Regels vaststellen voor toekenning, aanmelding, schorsing, intrekking en afmelding certificaat.

Transcriptie

1 1. Doel Regels vaststellen voor toekenning, aanmelding, schorsing, intrekking en afmelding certificaat. 2. Van toepassing op Certificaten VCA 3. Definities 3.1 Een Non-Conformity (NC) is gedefinieerd als: Het ontbreken van een doeltreffende implementatie van een of meerdere minimumeisen van een punt in de checklist, of een situatie waarbij niet of onvoldoende geborgd is dat het product of de dienstverlening zal voldoen aan de gestelde eisen; De implementatieduur van een element is korter dan 3 maanden; Er zijn minder dan 6 aanvullende vragen positief bevonden (voor VCA**) Er zijn minder dan 2 aanvullende vragen positief beantwoord voor VCA-P 3.2 Een Observatie/ verbeterpunt is gedefinieerd als: Een bevinding waar een relatie met een verificatiepunt ontbreekt maar wel een inbreuk betekent op de wettelijke bepalingen; Een bevinding zonder duidelijke bewijsvoering; Een vaststelling die duidelijk de uitzondering vormt op een algemeen toegepaste regel maar die werd vastgesteld en die de auditor toch even wil naar voor halen. NC s zijn tekortkomingen die moeten opgelost zijn binnen de 13 weken na de audit vóór overgegaan kan worden tot certificatie. Zij moeten worden rechtgezet via het aantoonbaar uitvoeren van corrigerende maatregelen en dienen doeltreffend in toepassing te zijn gebracht. Dit geldt ook voor NC s uitgereikt bij een toezicht- of hercertificatie-audit. De auditor verifieert steeds of de tekortkoming is rechtgezet. De oplossing van een NC vereist mogelijk een verificatie ter plaatse door de auditor tijdens een vervolgaudit of kan mogelijk ook door de auditor geverifieerd worden via documenten (bewijsvoering), die de auditklant opstuurt naar HaCeCo. De Lead Auditor kan slechts een positief advies uitbrengen naar de coördinator NADAT de maatregelen geverifieerd, beoordeeld en geaccepteerd zijn. Observaties/verbeterpunten hebben geen invloed op het VCA certificatieproces, het zijn geen aantoonbare tekortkomingen tegen de minimumeisen van VCA, er zijn, althans voor VCA, geen directe acties nodig. Een Observatie-verbeterpunt wordt dan ook normaal in de volgende audit herbekeken. 3.3 Schorsing Het certificaat wordt op non actief gesteld maar bestaat nog. Zaakvoerder/Directeur Patrick Timmermans HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 1 van 6

2 4. Toekenning en aanmelding 4.1 Voorwaarden voor toekenning van het certificaat Voldoen aan alle minimumeisen van de verplichte vragen en aan het gestelde aantal aanvullende () vragen voor VCA** en voor VCA-P is een noodzakelijke voorwaarde voor certificatie; Voordracht door de auditor; Beslissing certificeerbaarheid door de coördinator; Hebben voldaan aan de overige verplichtingen jegens HaCeCo afdeling Certificatie; Certificatiebesluit door de certificatieraad van HAC; De certificatiedatum voor initiële certificatie is (retroactief) de datum waarop het certificatiebesluit werd genomen. Deze datum blijft dezelfde als het certificaat steeds behouden blijft. 4.2 Datums voor certificatie Datum initiële audit: laatste geplande dag van de audit waarin de volledige organisatie is doorgelicht. Datum Certificeerbaarheid: wanneer de CO vaststelt dat de auditklant certificeerbaar is neemt hij hiertoe de beslissing. De datum is tevens de datum waarop het Format auditrapport is gedateerd (ondertekend door LA en CO). Deze datum ligt dicht bij de datum dat volledige conformiteit werd vastgesteld door de auditor nadat deze de laatste verificatie uitvoerde t.o.v. uitgegeven NC s. Certificatiedatum (gecertificeerd sinds): Bij certificatie door de certificatieraad in navolging van de certificeerbaarheidsbeslissing van de coördinator wordt het certificaat toegekend op de datum waarop de certificatieraad het certificaat toekent, de vrijgave en aanmelding en vermelding op de website gebeurt na betaling van het factuur. Datum ondertekening certificaat door de directie HAC is niet expliciet gemeld. Geldigheidsdatum van het certificaat: het certificaat is geldig tot 3 jaar na de datum van de laatste dag van de initiële audit. Eerste certificaat: datum die de firma opgeeft waarop voor het eerst een VCA certificaat werd behaald. 4.3 Aanmelding naar de vzw BeSaCC-VCA Nadat een auditklant aan alle voorwaarden voldeed om gecertificeerd te zijn, na goedkeuring in certificatieraad m.b.t. certificatie en nadat auditklant betaald heeft wordt hij door DHA op website van BeSaCC-VCA geplaatst. Alle vereiste gegevens worden hier ingeput. Indien de status van een dossier gedurende de auditperiode wijzigt, past de DHA dit eveneens aan op de website van VCA-BeSaCC. Tenminste tweemaandelijks doet DHA een update op de website van BeSaCC-VCA. 5. Handhaving van het certificaat Een HAC certificaat blijft slechts gehandhaafd op voorwaarde dat de gecertificeerde organisatie blijvend voldoet aan volgende voorwaarden: Er dient een contract te bestaan tussen HAC en de betrokken auditfirma. De gecertificeerde organisatie moet blijvend handelen conform de voorschriften vastgelegd in het geauditeerde systeem; De veiligheidsdocumentatie dient door de gecertificeerde organisatie op punt te worden gehouden en dient ter beschikking van HAC te worden gesteld op haar aanvraag; Elke ingrijpende wijziging in de organisatie of activiteiten dient aan HAC te worden meegedeeld binnen de week nadat ze in voege is getreden; De gecertificeerde organisatie moet elke klacht die door een derde wordt geformuleerd in verband met de prestaties m.b.t. veiligheid van de afdelingen of vestigingen die zijn HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 2 van 6

3 gedekt door het certificaat optekenen en voorleggen op eenvoudige vraag van een auditor van HAC; De toezichtaudits dienen te worden uitgevoerd in de voorziene periode overeenkomstig de betekende certificatiebeslissing, d.w.z. dat de opmerkingen ten gevolge van deze audits dienen te zijn opgelost 3 maanden na de inplanningsdatum = initiële auditdatum + 12m of 24m; Waar HAC het noodzakelijk acht om, met het oog op het aantonen van blijvende conformiteit, om bijkomende, niet geplande toezichtaudits in te plannen en uit te voeren, dient de gecertificeerde organisatie hieraan haar volle medewerking te verlenen; De aan de gecertificeerde organisatie opgelegde corrigerende maatregelen ten gevolge van toezichtaudits of naar aanleiding van onjuiste verwijzingen naar de certificatie of het misleidende gebruik van informatie over de certificatie o.m. zoals in reclameboodschappen, catalogussen enz. dienen genomen te worden zoals voorgeschreven; Een correct gebruik van certificaat en LOGO; Correct aan alle financiële verplichtingen ten aanzien van HAC hebben voldaan; Er zijn geen inbreuken op certificatieverplichtingen waarbij door HAC een beslissing tot intrekking of schorsing is genomen. 6. Problematiek bij inplannen van toezichtaudits m.b.t. de handhaving van het certificaat 6.1 Definitie: Voorziene datum De voorziene datum voor een toezichtaudit is de verjaringsdatum van de afsluiting van de initiële audit. Deze datum wordt zo gezet om een maximum van 1 jaar als regel te stellen voor inplanning van toezicht. 6.2 Regelgeving Hierbij is het zo dat alle tijdens de PA vastgestelde NC s dienen opgelost te zijn binnen de 3 maanden, dit betekent dat naarmate de datum (theoretische datum + 3 maanden) nadert de tijd korter wordt voor het implementeren van verbeteringen die te doen zijn naar aanleiding van NC s. De uiterste datum voor de audit is de theoretische datum, voor de positieve controle van verbeteringen die uit te voeren zijn naar aanleiding van NC s is dus de theoretische datum + 3 maanden. Dit betekent dat indien geen afspraken kunnen gemaakt worden met de klant er een probleem rijst. De DHA wijst de klant zowel mondeling als schriftelijk op de gevolgen die het niet maken van een afspraak voor een toezichtaudit heeft voor de certificatie van het bedrijf. Indien er geen afspraak is een maand vóór het verstrijken van de uiterste termijn wordt de procedure van schorsing in gang gezet. 6.3 Afwerking van de audit De werkwijze is de volgende: Na verificatie NC s vindt auditor geen enkel probleem voor positief advies naar behoud certificaat Nadat de NC s zijn aanvaard door de auditor (of indien geen NC-onmiddellijk) ondertekent de auditor zijn rapport (voor behoud van certificaat) en maakt dit over aan DHA die dit doormailt en dit opneemt in de opvolgingslijst audits voor de certificatieraad. HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 3 van 6

4 6.3.2 Na verificatie NC s of omwille van structurele inbreuken is er of blijft er een niet conforme situatie bestaan. De auditor meldt dit rechtstreeks aan DHA die i.s.m. de dir ONMIDDELLIJK een Co aanstelt, deze beoordeelt het dossier en de NCN: de beslissing tot schorsing wordt genomen in de certificatieraad Beslissing handhaving van het certificaat DHA bewaakt het toezichtauditgebeuren zoals in eerdere punten aangegeven, verstuurt het rapport naar de klant en doet de facturatie. Hij/zij bewaakt : - auditdatum - volledigheid rapportage met rapport naar klant - formele afhandeling NC s met terugmelding naar de klant m.b.t. status Hij/zij werkt na elke toezichtaudit het auditoverzicht bij. Indien de toezichtaudit en zijn NC s werden afgerond vóór de voorziene datum + 3 maanden met positief advies auditor in zijn rapport is er behoud van het certificaat. Het auditoverzicht wordt telkens bewaakt in de certificatieraad waar op basis van de opvolging door DHA beslist wordt tot handhaving of schorsing van het certificaat. De certificatieraad van HAC beslist over de handhaving van dit certificaat. Hierbij wordt nooit ingegaan tegen negatief advies van de coördinator. Een negatieve beslissing heeft gevolgen voor de gecertificeerde organisatie: zie HAC P Verder wordt de volledige operatie bewaakt via de interne audits en monitoring auditoren. Indien op 3 maanden na voorziene datum geen conformiteit werd vastgesteld maar de audit werd reeds uitgevoerd wordt het certificaat geschorst. Indien op 6 maanden na de voorziene datum geen conformiteit werd vastgesteld vervalt het certificaat en dient opnieuw een fase 2. Audit te gebeuren (volledig nieuw proces) 7. Problematiek bij inplannen van hercertificatieaudits m.b.t. de handhaving van het certificaat 7.1 Verlenging van het certificaat = nieuw certificaat gebaseerd op de vervaldatum Er dient voldaan te zijn aan alle voorwaarden van handhaving van het certificaat. Er dient een positief advies te zijn van de CO. De certificatieraad van HAC dient de beslissing hiervoor te hebben genomen. De hercertificatiebeslissing is genomen binnen 3 jaar na de vorige initiële of herbeoordelingsaudit na een beoordeling waarin volledige conformiteit werd aangetoond. 7.2 Definitie: Voorziene datum De voorziene datum voor een hercertificatieaudit is de 3 jaarlijkse verjaringsdatum van de afsluiting van de initiële audit. Deze datums worden zo gezet om een maximum van 1 jaar als regel te stellen voor inplanning van toezicht. 7.3 Inplanning van een hercertificatieaudit Zoals voorzien DHA neemt contact op met de contactpersoon van de gecertificeerde organisatie ongeveer 6 maanden vóór de voorziene datum. Zij stuurt een hercertificatie-offerte op en wacht voor verdere stappen tot deze ondertekend terugkomt. Na één maand herinnert zij de firma hier éénmaal aan. HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 4 van 6

5 Eens de offerte ondertekend in het bezit is van HAC start zij de voorbereiding van de hercertificatieaudit. Zij plant de audit in vóór de voorziene datum (liefst 3 maanden ervoor) maar heeft omwille van organisatorische redenen een speling van 3 tot 0 maanden t.o.v. de theoretische inplandatum voor hercertificatieaudit Inplanning kan niet vóór de voorziene datum. De audit kan niet meer beschouwd worden als hercertificatie maar als nieuwe initiële audit. 7.4 Afwerking van de audit Indien de hercertificatieaudit en zijn NC s werden afgerond vóór de geldigheidsdatum van het certificaat wordt het certificaat normaal verlengd zoals beschreven in HAC P Afwijking aangevraagd en toegestaan binnen 3 maanden na vervaldatum; Indien op voorziene datum geen conformiteit werd aangetoond maar de audit werd uitgevoerd begint het nieuwe certificaat pas te lopen vanaf conformiteitsvaststelling. De audit wordt m.b.t. datums beschouwd als initiële audit. In alle gevallen vervalt het certificaat zoals hierop gespecificeerd. 8. Maatregelen naar de gecertificeerde organisatie Wanneer HAC vaststelt of vermoedt (bijvoorbeeld door een ontvangst van een klacht door derden) dat de gecertificeerde organisatie niet langer voldoet aan alle voorwaarden om het certificaat te voeren, wordt dit probleem door auditor of enig ander persoon die dit vaststelt doorgegeven aan DHA die hiervoor een dossier opent en bezorgt aan de CO van het betrokken certificatieproces. 8.1 Probleemstelling De CO neemt maatregelen om duidelijk zicht te krijgen op de problematiek. Hij heeft de vrijheid om, zoals voorzien in het contract, een bijkomende audit te vragen met duidelijk rapport door de auditor of aan de betrokken auditor te vragen om het probleem duidelijk op schrift te stellen. 8.2 Opleggen corrigerende maatregelen met vermelding van gevolgen Na vaststelling van de inbreuk worden in elk geval in eerste instantie door de CO corrigerende maatregelen opgelegd aan de auditklant binnen een zekere termijn met aanduiding van de maatregel die HAC zal treffen indien niet kan worden vastgesteld of deze opgelegde maatregelen genomen werden zoals voorzien. De implementatie van de corrigerende maatregelen zal niet beschouwd worden als voleindigd zolang als de efficiëntie ervan niet bewezen is en de nodige veranderingen niet doorgevoerd zijn in de procedures, documenten en registratie. De beslissing hiertoe wordt bevestigd óf strenger gemaakt door de certificatieraad van HAC en aan de gecertificeerde organisatie in een schrijven betekend. Wanneer verder gesproken wordt over geschorst kan het ook gaan over een beperking van het certificaat tot die afdelingen waarvoor wel conformiteit kon worden aangetoond. Volgende voorzienbare gevallen worden hierin gehanteerd: Een corrigerende maatregel werd niet of niet afdoende geïmplementeerd binnen de periode waarin conformiteit dient te worden aangetoond: schrijven met melding dat certificaat zal worden geschorst tot op het ogenblik dat terug conformiteit werd aangetoond; Eerste toezichtaudit kan niet worden ingepland in een periode van 9-12 maanden na de datum van initiële audit of hercertificatie audit, zonder objectief vaststelbare reden: mail dat schorsing dreigt indien geen conformiteit aangetoond op IA datum +15 maanden. Tweede toezichtaudit kan niet worden ingepland in een periode van maanden na de datum van initiële of her certificatie, zonder objectief vaststelbare reden: mail dat schorsing dreigt indien geen conformiteit aangetoond op datum +27 maanden. Hercertificatieaudit kan niet worden ingepland in een periode van 3 jaar (- 3 maanden tot 0 maanden): in de offerte is voorzien dat de nieuwe audit weer een initiële audit is. HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 5 van 6

6 Inbreuk vastgesteld op het hanteren van het certificaat of logo zoals onjuiste verwijzingen naar de certificatie of het misleidende gebruik van informatie over de certificatie: aangetekend schrijven met melding van de gevraagde actie en controlemodaliteit of actie gebeurde. Vraag om actie uit te voeren binnen een opgelegde redelijke periode beslist door de certificatieraad van HAC met afhankelijk van het type inbraak beslissing om óf onmiddellijk óf vanaf de betekende datum het certificaat te schorsen tot conformiteit wordt aangetoond; Onbetaalde factuur van toezichtaudit op 3 maanden na factuurdatum aanmaning met melding dat indien niet betaald binnen de 15 dagen certificaat zal worden geschorst tot op het ogenblik van betaling + 15d. 8.3 Schorsing van het certificaat Een certificaat wordt geschorst indien conformiteit met de certificatie-eisen door HAC niet kon worden vastgesteld binnen de voorziene periode maar indien redelijkerwijze kan verwacht worden dat dit op korte termijn wel het geval zal zijn. Het gaat in elk geval over een overschrijding van de periode waarbinnen conformiteit dient te worden aangetoond en waarbij gevraagde corrigerende maatregelen (zie 2.2) niet werden vastgesteld. Een certificaat kan ook geschorst worden na een beslissing hiervoor ten gevolge van misbruik van het logo VCA, of HAC of na een geschreven verzoek van de gecertificeerde firma aan HAC. De beslissing tot schorsing wordt genomen door de certificatieraad van HAC. Een schorsing wordt aan de gecertificeerde organisatie meegedeeld door middel van een aangetekend schrijven dat ondertekend wordt door dir., hierin wordt ook vermeld onder welke omstandigheden de intrekking volgt. Deze schorsing wordt door DHA aangepast op website van BeSaCC-VCA. Eventueel beroep tegen schorsing is niet opschortend. 8.4 Intrekken van het certificaat Een certificaat kan enkel in de volgende gevallen door HAC worden ingetrokken: Na een geschreven verzoek van de gecertificeerde firma aan HAC; Indien de gecertificeerde firma niet blijvend voldoet aan de voorwaarden gesteld in het certificaat en er geen rechtzetting te verwachten is op korte termijn en na vaststelling hiervan door de VCA coördinator; Na een herhaalde inbreuk tegen één van de verplichtingen verbonden aan of weigering tot rechtzetting van een inbreuk tegen het certificaat. Enkel de certificatieraad van HAC heeft het recht om een certificaat in te trekken. Een intrekking wordt aan de gecertificeerde organisatie meegedeeld door middel van een aangetekend schrijven dat wordt ondertekend door de Dir. waarna de originele certificaten dienen teruggestuurd te worden. Intrekking op initiatief van certificatieraad van HAC is steeds voorafgegaan door schorsing en conform de hierin gespecificeerde voorwaarden. Tegen intrekking kan beroep worden aangetekend door de gecertificeerde firma, dit is duidelijk vermeld in de betekening. Dit beroep is opschortend voor intrekking, het certificaat blijft in afwachting geschorst. Deze intrekking van certificaat wordt door DHA aangepast op de website van BeSaCC-VCA. 8.5 Reductie van de scoop van certificatie Wanneer te nemen maatregelen (schorsing-intrekking) hun oorzaak vinden in een goed te definiëren bedrijfsdeel- of activiteit van de organisatie zal HaCeCo aan de gecertificeerde organisatie de keuze laten om de scoop op het certificaat te wijzigen. Dit gebeurt op dezelfde wijze en samen met de beslissing tot schorsing-intrekking, de kosten hiervoor worden conform de algemene voorwaarden verhaald op de organisatie. HAC P rev.15 d 24/10/2016 blad 6 van 6