Handleiding SEOshop - Reeleezee www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van SEOshop naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in SEOshop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Reeleezee. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in juli 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Aanmelden en afmelden loopt via de SEOshop app-store. Betalingen zijn maandelijks. De eerste 30 dagen is het gebruik van deze koppeling gratis. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 2.1 Migratie bestaande bestellingen............................... 5 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van SEOshop naar Reeleezee zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en wachten op verzenden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in SEOshop op betaald te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Reeleezee aangemaakt. SEOshop heeft ook een eigen factuur-systeem. De webwinkelier kan dit systeem uitschakelen indien gewenst. De koppeling zal blijven werken. Voordeel van het uitschakelen van de koppeling is dat er 1 plek is waar facturen staan. Nadeel is dat de klant niet automatisch een factuur krijgt toegestuurd. In Reeleezee is het wel mogelijk de bestelling klaar te zetten, maar niet om de factuur automatisch te versturen. De facturen in Reeleezee hebben status Open. De webwinkelier kan alle facturen in 1 keer selecteren en de status op Betaald zetten. Reeleezee staat helaas niet toe dat de status van de factuur via de koppeling op Betaald wordt gezet, maar op deze manier kost het weinig werk. Bestellingen van bekende klanten worden in Reeleezee onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Reeleezee. Anonieme klanten worden steeds nieuw aangemaakt in Reeleezee. Versie 1.1 28 september 2014 2
2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen SEOshop en Reeleezee kan gelegd worden vanuit het AppCenter van SEOshop. Klik op de icoon, dan krijg je het volgende scherm te zien: Fig. 1: Startscherm installatie SEOshop - Reeleezee koppeling Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord van de webwinkel in. De webwinkelier wordt er op geattendeerd dat de koppeling toegang krijgt tot de gegevens van de SEOshop webwinkel. Deze toegang moet expliciet gegeven worden. De SEOshop - Reeleezee koppeling zal alleen gegevens uit de webwinkel lezen. De koppeling zal deze gegevens niet wijzigen. Fig. 2: Leesrechten SEOshop - Reeleezee koppeling Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikernaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Versie 1.1 28 september 2014 3
Fig. 3: Aanvragen gebruikersnaam in Reeleezee voor webservice koppeling Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen >Algemene instellingen >Web-services. Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken. Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Fig. 4: Invullen gebruikersnaam in Reeleezee voor webservice koppeling Versie 1.1 28 september 2014 4
In het scherm voor de koppeling vul je de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Vul ook een emailadres in. Mocht dat nodig zijn dan kunnen we je snel bereiken. Uiteraard gaan we geen spam of reclame sturen en gaan we je gegevens ook niet verkopen! Fig. 5: Invullen gegevens voor de SEOshop - Reeleezee koppeling Als de koppeling succesvol is gelegd worden de facturen direct aangemaakt. Controleer dat de eerste 5 facturen goed gaan en dat er geen problemen zijn met de ingevulde gegevens. Je kunt de koppeling stopzetten vanuit je SEOshop webwinkel. 2.1 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Reeleezee worden aangemaakt van bestellingen die al in SEOshop aanwezig zijn. Neem contact met ons op via info@sponiza.nl voor meer informatie. Versie 1.1 28 september 2014 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we een gebruikersnaam en wachtwoord op van de Reeleezee account. Wij willen liever niet dat je daar de gebruikersnaam en het wachtwoord invult waarmee je inlogt. Je kunt binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam en wachtwoord speciaal voor deze koppeling aanmaken waarmee niemand kan inloggen en je financiële administratie kan bekijken. Waarom staan de facturen op Open in Reeleezee? Reeleezee biedt een API aan waarmee we de koppeling leggen, maar het is niet mogelijk om de status van facturen via de API op betaald te zetten. We kunnen de facturen ook niet automatisch laten versturen. Reeleezee heeft wel een heel makkelijke manier om vele facturen in 1 keer op Betaald te zetten. Dus het handmatige werk is beperkt. Wat doe ik bestaande bestellingen in de SEOshop webwinkel? Bestaande bestellingen kun je handmatig op niet betaald - betaald zetten. De factuur wordt dan in Reeleezee aangemaakt. Vind je dat teveel werk dan kun je gebruik maken van onze migratie-dienst. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.1 28 september 2014 6