Notulen 24 ste ALV Datum: Locatie: Afgemeld: Aanwezig: Vrijdag 22-12-2011, 19:30 uur Merlinello Roald Berkers, Juliette Demarteau, Bram Drijvers, Eliza Helmond, Dennis Mallant, Max Meulendijks, Tony Sariowan, Twan Spiers. Tess Beukers, Simon Heerings, Niels Jansen, Lucas Lemmens, Tim van Lith, Mathilde Muis, Marieke Mulder, Rudi Neijenhuis, Nikola Nakov, Jan Rademakers, Maartje de Ronde, Mark Somers, Iris Steeg, Ilse Wagenvoord. 1. Opening Ilse Wagenvoord opent de 24 ste algemene ledenvergadering om 19.49 uur. 2. Vaststelling agenda Rudi Neijenhuis verzoekt of punt 8 (installatie bestuursleden) en punt 9 (voorstelronde) omgedraaid kunnen worden, omdat zo kort van te voren bekend gemaakt is wie ter installatie voorgedragen zullen worden. Dit voorstel wordt geaccepteerd en punten 8 en 9 worden omgedraaid. Verder zijn er geen op- of aanmerkingen en Ilse stelt de agenda vast. 3. Notulen vorige ALV Er zijn geen opmerkingen over de notulen van de vorige ALV. Bij dezen stelt Ilse de notulen van de 23 ste ALV vast. 4. Verslag a. PR functionaris Nikola heeft zich afgelopen half jaar ingezet als PR functionaris. Hij heeft in deze periode de activiteitencommissie en de PR commissie geleid. Nikola heeft wat moeite gehad om alles op te pakken. De activiteitencommissie is redelijke goed gegaan; het Pasjesfeest en het Harkfestijn zijn beide goed verlopen. Helaas heeft Nikola wat meer moeite gehad met de PR commissie. Nikola vond het zeker in het begin lastig om vergaderingen met de commissieleden te plannen. IEind september is de PR commissie aangevuld met een aantal nieuwe leden. Dit heeft zeer goed uitgepakt en de PR commissie is nu operationeel. Nikola geeft aan de komende tijd nog in de activiteitencommissie blijven, totdat hier voldoende leden in zitten. Er zijn geen vragen voor Nikola. Ilse neemt het woord. b. Competitie manager zondag en dames
Ilse vertelt dat Tony Sariowan niet aanwezig is, omdat hij zijn ouders in Qatar aan het opzoeken is. Ilse geeft aan dat er op het laatste moment besloten is om Tony te dechargeren. Dit komt doordat Ilse afgelopen weekend met Tony gesprekken heeft gehad, waaruit naar voren is gekomen dat het bestuur Tony tegenvalt. Daarnaast heeft Tony aangegeven dat Merlijn minder prioriteit heeft dan het nodig zou hebben. In onderling overleg hebben Ilse en Tony besloten dat het beter zou zijn als Tony ook gedechargeerd zou worden. c. Penningmeester De eerste helft van het seizoen 2011 en 2012 is Maartje de Ronde wederom verantwoordelijk geweest voor de financiën en bar van Merlijn. Hierin is Maartje overgegaan op een nieuw boekhoudprogramma en is d nieuwe kassa in gebruik genomen. Wat de nieuwe boekhouding betreft duurde het even voordat alle gegevens goed waren ingevoerd. Uiteindelijk is dit allemaal goed gekomen en kan er nu goed mee boekgehouden worden. De nieuwe kassa is in gebruik genomen en iedereen is redelijk gewend geraakt aan het aanslaan. Echter het corrigeren wanneer iets verkeerd is aangeslagen gaat nog niet helemaal goed. Dit heeft tot resultaat dat de kassa nog niet een hele juiste weergave geeft van wat er precies wordt verkocht. Dit is wel jammer en er zal nog naar gekeken moeten worden hoe dit verbeterd kan worden. Daarnaast is Maartje druk bezig geweest met de openstaande rekeningen van Bommedia. Na een aantal toezeggingen maar het uitblijven van betalen heeft Ilse dit uiteindelijk bij de rechtswinkel neergelegd. De verkoop van de kantine gaat goed. Ondanks dat er een team minders is, is er 5000 euro meer omgezet dan in de eerste helft van vorig jaar. Ook zit er een marge van 50% tussen inkoop en omzet. Wel zijn er dit jaar tot nu toe meer wedstrijden gespeeld, doordat er minder wedstrijden zijn afgelast dan vorig jaar. Ondanks dat we nu een rustigere periode tegemoet gaan, hoopt Maartje dat deze winst in de kantine doorgezet kan worden. Tijdens de vorige ALV heeft Maartje het ook gehad over de staffelkortingen van AB Inbev. Alle bedragen zijn nu duidelijk en vanaf 2012 zullen de staffelkortingen per rekening worden verrekend. Dit betekent dat we aardig wat geld zullen ontvangen, maar er moet wel rekening worden gehouden dat dit een enigszins vertekend beeld geeft van de situatie. Deze inkomsten zullen dan ook niet meegenomen moeten worden met het maken van de begroting voor volgend jaar. Daarnaast hebben we ook contact gehad met Coca Cola. Nu blijkt dat we misschien van hun kant ook recht hebben op kortingen. Hoe dit precies zit, is nog onduidelijk. Maar dit zal gaan om een paar honderd euro. Tijdens de vorige ALV heeft Maartje ook het actiepunt gekregen om achter de terrasschermen aan te gaan. Maartje heeft hierover contact gehad en de schermen hoeven alleen nog maar geleverd te worden. Dit zal binnenkort gebeuren. Maartje heeft er dan ook het volste vertrouwen in dat de schermen er zullen staan voordat het weer terrasweer is. Tot slot wil Maartje het nog even hebben over de bar. Ondanks de ziekte van Nel is het toch iedere week weer gelukt om voldoende mensen achter de bar te hebben. Maartje wil van deze gelegenheid dan ook gebruik maken om de leden van de barcommissie, maar ook iedereen die een keer is ingevallen, te bedanken voor hun extra inzet! Vragen:
Mathilde Muis geeft aan dat zij gezien heeft dat er twee euro in rekening wordt gebracht als een afschrijving gestorneerd wordt. Mathilde vraagt zich af of Merlijn dit wettelijk wel mag doen. Ilse antwoord dat over deze kwestie de vorige ALV is gestemd. Tijdens deze ALV is toen ingestemd om dit door te voeren. Mathilde vindt het terecht dat dit naar leden gestuurd is. Zij vindt het echter niet goed dat dit ook naar Vrienden van Merlijn gestuurd wordt. Maartje antwoord dat zij er lang over na gedachte heeft of ze dit wel moest doen. Zij heeft besloten dat zij toch geld in rekening zou brengen als gestorneerd wordt, maar geeft ook aan dat het achteraf misschien een verkeerde keus is geworden. Mathilde geeft aan dat niet alle Vrienden van Merlijn hiervan gediend zijn. Jan Rademakers vraagt of er al nagedacht is over een manier om de kasverschillen te voorkomen. Jan stelt voor dat het misschien een optie is om correcties handmatig op te schrijven, zodat achteraf altijd gezien kan worden wat teveel is aangeslagen. Dan kan iemand die wel weet hoe de correcties werken, later deze correcties uitvoeren. Maartje denkt dat dit geen handige oplossing is, omdat soms niet duidelijk is wat er verkeerd gaat. Het is dan wel duidelijk dat het verkeerd gegaan is, maar als er niet te achterhalen is wat verkeerd is ingedrukt, dan is dit ook niet te corrigeren. Daarnaast is het ook erg onhandig als het druk is. Ilse geeft ook aan dat als iets verkeerd aangeslagen wordt en er op herstel gedrukt wordt, de kassa dit herstelde bedrag soms toch meeneemt. Jan geeft aan dat het idee van de nieuwe kassa was dat alles afgelezen kon worden. Er moet dan toch een manier komen waarop foutieve aanslagen herstelde kunnen worden. Ilse geeft aan dat hier nog naar gekeken zal worden. Mathilde geeft aan dat zij het voorstel van Jan een goed idee vindt. Nu kan nog steeds niet goed afgelezen worden wat de werkelijke omzet is. Ilse zegt dat het haar effectiever lijkt om nog eens goed naar de handleiding te kijken, als het op die manier opgelost kan worden, zou dat veel moeite besparen. 5. Financieel tussenverslag seizoen 2011/2012 Het financieel tussenverslag is in bijlage 1 terug te vinden. Vragen: Mathilde vraagt of het contract van de gemeente naar verwachting is. Ilse antwoord dat het contract naar verwachting is. Voorlopig is nog geen rekening van de gemeente binnengekomen. Het sportcentrum heeft wel jaarlijks huur betaald, terwijl zij ook geen contract hadden. Mogelijk blijft de rekening van de eerdere jaren uit. Het geld wordt voorlopig gespaard, omdat de mogelijkheid dat de rekening nog komt er is. Mathilde merkt op dat zij de sponsoring slecht vindt. Het bedrag aan sponsoring is de laatste jaren achteruit gegaan. Ilse antwoord dat het belangrijk is dat er een goede PR functionaris komt. De PR commissie is na een trage start eindelijk op gang. In het nieuwe jaar gaan sponsoren benaderd worden, voor onder andere een sponsorbord langs het veld. Tim van Lith zegt dat een deel van het verschil is te verklaren door het feit dat Bommedia niet meegenomen is. Bommedia stond voorgaande jaren wel bij de sponsoren, terwijl zij nog nooit betaald hebben. Mathilde vraagt waarom de Magische Elf nog niet afgeschreven is. Mathilde vindt dat het meteen gedaan moet worden. Maartje geeft aan dat afschrijvingen maar een keer in de maand kan. De
eerste maand heeft Maartje de contributie gedaan. Maartje is er nog niet aan toe gekomen om de Magische Elf af te schrijven. Jan merkt op dat de Wall of Fame nog niet afgeschreven is. Maartje heeft dit nog niet afgeschreven, omdat de foto s nog niet gemaakt zijn. Mathilde vindt het slecht dat de foto s nog niet opgehangen zijn. Ilse reageert dat er een procedure is voor de Wall of Fame, helaas is de uitwerking van deze procedure nog niet succesvol. Mathilde vraagt waar de boetes ondergebracht zijn. Maartje antwoord dat de boetes van keukendiensten, vlag- en scheidsrechters beurten bij de diversen ondergebracht zijn. Mathilde wil weten wat Maartje als eindbedrag verwacht. Maartje durft geen schatting te geven. Rudi zegt dat dit jaar de boekhouding op orde is. Dat was vorig jaar niet zo. Maartje zegt dat we dit jaar van 3 jaren aan korting van Jupiler krijgen. Daarom is dit jaar niet helemaal realistisch, om dit jaar boekhouding als standaard te nemen. Mathilde vindt het een verbetering dat er duidelijk minder spillage en eigen gebruik is van drank. 6. Verslag Kas Controle commissie Rudi krijgt als vertegenwoordiger van de Kas Controle commissie het woord. Rudi geeft aan dat de Kas Controle commissie de samenwerking met de penningmeester, Maartje de Ronde, zeer goed heeft gevonden. Maartje was volgens de commissie een goede penningmeester. Bij de controle van de boekhouding heeft de Kas controle commissie geen fouten danwel onduidelijkheden geconstateerd. De Kas controle commissie geeft dan ook een positief advies om Maartje de Ronde te dechargeren als penningmeester en bedankt Maartje voor haar inzet en prettige samenwerking van het afgelopen jaar. Mathilde vraagt aan Rudi of nu ieder kwartaal de boekhouding gecontroleerd gaat worden. Rudi antwoord dat het idee is dat ook tussendoor gecontroleerd gaat worden. Dat is afgelopen periode niet gebeurd, ook omdat het een periode van vier maanden betreft. Wel is er veel overleg geweest tussen de Kas Controle commissie en de penningmeester. Rudi geeft aan dat Suzanne ter Weele bezig is met een handleiding voor de Kas Controle commissie. 7. Decharge bestuursleden Ilse draagt het volgende bestuurslid voor ter decharge: Nikola Nakov als PR functionaris Tony Sariowan als Competitie manager zondag en dames. Maartje de Ronde als Penningmeester Niemand heeft bezwaar en Maartje de Ronde, Tony en Nikola worden gedechargeerd. Maartje en Nikola ontvangen namens het bestuur een bedankje, gegeven door Niels Jansen. Tony zal dit ontvangen als hij terug is uit het Qatar. 8. Introductie
a. Penningmeester Lucas Lemmens stelt zichzelf voor. Hij geeft aan de nieuwe functie van penningmeester te gaan bekleden. Hij vertelt dat hij nog geen financiële doelstellingen kan geven, aangezien hij pas sinds kort weet dat hij deze functie zal gaan bekleden. Ondanks dat heeft hij er erg veel zin in en zegt zeer enthousiast te zijn om als nieuwe penningmeester van Merlijn aan de slag te gaan. Vragen: Rudi vraagt wat de doelstellingen zijn. Lucas antwoord dat hij pas een dag weet dat hij het bestuur in gaat. Hij gaat in de loop van de week met Maartje de doelstelling bepalen. Jan reageert erop; het lijkt hem een goede doelstelling om het op orde te houden. Bij dezen zal dit Lucas doelstelling worden. b. PR functionaris Arielle Kluitenberg neemt het stokje van Nikola over, en gaat dus als activiteitenfunctionaris en PR functionaris het bestuur in. Met de activiteitencommissie wil zij komend half jaar een aantal activiteiten gaan neerzetten. Zoals eind februari een feest in brandpunt, Balls 'n' BBQ, en in mei zal er een speldag met feest georganiseerd worden in samenwerking met Lacoste en Shot. Daarnaast gaat ze zich richten op het Merlijnweekend, de seizoensafsluiting en actieve leden etentje. Voor de PR commissie hoopt Arielle een inhaalslag te maken om de wat lastige van Nikola start te herstellen. De PR commissie heeft als doelstelling om meer sponsorgeld binnen te halen. c. CM veld Ilse neemt het woord. Niels zal het CM zondag en dames op zich nemen. Omdat Niels competitie manager zaterdag, zondag en dames is, zal dit voortaan CM veld genoemd gaan worden. 9. Installatie bestuursleden Ilse draagt de volgende bestuursleden voor ter installatie: Lucas Lemmens als penningmeester Ariëlle Kluitenberg als PR functionaris Niels Jansen als CM veld Niemand heeft bezwaren en Niels, Lucas en Ariëlle worden geïnstalleerd. Mathilde vraagt of CM veld een definitieve verdeling is. Ilse antwoord dat dit in eerste instantie tijdelijk is. Maar het lijkt ons als bestuur wel handig om dit samen te houden, doordat veel taken van de CM zaterdag overeenkomen met die van de CM zondag. In veel gevallen moet voor de zaterdag en de zondag hetzelfde geregeld worden. Vaak waren het twee mailtjes die door twee verschillende personen werden opgesteld, de ene mail werd naar de zaterdag verstuurd en het andere mailtje naar de zondag. Nu is hier een persoon voor aangesteld. 10. Rondvraag
Jan vraagt naar de installatie van nieuwe Kas Controle commissie leden. Suzanne zou niet uit de Kas Controle commissie willen. Zij is toch gedechargeerd. Rudi antwoordt dat Suzanne wel uit de Kas Controle commissie is gegaan, omdat zij geen tijd meer geeft om de controles uit te voeren. Wel is Suzanne nog bezig met het schrijven van een handleiding voor de Kas Controle commissie. De aanwezigen bedanken Maartje en Nikola voor hun inzet en wenst het nieuwe bestuur veel succes toe. 16. Sluiting De ALV is gesloten om 21.05 uur.