Organisatie van de zorg Ine Debaene Donderdag 1 december 2016
Verpleegkundigen & zorgkundigen 2
Stap 4: roosterbeleid 3
Roosterbeleid Wet- en regelgeving Gezond roosteren Dienstroosterplanning 4
Wet- en regelgeving 5
Wet- en regelgeving Toepassing arbeidswet 16.3.1971 Openbare instellingen die geneeskundige, hygiënische of profylactische verzorging verlenen Heeft betrekking op de voorziening (voor alle personeelsleden die hierin tewerkgesteld worden) Bepalingen inzake arbeidsduur niet van toepassing op leidinggevende functies in privé Arbeidstijdenwet 14.12.2000 niet van toepassing (OCMW s en gemeenten) 6
Wet- en regelgeving Voordelen Werknemer beschermen Tekort aan nachtrust voorkomen Voorkomen van overbelasting Bevorderen van het plannen van persoonlijke activiteiten 7
Basisbegrippen 8
Jobtime en arbeidsweek Jobtime = contractueel aantal uren/week dat de werknemer prestaties levert voor de werkgever Voltijdse werknemer: 38u/week Deeltijdse werknemer: < 38u/week Arbeidsweek = maandag 00.01 u. t.e.m. zondag 24.00 u. 9
Referteperiode = een vastgelegde periode in de organisatie waarbinnen het aantal contractuele uren gepresteerd moeten worden (kwartaal) (max. 1 jaar: via KB, CAO of arbeidsreglement) 10
Arbeidsregeling Arbeidsregeling = aantal te presteren uren op weekbasis vast: constante/vaste cyclus variabel: wekelijkse arbeidsduur binnen een bepaalde referteperiode respecteren 11
Uurrooster (werkrooster) = concrete verdeling van de arbeidsduur per dag over elke werkdag van de week vast: te werken dagen en uren liggen duidelijk vast rooster opnemen in contract en arbeidsreglement variabel: dagen en uren liggen niet vast shiften opnemen in arbeidsreglement arbeidsovereenkomst bepaalt de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur die over de referteperiode (één kwartaal) moet gerespecteerd worden, zonder vooraf de dagen en/of uren van het werkrooster te bepalen 12
Arbeidsregeling/uurrooster Arbeidsregeling uurrooster Vast uurrooster Variabel uurrooster Vaste arbeidsregeling X X Variabele arbeidsregeling 0 X Voorbeeld arbeidsreglement: De arbeidsduur per week zoals overeengekomen in de arbeidsovereenkomst zal worden gepresteerd in een stelsel van een gemiddelde jobtime/week over een referteperiode van 13 weken volgens een variabel uurrooster. 13
Oefening 50% = 76uur/4 weken
Oefening 50 % = 76uur/4 weken 15
Oefening 50 % = 76uur/4 weken 16
Variabel uurrooster (werkrooster) Bekendmakingsplicht: 5 werkdagen vooraf (handtekening en datum) krijgt definitief karakter: de + en de teller worden vastgelegd wijziging na uithanging heeft als gevolg dat de overurenregeling van toepassing is Mogelijke oplossing: zoveel mogelijk wijzigingen doorvoeren vooraleer uurrooster definitief wordt! 17
Variabel uurrooster (werkrooster) Registratie van afwijkingen: afwijkingenregister (of controledocument) dagtekening toepassingsperiode begin- en eindduur van de afwijking handtekening WN en minimaal 1 x/week handtekening WG 5 jaar bewaren prikkaarten, badgesysteem kunnen register vervangen 18
Bepalingen inzake arbeidsduur 19
Arbeidsduur De tijd gedurende welke het personeel ter beschikking is van de werkgever, dit wil zeggen de tijd waarin hij elk verzoek van de werkgever moet beantwoorden. (art. 9, lid 2) Exclusief: pauzes en tijd besteed aan het nuttigen van een eetmaal (zoals voorzien in arbeidsreglement) tijd tussen woonplaats en arbeidsplaats 20
Minimumlimieten Minimumduur van minstens 3 uur per prestatie kan niet: 10 u. 12 u. en 17 u. 18 u. (= 2 werkperiodes geen normale pauze) kan wel: 10 u. 12 u. en 13 u. 14 u. (normale pauze) niet van toepassing voor het schoonmaakpersoneel en personeel van openbare verzorgingsinstellingen met uitzondering van (para)medisch personeel en apothekers Minimumlimiet van 6 uur per dag voor werknemers die s nachts werken 21
Minimumlimieten Minimum wekelijkse arbeidstijd van 1/3 van een voltijdse baan niet van toepassing voor: schoonmaakpersoneel (op voorwaarde dat werkrooster vast is) personeel van openbare verzorgingsinstellingen 22
Maximumlimieten Voorzieningen waar de normale grenzen van de arbeidsduur niet kunnen nageleefd worden (art. 23). Maximum 11 uur per dag en 50 uur per week Voorwaarden Recuperatie in de vorm van inhaalrust en/of Recht geven op de betaling van overloon Belangrijk om de exacte aard van de overschrijdingen te noteren aangezien elk soort overschrijding bijzondere kenmerken heeft. 23
Recuperatie Algemene regeling Inhalen in kwartaal door het toekennen van inhaalrust. Principe van inhalen: op het einde van de referteperiode mag men niet meer arbeidsuren hebben gepresteerd dan het resultaat van: aantal weken in de referteperiode X wekelijkse arbeidsduur = te werken aantal arbeidsuren (voorbeeld: 38u x 13 weken = 494u of 19u x 13 weken = 247u). Respecteren van een interne grens 24
Interne grens 78u per referte (kwartaal) 91u per jaar (1 ste trimester: 78) sinds 17/8/2013 mag op geen enkel ogenblik meer bedragen dan: (wekelijkse arbeidsduur X aantal weken verstreken in de referte) + 78u/91u kan verhoogd worden na procedure tot 130u (1 ste fase) en 143u (2 de fase) 25
Interne grens Weken 38u-week Gepresteerde uren Uren overschrijding en inhaalrust 1 38 48 + 10 2 38 48 + 10 3 38 48 + 10 4 38 48 + 10 5 38 48 + 10 6 38 48 + 10 7 38 48 + 10 8 38 48 + 10 9 38 0-38 10 38 38 0 11 38 34-4 12 38 0-38 13 38 38 0 494 u 494 u 0 = 384 uren gewerkt ((8x38)+ 78 uren)! 26
Overuren Werken vereist door een onvoorziene noodzakelijkheid (art. 26, 1, 3 ) = overuren na vastklikken uurrooster! Mogelijkheid om het kwartaal te eindigen met een krediet van ten hoogste 78 uur Maximum 91 uur per jaar Maximum 11 uur per dag en 50 uur per week Voorafgaande toelating vakbondsafvaardiging (of, indien niet mogelijk, achteraf) 27
Overuren Richtlijnen voor recuperatie Recuperatie binnen de 3 maanden volgend op de referteperiode waarbinnen de uren werden gepresteerd In gemeenschappelijk overleg Moet gebeuren volgens volgende modaliteiten: per volledige dag op een normale arbeidsdag Bij ziekte toekennen in de 3 maanden die volgen op het einde van de schorsingsperiode (met een maximum van 6 maanden) 28
Overuren De keuze van de werknemer: elke WN heeft de mogelijkheid om zelf te kiezen om zijn gepresteerde overuren niet te recupereren uitdrukkelijk meedelen dat hij verzaakt aan het opnemen van recuperatie meedelen voor het einde van de maand waarbinnen uren werden gepresteerd 29
Rusttijden 30
Rusttijden Tussen twee arbeidsprestaties: algemeen principe: 11 uur opeenvolgende rust tussen einde en hervatting werk (art. 38ter, 1) afwijkingen: opgesplitste werkperiode (in de horeca of in ziekenhuizen) in geval van overmacht (art. 26) cumulatie met de zondagsrust (24u) = 35 uur wekelijkse rust 31
Rusttijden Cumulatie met de zondagsrust: rusttijd van 11 uur komt bovenop zondagsrust of de inhaalrust wegens zondagsarbeid wekelijkse werkonderbreking van 35 opeenvolgende uren (art. 38ter, 3) zeven dagen na elkaar werken? laten aanvangen op dinsdag of woensdag 32
Rusttijden UURROOSTER 38 UUR/WEEK REFERTE 4 WEKEN MA DI WO DO VR ZA ZO L L D D V MA DI WO DO VR ZA ZO V V ZAR D V V V MA DI WO DO VR ZA ZO ZOR L L L L MA DI WO DO VR ZA ZO D D V V V ZOR = zondagsrust ZAR = zaterdagsrust V = 6.30 u. 14.36 u. L = 13.30 u. 21.36 u. D = 8.30 u. 16.36 u. 33
Rusttijden UURROOSTER 38 UUR/WEEK REFERTE 4 WEKEN MA DI WO DO VR ZA ZO ZAR L L L L L L MA DI WO DO VR ZA ZO L L L L L ZOR MA DI WO DO VR ZA ZO L L L L L MA DI WO DO VR ZA ZO D L ZAR V V V V ZOR = zondagsrust ZAR = zaterdagsrust V = 6.30 u. 14.36 u. L = 13.30 u. 21.36 u. D = 8.30 u. 16.36 u. 34
Rusttijden Tijdens de arbeidsprestatie (pauzes): definitie: de tijd dewelke de WN vrij is en dus geen onverwachte beloproepen van zijn WG hoeft te verwachten, ook al wordt de pauze op de arbeidsplaats zelf doorgebracht principe > 6 uur werken => minimum 15 minuten pauze (betaald of onbetaald) (art. 38quater) In arbeidsreglement = afdwingbaar! 35
Zondagsrust 36
Zondagsrust Principe: Het is verboden werknemers op zondag tewerk te stellen behoudens instellingen en diensten die geneeskundige, profylactische of hygiënische zorg verlenen Minderjarige werknemers (jonger dan 18 jaar) mogen op zondag niet werken. 37
Zondagsrust Inhaalrust: onbetaald wordt niet mee verrekend in de arbeidsduur binnen de 6 dagen die op de bewuste zondag volgen mag samenvallen met inactiviteitsdag (zaterdag) mag niet samenvallen met feestdag, inhaalrust feestdag, vervangingsdag feestdag, klein verlet en jaarlijks verlof 38
Zondagsrust Inhaalrust: > 4 uur gewerkt => 1 dag 4 uur gewerkt => ½ dag Wat bij ziekte? 39
Zondagsrust maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 7,6 7,6 ZAR 7,6 7,6 7,6 7,6 45,6 maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 76 u 7,6 7,6 ZOR 7,6 7,6 30,4 maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 7,6 7,6 ZAR 7,6 7,6 7,6 6,0 44,0 maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 7,6 7,6 ZOR 7,6 7,6 30,4 74,4 u maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 3,8 3,8 45,6 maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag 7,6 7,6 ZAR/ZOR 7,6 7,6 30,4 76 u 40
Feestdagen 41
Algemeen principe De werknemers van de privésector mogen in principe niet worden tewerkgesteld op de 10 wettelijke feestdagen van het jaar (art. 4), ( ) tenzij in de gevallen dat de werknemer op zondag mag arbeiden. Bij wet vastgelegde feestdagen (KB van 18 april 1974, art. 1) De buitenwettelijke feestdagen of conventionele feestdagen via cao of de onderneming 42
Vervanging van feestdagen Algemeen Wanneer een niet-gepresteerde feestdag samenvalt met een zondag of met een gewone inactiviteitsdag in de organisatie, dan moet hij, ervoor of erna, worden vervangen door een andere rustdag die moet samenvallen met een gewone werkdag. Deze vervangingsdag wordt dan beschouwd als de feestdag voor de werknemers van de organisatie. Het aantal uren dat zou worden gewerkt tijdens die vervangingsfeestdag is van weinig belang. 43
Vervanging van feestdagen Hoe de vervangingsdag vastleggen? Indien er geen akkoord is, dan moet de vervangingsdag in onderling akkoord tussen de werkgever en elke werknemer worden vastgelegd. De werkgever moet voor 15 december van elk jaar in de lokalen van de organisatie van de feestdag van het volgende jaar aanplakken 44
Vervanging van feestdagen Bijzondere gevallen De werknemer heeft een vast uurrooster 5 of 6 dagen per week minder dan 5 dagen per week: vervangingsfeestdag valt op maandag: geen recht vervangingsfeestdag valt op dinsdag: wel recht geen afspraak: vervangingsfeestdag eerstvolgende activiteitsdag in organisatie (maandag) 45
Vervanging van feestdagen Bijzondere gevallen De werknemer heeft een veranderlijk uurrooster recht op alle feestdagen (onderling akkoord) gepland op activiteitsdag (niet op zondag!) 46
Arbeid op een feestdag en toekenning inhaalrust Toekenning inhaalrust: duur voltijds > 4 uur gewerkt => 1 dag 4 uur gewerkt => ½ dag deeltijds gelijk aan werkelijke duur van de op de feestdag verrichte arbeid 47
Feestdagen Recuperatie: voorwaarden: effectief= samenvallen met gewone activiteitsdag betaald binnen de 6 weken na de feestdag wat bij ziekte/schorsing? Binnen de 6 weken na het einde van de schorsing (art. 11, 6 e lid) 48
Feestdagen Mogelijkheden -> impact op arbeidsduur feestdag werken met recuperatie 49
Feestdagen feestdag uitbetalen (= geen gewerkte dag) 50
Feestdagen feestdag geven zonder recuperatie = gewerkte dag 51
Jaarlijkse vakantie 52
Jaarlijkse vakantie Geregeld door Jaarlijkse vakantiewet 28/6/1971 KB inzake jaarlijkse vakantie 30/3/1967 2 begrippen Vakantiedienstjaar: jaar waarin arbeid wordt gepresteerd en recht geeft op vakantie en vakantiegeld Vakantiejaar: jaar waarin vakantie opgenomen wordt Aantal dagen vakantie In verhouding tot het aantal effectief gewerkte dagen in het vakantiedienstjaar 53
Jaarlijkse vakantie Niet alleen effectief gewerkte dagen komen in aanmerking, ook diverse inactiviteitsdagen zoals arbeidsongeval; ziekte; bevallingsrust of moederschapsrust; zwangerschap of borstvoeding; profylactisch verlof; 54
Jaarlijkse vakantie Regels (KB 30 maart 1967, art. 64) Wettelijke vakantiedagen (20/22) niet overdraagbaar naar het volgende jaar. Indien WN niet in de mogelijkheid is om wettelijke vakantie op te nemen wegens ziekte, bevalling verliest hij definitief het recht op de vakantie (maar niet het recht op vakantiegeld). Werknemers zijn verplicht om vakantie te nemen waar zij recht op hebben. Vakantie is zowel een recht als een plicht. WG kan weigeren om continuïteit te waarborgen! 55
Jaarlijkse vakantie Regels (KB 30 maart 1967, art. 64) Voor werknemers met schoolplichtige kinderen zal de vakantie bij voorkeur worden toegekend gedurende de schoolvakantie. Behoudens een andersluidend verzoek, moet een ononderbroken periode van 2 weken tussen 1 mei en 31 oktober worden toegekend. Ononderbroken periode van één week moet worden gewaarborgd. Nemen van halve vakantiedagen is verboden tenzij WG akkoord geeft. 56
Jaarlijkse vakantie Tips Rechten uitdrukken in uren Verlofspreiding 57
Gezond roosteren 58
Indicatoren gezond roosteren Gebaseerd op Nederlands model van 1997 WHAW-methode: werkdruk en herstel bij afwijkende werktijden ontwikkeld in rijksuniversiteit Groningen 13 criteria waaraan roosters zoveel als mogelijk moeten voldoen 59
Dienstroosterplanning Toewijzen van diensten aan medewerkers = opmaken uurrooster. Pas mogelijk nadat alle voorgaande stappen zijn afwerkt! 60
Dienstroosterplanning Efficiënt Transparant 61
Efficiënt Middelen Papier Computerprogramma (Excel) Software (voordelen!) Combinatie van bovenstaande Techniek Ad hoc rooster Vast rooster Kwartaalrooster Half cyclisch en half kwartaal Volledig cyclisch
Efficiënt Afspraken Wie roostert? Welke fases zal men hanteren bij het roosteren? Voor welke periode zal men roosteren? (per maand/referte?) Waar zal men roosteren? Wanneer zal men roosteren? Wanneer zal men het rooster bekend maken? Welke regels zal men hanteren bij het opmaken van het uurrooster? 63
Voorbeeld Fase 1: bekendmaking feestdagen en weekends Fase 2: planningsfase opmaken uurrooster voor referteperiode rekening houdend met de grenzen binnen de referteperiode wijzigingen mogelijk zonder dat deze effect hebben op overloon Fase 3: bekendmaking van de roosters via vastklikken of aanplakken bepalend voor het recht op overloon en recuperatie 64
Transparant Wijzigingen duidelijk Horizontale tellers (per medewerker) Verticale tellers (per dag) Eenvoudig Niet te veel verschillende codes Uurrooster voorzien van legende 65
ZORG nachtdienst 66
Personeelsbehoefte Basisbezetting Werkvolume (takenpakket) Personeelsbezetting 67
Basisbezetting Woonzorgdecreet: Tijdens de nacht moet in elk woonzorgcentrum per begonnen schijf van 60 woongelegenheden één actieve nachtdienst worden georganiseerd RVT-norm 24u verpleegkundige-permanentie in de instelling Uitgedrukt in nachturen 68
Werkvolume Afstemming takenpakket op behoefte bewoner. Wat verwacht een bewoner s nachts? De bewoner zo veel mogelijk nachtrust gunnen. Welke taken zijn noodzakelijk in de nachtdienst vertrekkende vanuit de behoefte van de bewoner? 69
Personeelsbezetting Samenstelling nachtequipe Hoeveel koppen, VTE en welke contracten hebben we nodig om de basisbezetting het komende jaar 7/7 te garanderen? 70
Hoofdverpleegkundigen 71
Personeelsbehoefte RVT-norm 1/30 RVT-woongelegenheden of minstens 1 voltijdse hoofdverpleegkundige Boven de eerste 30 bewoners, bijkomende hoofdverpleegkundige verplicht bij elke overschrijding van de helft van elke nieuwe schijf van 30 bewoners Enkel verpleegkundigen komen in aanmerking. Bijkomende opleiding in leidinggeven aangeraden doch geen verplichting 72
Personeelsbehoefte Visie Wat verwacht het management, personeel en de bewoners van een hoofdverpleegkundige? Zijn er structurele zorgtaken die tot het takenpakket behoren van de hoofdverpleegkundige en wat maakt dat de hoofdverpleegkundige deze taken tot zich neemt? Taakinventarisatie! Trends: accent op leiding geven/coachen en managen! 73
Takenpakket RVT-norm Dagelijkse leiding over verpleegkundig en zorgkundig personeel Pluridisciplinaire werking van het verpleegkundig en paramedisch personeel, personeel voor reactivering, de kinesitherapeuten en de zorgkundigen coördineren Opname nieuwe bewoners organiseren Waken over actualisering dossier bewoner Voorstellen formuleren m.b.t. nutritioneel beleid, begeleiding bewoner met dementie 74
Takenpakket RVT-norm Bij afwezigheid van referentiepersoon palliatieve, de palliatieve zorgcultuur invoeren. CRA bijstaan in zijn functie: Minstens om de twee maanden een pluridisciplinair overleg organiseren Beleid rond beheersing zorginfecties, preventie doorligwonden en chronische wonden, mond- en tandzorg, problematiek van incontinentie en palliatieve zorg Procedures bepalen inzake fixatie en/of isolatie 75
Takenpakket RVT-norm CRA bijstaan in zijn functie: Het voorschrijven, levering, afgifte en bewaring en de verdeling van geneesmiddelen organiseren 76
Personeelsinzet Op welke momenten (dagen en uren) is de hoofdverpleegkundige idealiter aanwezig? Afstemming aanwezigheid op: behoefte management/medewerkers/bewoners/familie samenstelling afdelingen permanentie hoofdverpleegkundigen verschil week/weekend 77
Personeelsinzet Hot topics Al dan niet een adjunct? Werktijden? Bewonerszorg? Deeltijds werken? Duobaan? Coaching? 78
KINE/ERGO/LOGO 79
Personeelsbehoefte RVT-norm 1 VTE per 30 RVT-bedden waarvan minstens 1/3 (33%) kine en 1/3 (33%) ergo. Zorgaanbod spreiden Minstens elke weekdag een kine, ergo of logo aanwezig Voorbeeld 191 bedden waarvan 134 RVT-bedden Norm: 4,47 VTE waarvan minstens 1,49 VTE kine en 1,49 VTE ergo 80
Takenpakket Wat is de doelstelling van kine en ergo binnen het woonzorgcentrum? Is er een visie aanwezig? Wat kan ik als bewoner verwachten van de kinesitherapeut en ergotherapeut in het woonzorgcentrum? Afstemming werkvolume/takenpakket op dagindeling samenstelling afdelingen permanentie kine/ergo verschil week/weekend Ondersteuning van de zorg vanuit hun expertise! 81
ANIMATIE 82
Personeelsbehoefte ROB-norm 0,50 voltijdse equivalent voor een woonzorgcentrum met maximaal 30 woongelegenheden; één voltijdse equivalent voor een woonzorgcentrum met minstens 31 en maximaal 60 woongelegenheden; 1,50 voltijdse equivalenten voor een woonzorgcentrum met minstens 61 en maximaal 90 woongelegenheden; twee voltijdse equivalenten voor een woonzorgcentrum met minstens 91 en maximaal 120 woongelegenheden. Vanaf 120 woongelegenheden moet per begonnen schijf van 30 woongelegenheden voorzien worden in een aanvullende tewerkstelling van 0,25 voltijdse equivalent. 83
Takenpakket Wat is de doelstelling van animatie binnen het woonzorgcentrum? Is er een visie aanwezig? Wat kan ik als bewoner verwachten van de animatie in het woonzorgcentrum? Afstemming werkvolume/takenpakket op dagindeling samenstelling afdelingen permanentie kine/ergo verschil week/weekend Ondersteuning van de zorg vanuit hun expertise 84
Ontwerpen & ontwikkelen 85
Ontwerpen & ontwikkelen Projectmatige aanpak werkvolume personeelsinzet personeelsbezetting OF roosterbeleid werkvolume personeelsinzet personeelsbezetting roosterbeleid 86
Ontwerpen & ontwikkelen Prioriteiten stellen Prioriteitenmatrix Eisenhower: Belangrijk Niet belangrijk Dringend Hoogste prioriteit, meteen uitvoeren 1 Delegeren of tussendoor doen 3 Niet dringend Tijd inplannen. Niet te lang uitstellen 2 Geen prioriteit, bewaren voor rustig moment 4 Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Dringend zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn 87
Ontwerpen & ontwikkelen Concretiseren (SMART) Specifiek (5 W s + hoe) Wat willen we bereiken? Wat maakt dat we dit doel willen bereiken? Wie is betrokken partij? Wanneer willen we dit bereiken? Waar willen we dit doel bereiken? Hoe willen we dit doel bereiken? Welke concrete veranderingen/stappen zijn nodig? 88
Ontwerpen & ontwikkelen Concretiseren (SMART) Meetbaar Wat gaat men meten? Hoe bepalen we of het doel bereikt is? Wie zal dit bepalen? Wanneer zal men dit meten? Waar zal men dit meten? Acceptabel Is er een draagvlak voor de verandering? Realistisch Tijdgebonden 89
Meer info Probis Corporate nv Kantoor Oostkamp Ine Debaene ine.debaene@probis.be tel.: 050 84 10 55 Kantoor Geel An Suykens An.suykens@probis.be Tel: 014 56 32 70 90
91