Bijlage 1: Installeren van OSV ( Ondersteunende Software Verkiezingen ) programma 1

Transcriptie

1 Bijlage 1: Installeren van OSV ( Ondersteunende Software Verkiezingen ) programma 1 1. Inhoud zip-bestand In het zip-bestand treft u het volgende aan: - Programma 1: Voor het aanmaken van de kandidatenlijsten; - De installatiehandleiding van programma 1; - Nadat Programma 1 is geïnstalleerd, treft u in de map doc (op de locatie waar u P1 heeft geïnstalleerd) de handleidingen aan waarin wordt uitgelegd hoe het programma dient te worden gebruikt. 2. Installatie van de software Voordat u OSV installeert dient u het zip-bestand uit te pakken op de computer. De software dient, afhankelijk van het besturingssysteem van uw computer, als volgt te worden geïnstalleerd: - voor installatie op een Microsoft Windows besturingsomgeving start u het programma install-win.bat ; - voor installatie op een Mac besturingsomgeving start u het programma installmac.command ; - voor installatie op een Linux besturingsomgeving start u het programma install-linux.sh. Voor uitgebreide uitleg omtrent de installatie wordt u geadviseerd de installatiehandleiding te lezen. (handleiding_installer_programma1.pdf) Bij de installatie van programma 1 bij Windows computers wordt als standaard de systeem-map C:\Program files voorgesteld. Om een programma in deze systeemmap te installeren zijn onder Windows 7, 8 en 10 extra rechten vereist. Een goed alternatief voor de installatie van OSV is de map Mijn documenten. 3. Gebruik van de software Uitgangspunt is dat de software ondersteunend is; het papieren proces blijft leidend. Hoewel het gebruik van de software niet verplicht is, heeft het voor u en voor het verdere proces rond de kandidaatstelling, grote voordelen wanneer u de software wel gebruikt. Het is belangrijk dat de in de software ingevoerde gegevens juist en volledig zijn. U bent zelf, net als voor het handmatig invullen van de kandidaatstellingsformulieren, verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde gegevens. Mocht onverhoopt blijken dat er verschillen zijn in de gegevens op de papieren en de digitale versie van de kandidatenlijst, dan worden de gegevens op de papieren kandidatenlijst aangehouden.

2 Bijlage 2: Stappenplan voor gebruik van OSV programma 1 Programma 1 (P1) is bedoeld voor politieke partijen voor het aanmaken van alle voor de kandidaatstelling benodigde formulieren en bestanden. Verkiezingsdefinitiebestand In Programma 1 zijn de instellingen voor de komende verkiezingen opgenomen. Hierdoor zijn de basisgegevens over de verkiezing, zoals de datum van kandidaatstelling en van de stemming al aanwezig. Als de gemeente een verkiezingsdefinitie-bestand beschikbaar stelt, dan heeft het de voorkeur deze te gebruiken. Bij het voorbereiden van de kandidatenlijst kunt u kiezen of u gebruik maakt van het verkiezingsdefinitie-bestand, of dat u zelf de verkiezingsgegevens invoert. Zodra programma 1 is opgestart ziet u het Adresboek. In het adresboek kunt u de kandidaatgegevens invoeren. Deze gegevens kunt u vervolgens gebruiken bij het invullen van de kandidatenlijst. Na invoer van de verkiezingsgegevens, kunt u de kandidaten in de juiste volgorde op de kandidatenlijst zetten. Ga naar (Bestand) Voorbereiding. U kunt nu direct de gemeente selecteren waarvoor u een kandidatenlijst wilt aanmaken. Als u van het gemeente een verkiezingsdefinitie heeft ontvangen kunt u die hier inlezen. Dat is met name handig voor lokale partijen. Ga naar Volgende. Kies nu de naam van de partij uit de lijst (bij een samenvoeging van aanduidingen kan een tweede naam worden gekozen). Als de naam er niet bijstaat, kunt u deze zelf intypen. Let daarbij op de juiste spelling (zoals geregistreerd). Bepaal of u geslacht (m of v) en de roepnaam al dan niet op de kandidatenlijst vermeld wilt zien. Geef tevens het aantal zetels aan dat de partij bij de vorige verkiezingen heeft behaald als daarvan sprake is. Klik op Voltooien. Het hoofdscherm is nu veranderd. Bovenaan staat Kandidatenlijstbeheer naast Adresboek. Dat bestaat uit 2 delen (tabs): "Kandidatenlijst" en "Inleveraar en gemachtigden". Aanmaken kandidatenlijst Voer nu de kandidaten in door te klikken op (Kandidatenlijst) Toevoegen.... U kunt nu de gegevens van elke kandidaat invoeren. Door te klikken op OK&Volgende voert u de volgende kandidaat in. U plaatst iedere kandidaat op de juiste plek op de lijst door deze te selecteren en daarna met behulp van de functie (Kandidatenlijst) Omhoog c.q. Omlaag op de juiste plek op de lijst te zetten. Nu klikt u op tabblad Inleveraar en gemachtigden en voert daar de lijstinleveraar in door deze uit het adresboek te selecteren of deze nieuw toe te voegen. Als alle gegevens ingevoerd zijn, klikt u op (Bestand) Aanmaken documenten en maakt daarmee de formulieren H1, H3-1/H3-2, H4, H9 en zo nodig de I10 als pdf-document aan (deze kunt u afdrukken of per mail verzenden ter ondertekening). Tevens wordt een digitale kandidatenlijst als eml.xml bestand aangemaakt (deze levert u eveneens bij het centraal stembureau in). De bestanden worden in de werkmap opgeslagen. U kunt alle bestanden makkelijk kopiëren naar een andere locatie door gebruik te maken van de menu-optie (Bestand) Alle aangemaakte bestanden kopiëren... Let op!: - Om documenten te kunnen aanmaken dient tenminste 1 kandidaat en de naam van de inleveraar te zijn ingevoerd. - Om ook een formulier voor een lijstencombinatie (formulier I 10) te krijgen dient u op de pagina bij de inleveraar, tevens de gemachtigde aan te wijzen voor het aangaan van een lijstencombinatie. - Als u een verklaring van vestiging wilt afdrukken voor een kandidaat die buiten de gemeente woont, dan dient u bij de kandidaat-gegevens het vinkje aan te zetten waarmee dit wordt aangegeven.

3 U wordt verzocht om op de dag van kandidaatstelling bij de papieren documenten ook het digitale bestand genaamd Kandidaten...xml.eml, mee in te leveren. Hieronder staan enkele aanwijzingen voor het inleveren van de juiste documenten en het bijbehorende bestand. Overeenstemming van de ingeleverde documenten met het elektronisch bestand Op de dag van kandidaatstelling levert u op papier een kandidatenlijst (formulier H 1) in, tezamen met de overige benodigde formulieren. Op alle formulieren dienen exact dezelfde kandidaten in dezelfde volgorde te staan als op de kandidatenlijst. Zo niet, dan zijn ze ongeldig. Bij verschillen is de kandidatenlijst bepalend; de andere documenten kunnen ongeldig zijn als ze daarvan afwijken. U zult waarschijnlijk in het begin nog wel eens verbeteringen moeten aanbrengen waarna u de documenten opnieuw aanmaakt. De datum-tijd aanduiding onderaan deze documenten helpt het centraal stembureau om te zien dat ze gelijktijdig zijn aangemaakt en de inhoud dus gelijk is. Ook het ingeleverde digitale bestand moet gelijktijdig zijn aangemaakt. Hiervoor staat onderaan de kandidatenlijst (formulier H 1) een controle-code, die hoort bij het digitale bestand. Het centraal stembureau kan met behulp van deze code controleren of de inhoud van het bestand klopt met de papieren kandidatenlijst. Iedere keer dat u opnieuw documenten aanmaakt, komt er een andere code te staan. Zorg dus dat alle papieren documenten en het bestand van hetzelfde tijdstip zijn. Let op!: U kunt de bestanden vaker aanmaken. De oude versie wordt dan door de nieuwe versie overschreven. Mochten er nog gegevens van de kandidaten ontbreken, dan kunt u een conceptversie aanmaken door bij het aanmaken het vinkje voor de optie concept aan te zetten. De gegevens kunnen dan door de kandidaten worden gecontroleerd c.q. aangevuld. Een conceptversie is te herkennen aan het woord 'Concept' in de bestandsnaam en onderaan elke pagina.