Analyse van potentiële belangenconflicten bij de certificatie van managementsystemen. A. Agoren welke de certificatiebeslissingen potentieel zouden kunnen beïnvloeden igv belangenconflicten:. 2 B. Detectie en beheer van potentiële belangenconflicten:... 3 1. Belangenconflicten t.g.v. de stichtende leden van BCCA (SECO & WTCB):... 3 2. Belangenconflicten t.g.v. de organisatie en de structuur van BCCA :... 3 3. Belangenconflicten t.g.v. de adviesstructuur (vnl. Adviesraad):... 4 4. Belangenconflicten t.g.v. de beslissingsstructuur (vnl. Certificatieraad):... 4 5. Belangenconflicten t.g.v. de aangeduide auditteams:... 5 6. Belangenconflicten t.g.v. de eventueel betrokken consultants:... 5 7. Belangenconflicten t.g.v. de aard van de aanvrager:... 6 C. Commentaar:... 7 1
A. Agoren welke de certificatiebeslissingen potentieel zouden kunnen beïnvloeden igv belangenconflicten: Beslissingsstructuur van BCCA (CR) Adviesstructuur van BCCA (AR) Auditeurs van BCCA Organisatie/structuur van BCCA Betrokken consultants Stichtende leden van BCCA Certificatie van managementsystemen Aard van de aanvrager 2
B. Detectie en beheer van potentiële belangenconflicten: 1. Belangenconflicten t.g.v. de stichtende leden van BCCA (SECO & WTCB): a. Algemene werking : Het OHB BCCA, vnl. hoofdstuk 3, evenals de nota in bijlage 3.4.2. aan het OHB BCCA illustreren hoe de werking zodanig is dat algemene belangenconflicten niet aan de orde zijn. b. Detectie van potentiële persoonlijke belangenconflicten : d. Specifieke gevallen welke zich kunnen voordoenen een specifieke aanpak vergen: Aanvraag voor certificatie van het managementsysteem van SECO of WTCB en/of een partnerbedrijf van één van beide: o Optie 1 : opdracht weigeren 2. Belangenconflicten t.g.v. de organisatie en de structuur van BCCA : Het OHB BCCA, vnl. hoofdstuk 3, illustreert hoe de werking zodanig is dat algemene belangenconflicten niet aan de orde zijn. b. Detectie van potentiële persoonlijke belangenconflicten: 3
Aanvraag voor certificatie van het managementsysteem van een bedrijf waar leden van de RvB en/of Algemene Vergadering een band mee hebben. o Optie 1 : opdracht weigeren o Optie 2 : Op niveau auditteam : Audit mag niet gebeuren door auditeur die deel uitmaakt van de AV of RVB. 3. Belangenconflicten t.g.v. de adviesstructuur (vnl. Adviesraad): De activiteitsdocumentatie voor managementsystemen, vnl. paragrafen 3.6.1. & 6.3.1., illustreert hoe de werking van de Adviesraden algemene belangenconflicten uitsluit. b. Detectie van potentiële persoonlijke belangenconflicten: Via bijzondere clausule opgenomen in overeenkomst van alle leden. Het betrokken lid zal niet uitgenodigd/aanwezig zijn indien de AR uitzonderlijk zou worden geconsulteerd om (anoniem) te oordelen over een specifieke toepassing/afwijking van de certificatieregels in het kader van dit specifieke dossier. 4. Belangenconflicten t.g.v. de beslissingsstructuur (vnl. Certificatieraad): De activiteitsdocumentatie voor managementsystemen, vnl. paragrafen 3.8 en 6.3.2 & 6.3.3., illustreert hoe de werking van de beslissingsstructuur(resp. directie, certificatiecomité & certificatieraad) algemene belangenconflicten uitsluit. b. Detectie van persoonlijke belangenconflicten: Via bijzondere clausule opgenomen in overeenkomst van alle leden. 4
Het betrokken lid zal niet aanwezig zijn wanneer het betrokken dossier aan de CR wordt voorgelegd. 5. Belangenconflicten t.g.v. de aangeduide auditteams: b. Detectie van persoonlijke belangenconflicten: Via clausule in overeenkomst; De auditeur maakt geen deel uit van het auditteam voor het betrokken bedrijf (noch voor een directe concurrent van het bedrijf) zolang de reden voor het potentieel belangenconflict geldt. 6. Belangenconflicten t.g.v. de eventueel betrokken consultants: Paragraaf 3.9.3 van de activiteitsdocumentatie voor managementsystemen, illustreert hoe belangenconflicten t.g.v. begeleidingsactiviteiten uitgesloten worden. b. Detectie van persoonlijke belangenconflicten: Interne werknemers melden deze onverenigbaarheid op basis van de ondertekende clausule in de overeenkomst Aan de free-lance auditeurs wordt, naast het ondertekenen van dezelfde clausule, bijkomend gevraagd een lijst van bedrijven door te geven waarvoor zij de laatste 2 jaren een consultancy-activiteiten uitvoerden. Er wordt gespecifieerd dat deze info enkel intern en vertrouwelijk zal behandeld worden. 5
Aan de bedrijven wordt gevraagd (via aanvraagformulier en certificatiereglement) door te geven op welke bedrijven/personen zij een beroep deden/doen in het kader van consultancy. Deze informatie wordt actief vergeleken. Als extra vangnet dient een auditeur in zijn dosssier voor voorlegging aan de CR een formele verklaring bij te voegen m.b.t. deze onpartijdigheid. c. Beheer van de persoonlijke belangenconflicten: De consultant in kwestie wordt (gedurende minstens 2 jaren) niet aangeduid als auditeur voor die bedrijven waar hij consultancy-activiteiten uitvoerde. d. Specifieke gevallen welke zich kunnen voordoen en specifieke aanpak vergen: Wanneer consultancy werd verleend door een persoon die ook bij BCCA als auditeur gekwalificeerd is: indien de consultant niet aanwezig is tijdens de audit, moeten er geen bijkomende maatregelen genomen worden indien de consutant aanwezig is tijdens de audit, de audit zal worden uitgevoerd door o ofwel een team van minimum 2 auditoren o ofwel de Directeur Managementsystemen of de betrokkene HCO, CO of SV. 7. Belangenconflicten t.g.v. de aard van de aanvrager: Specifieke gevallen welke zich kunnen voordoen en geweigerd (zullen)worden: - Certificatie van managementsystemen van andere certificatie-instellingen die managementsystemen certificeren; - Certificatie van bedrijven/filialen welke 100% deel uitmaken van de leden van BCCA; - Bedrijven van free-lance medewerkers. 6
C. Commentaar: Deze nota probeert een analyse te maken van de potentiële belangenconflicten in de huidige werking van BCCA en zal aan de Adviesraad worden voorgelegd. Andere typegevallen en/of specifieke gevallen zullen hieraan worden toegevoegd van zodra deze zich (kunnen) voordoen. 7