Deze sleutels tot succes bevatten aanbevelingen voor een goede samenwerking tussen beroepskracht en vrijwilliger. Belangrijk is dat de cliënt centraal staat. Dit uitgangspunt geldt bij elke sleutel tot succes! Het doel van onderliggend stuk is om richting te geven aan het versterken van de samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers in de zorg. Elke organisatie verschilt. De cliënten zijn anders, de visie op het werken met vrijwilligers verschilt, de inzet van vrijwilligers varieert. Het versterken van de samenwerking zal daarom per organisatie maatwerk zijn. - 2 -
In dit stuk zijn de sleutels tot succes onderverdeeld in vier categorieën: Afstemmen Beleid Competenties Deskundigheid De categorie De categorie Beleid De categorie De categorie Afstemmen bevat is met name gericht Competenties bevat Deskundigheid aanbevelingen die op visie, beleid, de meest belangrijke bevat aanbevelingen in de praktijk, in de functiehuis en andere competenties voor de die gericht zijn op samenwerking, plaats zaken die onder beroepskracht en de de vrijwilliger en de moeten vinden. verantwoordelijkheid vrijwilliger. beroepskracht. vallen van organisatiebestuur. - 3 -
Afstemmen Een goede samenwerking tussen cliënt, vrijwilliger en beroepskracht levert goede zorg op. In deze samenwerking is afstemming tussen een ieder van groot belang. Ken elkaars belangen en kwaliteiten, bouw een relatie op en ken elkaars persoonlijke en relationele grenzen. Informeer elkaar zodat ieder weet wat wel en niet mag. Gedeelde verantwoordelijkheid. Beroepskracht en vrijwilliger werken samen aan goede zorg voor de cliënt. De beroepskracht is zich bewust van het belang van de afstemming en samenwerking en draagt hier zorg voor. De inzet van de vrijwilliger wordt als een taakverlichting en aanvulling beschouwd. Door de inzet van de vrijwilliger kunnen doelen en wensen van de cliënt verwezenlijkt worden. Beroepskrachten en vrijwilligers werken vaak vanuit verschillende motieven en hebben hierdoor ook andere belangen. Zowel beroepskrachten als vrijwilligers onderkennen en respecteren deze verschillen. Respect voor, vertrouwen in en waardering van elkaar zijn belangrijke waarden om uit te dragen. De taken en verantwoordelijkheden van beroepskracht en vrijwilliger zijn duidelijk geformuleerd, zie Beleid. De visie op werken met vrijwilligers is een dynamische visie. De visie wordt steeds getoetst aan de praktijk en er wordt in gezamenlijkheid, bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg, over gediscussieerd. Beroepskrachten herkennen waar ze vrijwilligers in kunnen zetten omdat ze de kwaliteiten van de vrijwilliger kennen. Er is tijd en gelegenheid om een relatie op te bouwen tussen beroepskrachten en vrijwilligers, bijvoorbeeld: - Creëer momenten van overleg, zeker met nieuwe vrijwilligers. - Werk zoveel mogelijk met een vast team van beroepskrachten en een vast team van vrijwilligers. Stimuleer binden en verbinden door het (georganiseerd) delen en erkennen van elkaars kennis en ervaringen, bijvoorbeeld door middel van gezamenlijke (thema)bijeenkomsten. Zowel beroepskracht als vrijwilliger is op de hoogte van functionele, persoonlijke en relationele grenzen met betrekking tot de inzet van de vrijwilliger. Er is een overdrachtsdocument waarin vrijwilligers aan kunnen geven welke vaste momenten ze komen, welke activiteiten ze hebben ondernomen en welke bevindingen ze hebben. Zo is dit in één oogopslag duidelijk voor de beroepskracht. De vrijwilliger is herkenbaar voor beroepskracht en voor cliënten en familieleden, bijvoorbeeld door een speciale vrijwilligersbadge of een fotobord. Heb oog voor het verschil in communicatielijnen van staf naar beroepskracht en van staf naar vrijwilligers. - 4 -
Beleid Voor een goede samenwerking is meer nodig dan de intenties van de verschillende personen. Het is cruciaal dat de organisatie een duidelijke visie op het werken met vrijwilligers heeft, dit uitdraagt en ook faciliteert. Visie op het werken met vrijwilligers die in alle lagen van de organisatie, inclusief de vrijwilligers, wordt gedragen. In de visie zijn afspraken opgenomen over de taken en verantwoordelijkheden van beroepskrachten, vrijwilligers en andere medewerkers, over vergoeding voor en waardering van de vrijwilliger, de rol van de vrijwilliger in de organisatie, de vrijwilligersovereenkomst, de aansprakelijkheid, de plek in het organogram etc. Plan van aanpak/implementatieplan om de visie op het werken met vrijwilligers tot uitvoering te brengen. Bijvoorbeeld: draagvlak wordt gecreëerd door het in gezamenlijkheid opstellen van visie en beleid, bekendheid wordt gegeven door voorlichting te geven etc. Fte in de formatie voor begeleiding van vrijwilligers (coördinator, aandachtsfunctionaris per afdeling, opleiders). Wenselijk is om de verhouding fte vrijwilligersbegeleiding/aantal vrijwilligers gelijk te laten zijn aan verhouding fte HRM professional/ aantal medewerkers. Een vrijwilligerscoördinator die een spil is bij het opstellen van de visie, die contactpersoon is voor beroepskrachten en (nieuwe) vrijwilligers, die activiteiten onderneemt om de samenwerking te bevorderen, die bijeenkomsten voor beroepskrachten en vrijwilligers organiseert etc. Voor vrijwilligers die in thuissituaties werken is een vrijwilligerscoördinator van extra groot belang. Werving, Selectie en Matchingproces van beroepskracht en vrijwilliger. Besteed aandacht aan: - de visie op werken met vrijwilligers en of beroepskracht en vrijwilliger dit onderschrijven - de benodigde competenties bij beroepskracht en vrijwilliger - of beroepskracht en vrijwilliger past bij organisatie en in het team - de wensen en mogelijkheden van de vrijwilliger - motivatiemanagement bij de vrijwilliger, zeker bij thuissituaties, zodat matching met een cliënt mogelijk is Functieprofiel en taakomschrijving van zowel de beroepskracht als de vrijwilliger: - De taakomschrijving van de beroepskracht bevat o.a. een gedeelte over het contact en de samenwerking met vrijwilligers. - De taakomschrijving van de vrijwilliger bevat o.a. duidelijkheid over de taken die wel en niet tot het takenpakket behoren. - Indien beroepskracht meeschrijft aan taakomschrijvingen is beroepskracht direct betrokken en is er duidelijkheid over taakverdeling. De vrijwilliger heeft een sterke positie in de organisatie. Dit kan op verschillende manieren georganiseerd worden, bijv. instelling van een vrijwilligersraad, gezamenlijke themabijeenkomsten voor beroepskrachten en vrijwilligers etc. Aanwezigheid van een (regionale) sociale kaart met adressen waar naar doorverwezen kan worden (bijv. Vrijwilligerscentrale, Maatjes, Tandem, Zonnebloem, Burenhulp, Humanitas), als hulpmiddel voor situaties of vragen van de cliënt die niet door de beroepskracht en/of vrijwilliger ingevuld kunnen worden. - 5 -
Competenties Wanneer de beroepskracht en de vrijwilliger competenties op het gebied van binden en verbinden kunnen inzetten, is de samenwerking makkelijker en prettiger. Begeleiding in het versterken van deze competenties verdient aandacht. Communicatieve vaardigheden - Goed luisteren - Boodschap afstemmen op de ander - Echt aandacht geven - Kunnen vertalen van wat de ander nodig heeft - Open staan voor de ander en zonder oordeel zijn - Gelijkwaardig en in verbinding zijn Feedback geven en ontvangen - Opbouwende kritiek kunnen geven waar iemand wat van kan leren - Openstaan om iets te zeggen over waargenomen gedrag, werkwijzen en gewoontes en hierover in gesprek gaan - Openstaan voor reflectie op je eigen gedrag werkwijzen en gewoontes en hierover in gesprek gaan Samenwerken - Informatie doorspelen die voor de ander belangrijk kan zijn - Gebruik maken van kennis en expertise van anderen - Bijdrage leveren vanuit eigen rol aan goede zorgverlening - Gevoelens, houding en motivatie van anderen onderkennen en daar open voor staan - Organisatieregels hanteren en, waar nodig in overleg met cliënt, afspraken maken - Niet hiërarchisch denken: gelijkwaardigheid, ieder heeft zijn eigen (professionele) verantwoordelijkheid - Verantwoordelijkheid nemen voor de samenwerkingsrelatie, bijvoorbeeld bellen wanneer je als vrijwilliger niet kunt komen of de vrijwilliger afbellen als de cliënt er niet is Integer zijn - Handhaven van sociale en ethische normen in het werk - Om kunnen gaan met privacygevoelige informatie - Nakomen van gemaakte afspraken en consequenties accepteren Grenzen stellen - Kennis hebben van de wettelijke grenzen aan wat een vrijwilliger mag doen - Kennis hebben van het organisatiebeleid rondom het al dan niet uitvoeren van zorg en ondersteuningshandelingen door de vrijwilliger - In gesprek met de cliënt, vrijwilliger en beroepskracht vaststellen wie wat doet in de zorg en ondersteuning - Rekening houden met grenzen van vrijwilliger: uitspreken en afspraken maken - Rekening houden met grenzen van cliënt: uitspreken en afspraken maken Binden en verbinden - Ruimte geven voor positieve en negatieve gevoelens - Complimenteren waar iemand goed in is - Waarderen en persoonlijke aandacht geven door bijv. een bloemetje, een kaart - Respect geven - Vertrouwen geven - 6 -
Deskundigheid Een goede samenwerking gaat niet vanzelf. Het begeleiden en opleiden van vrijwilliger en beroepskracht is belangrijk om de samenwerking te bevorderen. Denk hierbij aan trainingen of bijeenkomsten op het gebied van samenwerking, maar ook op het gebied van ziektes of praktische vaardigheden. Initiële opleidingen op mbo en hbo niveau hebben het thema Samenwerken met informele zorg opgenomen in het curriculum. Aanwezigheid van een introductieprogramma/ bijeenkomst voor de nieuwe vrijwilliger, evt. gezamenlijk met nieuwe beroepskrachten. Aanwezigheid van een inwerkprogramma op de werkplek waar de nieuwe vrijwilliger start. Het inwerken kan evt. door een ervaren vrijwilliger worden gedaan. Elk team heeft een contactpersoon/ aandachtsfunctionaris die opgeleid is in het begeleiden/aansturen van (nieuwe) vrijwilligers. Elke (nieuwe) vrijwilliger heeft de mogelijkheid om opgeleid te worden in de thema s die voor het werken met de cliënt(en) van belang zijn, zoals communicatie, houding, normen/waarden, BHV, praktische vaardigheden, zoals tilinstructies. Dit scholingsaanbod (extern, bijv. van de vrijwilligersacademie, of intern) wordt in introductieof inwerkprogramma onder de aandacht gebracht. Beroepskrachten worden begeleid in het proces naar samenwerking met vrijwilligers. Ze worden begeleid in de verandering naar een meer coachende, faciliterende en terughoudende rol. Gezamenlijke themabijeenkomsten m.b.t. de zorg voor de cliënten. Dit levert gezamenlijke discussies op, wat de samenwerking ten goede komt. Denk wel om de privacy van de cliënten en de gedragscode van de organisatie. Investeer in het groeien van respect voor, vertrouwen in en waardering van elkaar. - 7 -
Dit document is een van de resultaten van het VBZ-project Vrijwillige Inzet, met subsidie van de gemeente Haarlem. Projectdeelnemers: De Hartekamp Groep, SIG, Amie Ouderenzorg, Zorggroep Reinalda, Nieuw Unicum, RIBW K/AM, Heliomare, ViVa! Zorggroep, SHDH, Ons Tweede Thuis Er is onder andere geput uit de volgende documenten/bijeenkomsten: Gesprekken Hospice de Heideberg, februari/maart 2016 Samen Sterker; Naar succesvolle samenwerking tussen formele en informele zorgverleners van Zowelwerk en Windesheim Flevoland, maart 2016 Eindscriptie Helpende handen, onderzoek naar de samenwerking tussen de formele en de informele zorg binnen Zorggroep Reinalda, Laura Doggenaar, april 2016 Kick-off Vrijwillige inzet VBZ d.d. 1 maart 2016 Grenzen verkennen, Vilans, maart 2016 Brochure Samenwerking tussen beroepskrachten & vrijwilligers, Vrijwilligerscentrale Haarlem -8-