Portefeuillehoudersoverleg sociaal domein Algemeen Datum: 6 maart 2014 Agendapunt: 4b Onderwerp: Inkoopagenda individuele voorzieningen sociaal domein Steller: Marco van der Spek-Stikkelorum, Femke Box Kenmerk: 14.0001474 Behandeling: Vaststelling door colleges Bijlagen Bijlage 1: n.v.t. Beslispunten 1. In te stemmen met de voorlopige inkoopagenda Sociaal Domein 2. In te stemmen met de incidentele kosten van de inkooptrajecten, periode 2014-2016 Samenvatting Inkoopagenda individuele voorzieningen Deze nota richt zich enkel op de inkoop en het contractbeheer van de individuele voorzieningen. De criteria om te bepalen of de inkoop en het contractbeheer gecoördineerd wordt vanuit de regio is de plaatsbepaling van de voorziening. De inkoopstrategie voor de individuele voorzieningen kent los van de algemene beginselen 1 van inkoop minimaal de volgende uitgangspunten: Openbare aanbesteding Maatschappelijk aanvaardbare inschrijving Gezamenlijke verantwoordelijkheid Met ingang van 1 januari 2015 zijn gemeente verantwoordelijk voor de nieuwe taken in het Sociaal Domein. Tegelijkertijd is dat niet het moment waarop alles conform het streefbeeld is georganiseerd. Voor sommige individuele voorzieningen (bijv. op het gebied van jeugdzorg) zijn er door het Rijk voorwaarden binnen de transitie arrangementen opgelegd (zachte landing) over de continuering van de dienstverlening en/of de bekostiging. Hierdoor heeft niet alles hetzelfde ritme en kan/moet tegelijkertijd worden opgepakt. Globaal is de verwachting dat de intensiteit van de inkoop op de korte termijn nadrukkelijker aan de orde is bij de WMO. In 2015 zal het zwaartepunt zich verplaatsen naar Jeugd, gevolgd door Participatie. Op hoofdlijnen wordt meegekeken bij de trajecten met een zachte landing. Dit leidt tot inzet van specifieke expertise. De exacte inkleuring en keuzes per individuele voorziening worden uitgewerkt in een voorstel van de verschillende transitieteams. Parallel aan de afzonderlijke inkooptrajecten wordt het contractbeheer verder uitgebreid in de periode 2014-2016. 1 Transparant, Objectief, Non-discriminator en Proportioneel 1
De totale bijdrage wordt vervolgens uitgesplitst naar een dekkingsoverzicht per budget per gemeente. Voor deze financiering wordt voorgesteld om te werken met de methodiek van een reservering bij de deelnemende gemeenten. Dit betekent dat gemeenten de bedragen in deze tabel in een bestemmingsreserve kunnen opnemen. Alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten worden bij de gemeenten in rekening gebracht. De inzet en de verantwoording van deze inzet is gekoppeld aan de inkoopagenda. Uitgaande van de huidige voorzieningen gaat het om circa 21 trajecten, waarbij de inschatting is dat 1/3 licht zijn (hier hebben we al ervaring in) 1/3 normaal en 1/3 complex is. Voor een normaal traject zijn de kosten circa 50.000, voor een complex traject circa 100.000, voor een licht traject circa 25.000. Dit zijn de integrale kosten van het inkooptraject, bestaande uit de projectleider, inkoper, juridische ondersteuning, en het opstarten van contractbeheer. De totale kosten komen hiermee op 1,23 miljoen. Hiervan kan circa 0,5 miljoen gevonden worden binnen de bestaande capaciteit cq budgetten van het uitvoeringsprogramma/contractbeheer. Per saldo bedragen de incidenteel extra kosten 756.000. Voor de financiering van het contractbeheer van alle individuele voorzieningen wordt in een later stadium een voorstel gedaan. 2
Inkoopagenda individuele voorzieningen 2014 2016 Inleiding Vanuit de opgave van de drie decentralisaties, de visie op het sociaal domein en de bekostigingsmodellen komt de (regionale) opdracht voort tot het beschikbaar stellen van voorzieningen. Deze voorzieningen zijn grofweg in te delen in algemene en individuele voorzieningen. Het primaire verschil tussen beide voorzieningen is dat de algemene voorzieningen direct en vrij toegankelijk zijn en een individuele voorzieningen slecht toegankelijk is indien er een beschikking is afgegeven voor gebruik en/of verplichte toewijzing heeft plaatsgevonden door een daartoe bevoegde instantie. Deze nota richt zich enkel op de inkoop en het contractbeheer van de individuele voorzieningen. De criteria om te bepalen of de inkoop en het contractbeheer gecoördineerd wordt vanuit de regio is de plaatsbepaling van de voorziening binnen het samenwerkingsmodel (zie plaatje, deze inkoopagenda heeft alleen betrekking op het blauwe deel). Individuele voorzieningen Toegang en toewijzing Algemene voorzieningen Indien de voorziening zich achter de toegang bevindt is er primair sprake van regionale gecoördineerde inkoop en contractbeheer. Hoewel deze scheiding zeer helder is en een duidelijk kader schept, is er wel noodzaak tot een inhoudelijke toelichting. Deze toelichting is noodzakelijk omdat de huidige voorzieningen niet per definitie ook de toekomstige voorzieningen zijn. Het is voorstelbaar dat een huidige individuele voorziening in het kader van de visie in het speelveld zich verplaatst. Vanuit het principe van ZESALA (zelf doen, samen doen, laten doen) wordt de beweging van individuele voorzieningen naar algemene voorzieningen gestimuleerd. Dit houdt in dat er bij de inkoop en het contractbeheer expliciet rekening moet worden gehouden met het dynamisch karakter en de wijze van bekostiging per voorziening om deze transformatie mogelijk te maken. Tijdens de afgelopen twee jaar is bij de regionaal gecoördineerde inkooptrajecten met deze factoren rekening gehouden en is hierop geanticipeerd. In het onderstaande schema is de voorlopige lijst van individuele voorzieningen opgenomen verdeelt over de drie transities. 3
Inkoopstrategie De inkoopstrategie voor de individuele voorzieningen kent los van de algemene beginselen 2 van inkoop minimaal de volgende uitgangspunten: Openbare aanbesteding Maatschappelijk aanvaardbare inschrijving Gezamenlijke verantwoordelijkheid Openbare aanbesteding: De gemeenten gaan er vanuit dat professionele dienstverleners al dan niet in dienstverband noodzakelijk zijn voor de bevordering van economische en/of sociale redzaamheid op de verschillende levensdomeinen. Daarbij is het niet primair aan de gemeenten om te bepalen of een bepaalde dienstverlening of functie daadwerkelijk van toegevoegde waarde is voor het bereiken van het in de toegang of toewijzing gedefinieerde resultaat. De gemeenten sluiten daarom dienstverlening en/of functies niet op voorhand uit. Doorgaans zal uit het gedefinieerde resultaat moeten blijken welke individuele voorziening het best inzetbaar is voor het behalen van het resultaat. Maatschappelijk aanvaardbare inschrijving (MAI): De gemeenten willen veel ruimte laten aan de professionele dienstverleners om daar waar mogelijk samen met de klant te bepalen hoe te komen tot het gewenste resultaat. Dit houdt in dat er slechts op hoofdlijnen afspraken gemaakt dienen te worden over het wat maar niet over het hoe. Daarbij vereist de afhankelijke en mogelijk kwetsbare positie van de klant en de financiële houdbaarheid van het totaal, dat er eisen dienen te worden opgesteld waaraan de professionele dienstverleners minimaal moet voldoen. Deze vereisten zijn voor zowel klant, dienstverlener en gemeenten maatschappelijk aanvaardbaar in kwalitatieve en kwantitatieve zin. 2 Transparant, Objectief, Non-discriminator en Proportioneel 4
Gezamenlijke verantwoordelijkheid: Om een MAI mogelijk te maken is het van cruciaal belang om alle betrokken participanten bij de vorming en/of de uitvoering van een aanbesteding een rol te geven in de totstandkoming en of de naleving. De participanten beperken zich per definitie niet alleen tot de klant, uitvoerende dienstverlener en de gemeenten. Bij de gekozen vorm van aanbesteden is weging en borging van de kwalitatieve en kwantitatieve vereisten noodzakelijk. Dynamiek Het Sociaal Domein is en blijft een dynamisch dossier. De gemeenten moeten er vanuit gaan dat de decentralisaties op 1 januari 2015 een feit zijn. De Jeugdwet is aangenomen door de Tweede Kamer en zo goed als zeker ook door de Eerste Kamer. De Wmo 2015 is inmiddels aangeboden aan de Tweede Kamer en de verwachting is dat de Eerste Kamer de wet voor de zomer vaststelt. Het kabinet heeft een akkoord gesloten met D 66, Christen Unie en SGP voor de implementatie van de Participatiewet. Dit maakt dat de inkoop van individuele voorzieningen nu concreet vorm moet gaan krijgen. Het tijd pad is krap. Voor een goed en gedegen inkooptraject moet ongeveer 9 maanden tijd in acht genomen worden. Tevens moeten de gemeenten rekening houden met een verantwoorde implementatieperiode voor aanbieders van individuele voorzieningen. In een Algemene Maatregel van Bestuur die onderdeel is van de Wmo 2015 komt een verplichting voor de gemeenten om voor 1 oktober 2014 de opdrachtverlening rond te hebben. Gegeven deze situaties moeten we keuzes maken wat we wanneer op welke wijze oppakken. In het plan van aanpak bekostiging individuele voorzieningen is de inkoop, het marktmeesterschap en het contractbeheer beschreven. Deze beschrijving vormt de basis voor de werkzaamheden. Met ingang van 1 januari 2015 zijn gemeente verantwoordelijk voor de nieuwe taken in het Sociaal Domein. Tegelijkertijd is dat niet het moment waarop alles conform het streefbeeld is georganiseerd. Voor sommige individuele voorzieningen (bijv. op het gebied van jeugdzorg) zijn er door het Rijk voorwaarden binnen de transitie arrangementen opgelegd (zachte landing) over de continuering van de dienstverlening en/of de bekostiging. Hierdoor heeft niet alles hetzelfde ritme en kan/moet tegelijkertijd worden opgepakt. Globaal is de verwachting dat de intensiteit van de inkoop op de korte termijn nadrukkelijker aan de orde is bij de WMO. In 2015 zal het zwaartepunt zich verplaatsen naar Jeugd, gevolgd door Participatie. Op hoofdlijnen wordt meegekeken bij de trajecten met een zachte landing. Dit leidt tot inzet van specifieke expertise. De exacte inkleuring en keuzes per individuele voorziening worden uitgewerkt in een voorstel van de verschillende transitieteams. Parallel aan de afzonderlijke inkooptrajecten wordt het contractbeheer verder uitgebreid in de periode 2014-2016. Uiteindelijk wordt het contractbeheer van alle individuele voorzieningen een regulier onderdeel van de Regio(begroting). Planning inkooptraject Hoewel een inkooptraject in juridische zin pas start na het (openbaar) publiceren van de bestekstukken en stopt bij het sluiten van een contract (ook wel aangeduid met te term aanbesteding) kent de inkoop meerdere fasen die doorlopen worden om te komen van de vraag tot het resultaat. 5
Afb. Traditioneel inkooptraject met afzonderlijke fasen Bij dynamische inkoop en contractbeheer is er feitelijk geen sprake van een begin en een eind maar van een cyclisch proces. Dit bekent niet dat er geen nieuwe individuele voorzieningen kunnen ontstaan en/of voorzieningen kunnen ophouden te bestaan, maar deze wijzigingen zullen doorgaans voortkomen uit de analysefase. Door milestones 3 in te bouwen in het contractbeheer wordt feitelijk teruggevallen op eerdere fasen uit het aanbestedingsproces zonder de hoofdvraag te wijzigen. Binnen het sociaal domein hanteren we een dynamisch inkooptraject. Afb. Dynamische inkooptraject met doorlopende activiteiten Kosten Op basis van het huidige beeld is een inschatting gemaakt van de kosten voor de komende periode. In de berekening zijn we uitgegaan van de huidige individuele voorzieningen. Het huidige budget van alle individuele voorzieningen tezamen bedraagt globaal 150 mln. We weten dat de huidige voorzieningen niet 1 op 1 de inkooptrajecten zullen worden. Immers de markt en de voorzieningen zullen als gevolg van de ontschotting en de beoogde resultaten gaan wijzigingen. De uitkomst hiervan staat niet vast en zal ook de komende periode in ontwikkeling blijven. 3 Vooraf bepaalde evaluatiemomenten 6
Uitgaande van de huidige voorzieningen gaat het om circa 21 trajecten, waarbij de inschatting is dat 1/3 licht zijn (hier hebben we al ervaring in) 1/3 normaal en 1/3 complex is. Voor een normaal traject zijn de kosten circa 50.000, voor een complex traject circa 100.000, voor een licht traject circa 25.000. Dit zijn de integrale kosten van het inkooptraject, bestaande uit de projectleider, inkoper, juridische ondersteuning, en het opstarten van contractbeheer. De totale kosten komen hiermee op 1,23 miljoen. Hiervan kan circa 0,5 miljoen gevonden worden binnen de bestaande capaciteit cq budgetten van het uitvoeringsprogramma/contractbeheer. Per saldo bedragen de incidenteel extra kosten 756.000. Hieronder vindt u een berekening van de kosten per gemeenten voor de incidentele kosten. Verdeelsleutel op basis van aantal inwoners per 1-1-2013 Blaricum 9107 33.791,54 Bussum 32632 121.081,11 Hilversum 86017 319.166,28 Huizen 41445 153.781,77 Laren 10889 40.403,66 Muiden 6393 23.721,24 Naarden 17263 64.054,40 203746 756.000,00 Aan de gemeenten wordt gevraagd akkoord te gaan met deze incidentele kosten. Per inkooptraject zal er na afronding van het inkooptraject een verantwoording worden opgeleverd. Indien er overschrijding dreigt te ontstaan gedurende een traject of het beheer (bijv. door verhoogde kosten van een juridische procedure) ten opzichte van de begroting van de incidentele kosten per project zal er tussentijds verantwoording worden afgelegd. De kosten zullen per gemeente afgerekend worden op basis werkelijke kosten via de systematiek van berekening van inwonersaantallen. Inkoopagenda. Uitgaande van de voorlopige lijst van voorzieningen dient er bepaald te worden op welk moment welke inkoop en of contract beheers activiteiten er moeten worden opgestart teneinde de continuïteit van de ondersteuning binnen de verschillende individuele voorzieningen te kunnen waarborgen. In onderstaand schema is getracht inzicht te geven in de start van de inkoop en contractbeheersactiviteiten in de periode 2014-2016. Ook de verwachte milestone momenten zijn hierin opgenomen. Omdat nog niet alle aspecten bekend zijn, zijn een aantal trajecten nog niet in detail ingevuld. 7
Afb. voorlopige inkoopagenda 8