Gastouder worden in vijf stappen Het handboek voor alle financiële en fiscale onderdelen van de fulltime gastouder
Lijkt het jou ook zo geweldig om gastouder te worden? Dan is het nu tijd om je fulltime te gaan inzetten voor deze droom! Met dit handboek proberen we je op basis van een paar simpele stappen te helpen je droom te verwezenlijken. We helpen je in dit handboek bij het oprichten van je onderneming, de inschrijvingen en alle financiële en fiscale rompslomp. Er zijn dan nog maar drie dingen die je zonder hulp moet doen: je diploma s behalen, je inschrijven bij een gastouderbureau regelen en.. juist een geweldige gastouder worden voor alle kinderen! Voor je gaat beginnen Voor je gaat beginnen als gastouder is het belangrijk om je af te vragen of je ondernemer wilt worden. Waarom? Nou, een ondernemer worden geeft ook verantwoordelijkheden. Wij gaan er in dit handboek vanuit dat je fulltime wilt gaat werken als gastouder; dus voor meer dan 1.225 uur per jaar. Werk je minder dan 1.225 uren per jaar, dus pas je een paar uur per week op als oppasoma/opa, dan zal je weinig aan dit handboek hebben. Deze opbrengsten behoren tot de overige opbrengsten binnen de aangifte inkomstenbelasting en niet tot de opbrengsten uit onderneming. Stap 1: De theorie (het saaie gedeelte!) Wanneer ben je ondernemer en wanneer niet? De belastingdienst heeft duidelijke richtlijnen of je wel of geen ondernemer bent. In de meeste gevallen ben je ondernemer wanneer je: Meer dan +/- 25 uur in de week kinderen opvangt. Je zelfstandig mag bepalen hoe je deze opvang (binnen de wettelijke regels) uitvoert. Je hier winst mee maakt / kan maken. Je de onderneming inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het risico draagt voor eventuele fouten die je maakt en verplichtingen die je aangaat. Dit handboek is geschreven voor de fulltime gastouder die dit als ondernemer wil doen. Bent u gastouder bij het kind thuis? Vraag ons om een handboek speciaal voor jouw situatie. Wanneer mag je gastouder worden? Je mag niet zomaar een gastouder worden. Er zijn landelijke regels voor gemaakt om de kwaliteit van de opvang te waarborgen. Zorg er dan ook voor dat je aan al deze eisen voldoet. Voldoe je niet aan de eisen dan houdt dit handboek hier voor je op, je kan niet verder met stap 2. Let er wel op dat het bij sommige gastouderbureaus mogelijk is om de opleiding en cursus na de aanmelding via het bureau te volgen om zo alsnog de juiste diploma s te halen. De overheid stelt de volgende eisen aan elke gastouder: 1. Erkend diploma MBO-2 Helpende (Zorg en) Welzijn of het certificaat goed gastouderschap of een Ervaringscertificaat (EVC). 2. Geregistreerd certificaat Eerste Hulp aan Kinderen. 3. Een registratie bij een gastouderbureau.
Waar je ook zeker aan moet denken: 1. Je moet een kindvriendelijke en veilige opvanglocatie hebben. 2. Je hebt voor je registratie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig. Tip: Vanaf nu mag je de kosten die je maakt voor de opstart van je onderneming gaan opschrijven. Bij stap 4 kunnen we die kosten gebruiken! Het is bij sommige gastouderbureaus mogelijk om na aanmelding de vereiste cursussen en opleidingen te volgen. Wat moet je verder nog regelen? Het is verstandig om na te denken over welke verzekeringen je nodig hebt. Denk hierbij aan: Een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven, een particuliere aansprakelijkheidsverzekering dekt namelijk niet de schade die wordt veroorzaakt door een kind waarop wordt gepast. Ongevallenverzekering. Informeer bij jouw gastouderbureau welke verzekeringen je via het bureau al hebt of kan afsluiten. Stap 2: De aanmeldingen Hoe wordt ik ondernemer? Ondernemer worden is heel eenvoudig. Je moet je inschrijven bij de KvK. De KvK zorgt er voor dat je ook automatisch ingeschreven wordt bij de Belastingdienst. Het is daarbij wel van belang dat je de juiste financiële gegevens doorgeeft bij je aanmelding. Zorg dat je minimaal de volgende gegevens bij de hand hebt voor je een afspraak maakt bij de KvK: Je identiteitskaart of paspoort Je bedrijfsnaam o Tip: kijk van tevoren via de website van de KvK of je de bedrijfsnaam kan gebruiken. Een telefoonnummer en een e-mailadres o Een eigen telefoonnummer en e-mailadres voor je bedrijf straalt wel professionaliteit uit. Je geschatte omzet o Als je meer dan 1.225 uur per jaar werkt, kom je op ongeveer 25.000,- omzet per jaar uit. Je geschatte kosten o Houd rekening met ongeveer 5.000,- aan kosten. Tip: Bij jouw KvK-inschrijving is het belangrijk dat je ingeschreven wordt als gastouder en niet als iets anders. Als gastouder heb je namelijk minder fiscale eisen dan als gewone ondernemer. Het belangrijkste verschil is dat je een vrijstelling krijgt voor de omzetbelasting (dat scheelt je een boel administratieve lasten). Binnen zes weken krijg je van de Belastingdienst een brief met daarin de vaststelling van de belastingplicht. Hierop zal als het goed is staan vermeld dat je inderdaad bent vrijgesteld voor de omzetbelasting. Aanmelden bij de KvK gaat eenvoudig via de website. Om je inschrijving definitief te maken moet je wel een afspraak maken bij de KvK. De inschrijving kost 50,-.
Hoe meld ik me aan bij een gastouderbureau Er zijn een aantal verschillende gastouderbureaus in Nederland. Het is van tevoren erg belangrijk om te je te oriënteren welke gastouderbureaus er zijn en waar jij een prettig gevoel bij hebt. Kijk eens rond voor je een keuze maakt en kijk ook eens waar de eventuele ouders het liefst bij zitten. Wellicht is het zelfs mogelijk om je bij verschillende bureaus aan te sluiten. Hoe kom ik aan een zakelijke bankrekening? Zodra je een KvK-nummer hebt kan je ook een zakelijke bankrekening openen bij een bank. Je hebt uiteraard zelf de keuze welke bank je kiest. In praktijk zijn er nogal wat gastouders die het geld via een privérekening laten lopen. Let daar goed mee op, dit kan fiscale gevolgen hebben (de bank geeft immers je banksaldi door aan de Belastingdienst). Ook hebben privé bankrekeningen niet de faciliteiten die nodig zijn voor een gestroomlijnde administratie. Dit betekend dan extra kosten om je administratie op orde te brengen en te houden. Tip: Kies je voor de ING, ABN-AMRO of de Rabobank dan gaat je dat 10,- per maand schelen aan administratiekosten. Maak je gebruik van een privérekening moet je rekenen op 20,- per maand aan extra administratiekosten (afgezien van de kans dat de Belastingdienst je bankrekening als privé aanmerkt).. Stap 3: Let s go! Lekker, je kan eindelijk beginnen! Wat een werk hè, een fulltime gastouder worden. Maar nu kan het werk echt beginnen. Als goede en slimme ondernemer ben je al begonnen met het werven van je klanten. Zo heb je een vet gave pagina gemaakt op de website van het gastouderbureau en heb je natuurlijk Facebook en andere sociale media ingezet om snel een drukbezochte gastouder te worden. Kortom, binnen twee maanden heb jij het eerste geld op je bankrekening staan. Stap 4: Je administratie goed op orde Let op de uurtjes! Als gastouder moet je de opvanguren van de verschillende kinderen goed registreren. Dit kan je het beste dan ook heel secuur en het liefst dagelijks bijhouden. De meeste gastouderbureaus hebben hier een online portaal voor. Via dit portaal kan jij als gastouder eenvoudig de opvanguren doorgeven die vervolgens door de ouders / verzorgers van je gast-kindjes worden geaccordeerd (als het goed is tenminste). Zorg voor een goede financiële administratie! Wist je dat dit het meest gehate deel van het ondernemerschap is van veel gastouders? Nou wees gerust, dat is helemaal niet moeilijk! Je zorgt er gewoon voor dat je gebruik maakt van de Wansink & Partner gastouderbundel en je bent voor 72,60 (incl. btw) per maand helemaal klaar. Je e-mailt je bonnetjes en overzichten naar jouw persoonlijke WansinkWeb e-mailadres en de rest gaat vanzelf. Wansink & Partner verwerkt jouw volledige administratie per maand, zorgt voor alle fiscale aangiftes en let erop dat je aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. Het enige dat je moet doen is via de app of via de e-mail alle bonnetjes in sturen. En de rest gaat allemaal vanzelf! Tip: Kijk wel even in bijlage 1 welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn Van een aantal kosten is het lastig om deze met bonnen te onderbouwen, zeker omdat je zelf ook een gezin hebt. Veel boodschappen worden zo uit de huishoudpot betaald. Hoe los je dat nu op? Heel gemakkelijk, je houdt van deze kosten maandelijks een Exceloverzicht bij. Hierin vul je bijvoorbeeld in hoeveel kinderen wanneer eten en drinken hebben gehad en hoeveel wasjes je draait..
Stap 5: Belasting betalen Heb je dan eenmaal een heel jaar je bonnetjes netjes ingestuurd, komt het leukste gedeelte van het ondernemerschap: belasting betalen! Want hoe leuk de Belastingdienst het ook voor je gaat maken, ze zijn er gek op als je belasting moet gaan betalen. Nu ga jij als slimme ondernemer natuurlijk zo veel mogelijk kosten declareren en zorgen we er samen voor dat we optimaal gebruik maken van alle fiscale mogelijkheden, maar ja er komt een tijd dat je toch een keer belasting moet betalen. Tip: Zorg er dus altijd voor dat je alle bonnen en belangrijke informatie naar je administratie stuurt. Zo kunnen we er samen voor zorgen dat alles administratief en fiscaal zo vlekkeloos mogelijk verloopt. We hebben een lichtpuntje voor je: Geen inkomstenbelasting tot 21.000,- winst Ja, dat lees je goed. Door alle faciliteiten betaal je over de eerste 21.000,- geen belasting. Nu zijn er een groot aantal redenen waardoor je bij een hogere (of lagere) winst alsnog belasting moet betalen. Aanpassen kan altijd Weet je wat een voordeel is als je elke maand je administratie op orde hebt? We kunnen snel en eenvoudig bepalen of je belasting moet gaan betalen. Mocht dat zo zijn dan kunnen we, in overleg, er al voor zorgen dat je de belasting alvast betaald gedurende het jaar. Direct beginnen met de Gastouderbundel van Wansink & Partner? Gebruik bijlage 2 om je direct aan te melden! Liever eerst een afspraak? Laat je terugbellen via onze website.
Bijlage 1: Welke kosten kan je aftrekken (en welke niet)? Aftrekbare kosten Als gastouder kan je net als alle andere ondernemers een heleboel kosten aftrekken. De basisregel is dat je deze kosten altijd goed moet vastleggen en het bestaan ervan moet kunnen aantonen. Voorbeelden die specifiek voor gastouders van belang zijn: Speelgoed. Veiligheidsvoorzieningen (denk aan traphekjes, kastensloten etc.). Schoonmaakartikelen. EHBO trommel. Bemiddelingskosten van het gastouderbureau. Contributie en abonnementen voor de kinderen. Administratiekosten. Telefoonkosten (u moet wel bijhouden wanneer u heeft gebeld). Grote investeringen. Beperkt aftrekbare kosten Er zijn ook kosten die je als gastouder maakt die wat moeilijker zijn aan te tonen, zoals het eten en drinken voor de kinderen, de waskosten en de extra kosten voor je verwarming. Voor al deze kosten zijn speciale regels / afspraken. De algemene stelregels zijn daarbij als volgt: Reiskosten; 0,19 per kilometer. Verwarmingskosten; het verschil tussen je verbruikskosten voor het zijn van gastouder en na het zijn van gastouder. Hiervoor heb je dus twee jaaroverzichten nodig om dit aan te tonen. Eten en drinken; tussen de 2,- en 5,- per kind per dag afhankelijk van het aantal (en welke) maaltijd. Was en wasdrogen; tussen de 0,80 en de 1,30 per was(droog)beurt. In sommige gevallen zijn de kosten anders. Dit moet dan aantoonbaar gemaakt worden. Bovenstaande kosten zijn op basis van bijvoorbeeld het NIBUD. Niet aftrekbare kosten Helaas zijn niet alle kosten aftrekbaar. Onderstaande kosten zijn zeker niet aftrekbaar: De inrichting van je woning, dus kasten, box, bed, kinderstoel (al zijn wij van mening dat deze laatste zaken vallen onder veiligheidsvoorzieningen en dus wel aftrekbaar zijn). TV en radio (en ook niet het tv abonnement). De vaste telefoon. Kleding. Telefoonabonnement. Tip: Wil je zeker weten of kosten wel of niet aftrekbaar zijn? Stuur dan de rekening gewoon in. Elk jaar kijkt er minimaal één keer een gespecialiseerde fiscalist naar jouw volledige administratie. Deze specialist kijkt ook of deze kosten wel of niet aftrekbaar zijn.
Bijlage 2: Ik wil me aanmelden voor de Gastouderbundel! Wilt u binnen één werkweek aan de slag met de gastouderbundel? Dat kan eenvoudig door het onderstaande formulier in te vullen. Wij maken binnen twee werkdagen alle benodigde stukken klaar welke wij graag getekend retour willen hebben. Zodra wij deze gegevens getekend retour hebben, kunnen wij uw persoonlijke omgeving binnen drie werkdagen opleveren. Uw algemene gegevens: Voornaam: Achternaam: Telefoonnummer: Mobiele nummer: E-mailadres: Uw bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam: KvK-nummer: Rekeningnummer (IBAN): Stuurt u de volgende gegevens alvast mee (indien van toepassing)? Kopie paspoort of identiteitskaart (geen rijbewijs) Kopie paspoort of identiteitskaart van uw partner Overeenkomst met Gastouderbureau Huisregels van jou als gastouder (voor ouders) Laatste aangifte inkomstenbelasting Laatste jaarverslag / winstaangifte Aanmeldingsbrief van de belastingdienst Overzicht van (zakelijk) verzekeringen Tip: Overstappen naar Wansink & Partner? Dat kan uiteraard altijd! U kunt dan gewoon het bovenstaande formulier invullen. Wel willen wij graag ook de contactgegevens van uw vorige boekhouder om de gegevens uit het verleden op te vragen.