Verzuimmanagement & Reïntegratie

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:32 Pagina 1 Verzuimmanagement & Reïntegratie voor een aanpak met effect

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 2 Werken aan een gezond bedrijf Hoe hou ik mijn medewerkers gezond en tevreden en krijg ik mijn ziekteverzuim omlaag? Hoe voorkom ik WAO-instroom? Vragen die binnen veel organisaties leven. Bijvoorbeeld omdat verzuim veel geld kost en collega s extra worden belast. Gelukkig is verzuimreductie in de meeste organisaties echt mogelijk. Door effectieve preventie én door snel en gericht ingrijpen bij een ziekmelding. In deze brochure leest u hoe u samen met ArboNed resultaat boekt bij de aanpak van verzuim. Met behulp van verzuimmanagement gebaseerd op drie pijlers: informatie, actie en betrokkenheid. Ondersteund door de bijpassende abonnementen voor verzuimbegeleiding van ArboNed.

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 4 De dienstverlening van ArboNed: informatie, actie en betrokkenheid Informatie Welk effect heeft uw verzuimbeleid op de verzuimcijfers? Hoe zit het met frequent verzuim binnen uw organisatie? Voor goed verzuimmanagement wilt u een antwoord op dit soort vragen. Want goed verzuimmanagement begint met goede informatie. Hierover beschikt u met Verzuim Online van ArboNed. Via internet heeft u ieder moment van de dag volledig inzicht in uw actuele verzuimgegevens. Ook bij de begeleiding van de individuele verzuimende medewerker is goede informatie cruciaal. Vooral voor een juiste diagnose in een vroeg stadium, waarmee we snel en effectief kunnen ingrijpen. We bellen uw medewerker al in de eerste week na de ziekmelding voor meer informatie. Een gesprek dat we altijd telefonisch aan u terugkoppelen. Daarbij vragen we u ook om aanvullende informatie. ArboNed kiest dus voor persoonlijk contact. Dat werkt! Verzuim Online Verzuim Online biedt u via internet altijd een actueel en volledig inzicht in de verzuimgegevens van uw organisatie. De gegevens zijn goed beveiligd, waardoor de privacy van uw medewerkers is gewaarborgd. U bepaalt bovendien zelf welke mensen binnen uw organisatie naar welke gegevens mogen kijken. Zo kunt u leidinggevenden bijvoorbeeld direct toegang geven tot de verzuiminformatie van hun eigen afdeling. ArboNed werkt samen met gespecialiseerde reïntegratiebedrijven en heeft hiermee goede afspraken, waardoor wij altijd kwaliteit en inkoopvoordeel kunnen garanderen. Ook bij frequent kort verzuim is actie gewenst. Het is immers eveneens een bedreiging voor de continuïteit van uw organisatie. Daarom trekken we bij de vierde ziekmelding van een werknemer binnen een jaar standaard aan de bel. We bespreken dan samen met u een eventuele vervolgactie. Zoals een oproep voor het spreekuur. Betrokkenheid Samen met u en uw medewerker doen we er alles aan om uw medewerker weer snel aan het werk te krijgen. Daarbij heeft u zelf de touwtjes in handen: ArboNed adviseert, u beslist. Via ArboNed krijgt u uiteraard alle relevante informatie voor een goede beslissing. Ook uw medewerker heeft een duidelijke verantwoordelijkheid. ArboNed ondersteunt hem daarbij. Bijvoorbeeld via een eigen internetsite (www.arboned.nl/werknemer) met informatie over preventie en hoe te handelen bij verzuim. We bieden voor werknemers specifieke internettools aan gericht op preventie, zoals Conditie- Planner en WerkCoach. Betrokkenheid van onze kant houdt ook in dat we ons daadwerkelijk verdiepen in onze klanten. We weten wat voor soort werk er gedaan wordt, welke problemen er spelen in het bedrijf, welke arbo-risico's er in uw branche spelen en vooral hoe wij daar het best op aan kunnen sluiten. Met ArboNed kiest u voor: > Eén loket. ArboNed biedt u een integrale aanpak op het gebied van preventie, verzuimmanagement en reïntegratie. > Inzicht. ArboNed maakt uw verzuimcijfers en de kosten van reïntegratie transparant. Daarnaast geven we u inzicht in de stappen die we ondernemen en in de adviezen die we geven. U weet dus altijd waar u aan toe bent. > Branchegerichte aanpak. Door onze branchegerichte aanpak kunnen we direct inspelen op de specifieke verzuimproblematiek van uw branche. > Pro-actief meedenken. Doordat ArboNed duidelijke informatie verschaft en tijdig en gericht adviseert over welke acties u kunt ondernemen, bent u in staat uw eigen verzuimbeleid (mede) vorm te geven. Hierbij kiezen wij altijd voor persoonlijk contact en overleg met u. Actie Bij het voorkomen van langdurig verzuim telt iedere dag. Hoe langer u wacht met ingrijpen, hoe groter de kans dat uw medewerker langdurig of blijvend uitvalt. Daarom wil ArboNed samen met u snel tot actie komen. Daarbij hoort ook het snel en gericht inzetten van interventies. Met ArboNed kiest u er voor om er samen voor te zorgen dat uw werknemer zo snel mogelijk en op een verantwoorde manier weer aan het werk gaat. PAGINA 2 PAGINA 3

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 6 Snel en verantwoord terug naar het werk Bij iedere stap is (gedeeltelijke) terugkeer naar het werk mogelijk. Slechts een klein deel van alle werknemers doorloopt alle stappen! DAG 1 WEEK 1 VANAF WEEK 2 EN UITERLIJK WEEK 6 VANAF WEEK 3 EN UITERLIJK WEEK 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ZIEKMELDEN U meldt uw medewerker ziek bij ArboNed, binnen 24 uur nadat uw medewerker zich ziek heeft gemeld. i INFORMATIE INWINNEN WERKNEMER ArboNed informeert telefonisch bij uw medewerker naar de klachten en maakt afspraken over werkhervatting of vervolgactiviteiten. On line ziekmelden... snel en simpel Bij ArboNed kunt u simpel on line ziek- en hersteldmelden, zonder gedoe met faxen of ander papierwerk. Met een persoonlijk account via MeldNed of via een speciaal formulier op www.arboned.nl. Helemaal gratis en snel geregeld. Dat scheelt iedereen tijd en geld. Grotere organisaties kunnen via EDI ziekmelden vanuit hun eigen personeelssysteem. En voor wie toch liever faxt hebben we een centraal faxnummer ( 0,45 per fax). 1 INFORMATIE INWINNEN WERKGEVER ArboNed koppelt de acties zoals besproken met uw medewerker telefonisch aan u terug. SPREEKUUR Indien noodzakelijk wordt uw medewerker uitgenodigd voor een spreekuur. Preautorisatie: zeg ja tegen snelle reïntegratie PROBLEEMANALYSE EN ADVIES ArboNed stelt op basis van de verkregen informatie de probleemanalyse op en koppelt deze aan u terug. Daarbij ontvangt u een gericht advies voor de aanpak van reïntegratie. U versnelt reïntegratie aanzienlijk wanneer u ons al bij de contractafsluiting machtigt interventies uit te voeren. Met een zogeheten preautorisatie kan ArboNed direct een interventie (tot 4.250, ) inzetten als het nodig is. In de praktijk blijkt namelijk dat tussen het advies van de bedrijfsarts en de toestemming van de werkgever gemiddeld twee kostbare weken zitten. Natuurlijk hebben we wel altijd telefonisch contact met u voordat we een interventie inzetten. Iedere oorzaak een eigen oplossing Arbeidsdeskundig advies Als uw medewerker om medische redenen zijn eigen functie niet meer kan uitoefenen, kan arbeidsdeskundig advies over het te volgen reïntegratietraject uitkomst bieden. De arbeidsdeskundige kan u en uw medewerker onder meer adviseren over aanpassing van het werk, scholing, herplaatsing, detachering of een begeleidingstraject. De arbeidsdeskundige kan tevens de uitvoering van externe begeleidingstrajecten op zich nemen. Lichamelijke klachten Klachten aan rug, nek en schouders zijn een belangrijke oorzaak van verzuim. Actieve begeleiding draagt bij aan een snelle terugkeer naar het werk. Onze trainingen zijn gericht op de werksituatie. Uw medewerker wordt actief begeleid en leert toekomstige problemen te herkennen én te voorkomen. Psychische klachten Bij psychische klachten kunnen bedrijfsmaatschappelijk werkers van ArboNed de eerste hulp bieden. Ook kunnen zij de opvang van medewerkers na schokkende ervaringen verzorgen. Voor ernstige psychische klachten als burnout of een depressie biedt ArboNed gerichte trainingen door psychologen. KEUZE VERVOLGACTIES U bepaalt samen met uw werknemer en ArboNed welke vervolgacties u wilt nemen. i PLAN VAN AANPAK Samen met uw werknemer stelt u naar aanleiding van de probleemanalyse en het advies van ArboNed een Plan van Aanpak op voor reïntegratie. Het is uiteraard mogelijk dat een interventie al is gestart. UITVOEREN PLAN VAN AANPAK U en uw medewerker starten met het uitvoeren van het Plan van Aanpak. Bijvoorbeeld het vervolgen van een al ingezette interventie. 6 De Reïntegratiecentrale voor snelle 6 en soepele interventie De Reïntegratiecentrale regelt het gehele interventietraject voor u: van advies over de beste interventie tot de financiële afhandeling. De Reïntegratiecentrale stuurt de dienstverlening van de reïntegratieproviders aan, bewaakt de voortgang van het reïntegratietraject en zorgt voor tijdige terugkoppeling. U kunt profiteren van de afspraken die ArboNed heeft met hoogwaardige reïntegratiedienstverleners. Zowel op het gebied van prijs als op het gebied van kwaliteit. De Reïntegratiecentrale zorgt ervoor dat u tijdig de juiste stappen onderneemt voor een snelle en effectieve reïntegratie. Lichamelijke én psychische klachten Soms is er een verband tussen lichamelijke en psychische klachten. Daarom biedt ArboNed ook multidisciplinaire programma s, waarbij klachten vanuit zowel de psychische als de lichamelijke context worden bekeken en aangepakt. Conflictbemiddeling Spanningen op de werkvloer kunnen hoog oplopen. Soms is verzuim het gevolg. Vaak biedt psychosociale hulpverlening van onze bedrijfsmaatschappelijk werkers uitkomst. Maar ArboNed voorziet ook in mediation, een specialistische vorm van conflictbemiddeling. Zodat een conflict niet blijft slepen en het arbeidsklimaat snel verbetert. EVALUEREN VOORTGANG Samen met uw werknemer evalueert u de voortgang van het Plan van Aanpak. ArboNed adviseert u over de frequentie van deze evaluatiemomenten. Ook ArboNed evalueert periodiek de voortgang van de reïntegratie met uw werknemer en koppelt dit aan u en uw werknemer terug. WEER AAN HET WERK Zodra dat mogelijk is, keert uw medewerker terug naar het werk. Wachtlijstbemiddeling Uw medewerker hoeft niet onnodig lang te wachten op een behandeling in de reguliere zorg. ArboNed biedt toegang tot een netwerk van klinieken waar uw medewerker terecht kan voor een groot aantal dagbehandelingen (waaronder operaties). Arbeidsbemiddeling Uiteindelijk kan reïntegratie ook betekenen: weer aan het werk, maar wel in een andere baan. ArboNed kan dan zorgen voor arbeidsbemiddeling. De bedrijfsarts van ArboNed kan aangeven of de gewenste functie past bij de medische mogelijkheden van uw medewerker. PAGINA 4 PAGINA 5

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 8 Onze abonnementen ArboNed biedt twee complete abonnementen voor verzuimmanagement: het abonnement Verzuimmanagement en het abonnement Verzuimmanagement Plus. U kunt ook kiezen voor onze basisabonnementen: het Verrichtingenabonnement of het Verrichtingenabonnement Plus. Kies voor gemak kies ArboNed ArboNed probeert het u gemakkelijker te maken, door u zo min mogelijk met administratieve handelingen te belasten. Daarom hebben we de Reïntegratiecentrale ingevoerd en bieden we verschillende efficiënte manieren van zieken hersteldmelden. Bovendien krijgt u maar één keer per jaar een factuur voor wijzigingen in het aantal medewerkers. Ook dat scheelt u administratieve handelingen en dus tijd. ArboNed denkt aan uw portemonnee U bespaart veel kosten met effectieve reïntegratie. Toch kost een interventie ook veel geld. ArboNed denkt aan uw portemonnee. De Reïntegratiecentrale onderzoekt voor u financieringsmogelijkheden, zoals subsidies of vergoedingsmogelijkheden via uw verzekeraar. Ook kunnen onze arbeidsdeskundigen u uitgebreid adviseren over de mogelijkheden van wet- en regelgeving voor de financiering van reïntegratie. En wanneer een medewerker door schuld van een derde verzuimt, kunnen onze juristen op basis van no cure no pay loon- en letselschade verhalen. Verzuimmanagement en verzuimverzekering in één Een nieuwe, grote stap naar meer gemak is de samenwerking in 2004 met een aantal bekende verzekeraars: De Amersfoortse, AMEV, Nationale- Nederlanden, OHRA, Stad Rotterdam Verzekeringen en Woudsend. Dit betekent één loket voor de complete afhandeling van ziekteverzuim. Als een medewerker ziek wordt, zet u met één handeling (de ziekmelding) alles in werking: effectieve verzuimbegeleiding én de afhandeling van de claim bij de verzekeraar. U ontvangt slechts één factuur voor uw verzuimverzekering en uw abonnement verzuimmanagement. Ook de verlenging van het contract met ArboNed en van uw verzuimverzekering is in één keer geregeld. Bovendien profiteert u van financieel voordeel wanneer u een alles-in-één-pakket afneemt. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw verzekeraar of verzekeringsadviseur. Abonnement Verzuimmanagement > zeer compleet > maximaal gemak > vast tarief per medewerker Met het abonnement Verzuimmanagement heeft u alles in huis voor verzuimreductie en snelle reïntegratie van uw medewerkers. Terwijl u ook controle houdt over de kosten. Want voor het abonnement Verzuimmanagement betaalt u jaarlijks een vast tarief per medewerker. De kosten voor eventuele reïntegratie-interventies betaalt u afzonderlijk, dus alleen als het nodig is. Uiteraard is het mogelijk om diensten af te nemen die niet standaard of tot een bepaald maximum in uw abonnement zijn opgenomen. Deze worden achteraf gefactureerd. Verrichtingenabonnement > basispakket > lager vast tarief Het Verrichtingenabonnement is een basispakket aan voorzieningen. Wordt een medewerker ziek, dan betaalt u per verrichting. Het Verrichtingenabonnement kent dus een hoger risico dan het abonnement Verzuimmanagement en is daarom meestal minder geschikt voor kleinere bedrijven. Wanneer u een laag en stabiel ziekteverzuim heeft, kunt u dit abonnement wel overwegen. Een aantal verrichtingen neemt u verplicht af bij verzuim, zoals de telefonische informatieinwinning en het spreekuur. Hierdoor signaleert ArboNed tijdig dreigend langdurig verzuim en kan snel worden ingegrepen. Poortwachter De dienstverlening van ArboNed voldoet aan de eisen van de Wet verbetering poortwachter. ArboNed zorgt ervoor dat u en uw medewerker op het juiste moment de noodzakelijke acties kunnen ondernemen. Abonnement Verzuimmanagement Plus en Verrichtingenabonnement Plus Heeft u behoefte aan snel extra actie of meer verzuimgegevens, of heeft uw verzekeraar extra eisen? Met het abonnement Verzuimmanagement Plus of het Verrichtingenabonnement Plus voldoet u aan deze eisen van vrijwel alle grote verzekeraars. Zo wordt uw verzuimende medewerker altijd uiterlijk op de derde werkdag na ontvangst van de ziekmelding gebeld. Ook ontvangt u naast de verzuimrapportages op bedrijfsniveau verzuimrapportages op persoonsniveau. Uiteraard is het mogelijk om diensten af te nemen die niet standaard of tot een bepaald maximum in uw abonnement zijn opgenomen. Deze worden achteraf gefactureerd. Maatwerkabonnement Voor organisaties vanaf 35 medewerkers is ook een maatwerkabonnement mogelijk op offertebasis. Uw abonnement en preventie Goede preventie beperkt het ziekteverzuim en daar is iedereen bij gebaat. Daarom kunt u bij de abonnementen Verzuimmanagement en Verzuimmanagement Plus met een aantrekkelijke korting zie de voorwaarden in de tarieflijst gebruikmaken van een aantal dagdelen arboadvies. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie of voor een werkplekonderzoek. Bij alle abonnementen kunt u ook direct een Preventiescan aanvragen. Hiermee weet u binnen één dagdeel waar u op het gebied van verzuimrisico s staat. PAGINA 6 PAGINA 7

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 10 U kunt afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en uw wensen kiezen uit de volgende abonnementen: Deze diensten kunt u altijd van ArboNed verwachten: > Registratie en verwerking van ziek- en betermeldingen, zoals door u doorgegeven aan ArboNed via MeldNed, EDI, webformulier of fax ( 0,45 per fax). > Gratis toegang tot basis Verzuim Online. > Toegang tot het open (arbeidsomstandigheden) spreekuur. > Terugkoppeling over uitgevoerde acties door ArboNed. > Signaleren van vangnetgevallen mits bekend bij ArboNed en na toestemming werknemer. U meldt deze gevallen vervolgens zelf aan het UWV. > Attenderen op het verhaalsrecht loon- en letselschade. > Melden beroepsziekten aan werkgever (na toestemming werknemer) en geanonimiseerde melding aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. > Doorgeven ziekmelding (in de 13e week) en de daarop volgende betermelding aan het UWV. > Toezending bedrijfsgerichte stukken aan medezeggenschapsorgaan. > Rechtstreeks leveren van verzuimgegevens en contractafspraken aan de verzuimverzekeraar, indien daarover afspraken bestaan tussen ArboNed en uw verzekeraar (u blijft in alle gevallen zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van ziek- en hersteldmeldingen aan uw verzekeraar). > Advies en begeleiding bij interventies door de Reïntegratiecentrale. > Mogelijkheid tot preautorisatie voor interventies. Daarmee bespoedigt u een eventuele verzuiminterventie met twee weken. Door deze tijdswinst kunt u behoorlijk op uw verzuimkosten besparen. > Verzorgen van WAO-aanvraag (u machtigt ArboNed deze actie uit te voeren, de kosten hiervan worden apart in rekening gebracht). > U wordt op de hoogte gehouden van nieuws en ontwikkelingen op het gebied van arbo via ons relatiemagazine NedNieuws. Verzuimmanagement Plus voor bedrijven tot 15 werknemers Verzuimmanagement voor bedrijven tot 15 werknemers Verzuimmanagement voor bedrijven van 15 tot 35 werknemers Verzuimmanagement Plus voor bedrijven van 15 tot 35 werknemers Verzuimmanagement voor bedrijven vanaf 35 werknemers Verzuimmanagement Plus voor bedrijven vanaf 35 werknemers Verrichtingenabonnement Verrichtingenabonnement Plus * * * * * * * ACTIVITEIT Informatie-inwinning Telefonische informatie inwinning uiterlijk op de vijfde werkdag na de ziekmelding. Telefonische informatie inwinning uiterlijk op de derde werkdag na de ziekmelding. Huisbezoeken gemaximeerd tot 2 stuks, altijd in overleg met of op verzoek van werkgever. ArboNed signaleert de vierde ziekmelding (binnen een jaar aan werkgever. Extra huisbezoeken worden apart in rekening gebracht. Huisbezoeken tot maximaal 10% van het aantal werknemers, altijd in overleg met of op verzoek van werkgever. ArboNed signaleert de vierde ziekmelding (binnen een jaar) aan werkgever. Extra huisbezoeken worden apart in rekening gebracht. Spreekuren (Evaluatie) spreekuren; eerste spreekuur uiterlijk in de derde week. Spreekuur voor opstellen probleemanalyse en advies. Beleid Overleg met uw organisatie en/of medezeggenschapsorgaan over arbobeleid en verzuim-begeleiding. Aantal uren per organisatie per jaar, incl. reistijd, voorbereiding en rapportage: 35-49 medewerkers: 4 uur; 50-99 medewerkers: 6 uur; 100-249 medewerkers: 10 uur; grotere organisaties per 250 medewerkers 10 uur. Verzuimrapportages Verzuimrapportage op bedrijfsniveau; 1 rapportage per jaar. Extra benodigde verzuimrapportages worden separaat gefactureerd. Verzuimrapportage op bedrijfsniveau; 4 rapportages per jaar. Extra benodigde verzuimrapportages worden separaat gefactureerd. Periodieke verzuimrapportage op persoonsniveau: 1 rapportage per jaar. Periodieke verzuimrapportage op persoonsniveau: 4 rapportages per jaar. * U machtigt ArboNed om deze acties uit te voeren. Op die manier wordt dreigend langdurig verzuim tijdig onderkend en voldoet u aan wet- en regelgeving omtrent adequate verzuimbegeleiding. Vanzelfsprekend koppelen wij bij u terug welke acties wij ondernomen hebben. Deze activiteiten worden apart in rekening gebracht. PAGINA 8 Eindredactie Miriam den Ouden, ArboNed Tekstproductie JCM Tekstproducties Vormgeving G2K designers Amsterdam/Groningen Druk Jonroo Costra bv

8160 ArboVerzuim NT 03 9/26/03 13:33 Pagina 12 Diensten ArboNed Preventie > Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RIE) > Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) > Werkplekonderzoek > Preventiescan > BHV (bedrijfshulpverlening) > Trainingen en workshops met verschillende thema s, o.a. bedrijfshulpverlening, RSI, stress, functioneringsgesprekken, conflicthantering, timemanagement > WerkCoach en ConditiePlanner (on line diensten voor werknemers) Verzuimmanagement > Abonnement Verzuimmanagement en Verzuimmanagement Plus > Verrichtingenabonnement en Verrichtingenabonnement Plus > Maatwerkabonnement > Training Verzuimmanagement Reïntegratie > Arbeidsdeskundig advies > Interventies bij lichamelijke klachten > Interventies bij psychische klachten > Conflictbemiddeling > Arbeidsbemiddeling > Wachtlijstbemiddeling > Verhaal loon- en letselschade Kijk voor een volledig overzicht van onze dienstverlening op www.arboned.nl Dit is ArboNed ArboNed helpt organisaties om hun medewerkers te motiveren en verantwoord te laten werken. Circa 60.000 organisaties kozen al voor ArboNed. Samen met deze opdrachtgevers houden we grip op het verzuim van ruim 1,1 miljoen medewerkers. ArboNed werkt met klantteams: kleine, vaste teams van professionals. Zij kennen uw bedrijf en u weet met wie u werkt. U vindt altijd wel één van onze vestigingen of spreekuurlocaties bij u in de buurt. Kijk op www.arboned.nl voor een overzicht van alle locaties. Voor meer informatie: T: (030) 299 62 99 E: klantenservice@arboned.nl ArboNed: voor verzuimmanagement, preventie en reïntegratie ArboNed N.V. Postbus 85091 3508 AB UTRECHT ArboNed ondersteunt bij verzuimmanagement en biedt een breed pakket aan reïntegratiediensten. Ook voor een groot aantal preventieve diensten kunt u bij ArboNed terecht. Van de uitvoering van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie, tot advies over het opstellen van een BHV-beleid en arbeidsen organisatie-advies. ArboNed kent de specifieke problemen binnen branches en past haar dienstverlening daar op aan. Samen met een groot aantal branche-organisaties realiseert ArboNed een branchegerichte aanpak van verzuim. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Op onze dienstverlening zijn de Algemene Voorwaarden ArboNed NV (GV 4673, KvK Utrecht) van toepassing. Op verzoek sturen wij u deze toe. U vindt onze Algemene Voorwaarden ook op www.arboned.nl.