Checklist Audit voor Shared Service Centers 1 SSC Evidence/brondocument Opmerkingen Stel vast dat een SSC als accountable eenheid georganiseerd is Grootboeknummer in boekhoudsysteem, er moet een budget zijn, één persoon moet verantwoordelijk zijn voor dat budget Stel vast dat er sprake is van een Service Level Agreement (SLA), geaccordeerd door RvB, waarin wederzijdse verplichtingen van de betrokken partijen zijn vastgelegd Stel vast dat er sprake is van een systeem en een grondslag voor de verrekening van de kosten van de dienstverlening door een SSC. Is hiertoe systeem afgesproken: bijvoorbeeld kostendrager per uur of per fte? SLA, schriftelijk uitgewerkt, goedgekeurd door RvB/MT (notulen of memo) Transferprice systeem, waarvan zowel de grondslag is vastgelegd als de systematiek van kostenverrekening, dus ook de kostendrager Wel of niet een SSC? Evidence/brondocument Opmerkingen Stel vast dat er een verband is tussen de taak van een SSC en de missie van de Missie en strategie bedrijf dienst/het bedrijf. De bijdrage die het SSC levert aan de uiteindelijke missie en opdracht Businessmodel, het moet af van een dienst of het bedrijf dient duidelijk te zijn. Dit moet een afgeleide zijn van het business model te leiden zijn uit de preconsolidatie van budgetten, Stel vast dat activiteiten fysiek ontvlochten kunnen worden uit de waardeketen waarvan de output contracteerbaar is, bijvoorbeeld dmv het aantal transacties Hiertoe eventueel moet in de een vorm van een beschrijving aanwezig zijn van het proces dat wordt ondergebracht in het ssc, in die procesbeschrijving moet de interface gespecificeerd zijn tussen de divisie en ssc. Uit de beschrijving moet de alternatieve aanwendbaarheid van het proces blijken.
Stel vast dat stafdiensten mbt statutaire taken, beleidstaken, controllers niet in SSC worden ondergebracht. Het betreffen hier immers geen waardecreërende taken Checklist Audit voor Shared Service Centers 2 Dit moet blijken uit de taakomschrijving van het ssc, als ook de taakomschrijving van stafafdelingen (het moet duidelijk zijn waar die taken dan wel zijn ondergebracht, alsmede functiebeschrijvingen van aanwezige controllers, in het bijzonder wie hun chef is. Stel vast dat IT governance: beleid, strategie bepalen, budget bepaling, niet in SSC worden opgenomen. Operationele IT kan wel in SSC Stel vast dat SSC gezien wordt als een business veranderingstraject en niet als een ICT project-/verbeteringsproject. Implementatie is pas mogelijk als aan drie voorwaarden is voldaan: eerst de governance structuur opzetten, vervolgens dienen de benoemingen plaats te vinden en als derde dienen de processen en budgetten te zijn bepaald Dit moet blijken uit de aanwezigheid buiten het ssc van een stafafdeling voor ITbeleid, of uit de beschrijving van de IT governance van het bedrijf Beleidsstuk, plan van invoering, besluiten van RvB, veranderplan Stel vast dat binnen BU/divisie competentie aanwezig is om als goed opdrachtgever voor het ssc te kunnen optreden In organisatiebeschrijving moet duidelijk zijn wie binnen BU als opdrachtgever (inkoper) acteert, competentiebeschrijving in de functiebeschrijving van die functionaris, dat iemand met vereiste competenties op die functie is benoemd
Checklist Audit voor Shared Service Centers 3 Voorafgaand aan implementatie SSC Evidence/brondocument Opmerkingen Stel vast dat vooraf aan de implementatie van een SSC formeel/schriftelijk is vastgelegd Notulen RvB waarin over het aan wie de manager van een SSC rapporteert en wie toezicht houdt ssc wordt besloten, het charter van het ssc, de taaken functieomschrijving van de ssc-manager, waarin dient te staan aan wie hij rapporteert, wie hem benoemt, beoordeelt en eventueel ontslaat. Stel vast dat de rechtspersoon waarin het SSC georganiseerd wordt, de ophanging van Besluitstuk van RvB het SSC, is benoemd Stel vast dat wie de manager van het SSC benoemt, beoordeelt, beloont en ontslaat is Besluitstuk van RvB geformaliseerd Stel vast dat is vastgelegd welke partijen via welke constructies (governance board, user Besluitstuk RvB board) inbreng hebben over het beleid en de scope van de activiteiten van een SSC beschrijving van inbreng, instellingsbesluit van user board e.d., charter daarvan Stel vast dat vastlegt wie via welk proces, met inbreng van welke partijen, het budget Onderdeel van de planning van een SSC, bepaalt. De RvB stelt het budget vast en control cyclus, beschrijving van de concern planning & control cyclus
Checklist Audit voor Shared Service Centers 4 Vervolg voorafgaand aan implementatie SSC Evidence/brondocument Opmerkingen Stel vast dat de bevoegdheden die wel en niet worden gedelegeerd aan de manager van Besluitstuk van RvB een SSC zijn benoemd? Tevens is schriftelijk vastgelegd bij wie de voorbehouden bevoegdheden tav het SSC berusten De volgende bevoegdheden die aan de manager van een SSC mogen worden gedelegeerd: - het aanstellen en belonen van medewerkers - proces inrichting/verbetering - investeringen (zoals beperkt in budget) - het aangaan van leverings-, onderhouds- en licentiecontracten, mits geen material Management charter van het concern Schriftelijke goedkeuring van besluiten die de SSC manager ter goedkeuring aan hoger orgaan dient voor te leggen contracts Bevoegdheden dienen schriftelijk te zijn vastgelegd in een management charter en worden afgestemd met de SSC manager, voordat tot invoering van een SSC wordt overgegaan Stel vast dat de vereiste standaardisatie is gespecificeerd en opgelegd aan de gehele organisatie, ICT standaarden en semantische standaardisatie Stel vast dat het systeem van verrekenprijzen en de grondslag van de verrekenprijzen zijn bepaald Stel vast dat vastlegt wie bevoegd is de SLA's tussen een ministerie/dienst/bu en het SSC vast te stellen en wat er in een SLA geregeld moet worden Stel vast dat er een escalatieprocedure voor conflictsituaties is Stel vast dat dat de fasering waarmee het SSC wordt geïmplementeerd en de besluitvorming over overgang naar de volgende fasen vastligt. Eerst meten voordat tot implementatie fase wordt ingegaan Stel vast dat tevens de planning en control cyclus opnieuw wordt aangepast voordat overgegaan wordt tot inrichten van SSC. Er dient een door de RvB vastgestelde concern richtlijn te zijn met betrekking tot vereiste ICT standaardisatie en semantische standaardisatie Vastlegging procedures grootboek Beleidsdocumenten, organisatiebeschrijving, management charter Beschrijving van escalatieprocedure die formeel is besloten door bevoegd gezag Beleidsstuk Aftekenen fase, vastlegging akkoord voor volgende fase Onderdeel van de planning en control cyclus
Checklist Audit voor Shared Service Centers 5 Beslissingen van de RvB Evidence/brondocument Opmerkingen Stel vast dat de volgende beslissingen door de RvB worden genomen en dus niet worden gedelegeerd: - dat SSC's worden ingevoerd Notulen RvB Beleidsstukken SLA - voor wie de SSC's wel of niet werken - welke activiteiten een SSC wel of niet gaat uitvoeren: het vaststellen van de scope van de te verlenen diensten en het kwaliteitsniveau daarvan (moet wel gedwongen winkelnering zijn) - de rechtsvorm, plaats in en buiten de organisatie - aan wie de SSC manager rapporteert - welke bevoegdheden een SSC-manager wel of niet gedelegeerd krijgt - het budget van een SSC, in het bijzonder voor de ontwikkeling van lange termijn capabilities - de inpassing van het SSC in het planning & control proces - het systeem en de grondslag van de interne verrekenprijzen, gericht op optimalisatie van de performance van de onderneming als geheel - voor welke operationele eenheden het SSC wel of niet werkt, in het bijzonder of wel of niet voor derden wordt gewerkt - welke processen van het SSC wel of niet uitbesteed worden aan derden - het vaststellen van de SLA's met de operationele eenheden Stel vast dat het SSC onder de concernrichtlijnen valt Strategie Besluit RvB met betrekking Stel vast dat verbod is uitgevaardigd opdat de business zelf activiteiten verricht, die volgens de afspraken door het SSC dienen te worden uitgevoerd tot concernrichtlijnen Besluit van de RvB met betrekking tot de scope van activiteiten van een BU of divisie, evt. Functieomschrijving manager BU