebruikmaken van de Exchange Online upgradetool. Deze tool vindt u op kpn.com/migratie_eol. Handmatig aanpassen doet u als volgt: Ga in uw Outlook 2010 of 2013 naar Bestand, kies Info en klik op Accountinstellingen Kies weer Accountinstellingen en selecteer uw e-mailaccount Klik op Wijzigen In dit scherm vult u de juiste instellingen in: Bij Gebruikersgegevens staan uw naam en e-mailadres al ingevuld Wijzig bij Servergegevens het volgende: Laat het Type account op POP3 staan Wijzig de Server inkomende e-mail van pop.kpnxchange.com naar pop.outlook.com Wijzig de Server uitgaande e-mail van mailhost.kpnxchange.com naar smtp.outlook.com Bij Aanmeldingsgegevens kunt u uw e-mailadres en uw wachtwoord laten staan. Zorg ervoor dat Wachtwoord onthouden aangevinkt blijft Ook Beveiligd-wachtwoordverificatie (SPA) moet aangevinkt blijven Kies vervolgens rechtsonder Meer instellingen. U ziet nu een nieuw venster, waarin u een aantal instellingen moet aanpassen: Kies de tab Geavanceerd Vink aan Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist (SSL) Vul 587 in bij Uitgaande e-mail (SMTP) (hier staat normaal 25) Kies voor TLS bij Gebruik het volgende type versleutelde verbinding Vink uit Server verwijderen na 14 dagen Deze tab ziet er nu als volgt uit: Figuur 1: schermoverzicht Klik op OK U bent weer terug in het eerste scherm. Klik op Volgende om de wijzigingen op te slaan

2.2 Aanpassen van Windows Live Mail op uw computer 2.2.1 E-mailbox van het type Standaard E-mailboxen van het type Standaard worden niet ondersteund in Windows Live Mail. 2.2.2 E-mailbox van het type Kiosk Het aanpassen van een e-mailbox van het type Kiosk doet u handmatig. Handmatig aanpassen doet u als volgt: Klik in Windows Live Mail met de rechtermuistoets op het e-mail account en klik in het popup venster onderaan op Eigenschappen Figuur 2: schermoverzicht U ziet nu een nieuw venster, waarin u een aantal instellingen moet aanpassen: Kies het tabblad Servers Wijzig bij Servergegevens het volgende: Wijzig de Inkomende e-mail (POP3) van pop.kpnxchange.com naar outlook.office365.com Wijzig de Uitgaande e-mail (SMTP) van mailhost.kpnxchange.com naar smtp.office365.com Bij Server voor inkomende e-mail kunt u uw e-mailadres en uw wachtwoord laten staan. Zorg ervoor dat Wachtwoord onthouden aangevinkt blijft Controleer of Aanmelden met leesbare tekstverificatie staat aangevinkt Bij Server voor uitgaande e-mail moet Voor deze server is verificatie vereist aangevinkt blijven Kies het tabblad Geavanceerd Vul 587 in bij Uitgaande e-mail (SMTP) (hier staat normaal 25) Zet een vinkje bij Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig Vul 995 in bij Inkomende e-mail (POP3) (hier staat normaal 110) Zet een vinkje bij Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig Klik op OK en bent u klaar met het handmatig instellen van uw e-mailbox

2.3 Aanpassen van Outlook op uw Mac na de upgrade 2.3.1 E-mailbox van het type Standaard op uw Mac E-mailboxen van het type Standaard worden niet automatisch bijgewerkt in uw Outlook. Volg onderstaande stappen: Ga in het menu Mail naar Voorkeuren Kies het tabblad Accounts en selecteer uw e-mail account Wijzig onder Accountinformatie de volgende gegevens: Wijzig Interne server naar: outlook.office365.com Wijzig Externe server naar: outlook.office365.com Sluit het venster af via het kruisje. 2.3.2 E-mailbox opnieuw toevoegen op basis van de autodiscover (voor Standaard) Hebt u al eerder e-mailaccounts gemaakt met Mail? Volg dan deze stappen: Klik in het menu Mail op Voorkeuren. Klik in het tabblad Accounts op het plusteken (+) onder aan het navigatiedeelvenster om het scherm Voeg account toe te openen Geef bij Volledige naam de naam op die u wilt laten zien aan de personen aan wie u e-mail verzendt Voer bij E-mailadres uw e-mailadres in Geef bij Wachtwoord het wachtwoord op voor uw Outlook Web App-account en klik op Ga door Wilt u uw Agenda s of Contactpersonen niet synchroniseren? Schakel dan het selectievakje uit Klik hierna op Maak aan 2.3.3 E-mailbox van het type Kiosk op uw Mac Het aanpassen van een e-mailbox van het type Zakelijk Exchange Online Kiosk kunt u handmatig doen. U kunt ook gebruikmaken van de speciale Exchange Online upgradetool. Deze tool vindt u op kpn.com/migratie_eol. Past u uw e-mailbox liever zelf aan? Volg dan deze stappen: Ga in het menu Mail naar Voorkeuren Kies het tabblad Accounts en selecteer uw e-mailaccount In dit scherm vult u het volgende in: Uw Volledige naam en e-mailadres zijn al ingevuld Wijzig de Server inkomende post van pop.kpnxchange.com naar pop.outlook.com Uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u laten staan Laat TLS-certificaat op Geen staan Klik op het tabblad Geavanceerd Vul bij Poort 995 in en vink Gebruik SSL aan Laat Identiteitscontrole op Wachtwoord staan Nu kunt u verder met de uitgaande e-mail:

Klik in het tabblad Accountinformatie op de server uitgaande post en kies daarna Wijzig SMTP-serverlijst Selecteer vervolgens de SMTP-server van KPN: mailhost.kpnxchange.com Wijzig Servernaam in smtp.outlook.com Klik op het tabblad Geavanceerd Selecteer Gebruik aangepaste poort en vul hier 587 in Vink daarna Gebruik SSL aan Hierna klikt u op OK en bent u klaar met het handmatig instellen van uw e-mailbox 2.4 Aanpassen van e-mail op uw mobiele apparaten na uw upgrade Hieronder wordt voor iphones, Android toestellen en Windows toestellen uitgelegd hoe u uw e- mail opnieuw kunt instellen. Voor overige mobiele apparaten, zie http://help.outlook.com/nlnl/140/dd936215.aspx. 2.4.1 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard aanpassen op uw iphone Volg onderstaande stappen als uw e-mailbox niet automatisch synchroniseert met uw iphone. Tik op Instellingen, hierna E-mail, Contactpersonen, Agenda Selecteer bij Accounts het account wat u wilt aanpassen U drukt bij Exchange op Account Hier wijzigt u de volgende gegevens; Wijzig de Server van het huidige naar outlook.office365.com Het Domein maakt u leeg, of laat u leeg U laat Gebruikersnaam en Wachtwoord laat u hetzelfde Tik op Gereed 2.4.2 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk aanpassen op uw iphone E-mailboxen van het type Kiosk instellen op uw iphone. Als dit het eerste e-mailaccount op uw iphone is, tikt u op E-mail. Als dit niet uw eerste e- mail account is tikt u op Instellingen, hierna E-mail, Contacten, Agenda s en daarna op Nieuw account. Tik op Anders Tik op Voeg mail account toe. Vul in het vak Naam uw volledige naam in. Vul in het vak Adres uw volledige e-mail adres in Vul in het vak Wachtwoord uw wachtwoord in Tik op Volgende Tik op POP In het vak Hostnaam onder Server voor inkomende e-mail vult u pop.outlook.com in. Voer hier (weer) uw e-mail adres en uw wachtwoord in. In het vak Hostnaam onder Server voor uitgaande e-mail vult u smtp.outlook.com in. Voer hier (weer) uw e-mail adres en uw wachtwoord in. Tik op Bewaar.

2.4.3 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard op uw Android toestel Kies Email vanuit het menu Toepassingen. Deze toepassing heet mogelijk E-mail in bepaalde versies van Android. U kiest onder Algemene instellingen > Instellingen U selecteert hier uw huidige E-mail adres die u wilt aanpassen Navigeer naar onderen en tik op Meer instellingen Hier kiest u voor Instellingen Exchange-server Wijzig hier de Exchange-server naar outlook.office365.com Beveiligde verbinding (SSL) gebruiken moet aangevinkt zijn. Tik op Gereed. 2.4.4 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk op uw Android toestel Kies Email vanuit het menu Toepassingen. Deze toepassing heet mogelijk E-mail in bepaalde versies van Android. U kiest onder Algemene instellingen > Instellingen U selecteert hier uw huidige E-mail adres die u wilt aanpassen Tik onderin op Meer instellingen Selecteer bij Serverinstellingen > Instellingen inkomende email Wijzig de Server inkomende e-mail van pop.kpnxchange.com naar pop.outlook.com Wijzig de Beveiligingstype naar: SSL Pas de poort aan van 110 naar 995 Selecteer bij Serverinstellingen > Instellingen uitgaande email Wijzig de SMTP-server van mailhost.kpnxchange.com naar smtp.outlook.com Wijzig de Beveiligingstype naar: TLS Pas de poort aan van 110 naar 587 Tik op Gereed

2.4.5 Het aanpassen van E-mailbox van het type Standaard op uw Windows toestel Bij Start veegt u naar links naar de lijst App, selecteert u Instellingen en daarna E-mail & accounts. Tik op het account dat u wilt aanpassen Pas nu de Server aan naar: outlook.office365.com Druk op het vinkje 2.4.6 Het aanpassen van E-mailbox van het type Kiosk op uw Windows toestel Bij Start veegt u naar links naar de App-lijst, selecteert u Instellingen en daarna E-mail & accounts. Tik op het account dat u wilt aanpassen Wijzig hier de volgende gegevens: Wijzig de Server inkomende e-mail van pop.kpnxchange.com naar pop.outlook.com Wijzig de Beveiligingstype naar: SSL Pas de poort aan van 110 naar 995 Wijzig de Server uitgaande e-mail van mailhost.kpnxchange.com naar smtp.outlook.com Wijzig de Beveiligingstype naar: TLS Pas de poort aan van 110 naar 587 Hierna drukt u onderin op het vinkje, en is uw account ingesteld.

Hoofdstuk 3. Instellingen voor gebruik 3.1 Nieuwe instellingen De nieuwe instellingen van Zakelijk Exchange Online zijn: POP3-server: pop.outlook.com, poort 995 (SSL encryptie) SMTP-server: smtp.outlook.com, poort 587 (TLS encryptie) Ondersteunt uw internetaanbieder poort 587 niet? Dan kunt u uw e-mail ook versturen via de standaard e-mailserver van uw internetaanbieder. U kunt ook via kpnoffice365.nl inloggen op uw webmail. Dat doet u via de Outlook Web App.

Hoofdstuk 4. Meer informatie 4.1 Veelgestelde vragen U vindt een overzicht van veel gestelde vragen over de upgrade van Exchange Online op kpn.com/migratie_eol. In onze instructievideo krijgt u uitleg hoe u zelf handmatig de instellingen van uw e-mailbox aanpast. Wilt u meer weten over upgrade van Mijn Bedrijf Online? Kijk dan op kpn.com/migratie_mbo. 4.2 Upgradetool voor Kiosk emailboxen Als u een Kiosk emailbox hebt is er een Exchange Online upgradetool voor Windows en een Exchange Online upgradetool voor Mac OS X. Deze upgradetools zoeken naar uw oude instellingen en passen deze automatisch voor u aan.