Verslag Archief 2020 koplopersoverleg 14 april 2016, thema: de businesscase Nationaal Archief, Den Haag Waarom deze bijeenkomst? Business cases zijn voor archiefvormers en archiefinstellingen een belangrijk instrument bij het nemen van strategische investeringsbeslissingen rondom het vraagstuk e-depot. Ook is de business case belangrijk bij het rond krijgen van middelen bij de opdrachtgevers en partnerinstellingen. Daarom vandaag een overleg rondom dit thema. Doel is inzicht krijgen in: wat is een goede business case? Welke onderdelen bevat een bc? En wat is het verschil tussen een business case in de private en publieke sector? hoe gaan koplopers om met de business case? Maken ze die, en zo ja hoe? zijn er bij deze pioniers al generieke elementen ter verzamelen voor een business case op een e-depot? Hebben deze koplopers behoefte aan inhoudelijke verdieping, eventueel samen met Archief 2020? De bijeenkomst bestaat uit deze onderdelen: A Wat maakt een goede business case? door Herman van Uffen, BMC-advies B AIDO-project Handreiking Toekomstbestendige archiefinstellingen, korte intro door Evert Opdeijn C Ervaringen uit de praktijk: a. Stadsarchief Rotterdam (Mies Langelaar, Stadsarchief Rotterdam) b. Archieven van het Noorden (Eddy de Jonge, Groninger Archieven) c. Zeeuws Archief en Provincie Zeeland (Hans Quist, Provincie Zeeland) D Bijstellen leerervaringen: deelnemers schuiven aan bij resp. Archieven van het Noorden en Zeeland, Stadsarchief Amsterdam (SAA), SAR en West-Fries Archief. De tafels denken mee over verwachte en onverwachte effecten van een e-depot en over de kwalitatieve, maatschappelijke baten van duurzame beschikbaarstelling. Dit om de bc s te helpen te verbeteren. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Aanwezigen De opkomst was goed, ongeveer 30 bij business cases betrokken collega s. Collega s directeuren en medewerkers - van archiefinstellingen en bij archiefvormers uit alle hoeken van het land: Nijmegen, Drenthe, West- Friesland, Zeeland, Amsterdam, Rotterdam, Vechtstreek, Eemland, Apeldoorn, Provincie Brabant, Delft. Stuk voor stuk - vaak in samenwerking - bezig met pilots en projecten rondom het e-depot, en allemaal zeer geïnteresseerd in het thema business case, maar nog niet allemaal even ver. Het varieert van: over twee weken moeten we een business case opleveren en het geld en de goedkeuring is er, we kunnen van start. Tot: ik moet wel een business case gaan maken, vrees ik. Een prima voedingsbodem voor deze bijeenkomst dus, verwelkomen Andre Plat en Robbert kan Hageman van Archief 2020 de genodigden. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Onderdeel A Wat maakt een goede business case? De bc komt uit de private sector. En beantwoordt de vraag: wat brengt mijn investering op, wat zijn de kosten en wat de baten? Voor een bedrijf is financieel rendement het resultaat van een bc; voor een publieke organisatie is dat maatschappelijk rendement. Ingewikkelder, want je moet nadenken niet-financiële, moeilijk te beschrijven effecten (wat zijn de effecten van informatie beschikbaar stellen, bijvoorbeeld?) BMC geeft 3 concrete adviezen voor het maken van een business case op een e-depot: 1. Neem er een MKBA in op: een Maatschappelijke Kosten Baten Analyse. MKBA dient als input voor gesprek over besluit e-depot. Dat kan op 2 manieren: een kwalitatieve analyse (een verhaal, geen doorvertaling naar euro s)
een kwantitatieve analyse (maatschappelijke effecten, bijv. op toerisme, natuur etc. omzetten naar euro s en afzetten tegen de nul-situatie - hoe is het nu? Risico van deze cijfermatige analyse: zijn aannames en in werkelijkheid kunnen zich andere/onverwachte effecten voordoen. Regelmatig toetsen van de bc is het devies. 2. Gebruik zo veel mogelijk cijfermateriaal. Verzamel cijfers door bijv. het enquêteren van stakeholders en zet die gegevens om naar monetaire eenheden. Welke methode je ook kiest; zorg vooraf voor consensus over de gekozen methode 3. Maak de bc samen met stakeholders; doe de inhoud en financiën samen. En: laat de bc niet alleen over aan rekenaars binnen de organisatie(s). Onderdeel B AIDO-project Handreiking Toekomstbestendige archiefinstellingen Doel van deze handreiking is: beslissers bij zorgdragers te helpen bij hun besluitvorming over het e- depot, legt Evert Opdeijn namens AIDO uit. De handreiking zal de huidige situatie beschrijven, scenario s geven (met kengetallen) en een toekomstperspectief. Planning: eind juni 2016 eerste concept gereed. Na een korte discussie over de titel van de handreiking ( er is zeker een archieffunctie, maar ligt die in de toekomst nog wel bij archiefinstellingen? ) benadrukt Opdeijn dat de handreiking geen kant en klaar recept wordt. Maar wel een ingrediënt voor discussies tussen bestuurders, en discussies binnen de archiefwereld zelf. Want er zijn veel ontwikkelingen, waarvan niemand precies weet hoe die gaan verlopen. Ook daarop volgt discussie in de zaal: archiefdiensten zijn verder met denken over innovatie van de archieffunctie dan zorgdragers. En: archiefinstellingen pakken nu al hun rol als adviseur aan de voorkant van de informatiehuishouding van zorgdragers, zo stellen enkele directeuren van archiefdiensten. Laat ons aanhaken bij de ontwikkeling van deze handreiking, wij kunnen gemeenten helpen met deze omslag, aldus Hannie Kool-Blokland, voorzitter van KVAN. Actiepunt: Kool en Obdeijn zullen contact met elkaar opnemen. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Onderdeel C Ervaringen uit de praktijk Stadsarchief Rotterdam (door Mies Langelaar) Rotterdam is al sinds 2010 klaar met het project e-depot (er is een e-depot voorziening die in de lijn is belegd). Voor het project is destijds een bc gemaakt, dat is samen gedaan met het gelijktijdig lopende programma Concern Record Management. Want beide projecten hadden gezamenlijk doel: het eindpunt van een goed ingerichte informatiehuishouding (doel programma) is immers overdracht naar een e-depot. Voor de bc is gekeken naar de kosten en de baten. De baten liggen in informatiebeheer en in het beschikbaar zijn van informatie voor medewerkers; uit kengetallen bleek een positieve uitkomst de eerste 5 jaar (besparingen, bijv. in zoeken/vinden en hoeveelheid informatie); na een reorganisatie en wijziging in het programma was een herijking van de bc nodig. Er kwam een knip in de bc: 1 bc voor het e-depot van de stad Rotterdam. En 1 bc voor het concern Rotterdam (met naast langdurig te bewaren ook te vernietigen informatie) Rotterdam werkte bij het maken van de bc samen met stakeholders; het duurde ca. een half jaar om de cijfers boven tafel te krijgen. Noordelijke Provincies/Archieven van het Noorden (door Eddy de Jonge, Groninger Archieven) Tresoar, Groninger Archieven en Drents Archief besloten tot samenwerking op het e-depot, en maakten samen een bc. Logisch, aldus De Jonge, want een e-depot is vooral een geldkwestie. Met bc
kun je gemeenten inzicht geven in kosten en batenplaatje van het hele proces. Wat gaat aansluiting op het e-depot van het RHC/NN hen kosten? De bc deelden we op in: Fase 1: Verkenning (belangrijke fase!) Fase 2: Uitvoering (aansluiting zelf) Fase 3: Beheer Per fase werden schattingen gemaakt van de activiteiten (wie doet wat in deze fase?) en de daaraan verbonden kosten. Resultaat: een kostprijsmodel dat op pleio staat bij de andere documentatie voor deze bijeenkomst, zie pleio bestanden business-case. Wat zijn de voordelen van dit noordelijke netwerk voor gemeenten? De 3 RHC s onderzochten ook of het goedkoper is aansluiting voor gemeenten gezamenlijk uit te voeren; taken en opleidingen kunnen dan in de verschillende RHC s worden belegd (een RHC hoeft niet alles in eigen huis te doen/hebben). Dat onderzoek is afgerond. De 3 RHC s zijn ieder gestart met de aansluiting op het e- depot. De Archieven van het Noorden werken hierin samen in het zgn. NIMO (noorderlijk implementatie managers overleg) en er worden aansluitingen gerealiseerd met enkele decentrale overheden, waaronder de gemeente Groningen. Zeeuws Archief en Provincie Zeeland (door Hans Quist, Provincie Zeeland) 13 Zeeuwse gemeenten, een waterschap en de provincie Zeeland kregen de vraag van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten: probeer samen tot een e-depot te komen. Het Zeeuws Archief startte daarop een e-depot-pilot met de Provincie - als duwtje in de rug voor gemeenten. In de pilot werden voor 1 provinciaal project (de turborotondes in Middelburg) alle documenten vanuit de provinciale applicaties AutoCad en Corsa in het e-depot geplaatst. Daar zijn ze nu terug te vinden op dossierniveau ambtenaren kunnen de tekeningen nu raadplegen via de site van het Nationaal Archief. Niet via een koppeling, maar via een linkje. Maar dat is een kwestie van een kabeltje trekken, aldus Quist. Een bc is niet gemaakt voor deze pilot. Wel heeft men dankbaar gebruik gemaakt van het rekenmodel van de noordelijke provincies. Die cijfers hebben wij naast onze eigen cijfers gelegd, aldus Quist. Conclusie: het rekenmodel werkt goed, maar de zorgdrager was veel meer tijd (dus geld) kwijt dan de archiefinstelling. Die tijd zat vooral in de voorbereiding; in het mappen van data met het TMLO. Het lijkt erop dat het TMLO vooral bruikbaar is voor gemeenten. Mooie bijvangst van deze pilot: de leverancier van AutoCad informeerde wat zij zouden kunnen betekenen voor een goede aansluiting De provincies gaan een eigen toepassingsprofiel metadata ontwikkelen, met het TMLO en Rijksprofiel als basis, aldus Quist. Andre Plat van Archief 2020 informeert of er op het volgende koplopersoverleg van 18 mei a.s. behoefte is aan een verdiepingssessie TMLO. Onderdeel D: bijstellen leerervaringen Er zijn 4 tafels: 1. Archieven van het Noorden en Zeeland (vanwege het gedeelde kostenmodel) 2. Stadsarchief Rotterdam 3. West-Fries Archief. 4. Stadsarchief Amsterdam (SAA) Aan elke tafel denken deelnemers mee met de makers van de bc: wat zijn de verwachte en onverwachte effecten van een e-depot en over de kwalitatieve, maatschappelijke baten van
duurzame beschikbaarstelling. En bij een samenwerking zoals archieven van het Noorden: welke effecten treden op bij zo n samenwerking? Waren dat ook de effecten die je vooraf in gedachten had en heb je zicht op de plekken waar de effecten uiteindelijk neerslaan? Uiteindelijke doel: samen de bc s van de koplopers helpen te verbeteren en zo te komen tot bc s die de volgers kunnen gebruiken. MKBA Business canvas Tafel 1 Archieven van het Noorden en Zeeland De activiteiten in de samenwerking van de archiefvormer (provincie) met archiefinstellingen (format van het Noorden, toegepast ism het Zeeuws Archief) kwamen helder in beeld bij de uren-inzet. De inzet van de archiefvormers was fors ten opzichte van de benodigde inzet bij de archiefinstelling. Het gebruik van de urenopzet van het Noorden (Groningen) heeft Zeeland enorm op weg geholpen en de ontwikkelingen in Zeeland wordt door Groningen als verdieping en aanvulling goed gewaardeerd Voor investeerders is het nuttig om het maatschappelijk rendement met elkaar nader uit te werken. Tafel 2: Stadsarchief Rotterdam Bedoelde effecten waren: organiseren van record management en het e-depot positioneren in de informatiehuishouding. Dat is gelukt. Het indirecte effect van aansluiting op het e-depot was een efficiencyslag (veel van de ruim 1700 oude applicaties zijn uitgefaseerd). Er was ook een onbedoeld effect: verplaatsing van 1 van de Rotterdamse Rekencentra naar het Stadsarchief (omdat het e-depot als archiefbewaarplaats in een Rekencentrum moet zitten). Ander onbedoeld effect: het e-depot betekent nu nog niet veel voor de publiekstoegang (veel e-depot info is niet openbaar). Maar: door het e-depot kan Rotterdam openbare data wel makkelijker open maken (transparantie!).
Samenvattend: het e-depot kan een oplossing zijn voor meervoudige opslag en een veelvoud aan applicaties. Maar de rol/effect van een e-depot is groter dan je vooraf kunt bedenken. Mooi is dat het bewustzijn over (de rol van) het e-depot groeit binnen de gemeentelijke organisatie ook bij ICT. Tafel 3 West-Fries Archief Deze archiefinstelling moet over twee weken haar bc opleveren. Men gebruikte de handreiking en het stappenplan van Archief 2020 als basis voor 3 e-depotscenario s (plus bc/kostenplaatje): 1. Het e-depot als archiefbewaarplaats voor overbrengen na 20 jaar 2. Het pragmatische e-depot: overbrengen na 7 jaar 3. Het e-depot als totaaloplossing voor duurzame toegankelijkheid ( stip op de horizon ) De bc s geven duidelijkheid over de kosten (en adviezen op eventuele besparingen, op DIV bijvoorbeeld en besparing door samenwerking en harmonisering van applicaties in de regio), maar zegt niets over de maatschappelijke baten. Uitkomst van deze tafel: het WFA gaat elk van de 3 scenario s aanvullen met maatschappelijke baten (beschikbaar zijn/komen van informatie voor de burger): 1 > informatie komt beschikbaar met 20 km p/h 2 > informatie komt beschikbaar met 70 km p/h 3> informatie komt beschikbaar met de snelheid van Max Verstappen Plus bij elk scenario het belang van archivering langs de lijnen bedrijfsvoering, recht en verantwoordelijkheid en historisch perspectief. Tafel 4: Stadsarchief Amsterdam (SAA) Het Stadsarchief Amsterdam heeft een eigen e-depot. Er zijn twee pilots uitgevoerd om van het e- Depot een generieke voorziening voor de hele gemeente Amsterdam te maken voor al het semistatisch officieel nog over te dragen archiefmateriaal. Dit bleek nog een brug te ver. Daarna is ingezet op een nieuw product dat organisatieonderdelen optioneel kunnen afnemen: het vervroegd overbrengen en duurzaam archiveren van afgesloten dossiers in het e-depot door middel van de tenantconstructie. De archiefvormer heeft binnen de e-depotvoorziening de beschikking over een eigen compartiment. De baten liggen hierbij dus enerzijds op het ontzorgen van de archiefvormer en anderzijds op publieke dienstverlening. Daaraan zitten zeker bij vervroegde overbrenging beperkingen: bijvoorbeeld bij bouwdossiers moet rekening worden gehouden met auteursrecht, privacybescherming en informatiebeveiliging. Dus hogere beheerslasten dan bij openbaar materiaal. Een voorbeeld dus van wat in een bc onbedoelde kosten worden genoemd. Om die hogere beheerslasten zoveel mogelijk te beperken, zouden archiefinstellingen moeten samenwerken. Bijvoorbeeld door collectieve afspraken met auteursrechtenorganisaties en door samen te zoeken naar generieke slimme oplossingen voor het identificeren en omgaan met niet-openbaar materiaal. De vraag wordt gesteld of Archief 2020 bij het samenbrengen een rol kan spelen. In de plenaire terugkoppeling uit de 4 tafels werden de volgende inzichten genoemd: a. Investeerders (hebben keuzes te maken): a. Mikken op versmelting RMA en E-depot functionaliteit b. Voor zowel uit te plaatsen en/of uitsluitend over te brengen informatieobjecten c. Kosten kunnen afgekocht/vastgezet met deelname in Gemeenschappelijke Regeling d. Applicatie-rationalisatie wordt mogelijk e. Positie informatiebeheer (DIV) wijzigt en voorbereiding E-depot is kwaliteits-impuls f. Groeiend bewustzijn E-depot functionaliteit maakt keuze uit beschikbare opties mogelijk b. Effecten : a. Beschikbaarstellen onder voorwaarden informatiebeveiliging, privacy en auteursrechten voor zowel ambtenaren als publiek
b. Archiefinstellingen in positie, voordelig, efficient en voor aanvullende diensten Publiek Private Samenwerking (PPS) te overwegen c. Leren van en met elkaar, doorontwikkeling generiek model Afsluiting Het aardige van deze bijeenkomst was dat via de koplopers van de archiefinstellingen een inhoudelijke brug is gelegd tussen het NCDD project - waarin de Erfgoedsector werkt aan de kostenspecificatie houdbaarheid over de sectoren: archieven, bibliotheken en musea -, met de AIDO handreiking business-case en schaalgrootte voor archiefvormers. Naast inhoudelijke meerwaarde van het overleg hebben ook mensen uit de verschillende netwerken elkaar ontmoet en afspraken kunnen maken voor nader overleg. Bij meerdere deelnemers wordt de behoefte gevoeld om bestaande business cases te evalueren en/of de in ontwikkeling zijnde business cases rondom E-depot voorziening in de vorm van een intervisie met elkaar te bespreken. Een voorzichtige conclusie is dat we nog te weinig weten van wat een e-depot oplevert voor het publiek. Hiervoor hebben we een betere onderbouwing nodig van die maatschappelijke meerwaarde; bestuurders zijn gevoelig voor voordelen voor de burgers en ondernemers.