Zakelijke gedragscode The Binding Site Group Limited Maart 2017 Deze Zakelijke Gedragscode is van toepassing op iedereen bij The Binding Site Group Limited, met inbegrip van de wereldwijde dochterondernemingen en filialen ( de Onderneming ). Van alle werknemers en consultants, ongeacht hun rol, anciënniteit of plaats waar ze actief zijn, wordt verwacht dat ze de Zakelijke Gedragscode volgen. Directeurs en managers zijn met name verantwoordelijk voor het creëren van een werkomgeving waarin ethisch gedrag wordt aangemoedigd en beloond. Werknemers moeten begrijpen dat elke instructie die wordt gegeven of doelstelling die wordt opgelegd door hun overste, binnen de context van deze Code valt. Ter ondersteuning van deze Zakelijke Gedragscode voerde de Onderneming een Corporate Compliance Programme in. Dat omvat bijkomende gedetailleerde beleidslijnen rond drie compliance-thema s: anti-omkoping, handelssancties en databescherming. Naarmate het Corporate Compliance Programme evolueert, kan de Onderneming nieuwe beleidskeuzes implementeren. Van iedereen die bij de Onderneming werkt, wordt verwacht dat hij of zij vertrouwd is met de vereisten van het Corporate Compliance Programme. Werknemers die een derde partij aanwerven in naam van de Onderneming (als contractant, consultant, leverancier, klant of distributeur) moeten ervoor zorgen dat die op de hoogte is van deze Zakelijke Gedragscode en ermee instemt in overeenstemming ermee te handelen. Als onderdeel van het Corporate Compliance Programme en in het verlengde van de principes die worden uiteengezet in de Zakelijke Gedragscode, heeft de Onderneming ook haar Klokkenluidersbeleid aangepast voor het melden van ernstige vormen van wangedrag aan de Onderneming. Zoals meer in detail beschreven in het Klokkenluidersbeleid hanteert de Onderneming een nultolerantie voor discriminatie van werknemers die te goeder trouw ernstig wangedrag aan het licht brengen via het Klokkenluiderssysteem. We zijn er ten volle van overtuigd dat het volgen van de Zakelijke Gedragscode essentieel is voor het aanhoudende succes van de Onderneming, en we wensen alle werknemers oprecht te bedanken voor hun inspanningen ter zake. Maart 2017
2 (5) CHARLES DE ROHAN, CEO IN NAAM VAN DE RAAD VAN BESTUUR
3 (5) 1. Inleiding Deze Zakelijke Gedragscode belichaamt de standaarden inzake zakelijk gedrag en ethiek die alle werknemers moeten volgen. Ze zijn gebaseerd op goede koopmansgebruiken, verantwoordelijkheid en gezond verstand, en moeten een hoge mate van persoonlijke en professionele integriteit aanmoedigen. 2. Commerciële en persoonlijke integriteit 2.1 Anti-omkoping De Onderneming weigert zaken te aanvaarden of te behouden door middel van omkoping. Werknemers mogen niet rechtstreeks of onrechtstreeks de schenking van geld of waardevolle voorwerpen aanbieden, beloven, toekennen of machtigen, teneinde de ontvanger op die manier onrechtmatig te beïnvloeden bij de uitvoering van zijn professionele verplichtingen, en zo een ongepast zakelijk voordeel te verkrijgen of behouden, of indien bekend is, of verwacht wordt, dat de betrokken persoon van zijn werkgever niets van waarde mag ontvangen. Er moet extra voorzichtig worden opgetreden bij interacties met vertegenwoordigers van de overheid. Werknemers mogen geen ongepaste voordelen vragen aan of aanvaarden van anderen voor de uitvoering van hun verplichtingen tegenover de Onderneming. De toepasbare anti-omkoopwetgeving wordt strikt opgevolgd. Gelieve het antiomkopingsbeleid te raadplegen voor meer informatie. 2.2 Concurrentie De Onderneming en haar werknemers volgen de toepasbare concurrentiewetgeving. Werknemers mogen geen gesprekken voeren met concurrenten betreffende de verdeling van de markt, uitwisseling van informatie, productie- en salesquota, noch offertes en inschrijvingen vervalsen. 2.3 Handelssancties De Onderneming past de sancties van de Verenigde Naties toe, evenals alle toepasbare straffen onder de wetten van de Europese Unie en de Verenigde Staten. Werknemers mogen nooit proberen handelssancties te omzeilen. Gelieve het beleid inzake Handelssancties te raadplegen voor meer informatie. 2.4 Belangenconflicten Werknemers moeten situaties vermijden waarin hun eigen persoonlijke belangen of die van hun gezinsleden een invloed kunnen hebben op het vermogen van de werknemer om beslissingen te nemen die in het beste belang zijn van de Onderneming. Elke zakelijke beslissing is gebaseerd op de beste belangen van de Onderneming, niet op persoonlijke belangen.
4 (5) 3. Arbeidsnormen en mensenrechten 3.1 Algemeen De Onderneming doet geen toegevingen op het vlak van vereisten die worden uiteengezet in de nationale wetgeving of internationale normen met betrekking tot de veiligheid en de mensenrechten. De Onderneming is verantwoordelijk voor alle personen die deelnemen aan haar zakelijke activiteiten. Personen van wie het werk bijdraagt tot het zakelijke succes van de Onderneming worden tijdens de uitvoering van hun werk niet beroofd van hun mensenrechten, noch wordt hen mentale of fysieke schade toegebracht. De Onderneming leeft alle relevante verdragen en overeenkomsten na, evenals alle wetten die van toepassing zijn op de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. 3.2 Privacy Vertrouwelijke persoonlijke informatie wordt veilig bewaard en de werknemers volgen de van toepassing zijnde wetten inzake de behandeling van persoonsgegevens. Die gegevens worden uitsluitend vrijgegeven aan derde partijen indien daarvoor rechtmatige gronden zijn en de vereiste maatregelen zijn genomen om de door te sturen persoonsgegevens te beschermen. 3.3 Gelijke kansen Alle werknemers worden met waardigheid en respect behandeld. De Onderneming biedt iedereen gelijke kansen. Onder geen enkele voorwaarde worden discriminatie en intimidatie aanvaard op basis van ras, etniciteit, geslacht, handicap, seksuele voorkeur, huwelijkse staat, zwangerschap en moederschap, leeftijd, religie of andere kenmerken. 3.4 Arbeidsvoorwaarden De Onderneming biedt een gezonde en veilige werkplaats aan voor haar werknemers en probeert de arbeidsomstandigheden nog te verbeteren. Misbruik (zowel fysiek als verbaal) en onrechtmatige intimidatie zijn strikt verboden. 3.5 Moderne slavernij De Onderneming maakt niet direct noch indirect gebruik van dwangarbeid of andere vormen van onvrijwillige tewerkstelling, met inbegrip van gevangenen, gedwongen arbeiders, illegale werknemers of andere niet-betaalde werknemers. De Onderneming aanvaardt geen en zet stappen om alle vormen van slavernij en mensenhandel te voorkomen in haar eigen activiteiten en toeleveringsketen. Die stappen worden uiteengezet in de Verklaring Moderne Slavernij op de homepage van onze website. 3.6 Kinderarbeid
5 (5) De Onderneming erkent en respecteert de rechten van elk kind om te worden beschermd tegen economische uitbuiting en het uitvoeren van werk dat mogelijk gevaarlijk is, botst met het onderwijs van het kind of schadelijk is voor de gezondheid of fysieke, spirituele, morele of sociale ontwikkeling van het kind. De Onderneming leeft de toepasselijke wetgeving en internationale normen betreffende kinderarbeid na. 3.7 Politiek engagement en vakbonden De werknemers zijn vrij om hun politieke inzichten uit te drukken en zich te engageren voor politieke activiteiten buiten de werkuren, zonder vergoeding of discriminatie op het werk. De werknemers mogen de naam of eigendom van de Onderneming echter niet gebruiken om hun persoonlijke politieke belangen te bevorderen. De werknemers zijn vrij om zich bij een vakbond of andere vakvereniging naar keuze aan te sluiten. 4. Milieu De Onderneming leeft alle toepasbare milieuwetten en -regelgevingen na. De natuurlijke hulpbronnen worden verantwoord en zorgzaam gebruikt en de Onderneming streeft ernaar op een milieuvriendelijke manier te opereren, door bijvoorbeeld te streven naar een grotere efficiëntie of te investeren in duurzame producten, diensten en technologieën. Ideeën van werknemers die de milieu-impact van de activiteiten van de Onderneming kunnen beperken, worden ondersteund en aangemoedigd. 5. Toezicht op naleving en handhaving 5.1 Begrip en naleving van de Zakelijke Gedragscode Elke werknemer is er zelf verantwoordelijk voor dat hij de Zakelijke Gedragscode begrijpt en naleeft. De Managers moeten ervoor zorgen dat de leden van hun team de normen en vereisten van de Zakelijke Gedragscode volledig begrijpen en naleven. Problemen bij de handhaving en opmerkingen of voorstellen voor verbetering moeten worden gemeld in overeenstemming met de standaard meldingsprocedures, en indien van toepassing aan de Financieel Directeur. 5.2 Schending van de Zakelijke Gedragscode De Onderneming aanvaardt geen onwettelijk of onethisch gedrag. Wie de Zakelijke Gedragscode overtreedt, kan worden onderworpen aan een tuchtmaatregel, met mogelijk zelfs de beëindiging van de tewerkstelling tot gevolg (met inbegrip van ontslag ad nutum).