13.01.2014 Overgangsinstructie voor Stratech-SPS Invoering KvK Printen Stempel & Handtekening
D A T U M 13.01.2014 P A G I N A 2 van 6 1. Introductie over invoering Printen KvK Stempel & Handtekening Vanaf maandag 20 januari 2014 voert de Kamer van Koophandel Nederland (KvK) gef aseerd een belangrijke wijziging in voor de digitale afgifte van exportdocumenten, namelijk de overgang naar het printen van de KvK Stempel & Handtekening op het exportdocument. De informatie in dit document is bedoeld om u als gebruiker van Stratech-SPS concrete handvatten te geven voor de invoering van het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening op uw exportdocumenten. Daarnaast informeren wij u in dit document over de aangebrachte softwarewijzigingen in Stratech-SPS. 2. De voorbereidingen voor het zelf printen van de KvK Stempel & Handtekening 2.1. Lees de werkinstructie van de KvK aandachtig door Maakt u gebruik van EUR-1 en/of EUR-MED documenten, dan zult u vanaf maandag 20 januari zelf de KvK Stempel & Handtekening gaan afdrukken op deze twee certificaten. Voor het Certificaat van Oorsprong (CvO) en de legalisaties geldt dat u voorlopig blijft afdrukken op de vooraf gestempelde en getekende documenten van de KvK. Voor het zelfstandig afdrukken van de KvK Stempel & Handtekening op het CvO en de legalisaties zal de KvK binnenkort contact opnemen met uw organisatie. Wij verzoeken u de bijgevoegde werkinstructies van de KvK aandachtig door te lezen! Zijn er vragen en/of onduidelijkheden over deze werkinstructies, neemt u dan contact op met de KvK. 2.2. Controleer of u gebruik maakt van een kleurenprinter De KvK adviseert u voortaan een kleurenprinter te gebruiken voor het afdrukken van uw exportdocumenten. Wanneer u voor maandag 20 januari niet over een kleurenprinter beschikt, neemt u dan contact op met de KvK. Stratech geeft geen advies over uw printerkeuze. Onze software is geschikt voor printers die standaard onder Microsoft Windows werken. 2.3. Controleer of u beschikt over standaard papieren documenten zonder KvK Stempel & Handtekening U gaat binnenkort zelf de KvK Stempel & Handtekening printen op uw exportdocumenten, te beginnen met het EUR-1 en EUR-MED. Hiervoor heeft u de standaard papieren exportdocumenten zonder KvK Stempel & Handtekening nodig. Deze documenten kunt u bestellen bij Beurtvaartadres. Zijn er vragen, neemt u dan contact op met de KvK. 2.4. Rond uw lopende aanvragen volledig af (gecompleteerd) Zorg dat binnen uw organisatie op vrijdag 17 januari voor 14:00 uur alle lopende zendingen volledig zijn afgerond (gecompleteerd). Op vrijdag 17 januari is het systeem voor het digitaal aanvragen van uw exportdocumenten na 14:00 uur niet meer beschikbaar.
D A T U M 13.01.2014 P A G I N A 3 van 6 2.5. Controleer of u gebruik maakt van Stratech-SPS versie 4.6 of hoger Voor het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening op uw export-documenten heeft Stratech vorig jaar haar software voorbereid en aan u beschikbaar gesteld. Maakt u op maandag 20 januari nog geen gebruik van Stratech-SPS versie 4.6 of hoger en de bijbehorende DAE connector, dan heeft dit als gevolg dat u geen Certificaten van Oorsprong, EUR-1, EUR-MED verklaringen en legalisaties meer digitaal kunt aanvragen. 2.6. Voer de handelingen uit volgens de inrichtingsinstructie voor Stratech-SPS Voordat u op maandag 20 januari uw eerste exportdocument digitaal gaat aanvragen bij de KvK moet u een bestand importeren in Stratech-SPS. Hiermee wordt onder meer de ingangsdatum voor u ingesteld. Daarnaast moet u enkele printerinstellingen toevoegen in Stratech-SPS. Deze handelingen worden beschreven in de inrichtingsinstructie voor Stratech-SPS. De instructie wordt u uiterlijk dinsdag 14 januari apart per e-mail toegestuurd.
D A T U M 13.01.2014 P A G I N A 4 van 6 3. De wijzigingen in Stratech-SPS 3.1. De status DAE Gefiatteerd wordt niet meer gebruikt In de oude situatie kreeg een aanvraag de status DAE Gefiatteerd na goedkeuring door de KvK en kon u deze zending afdrukken. In de nieuwe situatie wordt deze status niet meer gebruikt. U drukt nu af wanneer een aanvraag de status DAE Opgevraagd heeft. 3.2. Het opgeven van een formuliernummer (completeren) is vervallen In de oude situatie moest u na het afdrukken van uw exportdocument het juiste formuliernummer selecteren in Stratech-SPS en werd deze teruggekoppeld aan de KvK (completeren). In de nieuwe situatie komt het completeren te vervallen en krijgt u na het afdrukken van uw exportdocument de vraag of uw printopdracht geslaagd is. Als u dan Ja klikt, dan wordt de status gezet op Afgehandeld. Klikt u op Nee, dan kunt u het document binnen 24 uur nogmaals printen. Let op: Vanwege de overgang naar het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening, vraagt de KvK u tijdelijk de formuliernummers van uw exportdocumenten goed bij te houden op de bijgevoegde Excellijst. Heeft u vragen hierover, neemt u dan contact op met de KvK. 3.3. Het opgeven van de landcode van uw bestemmingsland is verplicht In de nieuwe situatie is het bij iedere aanvraag verplicht om via Stratech-SPS de landcode van uw bestemmingsland op te geven. In de meeste gevallen zal deze code al gevuld zijn door Stratech- SPS. Heeft u hier vragen over? Neem dan contact op met de KvK.
D A T U M 13.01.2014 P A G I N A 5 van 6 3.4. Bij legalisaties is het opgeven van een documentreferentie verplicht Indien u een legalisatie op origineel aanvraagt verplicht de KvK u nu om via Stratech-SPS uw eigen documentreferentie op te geven, bijvoorbeeld het factuurnummer indien u een factuur ter legalisatie aanbiedt. Heeft u hier vragen over? Neem dan contact op met de KvK. Afdrukken op origineel houdt in dat u enkel de legalisatietekst wilt printen op een reeds eerder afgedrukt document. Afdrukken op blanco papier houdt in dat u het PDF document dat u naar de Kamer van Koophandel stuurt inclusief legalisatietekst in één handeling afdrukt. De wijze waarop u nu een legalisatie afdrukt kunt u per aanvraag wijzigen. Let op: Maakt u gebruik van meerdere kopieën bij het aanvragen van dezelfde legalisatie, dan dient u tenminste Stratech-SPS versie 4.6.6.0 te hebben geïnstalleerd.
D A T U M 13.01.2014 P A G I N A 6 van 6 4. Het afdrukken van uw exportdocumenten vanaf maandag 20 januari 4.1. Werkinstructies per type document Let op, vanaf maandag 20 Januari gaat u zelfstandig de KvK Stempel & Handtekening printen op uw EUR-1 en EUR-MED documenten. Lees hiervoor de bijgaande instructies van de KVK. Standaard papieren EUR-1 en EUR-MED documenten zonder stempel en handtekening kunt u bestellen bij Beurtvaartadres. Voor Certificaten van Oorsprong en legalisaties blijft u voorlopig uw bestaande vooraf gestempelde en getekende formulieren gebruiken, tenzij de Kamer van Koophandel expliciet met u heeft afgestemd dat u zelfstandig de KvK Stempel & Handtekening gaat printen op uw CVO documenten en legalisaties. Zijn er vragen en/of onduidelijkheden hierover, neemt u dan contact op met de KvK. 4.2. Printerinstellingen aanpassen in Stratech-SPS Bij de eerste keer afdrukken van uw exportdocument na de invoering van het printen van de KVK Stempel & Handtekening moet u controleren of de afgedrukte tekst correct binnen de kaders wordt afgedrukt. Is dit niet het geval, dan dient u bij de printerinstellingen in Stratech-SPS de Offset aan te passen van de documenten die eindigen op _DAE_ORIGINEEL. Staat er bij het afdrukken van uw exportdocument geen stempel, dubbele stempels en/of tekst op de verkeerde plaats van uw exportdocument, neemt u dan contact op met de KvK.