Presenteren 5 Als u een lezing, toespraak of rapport presenteert, wilt u graag dat de inhoud overkomt bij de toehoorders. Om dat te bereiken is het nodig dat uw presentatie boeiend en doeltreffend is. Op de volgende bladzijden krijgt u een aantal tips om goed beslagen ten ijs te komen. U presenteert niet alleen uw verhaal, maar ook uzelf! VOORBEREIDING 5.1 Voorbereiding 5.2 Interactie met de zaal 5.3 Stemgebruik 5.4 Houding en gebaren 5.5 Geluidsapparatuur en microfoongebruik 5.6 Aandachtstrekkers 5.1 Voorbereiding 28 Ga van te voren kijken in de ruimte waar u spreekt en let op de omvang, de sfeer en de faciliteiten (lessenaar, installatie, belichting). Wie zijn uw toehoorders? Wat is hun voorkennis, hun voorkeur, welke argumenten spreken hen aan? Wacht niet tot het laatste moment. Begin uw voorbereiding enkele weken van te voren: verzamel informatie en noteer invallen. Als er meerdere sprekers zijn, zorg dan dat u weet wat ze gaan doen. Vraag eventueel een samenvatting van hun presentaties. Dit voorkomt overlappingen en onverwachte verrassingen.
Maak uiterlijk een week van te voren een draaiboek. Geef bij elk onderdeel aan hoeveel tijd u nodig denkt te hebben. Schrijf belangrijke onderdelen geheel uit. Maak voor de overige delen spiekbriefjes met steekwoorden. Zorg voor een groot lettertype. Kies voorbeelden en argumenten die aansluiten bij de leefwereld van de doelgroep. Maak uw woordkeus niet te ingewikkeld. Oefen eerst een keer voor uzelf, en vervolgens voor een beperkt publiek (huisgenoten, collega s). Maak een bandopname om uw tempo en verstaanbaarheid te controleren. Ga na of uw tijdsinschatting overeenkomt met de werkelijkheid. Ga na of u gebruik wilt maken van hulpmiddelen en zo ja, welke. Kies kleding die goed past bij uzelf en bij de gelegenheid. Kleding die u goed staat en die lekker zit, geeft u meer zelfvertrouwen. Zorg dat u plezier in uw presentatie hebt; uw enthousiasme slaat gemakkelijk over op de zaal. INTERACTIE MET DE ZAAL 29 5.2 Interactie met de zaal Interactie met de zaal houdt de aandacht van het publiek gaande en helpt de spreker geconcentreerd te blijven. Geef uw toehoorders niet de indruk dat u hen wilt ondervragen of berispen. Geef ze integendeel de indruk dat u hen bij uw uiteenzetting wilt betrekken en dat u met hun reacties rekening wilt houden.
Wie zich te onzeker of nerveus voelt om de confrontatie met het publiek aan te gaan, kan het beste retorische vragen stellen, waarop geen antwoord wordt verwacht. Het publiek denkt wel na over een antwoord, maar niemand hoeft iets te zeggen. Stel geen vragen waarop u het antwoord niet kent. Stel geen vragen waarop een antwoord kan komen dat absoluut niet in uw kraam past. INTERACTIE MET DE ZAAL 30 Blijf niet hangen bij één lid van het publiek dat iets vraagt of opmerkt. Ga geen steekspel aan. U moet geen rekening houden met één lid van het publiek, maar met de hele zaal. Luister actief naar negatieve signalen. Probeer een kritisch iemand niet te overtuigen. Vat zijn opmerking hardop en neutraal samen. Zeg dat u de opmerking begrijpt en respecteert, maar dat u er anders over denkt. Houd de interactie in de hand. Als een onderbreking te lang duurt of als u zich te lang of te vaak met één lid van het publiek bezig houdt, zal de rest afhaken. Het is dan moeilijk de zaal weer stil te krijgen. Rekening houden met feedback is ook interactie. Wees aandachtig voor signalen. Vraag indien nodig bijvoorbeeld of het publiek u heeft begrepen en reageer adequaat. Geef zelf ook feedback naar het publiek toe, bijvoorbeeld als u vindt dat er te veel lawaai is, of als u zich ongemakkelijk voelt over een bepaalde situatie.
5.3 Stemgebruik Spreek in een rustig tempo (als u denkt dat het te langzaam gaat, is het goed). Noteer in uw aantekeningen bij welke passages u kunt pauzeren. Spreek vóór in de mond. Articuleer duidelijk, maar niet overdreven. Maak gebruik van de spieren in uw mond. Voor een spreker klinkt expressief en duidelijk spreken al snel overdreven ( toneelmatig ). Een luisteraar hoort dat zelden, vooral niet als de spreker een onbekende is. Besteed aandacht aan intonatie en expressie. Spreek een aantal keren Het Spaanse graan heeft de orkaan doorstaan uit. Leg daarbij telkens de nadruk op een ander zinsdeel en hoor hoe de verschillen klinken. STEMGEBRUIK Breng melodie in uw presentatie. Zorg voor voldoende variatie, laat bijvoorbeeld niet alle zinnen aan het einde dalen in toon. Een lager stemgeluid kunt u bereiken door ontspannen te spreken (vooral niet achter in de keel ) en door via de buik te ademen. Oefen met ksst en fsst. Laat u adem los na elke zin. Zorg ervoor dat u niet met een strak ingehouden buik praat; u blokkeert dan namelijk het middenrif. 31 Vermijd regelmatig terugkerende stopwoordjes of pauzes om te kuchen. Dit kan overkomen als onzekerheid. Vermijd dergelijke geluiden door te slikken. Zorg dat u een glas water tot uw beschikking hebt. U kunt beter slikken dan hoesten.
Let op uw houding tijdens het spreken. Zorg dat u rechtop staat en voldoende ruimte hebt om diep te ademen. U brengt met uw stem niet alleen een boodschap over, maar ook uw persoonlijkheid. U stem is mede bepalend voor de indruk die u achterlaat. 5.4 Houding en gebaren HOUDING EN GEBAREN 32 Houding en gebaren zijn een vorm van communicatie. Ze drukken iets uit. Ze kunnen het effect van uw toespraak versterken of teniet doen. Houd uw handen waar men ze kan zien. Zit niet te wriemelen onder of achter het spreekgestoelte. Neem geen defensieve houding aan: gekruiste armen of handen in de broekzakken geven te kennen dat u zich isoleert. Zenuwachtigheid kan leiden tot onbewuste bewegingen (onder de oksels krabben, het hoofdhaar constant in orde brengen). Speel niet met objecten (microfoons, pennen, papiertjes). Pas op voor gebaren waarmee u uw publiek aanvalt of paternalistisch terechtwijst (zoals het opgestoken schoolmeestervingertje), ook (en vooral) als dat niet de bedoeling is. Als u op televisie komt, vermijd gebaren dan zo veel mogelijk. Een close-up versterkt elk gebaar honderd maal. Bovendien verdwijnen uw armen snel uit het beeldkader, wat erg storend is. Sta rechtop, maar ontspannen. Zo drukt u rust en zelfvertrouwen uit en bevordert u de juiste ademhaling.
Gebruik de ruimte op het spreekpodium. Blijf, als dat kan, niet stokstijf staan op één plaats. Als u zit, zit dan ontspannen, maar niet onderuitgezakt. Buig niet agressief naar voren (wat u letterlijk de adem zal afsnijden). Let op dat de schouders van uw jasje niet omhoogkomen tot aan uw oren. Houd oogcontact met heel de zaal. Zet uw bril af als u een belangrijk punt wil benadrukken. 5.5 Geluidsapparatuur en microfoongebruik Gebruik bij kleine groepen (tot twintig mensen) geen microfoon of geluidsversterking. De groepscommunicatie komt beter tot zijn recht als u rechtstreeks tot de aanwezigen spreekt. Verifieer van te voren welk type microfoon u moet gebruiken. Als u een microfoon op een standaard krijgt, bent u niet verstaanbaar als u even iets op een bord of flipover schrijft. Het type microfoon heeft dus consequenties voor uw presentatie. Gebruik bij voorkeur een draadloze dasclipmicrofoon; deze combineert bewegingsvrijheid met een vaste afstand tussen mond en microfoon. GELUIDSAPPARATUUR EN MICROFOON 33 Zorg altijd voor een test vooraf. Laat ook iemand anders in de microfoon spreken, en luister (achterin de zaal) hoe het klinkt. Denk eraan dat een volle zaal geluid dempt én ruis produceert! Pas op met drinken; gebruik kort voor een presentatie geen alcohol of andere dranken die uw stem hees maken (melk of koffie). Goed is water (met citroen).
Spreek langzaam. Houd er rekening mee dat de akoestiek galm of echo kan veroorzaken. Versterkt geluid is veelal monotoner dan een natuurlijke spreekstem. Bouw dus extra variatie in (in toonhoogte, in snelheid, in expressiviteit) wanneer u een microfoon gebruikt. Pas op met de medeklinkers p, t, k, g en s. Als u deze klanken té nadrukkelijk uitspreekt, ontstaan er kleine explosies in de microfoon. AANDACHTSTREKKERS Houd er rekening mee dat een microfoon alles versterkt, dus ook zuchten, hoesten of het geritsel met papieren. Houd rekening met het volume dat voorgebracht wordt door andere apparatuur. Vooral airconditioning kan hinderlijk zijn, maar ook overheadprojectors en computers veroorzaken vaak veel ruis. 5.6 Aandachtstrekkers Een presentatie is meer dan een verhaal. Zorg ervoor dat u iets kunt laten zien. 34 Uw kleding kan uw verhaal versterken en uw boodschap onderstrepen. Denk bijvoorbeeld aan T-shirts met opdruk. Eenvoudige goochel- of jongleertrucs trekken ieders aandacht. Zorg er wel voor dat ze op een logische wijze binnen uw verhaal passen. Opzettelijke fouten op sheets verschepen (=verscherpen) de aandacht. Hetzelfde geldt voor een grappige vakantiedia die per ongeluk in uw presentatie is beland.
Uw publiek aanspreken helpt altijd. U kunt uw publiek aanspreken met (echte of retorische) vragen. Daarnaast kunt u ook gebruik maken van raadsels en paradoxen. U kunt het publiek ook vragen iets te doen. De eenvoudigste manier is uw toehoorders te vragen hun hand op te steken ( Wie van u had moeite met het vinden van een parkeerplaats? ). In uw toespraak kunt u de aandacht trekken door gebruik te maken van de actualiteit. Lees de dagen voorafgaand aan uw toespraak de kranten met extra aandacht, en vraag u af wat u kunt gebruiken. Zorg ervoor altijd een aantal toepasselijke verhalen of anekdotes achter de hand te hebben. U kunt ze gebruiken als opener of afsluiter, maar ook op het moment dat de aandacht dreigt te verslappen. Tot slot is humor een uitstekende manier om een toespraak of presentatie te verlevendigen. De geamuseerde toehoorder is al voor de helft gewonnen. AANDACHTSTREKKERS 35