Verenigingsgebouw activiteitenzone Afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en ontwerp Inhoudsopgave Inleiding... 2 Betrokken partijen... 2 Financiering van de bouw.... 2 Toekomstig eigendom van het gebouw en beachvolleybalvelden... 3 Beheer van het gebouw... 3 Beheer volleybalvelden... 3 Beheer algemeen/groot onderhoud... 3 Exploitatie van het gebouw... 4 Inkomsten uit verhuur... 4 Inkomsten uit horeca... 4 Exploitatie De Doetse Kom... 5 Locatie gebouw... 5 Functionele eisen nieuwe verenigingsgebouw... 5 Rol en bijdrage van de verenigingen... 5 De Doetse Kom:... 5 Gemeente Giessenlanden... 6 Stichting Oranje Brigade... 6 Vridos... 6 De Halte... 6 Dorpsraad Giessenburg... 6 Ondertekening:... 7 Bijlage 1: Afspraken para-commerciële horecavergunning... 8 Bijlage 2: Inrichtingsplan Activiteitenzone 6 maart 2017... 9 Bijlage 3: Concept Programma van Eisen Verenigingsgebouw... 10
Inleiding Naast het sportdeel (bouw sporthal, voetbalaccommodatie, aanleg velden en herinrichting openbaar gebied) vormt het recreatieve gedeelte een belangrijk onderdeel van de activiteitenzone. Het optimaliseren van het gebruik van het park door een herinrichting daarvan en de bouw van een accommodatie voor alle bij dit project betrokken partijen vormt de kern van dit deel van het plan. Twee doelen worden hiermee bereikt. Er wordt een plek gecreëerd voor verenigingen van waaruit zij hun activiteiten optimaal kunnen organiseren. Voor de Doetse Kom wordt een nieuwe entree gerealiseerd met horeca faciliteiten. Die faciliteiten gaan bijdragen aan de verbetering van de exploitatie van De Doetse Kom. De basis van het plan is gelegen in het besluit van de raad van de gemeente Giessenlanden van 31 maart 2016. Het inrichtingsplan dat onderdeel uitmaakt van deze notitie is evenals de tussen verenigingen onderling gemaakte afspraken een uitwerking daarvan. Bij de bouw van een nieuw verenigingsgebouw en de aanleg van beachvolleybalvelden zijn veel verenigingen/stichtingen betrokken. Elke van deze betrokken partijen neemt in de realisatie van deze voorzieningen een eigen verantwoordelijkheid en rol. Die rollen en verantwoordelijkheden worden in deze notitie beschreven. Alle wensen en belangen zijn op ruimtelijk gebied samengebracht in een ontwerp voor de activiteitenzone. Bij de keuzes die aan de basis lagen van dit ontwerp zijn alle partijen gekend en betrokken. Dit ontwerp vormt de (ruimtelijke) basis onder de gemaakte afspraken die in deze notitie zijn weergegeven. De financiële basis wordt gevormd aan de ene kant door een bijdrage van de gemeente (subsidie) in de kosten voor de bouw. De gemeente neemt ook de kosten voor het bouw- en woonrijp maken voor haar rekening. Aan de andere kant dragen de verenigingen bij aan de bouw. Over de exploitatie maken de gebruikers onderling afspraken waarvoor in deze notitie de basis wordt gelegd. Betrokken partijen Bij deze ontwikkeling zijn betrokken: Stichting De Doetse Kom De Halte Stichting De Oranje Brigade (MTB). Omnisport vereniging Vridos Dorpsraad Giessenburg Gemeente Giessenlanden Financiering van de bouw. Voor de bouw van een nieuw verenigingsgebouw is in totaal een bedrag beschikbaar van 260.000,= inclusief BTW beschikbaar. Van dat bedrag wordt de helft door de gemeente in de vorm van een subsidie ter beschikking gesteld. De andere helft wordt opgebracht door de betrokken verenigingen en stichtingen. Van die partijen neemt Stichting De Doetse Kom het voortouw wat betreft de financiering van de bouw. De Doetse Kom steekt maximaal 130.000,= aan eigen middelen in het nieuw te realiseren verenigingsgebouw (dus gebouw + inventaris, denk aan o.a. keuken). Pagina 2
Een deel van dit bedrag wordt door de verenigingen ingebracht middels de inzet van uren (zelfwerkzaamheid) en de inkoop van materialen (sponsoren). De verwachting is dat hiermee de kosten voor de bouw en daarmee de eenmalige investering van De Doetse Kom aanzienlijk kan worden teruggebracht. Alle betrokken verenigingen zeggen toe zich maximaal in te zullen spannen om de investering van De Doetse Kom zo laag mogelijk uit te laten komen. Toekomstig eigendom van het gebouw en beachvolleybalvelden Het toekomstig eigendom van het gebouw en de beachvolleybalvelden komt te liggen bij de Stichting Doetse Kom. Het gebouw en de velden komen te liggen binnen de erfpachtgrenzen van De Doetse Kom. Ook het terras rondom het nieuwe gebouw ligt binnen de nieuwe erfpachtgrenzen. De gemeente en De Doetse Kom zullen in een nieuwe erfpachtovereenkomst de nieuwe grenzen op basis van het nieuwe inrichtingsplan bepalen. De notariële kosten zijn voor rekening van de gemeente. De huidige erfpachtvoorwaarden (looptijd en canon) wijzigen niet. De toekomstige eigenaar De Doetse Kom verleent aan de betrokken verenigingen toegang tot het gebouw en de velden voor een periode van ten minste 10 jaar. Deze afspraak en de overige rechten en plichten die de eigenaar en de gebruikers van het gebouw en de velden met elkaar wensen overeen te komen worden vastgelegd in een gebruikersovereenkomst. De gemeente Giessenlanden zal de betrokken partijen in het opstellen van deze overeenkomst faciliteren. Ook periodieke evaluaties tussen de eigenaar en de verschillende gebruikers worden vastgelegd in de genoemde overeenkomst. Beheer van het gebouw De verantwoordelijkheid voor de exploitatie van het nieuwe pand wordt gedeeld door de betrokken partijen. De volgende afspraken zijn daarover gemaakt: 1. De beheerkosten worden ingeschat op 15.000,= per jaar. Naast onderhoudskosten maken ook de kosten voor nutsvoorzieningengas, verzekeringen, gemeentelijke lasten, etc hiervan onderdeel uit. Deze kosten zijn voor rekening van de eigenaar. 2. De betrokken verenigingen staan garant voor het onderhoud van het gebouw. Financieel dan wel in de vorm van zelfwerkzaamheid. Een gezamenlijk op te stellen onderhoudsplan geeft duidelijkheid wat van de betrokken partijen op dit punt mag worden verwacht. 3. De overige kosten worden gedekt door de bij de pachter van de horeca in rekening te brengen bijdrage. Beheer volleybalvelden De volleybalvelden worden beheerd door de omnisportvereniging Vridos. Vridos is tevens hoofdgebruiker van de velden en is verantwoordelijk voor het dagelijkse onderhoud van de velden. Het gebruik van de velden wordt afgestemd met De Doetse Kom waarbij Vridos als hoofdgebruiker van de velden het eerste recht van gebruik heeft. Beheer algemeen/groot onderhoud In het dagelijks onderhoud van velden en gebouw is voorzien door middel van bovenstaande afspraken. De verantwoordelijkheid voor het groot onderhoud van gebouw en velden wordt door de betrokken partijen gedeeld. Partijen richten daarvoor een rechtspersoon op (bijvoorbeeld een verenging van huurders) en dragen bij aan een financiële voorziening op basis waarvan in de toekomst groot onderhoud aan gebouw en velden kan worden gerealiseerd. In het al eerder genoemde onderhoudsplan wordt ook het groot onderhoud opgenomen en wordt eveneens bepaald in welke mate de verschillende verenigingen bijdragen aan bepaalde investeringen. De Pagina 3
hoofdgebruiker van de keuken draagt bijvoorbeeld naar rato van dat gebruik bij aan een eventuele vervanging daarvan. De financiële voorziening die binnen de nog op te richten vereniging van huurders wordt aangelegd wordt in ieder geval gevoed door huuropbrengsten en uit de bijdrage die de pachter betaalt, na aftrek van de structurele exploitatielasten zoals genoemd bij Beheer van het gebouw. Het beheer van deze voorziening ligt bij de eigenaar van het pand De Doetse Kom. De Doetse Kom brengt ten minste 1 keer per jaar (financieel) verslag uit van de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze voorziening. Exploitatie van het gebouw Inkomsten uit verhuur Voor een periode van 3 jaar staat De Halte garant voor een bedrag van 3.000,= per jaar. Onderligger van deze garantstelling is de toezegging van de kant van de gemeente om de jaarlijkse subsidie aan De Halte voor een periode van 3 jaar te garanderen. Inkomsten uit horeca Het gebouw speelt een belangrijk rol in het vergroten van de horecaomzet van De Doetse Kom. De horeca functie van het nieuwe verenigingsgebouw kan worden geëxploiteerd op basis van een paracommerciële vergunning. Horeca activiteiten zijn altijd gelinkt aan activiteiten van één van de betrokken verenigingen. (zie bijlage 1: afspraken rondom de horecavergunning). Hoofdgebruiker van de horeca is het zwembad De Doetse Kom. De Doetse Kom kiest ervoor de exploitatie van de horeca onder te brengen bij een pachter. De pachter betaalt voor dit recht een vaste bijdrage per jaar. Van de horecaomzet wordt een tussen de pachter en De Doetse Kom overeengekomen substantieel percentage betaald aan De Doetse Kom. Dit percentage over de omzet draagt bij aan de verbetering van de exploitatie van het zwembad als geheel. Voor de activiteiten die door het zwembad worden geïnitieerd (inclusief de reguliere openingstijden) exploiteert de pachter de horeca. De overige verenigingen zijn vrij om naar eigen keuze gebruik te maken van de diensten van de pachter. Hierover worden onderling nadere afspraken gemaakt. Wanneer daar vanuit de verenigingen behoefte aan is, zorgt de pachter ervoor dat drank/eten wordt geleverd ook buiten de tijden dat de pachter aanwezig is. Daarover worden separaat afspraken gemaakt met de betreffende verenigingen. Het is de verengingen niet toegestaan binnen het verengingsgebouw zelf drank/eten mee te nemen. Bij grotere evenementen georganiseerd door één van de verenigingen spreken de verenigingen de intentie uit om in die gevallen gebruik te maken van de diensten van de pachter. Dit is echter nooit een verplichting. De betrokken verenigingen hebben zelfstandig toegang tot het gebouw om dat te gebruiken bij activiteiten van de betrokken verenigingen. Bij de indeling van het gebouw wordt, bijvoorbeeld in de vorm van een flexibele afscheiding, rekening gehouden met het gelijktijdige gebruik van het gebouw door verschillende partijen. Over de praktische invulling hiervan wat betreft bijvoorbeeld schoonmaak en voorraadbeheer worden t.z.t, mede in overleg met de pachter, afspraken gemaakt tussen alle betrokken partijen. Pagina 4
Exploitatie De Doetse Kom Belangrijk doel van het nieuwe gebouw is het genereren van meer inkomsten voor De Doetse Kom. Daarmee wordt de exploitatie van het bad verbeterd en wordt het behoud van het zwembad veilig gesteld. Die bijdrage aan de exploitatie van het zwembad gebeurt via 2 wegen: 1. De al eerde genoemde afdracht van de pachter van de horecaomzet 2. Bijdrage van verenigingen vanuit de opbrengsten van evenementen Verenigingen spreken de intentie uit om vanuit het verenigingsgebouw activiteiten en evenementen te organiseren. Vanuit de opbrengsten van deze evenementen wordt een bijdrage geleverd aan De Doetse Kom. Om verengingen te enthousiasmeren die activiteiten en evenementen ook daadwerkelijk te organiseren en de geplande activiteiten onderling af te stemmen (activiteitenkalender) wordt vanuit de verenigingen een coördinator aangesteld. In onderling overleg bepalen de verengingen hoe deze rol van coördinator wordt ingevuld. Vanuit het programma Giga Giessenlanden kunnen sportcoaches worden ingezet om ideeën aan te dragen en vanuit hun netwerk contacten te leggen. Locatie gebouw Het nieuwe gebouw ligt centraal in het park aan de noordwest zijde van het huidige zwembadterrein binnen de nieuwe erfpachtgrenzen van De Doetse Kom. Het nieuwe gebouw vormt de entree tot het zwembad. Het gebouw is zowel vanuit het zwembad als vanuit het park te benaderen. De entree aan de parkzijde zal door de verenigingen worden gebruikt. Het zwembad krijgt een eigen entree. Rondom het gebouw is een terras zowel binnen als buiten de grenzen van het zwembad. Het terras ligt, met het oog op het beheer, binnen de erfpachtgrenzen van De Doetse Kom. Het nieuwe gebouw is direct verbonden met het park waaronder de MTB route (Oranje Brigade),de speelvoorzieningen (jongeren werk van De Halte) en de nieuw aan te leggen ijsbaan. Zie verder bijlage 2: inrichtingsplan. Functionele eisen nieuwe verenigingsgebouw Door de toekomstige gebruikers van het gebouw is een concept Programma van Eisen (PvE) opgesteld. Dit PvE is in bijlage 3 bij deze notitie opgenomen. Op basis van de afspraken die in deze notitie zijn opgetekend wordt dit PvE door betrokken partijen verder uitgewerkt tot een definitief PvE op basis waarvan het ontwerp van het nieuwe gebouw kan worden voorbereid. Rol en bijdrage van de verenigingen In voorgaande paragrafen is in algemene zin de bijdrage van de verschillende verenigingen aan de orde gesteld. In deze paragraaf wordt die bijdrage verder concreet gemaakt. De Doetse Kom: 1. Investeert maximaal 130.00,= in de nieuwe accommodatie 2. Is toekomstig eigenaar van de nieuwe accommodatie (gebouw en beachvolleybalvelden) 3. Is verantwoordelijk voor de exploitatie van de horeca tijdens activiteiten van het zwembad 4. Draagt samen met de andere betrokken verenigingen en stichtingen de verantwoordelijkheid voor de exploitatie en het beheer van het verenigingsgebouw en de velden. 5. Doet onderzoek naar de alternatieven voor de vervanging van de afgeschreven huidige installatie en draagt de kosten van een eventuele vervanging van deze installatie. Pagina 5
Gemeente Giessenlanden 1. Verleent 130.000,= subsidie voor de bouw van het nieuwe verenigingsgebouw 2. Neemt het initiatief voor en draagt de kosten van de aan te passen erfpachtovereenkomst met De Doetse Kom. 3. Draagt de kosten voor het bouw- en woonrijp maken van het park en de bouwlocatie van het nieuwe verenigingsgebouw. De eventuele sloop van de huidige horeca accommodatie, alle aanpassingen aan de infrastructuur zoals de aanleg van een looppad vanuit het verenigingsgebouw naar de kleedkamers, hekwerken en beplanting en de werkzaamheden t.b.v. verplaatsing zonnecollectoren maken onderdeel uit van de kosten bouw- en woonrijp maken. 4. Draagt de kosten voor de aanleg van de beachvolleybalvelden en de voorzieningen die daaruit voorkomen in relatie tot het zwembad (waadbak en douche). 5. De onder punt 1-4 genoemde investeringen vormen tezamen het onderhandelingsresultaat tussen gemeente en De Doetse Kom en staan buiten een eventuele bezuinigingsronde in het geval de totale investering in het project het door de raad gegeven krediet overschrijdt. 6. De gemeente en De Doetse Kom onderzoeken samen de subsidiemogelijkheden voor een nieuwe installatie ter vervanging van de oude zonnecollectoren. Stichting Oranje Brigade 1. Draagt bij aan de bouw van de nieuwe accommodatie door het leveren van mankracht en materiaal 2. Staat samen met de andere verengingen garant voor het onderhoud van het verenigingsgebouw, levert daartoe mankracht en materiaal en neemt daarin het voortouw. 3. Organiseert meerdere evenementen per jaar vanuit het nieuwe gebouw en draagt van daaruit financieel bij aan De Doetse Kom Vridos 1. Draagt bij aan de bouw van de nieuwe accommodatie door het leveren van mankracht en materiaal 2. Staat samen met de andere verengingen garant voor het onderhoud van het verenigingsgebouw via de inzet van mankracht en materiaal. 3. Draagt zorg en is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud van de beachvolleybalvelden 4. Organiseert beachvolleybaltoernooien en draagt van daaruit bij aan De Doetse Kom De Halte 1. Staat garant voor 3 jaar huurinkomsten. Dorpsraad Giessenburg 1. Zet in op het vergroten van de betrokkenheid van (meer) verenigingen bij het verenigingsgebouw. 2. Neemt het initiatief voor de organisatie van een evenement vanuit het verenigingsgebouw. Pagina 6
Ondertekening: Ondertekend op._...-2017, Giessenburg: Stichting De Doetse Kom: Ruud van Rijn Jan de Hoop Jos Meerkerk Stichting Oranje Brigade: Cees Korevaar Arie Boer De Halte: Teus Visser Bert Pesselse De Dorpsraad: Ria van Wijngaarden Omnisportvereniging Vridos: Ben Klieverik Koos Beentjes Gemeente Giessenlanden: Elisabeth van Leeuwen Pagina 7
Bijlage 1: Afspraken para-commerciële horecavergunning Aanpak drank- en horeca vergunningen activiteitenzone Giessenburg Inleiding: In de activiteitenzone is op dit moment 1 horecaondernemer actief en is er een kantine bij de voetbalclub. In de nieuwe situatie komen daar de kantine van de sporthal en het verenigingsgebouw bij De Doetse Kom bij. Welke regels gelden voor deze kantines, verenigingsgebouwen horecagelegenheden en op welke manier worden deze functies in de nieuwe situatie in bestemmingsplan en vergunningen opgenomen. Algemeen: Voor het regelen van wat kan en mag ten aanzien van horeca in het plangebied zijn 2 regelingen van belang. In de eerste plaats het bestemmingsplan en in de tweede plaats een vergunning in het kader van de drank- en horeca wetgeving. Uitgangspunt is dat beide zo goed mogelijk op elkaar worden afgestemd. Wat wordt vergund moet mogelijk zijn op basis van het bestemmingsplan maar het bestemmingsplan moet ook zo worden ingericht dat het richting geeft aan de vergunning. Bestemmingsplan: Voor de hand liggend is het om binnen de bestemming sport de ondersteunende horeca mogelijk te maken. Optie om het gebruik ten behoeve van verenigingen mogelijk te maken is het toevoegen van de bestemming maatschappelijke doeleinden. Drank- en Horecawet Wanneer er alcoholische drank wordt geschonken is een vergunning D&H noodzakelijk. Dit zal voor alle genoemde accommodatie gelden. De vergunning kent twee varianten. De commerciële en para commerciële vergunning. De commerciële is van toepassing op plein 2. Die blijft hier buiten beschouwing. De para commerciële vergunning is van toepassing op alle overige accommodaties. Stichtingen en verenigingen zijn altijd aangewezen op de para commerciële vergunning. Alleen horeca activiteiten bijdragend aan de doelstellingen van de vereniging of stichting zijn dan toegestaan. De gemeentelijke verordening in Giessenlanden staat geen extra activiteiten toe. Alle niet aan de betrokken verenigingen gelieerde verhuur waar een drank en horeca vergunning voor nodig is, is dus niet toegestaan. Op 1 pand kunnen meerdere vergunningen worden aangevraagd. Voor alle verenigingen die huren kan dus een aparte vergunning worden afgegeven. Iedere vereniging afzonderlijk moet dan natuurlijk voldoen aan de vereisten van de D&H wet. Wanneer op de vergunning van de Doetse Kom activiteiten worden georganiseerd door de verengingen zal ook altijd een vertegenwoordiger van De Doetse Kom aanwezig moeten zijn. Naast de drank en horecavergunning worden in het bestuursreglement afspraken tussen gemeente en bestuur van de stichting/vereniging. Te denken valt dan aan afspraken over sluitingstijden etc. Voor de eveneens benodigde exploitatievergunning wordt door de gemeente standaard ontheffing verleend. Het is van belang dat de vereisten die in de D&H vergunning worden gesteld aan de inrichting van het pand ook worden meegenomen in het PvE en dus in het ontwerp van het pand. Te denken valt aan eisen ten aanzien van sanitaire faciliteiten etc. Conclusie: Voor de 3 geplande voorzieningen moet een Drank en Horecavergunning worden aangevraagd. De mogelijkheden voor verhuur worden beperkt tot de activiteiten van verenigingen en stichtingen die exploiteren of huren. MvD. Giessenlanden 25/5/2016 Pagina 8
Bijlage 2: Inrichtingsplan Activiteitenzone 16 maart 2017
Bijlage 3: Concept Programma van Eisen Verenigingsgebouw