1 van 5 28-4-2016 12:31 Introductie Het importeren van gegevens is een snelle en efficiënte manier om uw financiële en logistieke gegevens in uw administratie te krijgen. U kunt dit doen via [XML, Financiële/Logistieke import]. Hier kunt u de gewenste gegevens selecteren die u wilt importeren in deze administratie. Als u bijvoorbeeld debiteuren wilt importeren, dan kunt u dat doen via het menupad [XML, Financiële import, Debiteuren]. De overige gegevens die geïmporteerd kunnen worden zijn: Financiële import Grootboekrekeningen Crediteuren Debiteuren Financiële boekingen Mutaties (verwerkte boekingen) Budgetten Wisselkoersen Activa Servicecontracten Logistieke import Artikelen Artikelprijzen Serie-/batchnummers Verkooporders Verkoopfacturen Bestellingen Offertes Interne orders Productieorders Overige import Personeel Salaris Component Projecten Salarisgegevens Relaties Salarisboekingen Verzuim Uurboekingen Activa, servicecontracten, artikelprijzen, bestellingen, budgetten, offertes, interne orders, uurboekingen, medewerkers, salaris component, projecten, salarisgegevens, relaties, salarisboekingen en verzuim kunnen niet geïmporteerd worden in CSV-formaat. Deze kunnen alleen in XML-formaat geïmporteerd worden. Uitleg van de velden Onderstaand wordt per scherm uitleg gegeven over de importfunctie. Het importeren van debiteuren wordt als voorbeeld genomen, maar voor de overige gegevens geldt precies hetzelfde. Overigens kunnen bestellingen en artikelprijzen alleen in XML-formaat worden geïmporteerd. U kunt hier lezen hoe u de instellingen voor XML-server kunt invoeren en wijzigen. U kiest voor menupad [XML, Financiële import, Debiteuren]. Het bovenste gedeelte van het scherm dat nu verschijnt ziet er als volgt uit: Bestand Hier kunt u de locatie van het importbestand ingeven. Standaard staat hier de locatie en de bestandsnaam van de laatste succesvolle import. U kunt zelf het gewenste bestand selecteren door op het vergrootglas aan de rechterkant van het scherm te klikken. Nu verschijnt een selectiescherm van waar u naar de juiste locatie kunt 'bladeren'. In dit scherm kunt u tevens aangeven of u een CSV-bestand of een XML-bestand wilt importeren. Wanneer u een CSV bestand importeert, beschikt u tevens over de sectie 'CSV' waar u de decimaalscheiding kunt aangeven. URL Gebruikers van E-Synergy kunnen URL selecteren om gegevens op te halen (downloaden). Als u URL selecteert, worden de extra velden in dit scherm ook beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om een selectie aan te geven in de importgegevens. In het veld moet de Synergy-website worden ingegeven. Hier moet altijd worden begonnen met http:// of https://. Het is mogelijk om direct naar deze locatie te gaan door te klikken op

2 van 5 28-4-2016 12:31 het icoontje aan de rechterkant van dit veld. Het importeren vanaf een URL is niet mogelijk voor financiële boekingen. Middels het icoon u de Synergy website in de webbrowser. opent Andere URL Middels deze optie kunt u een URL opgeven om een XML bestand te importeren vanaf een website. Wanneer u deze optie selecteert, is het mogelijk om een willekeurig webadres op te geven (startende met http:// of https://) en hiervan een bestand te importeren. Middels het icoon opent u de het XML bestand via de website. Wanneer u deze optie via de opdrachtregel wilt gebruiken dan dient u de parameter -URL te gebruiken en als url een web-adres op te geven dat start met http:// (of https://) en eindigt op.xml. Bijvoorbeeld http://www.mijndomein.com/directory /DEBTORS.xml. De import applicatie zal de andere url als zodanig herkennen, valideren en indien mogelijk importeren. Netwerkgebruiker Met de optie 'Netwerkgebruiker' kunt u netwerkgebruikers importeren en als gebruiker aanmaken in de administratie. Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van personeel in menu [XML, Overige import, Personeel]. Sectie CSV Decimaalscheiding Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van CSV bestanden. Deze optie maakt het mogelijk om direct een CSV bestand, dat gemaakt is in Excel op een PC met Europese gebruikersinstellingen (het scheidingsteken is een komma) te importeren. Sectie Gegevens Gegevens Dit veld is alleen beschikbaar als er is gekozen voor URL. Gegevens kunnen op twee manieren worden geïmporteerd vanaf een URL: Alle gegevens; alle gegevens van de opgegeven bron zullen worden geïmporteerd. Alleen veranderde data importeren (optie "Laatst aangepast"); er wordt alleen data geïmporteerd die is veranderd sinds de laatste geslaagde import. Het gaat hier om alle data die is veranderd, het onderstaande selectiefilter heeft hier geen verdere invloed op. Sectie Inclusief Inclusief De velden in deze sectie kunnen alleen worden gebruikt als er is gekozen voor een URL. Desgewenst kunnen afbeeldingen, notities en/of vrije velden die zijn gekoppeld aan de te importeren gegevens worden meegenomen. Als de checkbox is aangevinkt zullen deze gegevens ook worden geïmporteerd. Sectie Filter Filter Filter is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Het filter is alleen zichtbaar als er debiteuren, crediteuren of artikelen worden geïmporteerd. Er kan een traject worden ingegeven welke debiteuren/crediteuren geïmporteerd moeten worden uit E-Synergy. Met behulp van het vergrootglas kan er een selectie worden opgegeven. Handmatige invoer is ook mogelijk. Daarnaast is er de mogelijkheid om alleen de gegevens te importeren die in een bepaalde periode zijn gewijzigd. Als er bijvoorbeeld een datumtraject van 1 april 2002 tot 1 mei 2002 wordt ingegeven, dan zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die in die periode zijn gewijzigd. Sectie Opties De optie 'Synchroniseren' is alleen beschikbaar als u salarisgegevens gaat importeren. Dit veld verschijnt alleen als er een URL is ingevoerd en als er gekozen is voor alle gegevens. Via deze optie kunt u uw salarisgegevens synchroniseren met de geïmporteerde bestanden. De optie 'Synchroniseren' zorgt ervoor dat er volledige synchronisatie plaats kan vinden tussen Exact Synergy en Exact Globe. Hiermee worden ook verwijderde regels uitgewisseld. Bijvoorbeeld wanneer in Exact Synergy salarisgegevens zijn verwijderd, dan worden deze regels ook in Exact Globe verwijderd. De opties 'Salaris component', 'GB-rekening' en 'Crediteur' zijn beschikbaar als u salarisgegevens gaat importeren maar zijn alleen van toepassing

3 van 5 28-4-2016 12:31 voor het exporteren van salarisgegevens. Sectie Status Status Deze sectie is alleen beschikbaar als er is gekozen voor een URL en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Alleen de gegevens met de geselecteerde status worden geïmporteerd. Download alle projecten waar medewerkers van deze administratie lid van zijn Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van projecten. Daarnaast is deze optie alleen aanwezig wanneer u 'e-synergy URL' heeft geselecteerd en bij 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Met deze kunt u aangeven dat u alle projecten waar de medewerkers van de huidige administratie lid van zijn wilt importeren vanuit de Synergy database wilt importeren. Sectie Conditie Bijwerken Leverdatum Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van orders en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Wanneer in het importbestand leverdata staan welke voor de datum van importeren vallen, kunt u hier aangeven of u dit ook zo wenst te importeren. Wanneer Bijwerken leverdatum is aangevinkt zullen alle afleverdata welke voor de importdatum liggen aangepast worden naar de dag na import. Wanneer u de optie uitvinkt, zullen de afleverdata rechtsreeks uit het importbestand worden overgenomen in de administratie. Regel korting (Ontbrekend) : Overnemen 0% Deze optie is alleen aanwezig bij het importeren van verkoopfacturen via een bestand en u in de sectie 'Gegevens' de optie 'Alle' heeft geselecteerd. Wanneer er geen kortingsinformatie aanwezig is in het import bestand kunt u middels deze optie aangeven dat er in dergelijke situaties van uit moet worden gegaan dat de korting 0% betreft. Wanneer u deze optie niet aanvinkt en er is geen kortingsinformatie aanwezig in het importbestand, dan wordt de korting berekend op basis van de verkoopprijs uit het importbestand en de prijs van het artikel in de administratie. Sectie Uitsluiten Uitsluiten: Hoofddivisie Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van debiteuren, als de import wordt opgestart vanuit een URL (een Synergy adres). Als de optie 'Hoofddivisie' of 'Main division' wordt aangevinkt bij het importeren van debiteuren, zullen alleen de debiteuren worden geïmporteerd die voldoen aan de volgende criteria: ze dienen een debiteurnummer te hebben voor die divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe Next én de divisie, die overeenkomt met het administratienummer in Exact Globe Next, is niet de hoofddivisie van de relatie. Een uitgebreide uitleg van deze optie kunt u vinden in het document 'Het gebruik van de optie 'Main division' bij het importeren van debiteuren'. Sectie Bijwerken Prijslijstassortimenten Deze optie is alleen beschikbaar indien u artikelen importeert. Hiermee wordt gecontroleerd of de combinatie assortiment en prijslijst reeds bestaat. Indien deze bestaat, wordt het artikel toegevoegd aan de prijslijst, met dezelfde logica als het aanmaken van een nieuw artikel. Als de combinatie niet bestaat, wordt het artikel niet aan een prijslijst toegevoegd. Indien deze checkbox is uitgevinkt, wordt hier niet op gecontroleerd. Deze controle is alleen van toepassing voor XML, voor CSV wordt deze niet gebruikt. Wanneer u gebruik maak van prijslijsten en/of afspraken per artikelgroep is deze optie niet aanwezig. Sectie Controles

4 van 5 28-4-2016 12:31 Kopregelbedrag komt overeen met het totaalbedrag van de subregels Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Hiermee wordt bij de import gecontroleerd of het kopregelbedrag gelijk is aan het totaalbedrag van de subregels. Indien dit niet het geval is verschijnt er een melding. Stamgegevens aanmaken Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van financiële boekingen en mutaties. Met deze optie kunt u aangeven of bij het importeren van boekingen en mutaties in XML formaat stamgegevens aangemaakt dienen te worden. Wanneer u deze optie aanvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze aangemaakt. Wanneer u de optie uitvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze niet aangemaakt en wordt de boeking/mutatie niet geïmporteerd. Dit heeft betrekking op de volgende (stam)gegevens: Grootboekrekeningen Debiteuren/crediteuren Kostenplaatsen Kostendragers Artikelen BTW-codes Betalingscondities Medewerkers Projecten Magazijnen Valuta De instelling is tevens van toepassing op de 'Uw Referentie' van de boeking of mutatie in het import bestand. Wanneer u deze optie aanvinkt is het mogelijk om een boeking/mutatie te importeren met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat. Wanneer u deze optie uitvinkt kan een boeking/mutatie met een 'Uw Referentie' die reeds bestaat niet worden geïmporteerd. Administratiecode Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Met deze optie kunt u tijdens de import een controle uitvoeren op de administratiecode (administratienummer) die in het importbestand aanwezig is. Wanneer deze code niet overeen komt met de code van de betreffende administratie wordt de import afgekeurd. Wanneer u met meerdere administraties werkt en alleen voor een bepaalde administratie relevante boekingen wilt importeren, kunt u er middels deze optie voor zorgen dat alleen de gewenste boekingen geïmporteerd worden. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u ook de boekingen met een andere administratiecode importeren. Deze optie is alleen van toepassing op het XML formaat. U kiest nu voor Klaar. Op het scherm dat nu verschijnt is de voortgang is te volgen. Hier kunt u de import (indien u vanuit een bestand importeert) desgewenst nog afbreken via de knop 'Annuleren': Als het proces is voltooid, verschijnt het volgende scherm: U kunt nu klikken op het icoon achter "Berichten" om eventuele meldingen te controleren. De berichten kunnen desgewenst ook worden afgedrukt. Als er data is afgekeurd, wordt er ook een foutenbestand aangemaakt. Dit bestand kan direct bekeken worden door het icoon achter "Foutenbestand" te selecteren. Het bestand wordt opgeslagen in uw "Mijn documenten" directory, aangezien u daar altijd rechten op heeft. Het verslag kunt u ook uitprinten door middel van de knop 'Afdrukken'.

5 van 5 28-4-2016 12:31 Na afloop gebruikt u de knop "Sluiten" om de importfunctie af te sluiten. Gerelateerde onderwerpen Startpagina E-XML Server Het gebruik van de optie 'Main division' bij het importeren van debiteuren Instellingen XML Server