Aanpassing btw per 1 oktober 2012 Microsoft Dynamics AX

Aanpassing btw per 1 oktober 2012 Microsoft Dynamics AX

Mprise B.V. Newtonstraat 2 P.O. Box 598 3900 AN VEENENDAAL The Netherlands Copyright 2012 Mprise B.V., Veenendaal, The Netherlands All rights reserved. No part of this publication may be reproduced by print, photo print, microfilm, audiotape, electronically, mechanically, or any other means, nor may it be stored in a computer system for information retrieval, without prior written consent of the copyright owner. The company as mentioned at the top of this page is allowed to reproduce this publication, but only and exclusively for internal use in their company. Mprise cannot be held responsible or liable for the content or accuracy of any information (or any other form of transmited) material in any way, or for any consequences resulting from its use. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 2 van 12

Inhoud 1 Inleiding... 4 2 Btw-percentage aanpassen... 5 3 Berekeningsdatumtype... 6 3.1 Berekeningsdatumtype - Factuurdatum... 6 3.2 Berekeningsdatumtype - Leveringsdatum... 7 3.3 Berekeningsdatumtype - documentdatum... 8 3.4 Inkoopfacturen... 8 4 Handmatige btw-correctie... 10 4.1 Waar kunt u de btw aanpassen?... 10 4.2 Hoe kunt u de btw aanpassen?... 11 5 Belangrijke overige opmerkingen... 12 Mprise B.V - augustus 2012 pagina 3 van 12

1 Inleiding Zoals u weet heeft de Nederlandse regering ervoor gekozen een aanpassing te doen in het btw-tarief. Het btw-percentage gaat van 19% naar 21% vanaf 1 oktober. Hierbij zal de leverdatum leidend zijn. Van u wordt verwacht dat u een correcte manier van afhandeling van btw doet en deze aangeeft bij de Belastingdienst. Dat doet u door middel van AX. Nu moet u ook deze aanpassing op een goede manier in AX regelen. AX wordt in veel verschillende omgevingen, processen en bedrijfstakken gebruikt. De inrichting en de manier waarop u AX gebruikt is van groot belang bij de aanpassing van de btw. In het kort zijn de aanpassingen afhankelijk van de instellingen van uw AX omgeving. Deze worden in dit document beschreven op basis van een standaard versie van AX2009. De instellingen zijn vergelijkbaar voor de versies 3.0 en 4.0. hierbij is er geen rekening gehouden met welk maatwerk dan ook. Meer informatie van de Belastingdienst kunt u vinden op de website: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_bereken en_aan_uw_klanten/btw_berekenen/btw_tarief/ Mprise B.V - augustus 2012 pagina 4 van 12

2 Btw-percentage aanpassen Het aanpassen van het btw-percentage kan in de btw-code(pad: Grootboek/Instellen/Btw/btwcodes ). U komt dan in het scherm Btw-codes. Via de knop Waarden kunt u het percentage wijzigen: In het scherm Waarden volgt u de volgende stappen: 1. De einddatum van de 19% regel aanpassen (naar 30-09-2012). 2. Maak een nieuwe regel aan met: a. Begindatum 01-10-2012 b. Einddatum (bijvoorbeeld 31-12-2054) c. Waarde 21 (het nieuwe percentage) Let op: het kan in uw situatie nodig zijn dat u dit op meerdere btw-codes aan moet passen. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 5 van 12

3 Berekeningsdatumtype In AX heeft u bij de inrichting van het systeem, een keuze gemaakt voor het afhandelen van de btw. Cruciaal daarbij is de parameter Berekeningsdatumtype. Deze instelling is te vinden via het pad: Grootboek/Instellen/Parameters (tabblad Btw) (voor projecten: Projecten/Instellen/Parameters (tabblad financieel)). Deze parameter stuurt de datum van het berekenen van de btw. Omdat de acties voor het correct sturen van de btw afhangen van deze instelling worden deze apart behandeld in de volgende paragrafen. 3.1 Berekeningsdatumtype - Factuurdatum Definitie: Wanneer u het berekeningsatumtype op factuurdatum heeft staan, berekent AX de btw op basis van de datum van de factuur (factuurdatum). Mprise B.V - augustus 2012 pagina 6 van 12

Bij het berekenen van de btw op facturen kunnen de volgende scenario s zich voordoen. Voor 1 oktober Na 30 september Automatische Afhandeling in AX Actie(s) Lever- en factuurdatum - Geen Leverfactuurdatum en Geen Leverdatum Factuurdatum X Er zijn twee mogelijkheden om hiermee om te gaan: 1 Zorg ervoor dat u per 30-09-2012 bij bent met facturatie 2 Pas bij de facturatie het btw-percentage handmatig aan*. Factuurdatum Leverdatum X 1 Pas bij de facturatie het btw-percentage handmatig aan*. * De instructie voor de handmatige correctie van btw vindt u in hoofdstuk 4. Binnen deze scenario s zijn er ook een aantal uitzonderingen Uitzondering Er vindt ná 1-10-12 een creditering plaats van iets wat vóór 1-10-12 is geleverd (u mag hier het oude btwpercentage toepassen) Er vindt vooruit facturatie plaats, waarbij de leverdatum (nog) niet duidelijk is. Automatische Afhandeling in AX X X Actie(s) Er zijn twee mogelijkheden om hiermee om te gaan: 1 Pas bij de facturatie het btw-percentage handmatig aan*. 2 Creëer een nieuwe btw-code voor deze uitzondering. 3 Pas de gewenste verzenddatum van de retourorder aan. Bij facturatie: Geeft het verwachtte percentage in. Bij eindfacturatie: AX vermindert de eindfactuur met het bruto bedrag van het voorschot. Hier kan het dus mogelijk zijn dat u handmatig het btw-bedrag aan moet passen, om het juiste btweindbedrag te krijgen. 3.2 Berekeningsdatumtype - Leveringsdatum Definitie: Wanneer u het berekeningsdatumtype op Leveringsdatum heeft staan, berekent AX de btw op basis van de gewenste verzenddatum (dus niet de datum van de pakbon). Mprise B.V - augustus 2012 pagina 7 van 12

De volgende scenario s kunnen zich dan voordoen. Voor 1 oktober Na 30 september Gewenste verzend- en factuurdatum - Gewenste verzendfactuurdatum Gewenste verzenddatum Factuurdatum - Factuurdatum Gewenste verzenddatum en Automatische Afhandeling in AX Actie(s) Geen Geen Geen Geen Binnen deze scenario s zijn er ook een aantal uitzonderingen Uitzondering Er vindt ná 1-10-12 een creditering plaats van iets wat vóór 1-10-12 is geleverd (u mag hier het oude btwpercentage toepassen) Er vindt vooruit facturatie plaats, waarbij de leverdatum (nog) niet duidelijk is. Er vinden deelleveringen voor én na 1-10-12 plaats op één regel in de verkooporder. Er vindt een controle plaats op beschikbare leverdatum (dus gewenste leverdatum) en daardoor kan deze datum niet aangepast worden. Automatische Afhandeling in AX X X X X Actie(s) Er zijn twee mogelijkheden om hiermee om te gaan: 1 Pas bij de facturatie het btw-percentage handmatig aan*. 2 Creëer een nieuwe btw-code voor deze uitzondering. 3 Pas de gewenste verzenddatum aan in geval van een retourorder. Bij facturatie: Geeft het verwachtte percentage in. Bij eindfacturatie: AX vermindert de eindfactuur met het bruto bedrag van het voorschot. Hier kan het dus mogelijk zijn dat u handmatig het btw-bedrag aan moet passen, om het juiste btweindbedrag te krijgen. Er zijn twee mogelijkheden om hiermee om te gaan: 1 Pas bij de facturatie het btw-percentage handmatig aan*. 2 De regel splitsen in de verschillende deel leveringen (kan effect hebben op bijv. kortingen). Dit is een beperking in de mogelijkheid voor het aanpassen van deze datum. 3.3 Berekeningsdatumtype - documentdatum Deze instelling wordt, zover wij weten, niet of nauwelijks gebruikt binnen Nerderland. Mocht u toch de Bererkeningsdatumtype documentdatum gebruiken, dan kunt u contact met ons opnemen. 3.4 Inkoopfacturen Los van het vaststellen van de btw op verkoop- of projectfacturen heeft u natuurlijk ook te maken met de inkomende stroom van facturen waarop u de btw moet registreren. Bij deze uitleg gaan wij er vanuit dat u het eens bent met de btw die berekend wordt op de factuur. Wanneer u een inkoopfactuur registreert of inboekt, raden wij u aan, wanneer dit nodig is handmatig de btw aan te passen. Dit kan op twee manieren: 1. Door middel van de btw-correctie (zie hoofdstuk 4). 2. Door middel van de functie splitsing van het boekstuk. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 8 van 12

Het opsplitsen van het boekstuk kan handig zijn (bij het facturenjournaal), wanneer er een factuur bedrag is waar meerdere btw-percentages van toepassing zijn. In dit voorbeeld is er 1 regel gefactureerd, met kosten voor printen (100,-) en telefoon (100,-), maar de printkosten hadden een btw-percentage van 19% terwijl de telefoonkosten 21% hadden. Hier boeken wij 4 regels (zie schermprint). Kosten rubriek Bedrag Printkosten 100 Kosten voor printen (excl. btw) Telefoonkosten 100 Kosten voor telefoon (excl. btw) Btw 19 Btw voor de printkosten (19 euro worden als btw-bedrag geboekt op de btw code hoog en de grootboekrekening voor btw (bijvoorbeeld: af te dragen btw)) Btw 21 Btw voor de telefoonkosten (21 euro worden als btw-bedrag geboekt op de btw code hoog en de grootboekrekening voor btw (bijvoorbeeld: af te dragen btw)) Totaal 240 Als de bedragen (in het bovenste en onderste scherm (per regel)) overeenkomen en het totaal bedrag is opgenomen, klink dan op Bijwerken. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 9 van 12

4 Handmatige btw-correctie Het handmatig aanpassen van de btw-bedragen heeft in een normaal business proces nooit de voorkeur. Wij zijn er echter van overtuigd dat deze functie u in bepaalde, tijdelijke situaties kan helpen tot een goede behandeling van de btw te komen. 4.1 Waar kunt u de btw aanpassen? De correctie functie voor de btw kunt u aanroepen in bijna alle onderdelen van AX waar het btwmechanisme wordt aangeroepen. Het wijzigen van de btw kan op veel manieren en momenten. De belangrijkste zijn: Proces/handeling Inkoop: Factuur register/ goedkeuringsjournaal Plaats van correctie functionaliteit Via de knop Btw komt u in de btw-correctie functionaliteit. Het is ook mogelijk (via functies en opsplitsing van het boekstuk ) om voor de verschillende regels van de factuur de btw apart in te boeken/aan te passen (zie paragraaf 3.4). Verkoop Bij het boeken van de factuur kunt u via de knop Btw door middel van de btwcorrectie functionaliteit de btw-berekening aanpassen. In het geval dat u Leveringsdatum bij het berekeningsdatumtype gebruikt kunt u de btw zien/aanpassen op de order (Via Instellen en Btw ) Projecten Bij Projecten is het mogelijk via het factuurvoorstel de btw aan te passen. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 10 van 12

4.2 Hoe kunt u de btw aanpassen? Wanneer u de btw-correctie functionaliteit opent, ziet u de regel(s) met de btw-code, met het btwpercentage, de oorsprong van het btw-bedrag, het btw-bedrag, etc. In het tabblad correctie kunt u de het btw-bedrag van het totaal aanpassen. Tip: AX kan rekenen in een veld, dus wanneer je ingeeft: 100*0.19 registreerd AX 119 in dat veld. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 11 van 12

5 Belangrijke overige opmerkingen Het aanpassen is niet altijd een kwestie van instellen, zeker als uw proces en inrichting ingewikkelder wordt. Bij de boven genoemde aanpassing spelen ook nog andere kwesties, waar rekening mee gehouden moet worden: 1. Wij adviseren u dit als volgt aan te passen: a. Doe de aanpassingen in een testomgeving en test de standaard maar ook de uitzonderingen in uw proces. b. Wanneer u zeker weet dat de aanpassing voor uw situatie werkt, kunt u deze in uw productie omgeving implementeren. 2. Controleer ook de manier waarop de btw (code of het percentage) wordt afgedrukt op uw factuur of andere (externe) documenten. 3. Controleer of er bij u Maatwerk aanwezig is, dat gebruik maakt van of effect heeft op de btw. 4. Controleer ook of de berekende btw hetzelfde is als de geboekte btw. 5. In het geval dat er een factuur, met artikelen die vóór én ná de btw verhoging geleverd zijn, gemaakt wordt, worden de bedragen van de btw bij elkaar opgeteld in het btw Totaal op de factuur. Het is mogelijk dat hierdoor verwarring ontstaat. 6. U mag de btw van voor en na 1 oktober 2012, in de zelfde rubrieken opgeven in de btwaangifte. Echter wordt u wel gevraagd om hier een (tijdelijke aanpassing in te doen). 7. Pas, wanneer van toepassing, de tekst in de rapportindeling voor de rapportage naar de Belastingdienst aan. 8. Wij hebben ons gericht op de meest voorkomende processen. Dit betekend dat uw uitzondering of procen niet besproken is in dit document. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen. Ga naar.www.mprise.nl/dynamics-ax-btw-verhoging voor het bekijken van een instructiefilmpje. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Mprise B.V., www.mprise.nl. Te bereiken via helpdesk@mprise.nl of 0318-74 00 04. Mprise B.V - augustus 2012 pagina 12 van 12